《秘書信息工作》課件 - 副本

分類目錄文摘對信息中重要的內(nèi)容進行摘錄，以簡明扼要的方式展示信息的方法，俗稱“摘要”。特點：篇幅短小，內(nèi)容準確簡化，不作評論和補充解釋。種類：指示性文摘、報道性文摘、報道—指示性文摘文摘文摘3.三次信息開發(fā)（由此及彼，由表及里）

在一次、二次信息的基礎(chǔ)上，形成更深層次的與特定需求相關(guān)的，且能夠解釋某種規(guī)律性的認識，并最終形成書面報告。特點：高度濃縮性、評述性、動態(tài)性、預測性。形式：簡訊、綜述、述評、調(diào)查報告。簡訊簡訊

調(diào)查報告：經(jīng)驗型、建議型、問題型或預測型。信息開發(fā)注意事項：

盡量保持信息的原貌，保持信息的“原汁原味”或留點棱角，可加深領(lǐng)導對有關(guān)問題的感性認識。但無論怎么加工，都不能濃縮、提煉得過渡，使人無法認清事物的真相。第六章信息存儲指秘書、秘書部門將經(jīng)過加工整理序化后的信息，按照一定的格式和順序存儲在特定的載體中的一種信息活動。第一節(jié)信息存儲及作用信息的空間傳遞：通信、傳輸?shù)?；信息的時間傳遞：記憶、存儲。第二節(jié)信息存儲技術(shù)及主流介質(zhì)

一、信息存儲技術(shù)的產(chǎn)生于發(fā)展文字的發(fā)明和應用（4800年前）印刷術(shù)、造紙術(shù)光學儀器和照相術(shù)電子計算機、磁盤、光盤二、信息存儲技術(shù)的主流介質(zhì)

1.信息的紙質(zhì)存儲特點：原始記錄性。

原始憑證性。

直觀可讀性。

缺點：存儲量小，占用空間大。2.電子存儲介質(zhì)

特點：信息存儲的豐富性。

多媒體信息相結(jié)合。

信息存儲于利用迅速而準確。

種類：（1）信息的磁存儲：軟磁盤、硬磁盤、磁帶存儲。

（2）信息的光存儲。

（3）信息的縮微存儲。存儲器是計算機系統(tǒng)中的記憶設備，用來存放程序和數(shù)據(jù)，可以分為外存儲器和內(nèi)存儲器。外存儲器：

存儲新方式：

越來越多的網(wǎng)站，為用戶提供資料、信息分享、訪問、存儲等服務，讓人們能通過互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地存取數(shù)據(jù)。比如金山網(wǎng)盤、迅雷網(wǎng)盤、網(wǎng)易網(wǎng)盤、百度網(wǎng)盤等。

各類存儲器的優(yōu)缺點？

3.信息存儲介質(zhì)選擇原則

數(shù)據(jù)的不可更改性。

存儲介質(zhì)具有保全數(shù)據(jù)能力。

存儲介質(zhì)的物理穩(wěn)定性。

存儲介質(zhì)的技術(shù)壽命。

有穩(wěn)定的市場支持。

應使用離線存儲介質(zhì)。

關(guān)注信息存儲的性質(zhì)。

存儲介質(zhì)的價格。第三節(jié)信息存儲程序

一、信息存儲的程序登記編碼存放排列（時間、字順、數(shù)字編排法）保管二、信息存儲的裝具與設備文件夾、文件盒、文件袋、文件柜、文件架。

三、信息存儲的管理模式

1.信息集中管理模式。

2.信息分散管理模式。

3.信息分級存儲管理。在線存儲近線存儲離線存儲。

4.信息計算機輔助管理模式。

第四節(jié)信息存儲的方法

一、信息存儲的形式

1.手工存儲。

2.計算機存儲。

3.電子化存儲。

4.縮微膠片存儲。

二、信息存儲的方法

1.筆記法：秘書在工作中隨時將有用的信息記在工作筆記本上的方法。

2.剪報法。

3.卡片法。

第五節(jié)信息存儲的格式信息存儲的格式是保證信息存儲標準統(tǒng)一的基礎(chǔ)，在信息存儲時，要特別注意制定統(tǒng)一的格式標準。

一、國家信息存儲格式規(guī)范《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務員電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等。

