規(guī)章制度文件管理制度

規(guī)章制度文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)章制度文件的管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類規(guī)章制度文件的制定、修訂、審核、發(fā)布、執(zhí)行、廢止、保管及查詢等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：規(guī)章制度文件的制定應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策要求以及行業(yè)規(guī)范。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：公司規(guī)章制度文件應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、編號(hào)和管理流程，確保文件體系的一致性和規(guī)范性。3.實(shí)用高效原則：規(guī)章制度文件應(yīng)緊密結(jié)合公司實(shí)際情況，具有可操作性，能夠有效指導(dǎo)公司各項(xiàng)工作，提高工作效率。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著公司內(nèi)外部環(huán)境的變化，及時(shí)對(duì)規(guī)章制度文件進(jìn)行修訂和完善，確保其適應(yīng)性和有效性。二、職責(zé)分工（一）總經(jīng)理辦公會(huì)1.負(fù)責(zé)審議公司規(guī)章制度文件的制定計(jì)劃、重要規(guī)章制度文件草案等重大事項(xiàng)。2.對(duì)公司規(guī)章制度文件的整體框架、內(nèi)容方向等進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）制度歸口管理部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)規(guī)章制度文件的起草、修訂、解釋和組織實(shí)施。2.配合公司綜合管理部門做好規(guī)章制度文件的審核、會(huì)簽、發(fā)布等相關(guān)工作。3.定期對(duì)本部門歸口管理的規(guī)章制度文件進(jìn)行梳理和評(píng)估，提出修訂或廢止建議。（三）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)公司規(guī)章制度文件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。2.審核各部門提交的規(guī)章制度文件草案，提出修改意見，并跟蹤修改情況。3.組織規(guī)章制度文件的會(huì)簽、編號(hào)、發(fā)布、歸檔等工作，建立和維護(hù)公司規(guī)章制度文件庫。4.負(fù)責(zé)解答員工對(duì)規(guī)章制度文件的疑問，處理執(zhí)行過程中的相關(guān)問題。（四）其他部門1.按照公司要求，配合做好本部門相關(guān)規(guī)章制度文件的制定、修訂工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)章制度文件，及時(shí)反饋執(zhí)行過程中存在的問題。三、規(guī)章制度文件的分類（一）基本制度基本制度是公司根本性的制度，規(guī)定公司的組織架構(gòu)、治理結(jié)構(gòu)、管理體制、基本運(yùn)營(yíng)規(guī)則等重大事項(xiàng)。如公司章程、股東大會(huì)議事規(guī)則、董事會(huì)議事規(guī)則、監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則等。（二）一般制度一般制度是針對(duì)公司某一方面或某一類業(yè)務(wù)制定的通用性管理制度。包括但不限于：1.行政辦公類：如公文管理制度、會(huì)議管理制度、印章管理制度、檔案管理制度、保密制度等。2.人力資源類：招聘管理制度、培訓(xùn)管理制度、績(jī)效管理與考核制度、薪酬福利管理制度、員工關(guān)系管理制度等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算管理制度、費(fèi)用報(bào)銷管理制度、財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度、內(nèi)部審計(jì)制度等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研管理制度、銷售業(yè)務(wù)管理制度、客戶關(guān)系管理制度等。5.生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)類：生產(chǎn)計(jì)劃管理制度、質(zhì)量管理制度、設(shè)備管理制度、物資采購(gòu)管理制度、倉(cāng)庫管理制度等。（三）專項(xiàng)制度專項(xiàng)制度是針對(duì)公司特定項(xiàng)目、特定業(yè)務(wù)或特定問題制定的專門性管理制度。如項(xiàng)目管理制度、新產(chǎn)品研發(fā)管理制度、重大活動(dòng)籌備管理制度等。四、規(guī)章制度文件的制定與修訂（一）制定計(jì)劃1.綜合管理部門每年年初根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及法律法規(guī)要求，制定本年度規(guī)章制度文件制定計(jì)劃，明確文件名稱、起草部門、完成時(shí)間等內(nèi)容。2.各部門根據(jù)公司發(fā)展需要和本部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際，向綜合管理部門提出規(guī)章制度文件制定申請(qǐng)，經(jīng)審核后納入年度制定計(jì)劃。（二）起草1.制度歸口管理部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員按照統(tǒng)一格式和要求起草規(guī)章制度文件草案。起草過程中應(yīng)充分調(diào)研論證，廣泛征求意見，確保文件內(nèi)容的科學(xué)性、合理性和可行性。2.文件草案應(yīng)包括總則、適用范圍、職責(zé)分工、具體內(nèi)容、附則等部分，內(nèi)容應(yīng)明確、具體、簡(jiǎn)潔，避免產(chǎn)生歧義。（三）審核1.文件草案起草完成后，由起草部門提交綜合管理部門進(jìn)行審核。綜合管理部門重點(diǎn)對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性以及與公司現(xiàn)有制度的協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.涉及多個(gè)部門職責(zé)的規(guī)章制度文件，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出明確的意見和建議。綜合管理部門根據(jù)會(huì)簽意見，組織起草部門對(duì)文件草案進(jìn)行修改完善。（四）審議1.重要規(guī)章制度文件草案經(jīng)審核修改后，提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議?？