項目的不確定性及項目管理PMI

1項目的不確定性及項目管理PMI2簡介(Introduction)項目(project)「項目是一項暫時性的工作，其目的在于創(chuàng)造特定的產(chǎn)品或服務。」(PMI)「項目是一連串的活動，以符合既定的目標并產(chǎn)生既定的結果?！乖谝欢螘r間內，為了完成特定目標的組織活動個人或是一群人，為了某些明確而可行的目標，在某一定期間內，運用組織，將金錢、時間及人力等資源有計劃地分配與協(xié)調，并有效的與項目的利害關系人溝通，以期在預設的條件下，達到預期的目標項目特性特定明確的目標時程:有預定的時程&明確的完工期限具獨特性/非重復性/暫時性的工作資源運用-資源的整合&有限資源限制復雜性不確定性項目的成敗受外在因素影響甚大項目的變動性大判斷項目七準則目的(objective)行動(action)有始有終資源分配項目成員(professionalmembers)時效(timing)可衡量的行為(measurablebehaviors)Objective-performancespecification-timeschedule-costbudgetResources-manpowerandfacilityUniqueness-differentcustomers,teammembers,timeand/ormethodology,….Organization-ProjectandfunctionalOrigin-Somethingnotdonebefore-mustbeuniqueone!Marketplace-WhoisyourbossProduct-Softwareand/orhardwareSize

-ScaleCharacteristicsofProject項目之不確定性面對了太多的信息與太多的選擇，讓事情變復雜求快求變搶速度，趕時間以符合顧客的要求顧客有新的要求，主管給了新的項目…..合競/競合的現(xiàn)象、看不到的競爭者政府法規(guī)的穩(wěn)定性越來越低成員的日益多樣化（diversity）

創(chuàng)新與變革項目管理(Projectmanagement)定義：一序列的計劃、組織、用人、指導與控制的過程，充分運用企業(yè)的資源，包括資本、物料、時間與員工等，以達成企業(yè)的相對短期目標一種有效率地管理、分配和運用有限資源，在既定的期限內達成目標的方法

Cleland&King(1983)-以定義好的成本、時間、質量為目標，應用系統(tǒng)化方法執(zhí)行定義好的工作Kerzner(1984)-計劃、組織、指揮、控制資源，從事特定期間內的工作，以完成某些具體的目標，同時運用系統(tǒng)的方式管理，將人員指派到特定的項目工作美國項目管理學會(PMI,2002)-應用知識、技能、工具與技術來規(guī)劃活動，以達成項目的需求ProjectManagement(PM)TeamleadermusthavegoodPMskillsMajorreasonforISdevelopmentfailures-badPMskillsOnly26%ofallprojectssurveyed(23,000)in1998succeeded28%failed,46%challengedLowersuccessratesforlargecompaniesBetterPMskillsneeded項目管理的元素資源

范疇成本時間利益團體小組成員項目管理項目成本管理●資源規(guī)劃●成本估算●預算編列●成本控制項目整合管理●

專案計劃書發(fā)展●項目計劃書執(zhí)行●整合變更控術項目溝通管理●溝通規(guī)劃●信息發(fā)布●績效報告●結案管理項目范疇管理●項目起始●范疇規(guī)劃●范疇定義●范疇確認●范疇變更控制項目質量管制●質量規(guī)劃●質量確?！褓|量控術項目風險管理●風險管理規(guī)劃●風險辨識●風險定性分析●風險定量分析●風險回應規(guī)劃●風險監(jiān)控項目時間管理●活動定義●活動排序●活動期程估算●時程發(fā)展●時程控制人力資源管理●組織規(guī)劃●人員獲得●團隊發(fā)展項目采購管理●采購規(guī)劃●邀商規(guī)劃●邀商作業(yè)●商源評選●履約管理●合約終結項目管理范疇（領域）領域關鍵影響因素需求管理Requirementsmanagement目標成功標準、準則全面性評估驅使、目標、與鼓勵早期項目機會維護與發(fā)展流程管理Processmanagement主要指派監(jiān)督探討瞬時轉換實施控制初始階段結束階段決策團隊管理Teammanagement人員資金負責人參與組織與文化成員與團隊變動績效指示溝通資源管理教育訓練周圍情況管理Environmentmanagement金融社會、政治與文化法律條文市場客戶偶發(fā)的項目采購管理Procurementmanagement項目分析與策略契約策略棘手的流程貨物安排先前檢驗與反饋領域關鍵影響因素更動管理Changemanagement分析核準實現(xiàn)記錄預防財務與時程管理Financeandschedulemanagement計劃整個項目的影響估計與預測反饋報表產(chǎn)生知識管理Knowledgemanagement隱性知識評論獲取及取得信息控制傳播規(guī)則不確定性管理Uncertaintymanagement風險評估整體性考量風險減輕風險配置正面與負面影響設計管理Designmanagement范圍協(xié)同詳細規(guī)格技術確認商業(yè)軟件確認實用性質量創(chuàng)新危機管理Crisismanagement預作準備分析行動偶發(fā)事件Source:BuildingASuccessfulProjectManagementCulture,JohnWright,CIO,CityofBrampton項目架構之屋(HouseofProjectFramework)項目經(jīng)理人

