會(huì)議室使用管理制度

會(huì)議室使用管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議室的使用管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會(huì)議室，包括但不限于大會(huì)議室、中會(huì)議室、小會(huì)議室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理：會(huì)議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源合理利用。2.先申請(qǐng)先使用：按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室使用，特殊情況除外。3.高效利用：鼓勵(lì)充分利用會(huì)議室資源，提高使用效率，避免資源閑置。4.安全規(guī)范：使用會(huì)議室時(shí)應(yīng)遵守安全規(guī)定，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。二、會(huì)議室分類及設(shè)施配備（一）會(huì)議室分類1.大會(huì)議室：可容納[x]人以上，適用于公司全體員工大會(huì)、大型培訓(xùn)、重要商務(wù)洽談等。2.中會(huì)議室：可容納[x][x]人，適用于部門會(huì)議、中型培訓(xùn)、小組討論等。3.小會(huì)議室：可容納[x]人以下，適用于小型會(huì)議、一對(duì)一溝通等。（二）設(shè)施配備1.基本設(shè)施：各會(huì)議室均配備桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板、書寫筆、紙等基本會(huì)議用品。2.特殊設(shè)施：大會(huì)議室根據(jù)需要可配備視頻會(huì)議設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備等；部分會(huì)議室可配備沙發(fā)、茶幾等，以滿足不同會(huì)議需求。三、會(huì)議室使用申請(qǐng)（一）申請(qǐng)方式1.線上申請(qǐng)：?jiǎn)T工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息。2.線下申請(qǐng)：也可到行政部門填寫紙質(zhì)申請(qǐng)表。（二）申請(qǐng)時(shí)間1.常規(guī)會(huì)議：需提前[x]個(gè)工作日申請(qǐng)，以便行政部門做好安排。2.緊急會(huì)議：如遇緊急情況，可在會(huì)議前[x]小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)，但需說明緊急原因，行政部門將視情況協(xié)調(diào)安排。（三）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，確認(rèn)會(huì)議必要性及時(shí)間安排合理性。2.行政部門審核：行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，包括會(huì)議室是否可用、設(shè)備是否滿足需求等，審核通過后予以安排。3.特殊情況審批：對(duì)于跨部門會(huì)議、涉及公司高層領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議等，可能需更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。四、會(huì)議室使用安排（一）優(yōu)先安排原則1.重要性原則：重要會(huì)議、緊急會(huì)議優(yōu)先安排。2.需求匹配原則：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，合理安排相應(yīng)大小的會(huì)議室。（二）使用時(shí)間段1.上午：[具體時(shí)間段1][具體時(shí)間段2]2.下午：[具體時(shí)間段3][具體時(shí)間段4]3.晚上：[具體時(shí)間段5][具體時(shí)間段6]各部門應(yīng)盡量避免在正常工作時(shí)間段內(nèi)長(zhǎng)時(shí)間占用會(huì)議室，如有特殊情況需提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)。（三）使用時(shí)長(zhǎng)限制1.一般會(huì)議使用時(shí)長(zhǎng)不超過[x]小時(shí)，如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前向行政部門申請(qǐng)并說明原因，經(jīng)同意后方可延長(zhǎng)。2.培訓(xùn)課程等特殊活動(dòng)使用時(shí)長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況另行安排，但需提前告知行政部門。五、會(huì)議室使用規(guī)范（一）使用前準(zhǔn)備1.申請(qǐng)人準(zhǔn)備：申請(qǐng)人需在會(huì)議開始前[x]分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如擺放資料、調(diào)試設(shè)備等。2.行政部門準(zhǔn)備：行政部門在會(huì)議前檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備是否正常，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修或更換。（二）使用期間規(guī)范1.保持整潔：參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得在室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將垃圾帶走，桌椅擺放整齊。2.愛護(hù)設(shè)施：不得隨意損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，如因人為原因造成損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。3.正確使用設(shè)備：按照操作規(guī)程使用投影儀、音響等設(shè)備，如需技術(shù)支持可聯(lián)系行政部門。4.遵守秩序：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，不得大聲喧嘩、隨意走動(dòng)，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。（三）使用后清理1.設(shè)備關(guān)閉：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉投影儀、音響、電腦等設(shè)備，整理好會(huì)議資料。2.衛(wèi)生清理：如有需要，可安排專人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行衛(wèi)生清理，確保會(huì)議室整潔干凈，為下一次使用做好準(zhǔn)備。六、會(huì)議室設(shè)備管理（一）設(shè)備維護(hù)1.定期檢查：行政部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.故障維修：設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，行政部門安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。（二）設(shè)備借用1.內(nèi)部借用：因工作需要借用會(huì)議室設(shè)備的，需填寫設(shè)備借用申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后，到指定地點(diǎn)領(lǐng)取設(shè)備。2.歸還要求：借用設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還，并確保設(shè)備完好無損。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。（三）設(shè)備更新1.根據(jù)需求更新：行政部門根據(jù)公司發(fā)展和會(huì)議需求，適時(shí)對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行更新和升級(jí)。2.預(yù)算管理：設(shè)備更新所需費(fèi)用納入公司預(yù)算管理，按照相關(guān)流程進(jìn)行審批和采購。七、會(huì)議室安全管理（一）消防安全1.配備消防設(shè)施：會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好狀態(tài)。2.遵守消防規(guī)定：嚴(yán)禁在會(huì)議室堆放易燃、易爆物品，不得私拉亂接電線，確保消防安全。（二）用電安全1.規(guī)范用電：使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)按照操作規(guī)程正確用電，避免過載、短路等情況發(fā)生。2.人員管理：離開會(huì)議室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備電源，防止發(fā)生火災(zāi)等安全事故。（三）其他安全1.門窗管理：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)關(guān)閉會(huì)議室門窗，妥善保管會(huì)議室鑰匙，防止物品丟失。2.應(yīng)急處理：如遇突發(fā)安全事件，參會(huì)人員應(yīng)保持冷靜，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，并及時(shí)通知相關(guān)部門。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請(qǐng)擅自使用會(huì)議室。2.未按審批時(shí)間使用會(huì)議室或擅自延長(zhǎng)使用時(shí)間。3.在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾、損壞設(shè)施設(shè)備等。4.違反會(huì)議室使用秩序，影響他人會(huì)議。（二）處理措施1.警告：對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予口頭警告，并要求立即改正。2.通報(bào)批評(píng)：對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較重的，在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.經(jīng)濟(jì)賠償：因違規(guī)行為造成會(huì)議室設(shè)施設(shè)備損壞的，責(zé)任人應(yīng)照價(jià)賠償。4.取消