二、信息存儲格式選擇原則

1.占用空間小的存儲格式。

2.較強通用性和可移植性的存儲格式。

3.標準化的存儲格式。

4.保真度高的存儲格式。

三、信息存儲常見格式

1.數(shù)字化文本信息存儲的常見格式。

XLM格式、PDF格式、CAJ格式、CEB格式。

2.數(shù)字圖形圖像信息存儲常見格式。

TIFF格式、JPEG格式。

3.音視頻存儲格式

WAV格式、MP3格式、MPEG格式、RM格式。

第七章信息與決策第一節(jié)決策科學概述一、科學決策的概念狹義：決策就是作決定。廣義：管理就是決策?？茖W決策就是決策者為了實現(xiàn)特定目標，根據(jù)客觀可能性，以已有的信息為基礎(chǔ)，借助一定的理論、方法、工具和技巧，對實現(xiàn)目標的諸因素進行分析、計算和判斷，

從而對未來行動優(yōu)選出合理方案的過程?；緝?nèi)涵：1.為達到一個預定目標；2.決策需要一定的信息；3.在若干個方案中進行比較和優(yōu)選；4.復雜的思維過程；5.付諸實施。

科學決策的特點：1.決策民主化；2.決策程序化；發(fā)現(xiàn)問題——確立目標——擬定方案——選擇方案——實施和反饋方案。3.決策科學化。科學的決策理論和科學的決策思維方法。

案例一：20世紀60年代初，古巴導彈危機爆發(fā)，美國制定了六個可供選擇的方案：（1）無所作為；（2）施加外交壓力；（3）同卡斯特羅談判；（4）全面入侵；（5）空襲損毀導彈基地；（6）封鎖海面。最后，肯尼迪政府選擇了第六方案迫使蘇聯(lián)將導彈撤出了古巴。

二、決策的地位和類型三、決策的原則1.系統(tǒng)性原則決策達到整體化、綜合化、最優(yōu)化。2.可行性原則能否實施，是否會帶來負面效應。3.時效性原則4.創(chuàng)新性原則

案例二：

A廠是B公司下屬的一家企業(yè)，前幾年以軍工產(chǎn)品為主，經(jīng)濟效益一直很好。1990年以后，軍工任務大量壓縮，B公司又無適銷對路的產(chǎn)品安排，要求企業(yè)自求生路，在企業(yè)由生產(chǎn)型向生產(chǎn)經(jīng)營型轉(zhuǎn)變的過程中，全廠干部、工人一時難以適應，生產(chǎn)任務大幅度下降，企業(yè)面臨嚴重困難。此時B公司正在研制開發(fā)某新產(chǎn)品系列，公司領(lǐng)導認為，該新產(chǎn)品系列的所有設備部件都應在公司系統(tǒng)內(nèi)自行配套解決，自成體系。公司決定由A廠立即生產(chǎn)其中一個重要配件，這種配件精度高、生產(chǎn)難度大，許多技術(shù)難題需要攻關(guān)解決。A廠感覺難以承擔，B公司有關(guān)領(lǐng)導卻認為“有活干總比沒有活干強”，還是讓先試制，后小批量生產(chǎn)。經(jīng)過一年的努力，生產(chǎn)了**套，每套成本高于進口同類型機，且存在不少問題，原訂貨單位提出中止協(xié)議，造成大量成品半成品成了廢品。四、決策的程序“三段”說：找出問題——探索和擬定行動方案——選擇方案?！鞍硕巍闭f：發(fā)現(xiàn)問題——確定目標——價值準則——擬制方案——分析評估——方案擇優(yōu)——試驗實證——普遍實施。

第二節(jié)信息與決策一、決策信息

現(xiàn)代管理理論認為，管理活動就是一種獲取信息、篩選信息和利用信息來實現(xiàn)組織目標的信息活動。

概念：在決策過程中使用的并能對決策結(jié)果產(chǎn)生影響的信息。

信息的三個層次：

自在信息積存信息自為信息客觀存在的信息。決策人已有的知識、經(jīng)驗。依據(jù)特定目的和實際能力所得到的信息。

從自在信息中獲取更多有用的自為信息，就是信息資源的開發(fā)過程，它是情報活動的主要內(nèi)容，其結(jié)果就是產(chǎn)生決策信息。

決策信息的來源：

決策對象本身；黨和國家的路線、方針、政策，法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)定；媒體信息，如報紙、廣播、電視、互聯(lián)網(wǎng)、雜志等信息；參觀、訪問、學習、經(jīng)驗交流等信息；來自信息咨詢機構(gòu)的信息；各領(lǐng)導決策部門的決策、計劃、控制等信息；現(xiàn)有物質(zhì)方面的信息