挑戰(zhàn)無法承襲先前的項目經(jīng)驗無法有效控制項目任務的時間(每個工作有多少寬延時間?)無法掌握整體的項目進度與資源的使用狀況項目團隊無法進行有效率的分工與協(xié)同合作項目文件或資料無法進行統(tǒng)一的分類,管理與分享無法有效確保項目資料與文件的安全性項目問題發(fā)生無法實時被告知注意事項如何有效的規(guī)劃項目所需時間與資金 如何掌握人力資源狀況如何要求小組定期回報工作進度狀況同時控管多個項目進度狀況如何撰寫一份項目結案報表項目經(jīng)理人應具備能力SkillsforProjectManagersTechnologyandbusinessknowledgeJudgmentNegotiationGoodcommunicationOrganization4PsP1：Peopleskill搞定「人」，一切搞定知人、善任、教練、大使、公關P2：Personaldynamics包裝與推銷自己，以求得資源與機會P3：Problem—solving分析能力（thinking）、工具（tools）、方法（methodologies）P4：Perspectives運用「項目管理」的新典范以實踐自己的管理生命（managementbyproject）蕭伯納：Peopleseethingshappenandaskwhy,Iseethingsnothappenandaskwhynot!!項目經(jīng)理手冊一、計劃為避免大錯之本重視別人的意見放眼看全局目標要有共識日程、進度要有彈性先設定一般的游戲規(guī)則確定個人的責任二、執(zhí)行為勝敗關鍵之本把握關鍵工作-「要徑」（criticalpath）工作的進展用幫忙解決問題的態(tài)度來影響部下的表現(xiàn)原有的計劃不是不能改，但改計劃不能變成習慣盡量為部下爭取資源三、追蹤為確保項目質量之本定期與項目小組成員討論項目的進展在必要時，不排除對個人或團體加以表揚追蹤的方式可以不拘形式，但其結果必須公開，并做成記錄在問題惡化到不能解決前，先處理掉重視別人的意見四、進度評估為避免失控之本因材施教，不同的人需要不同的管理項目經(jīng)理手冊（續(xù)）五、過錯為吸取寶貴經(jīng)驗之本過錯（error）和錯誤（mistake）并不完全一樣。過錯不改才會變成錯誤保持冷靜，處變不驚很重要在挫折中學習經(jīng)驗。經(jīng)驗比知識可貴六、上下關系為團隊精神之本不同的人，在不同的時間戴不同的帽子。這和功能有關，和職位、頭銜和薪水無關專業(yè)經(jīng)理人的責任是教練、裁判、輔導，而不是監(jiān)督要懂得說「不」 要避免「意料之外」七、士氣為不畏艱難之本要有肩膀，不怕負責光環(huán)給別人戴懂得將項目化整為零的道理公開表揚，私下勸勉要有壯士斷腕的勇氣，不要讓一個害群之馬影響別人的士氣八、溝通為化解誤會之本最有效的溝通還是面對面的溝通統(tǒng)一溝通的標準和方式絕對不能讓謠言滿天飛項目經(jīng)理手冊（續(xù)）九、沖突為考驗智慧之本見不到的沖突最可怕面對沖突，尋求解決之道殺雞儆猴的必要性絕對避免團體對團隊的沖突十、資源運用為檢驗效率之本懂得取舍原則的重要性將最能干的人用在最重要的地方省時比省錢重要花一個半人的錢，請一個能干的人，遠比花一個人的錢，請兩個人要劃算人多的麻煩比人少的麻煩要大十一、經(jīng)驗為駕輕就熟之本失敗的經(jīng)驗比成功的經(jīng)驗重要自己的經(jīng)驗比別人的經(jīng)驗重要最近的經(jīng)驗比過去的經(jīng)驗重要多方的經(jīng)驗比長久的經(jīng)驗重要十二、人際關系是萬事順暢之本不要試圖去改變別人保持作風的一貫性個人的名譽是最重要的資產(chǎn)項目經(jīng)理vs.程序設計師知識技術能力程序設計師物件導向數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡作業(yè)系統(tǒng)企業(yè)知識撰寫程序(C++、Java、JavaScript、Delphi、VB…)與使用者及其他開發(fā)人員的溝通、協(xié)調、合作、互動組織思維、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題能力系統(tǒng)分析師結構化分析與設計系統(tǒng)開發(fā)理論企業(yè)、組織相關知識系統(tǒng)需求擷取與分析系統(tǒng)設計系統(tǒng)規(guī)格訂定撰寫文件、手冊CASE開發(fā)工具系統(tǒng)安裝、使用、維護使用者訪談、問卷、會議、聯(lián)合開發(fā)等溝通能力書面與口頭表達能力需求判斷、問題分析、解決能力項目經(jīng)理管理知識企業(yè)知識科技知識項目時間、成本、資源規(guī)劃決策、成本—效益分析執(zhí)行、監(jiān)督、控制溝通協(xié)調團隊建立與運作激勵領導統(tǒng)御項目管理四階段起始階段—定義出項目的需求，同時還必須厘清與描述對此需求的適當回應，并定出主要的預期成果規(guī)劃階段—詳細地發(fā)展項目的解決之道，開始界定所需要的工作任務，以及執(zhí)行的先后順序，另外，根據(jù)執(zhí)行工作任務所需的時間、經(jīng)費、與完成日期來估算成本執(zhí)行階段—前兩階段所規(guī)劃的工作都會在監(jiān)控下實際執(zhí)行，并適當?shù)剡M行調整與記錄，以配合成本及時間的考量結案階段—驗證該項目是否滿足原本的需求，項目中所使用的資源將被釋回原來單位，并對項目進行整體探討，以作后續(xù)項目之模板項目管理之五大過程起始過程計劃過程控制過程執(zhí)行過程結案過程