偨?jīng)理辦公會(huì)對(duì)文件的必要性、可行性、科學(xué)性等進(jìn)行全面審議，并做出決策。2.根據(jù)總經(jīng)理辦公會(huì)審議意見，起草部門對(duì)文件草案進(jìn)行進(jìn)一步修改完善，形成正式送審稿。（五）發(fā)布1.經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過的規(guī)章制度文件，由綜合管理部門編號(hào)后發(fā)布。編號(hào)規(guī)則為：公司名稱英文縮寫+制度類別代碼+年份+序號(hào)。例如：[公司英文縮寫]GL20xx0x，其中"GL"代表管理制度，"20xx"為年份，"0x"為序號(hào)。2.規(guī)章制度文件以公司正式文件形式發(fā)布，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等渠道向全體員工公布。發(fā)布后的文件具有正式效力，員工應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。（六）修訂1.規(guī)章制度文件在執(zhí)行過程中，如因國(guó)家法律法規(guī)、政策調(diào)整，公司戰(zhàn)略規(guī)劃、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程變化等原因，需要進(jìn)行修訂的，由制度歸口管理部門提出修訂申請(qǐng)，填寫《規(guī)章制度文件修訂申請(qǐng)表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。2.修訂申請(qǐng)經(jīng)綜合管理部門審核后，按照制定與發(fā)布流程進(jìn)行修訂、審核、審議和發(fā)布。修訂后的規(guī)章制度文件應(yīng)注明修訂版本號(hào)及修訂日期。五、規(guī)章制度文件的執(zhí)行與監(jiān)督（一）培訓(xùn)與宣貫1.綜合管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)新發(fā)布的規(guī)章制度文件進(jìn)行培訓(xùn)和宣貫，確保員工了解文件內(nèi)容和要求。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、部門內(nèi)部培訓(xùn)、線上培訓(xùn)等多種形式。2.制度歸口管理部門應(yīng)在文件發(fā)布后，及時(shí)向本部門員工進(jìn)行詳細(xì)解讀，指導(dǎo)員工正確執(zhí)行文件規(guī)定。（二）執(zhí)行1.全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度文件，按照文件要求履行職責(zé)、開展工作。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門規(guī)章制度文件的貫徹執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作符合文件規(guī)定。2.在執(zhí)行過程中，員工如對(duì)文件內(nèi)容存在疑問或發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向制度歸口管理部門或綜合管理部門咨詢反饋。（三）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)公司規(guī)章制度文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，通過查閱資料、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查等方式，了解文件執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)存在的問題。2.各部門應(yīng)配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并按照公司相關(guān)規(guī)定提出處理意見。（四）考核與激勵(lì)1.將規(guī)章制度文件的執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，作為員工績(jī)效評(píng)價(jià)、薪酬調(diào)整、晉升獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。2.對(duì)嚴(yán)格遵守規(guī)章制度、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反規(guī)章制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)處罰。六、規(guī)章制度文件的廢止與保管（一）廢止1.規(guī)章制度文件在下列情況下予以廢止：因國(guó)家法律法規(guī)、政策調(diào)整，文件內(nèi)容與新規(guī)定相抵觸的。公司戰(zhàn)略規(guī)劃、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程發(fā)生重大變化，文件已不再適用的。文件所規(guī)范的事項(xiàng)已完成或不再存在的。經(jīng)評(píng)估確認(rèn)文件存在嚴(yán)重缺陷，無法有效執(zhí)行的。2.規(guī)章制度文件廢止前，應(yīng)發(fā)布廢止通知，明確廢止文件的名稱、文號(hào)、廢止日期等信息。廢止通知發(fā)布后，相關(guān)文件停止執(zhí)行。（二）保管1.綜合管理部門負(fù)責(zé)公司規(guī)章制度文件的統(tǒng)一保管工作，建立規(guī)章制度文件檔案庫，對(duì)各類規(guī)章制度文件進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔存儲(chǔ)。2.規(guī)章制度文件檔案應(yīng)包括文件的紙質(zhì)版和電子版，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案保管期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，重要文件應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.定期對(duì)規(guī)章制度文件檔案進(jìn)行整理、清查，確保檔案資料的安全和可查閱性。如有遺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。七、規(guī)章制度文件的查詢與借閱（一）查詢1.員工因工作需要查詢規(guī)章制度文件的，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件查詢服務(wù)，為員工提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保員工能夠準(zhǔn)確獲取所需文件。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱規(guī)章制度文件紙質(zhì)版的，應(yīng)填寫《規(guī)章制度文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、借閱用途、借