確認一項目或階段應開始進行并獲得執(zhí)行之許可。

運用及協(xié)調人及相關資源以實現(xiàn)一項計劃。

設計及維持一可予實踐的計劃以利能具體執(zhí)行滿足特殊需要的項目。

藉質量監(jiān)控及進度衡量以確保項目目標之有效達成，并視情況采取必要的改進措施。

正式接受項目的結果并按計劃終結所有作業(yè)。ProjectManagementProcessDefiningdefiningtheproject’sgoalPlanningplanninghowyouandyourteamwillsatisfytheTripleConstraint(goal)ofperformancespecification,timeschedule,andmoneybudget.Leadingprovidingmanagerialguidancetohumanresources,subordinatesandothers(includingsubcontractors)thatwillresultintheirdoingeffective,timelywork.Monitoringmeasuringtheprojectworktofindouthowprogressdiffersfromplanintimetoinitiatecorrectiveaction.Completingmakingsurethatthejobthatisfinallydoneconformstothecorrectdefinitionofwhatwastobedoneandwrappingupallthelooseends,suchasdocumentation.ProjectDevelopmentProcess-TraditionalSystemsDevelopmentLifeCycle(SDLC)(Waterfall)DesignImplementationAnalysisNeedPlanningSystemPlanning

WhyBuildtheSystem?MinorStep Deliverable1.Identifybusinessvalue Systemrequest2.Analyzefeasibility Feasibilitystudy3.Developworkplan Workplan4.Staffproject Staffingplan, Projectcharter5.Controlanddirectproject Projectmanagementtools CASEtool Standardslist Projectbinders/files Riskassessment Analysis

Who,What,When,Where?MinorStep Deliverable6.Analyzeproblem Analysisplan7.Gatherinformation Information8.Modelprocess(es) Processmodel9.Modeldata DatamodelDesign

HowWilltheSystemWork?MinorStep Deliverable10.Designphysicalsystem Designplan11.Designarchitecture Architecturedesign, Infrastructuredesign12.Designinterface Interfacedesign13.Designdatabaseandfiles Datastoragedesign14.Designprogram(s) ProgramdesignImplementation

SystemDeliveryMinorStep Deliverable15.Construction Testplan, Programs, Documentation16.Installation Conversionplan, TrainingplanAlternativeDevelopmentMethodologiesParalleldevelopmentMultiplecopiesofdesignandimplementationphasesTodevelopseparatesubsystemsAllcometogetherinasingleimplementationphaseRapidapplicationdevelopment(RAD)methodologiesPhaseddevelopmentBreaksystemupintoversionsdevelopedseq