………………

二、信息在決策中的作用

決策，本質(zhì)上是對信息進行收集、傳輸、加工、處理、變換最后輸出的過程。決策活動是一個由信息體系、智囊系統(tǒng)、決策系統(tǒng)和監(jiān)督系統(tǒng)組成的科學決策組織體系。

1.信息是決策活動的基礎(chǔ)。

2.信息為決策的每一階段提供支持。

3.信息是領(lǐng)導決策成功的重要保證。

4.信息是決策民主化的實現(xiàn)手段。目的：避免決策盲目和主觀，導致決策失誤。措施：深入群眾；聽取相關(guān)專業(yè)人員的意見；收集與決策者主觀愿望不一致的信息。

三、信息的特征及其對決策的影響

1.信息是長期性與短期性的統(tǒng)一。時效性\短期性：在一定時間范圍內(nèi)，信息是有價值的。延續(xù)性\長期性：價值不會隨著時間的延長而衰竭，大量延續(xù)性信息儲存、積淀下來，可以形成經(jīng)驗、技能和知識。

2.主觀與客觀的統(tǒng)一3.共享性與非共享性的統(tǒng)一。信息占有的平權(quán)與不平權(quán)；信息在傳輸?shù)倪^程中的信息的發(fā)送者和接收者所理解的信息意義有一致性與不一致性。4.成本與收益的統(tǒng)一。搜集信息的費用＞\＝\＜確定后信息所帶來的收益四、決策對信息的基本要求可靠性、完整性、精確性、及時性。五、決策對信息人員的素質(zhì)要求六、決策信息的創(chuàng)造性整合決策是一個創(chuàng)造性地解決問題的過程。其特點有第一，是一個目標定向的思維過程。第二，包含了創(chuàng)造性思維的過程。第三，核心或關(guān)鍵是信息的創(chuàng)造性整合。

概念：在有大量冗余信息干擾的情況下區(qū)分出有用信息，并將這些有用信息整合成為一個有創(chuàng)造性的行動方案。1.決策信息的創(chuàng)造性整合過程案例：

日本企業(yè)家的經(jīng)營作風：多謀善斷在美國人看來，日本企業(yè)家參加?談判?的作風是十分獨特的：制定決策慢條斯理，實現(xiàn)決策雷厲。這前后180度的大轉(zhuǎn)彎，往往使得他們的西方伙伴既怕又敬。舉個例子來說吧。在談判許可證協(xié)定的過程中，日方代表好象參加接力賽一樣，每隔數(shù)月就能換一批。第一個代表團作了大量的筆記，不表態(tài)，回國了。6個星期后，由來自同一個公司不同部門的另一批人接替了他們。新來的代表仿佛全然不知前面討論過什么，他們圍繞同樣的問題與對方從頭開始談判。

同樣，作了大量筆記，不表態(tài)，走了。再度出現(xiàn)新的代表團，繼續(xù)進行無休止的討論。一年、兩年過去了，什么結(jié)果也沒有。面臨這種馬拉松式的談判，美國人最初是困惑不解，繼而感到十分吃驚，抱怨對方失去控制。而正當美國人對談判幾乎感到絕望的時候，日本人卻突然表態(tài)，作出決策，并以閃電般的速度討論完所有的細節(jié)。他們只用了4周時間就作好了投入生產(chǎn)的全部準備工作，并向西方伙伴提出了供應情報和人員的要求。事情是如此地出其不意，致使對方措手不及，陷入困境。反過來，現(xiàn)在是輪到日本人抱怨美國人的時候了。2.投資決策信息的創(chuàng)造性整合

投資決策問題是管理決策中的最常見、最重要、最關(guān)乎企業(yè)成敗存亡的問題。斯滕伯格和魯巴特：“低進高出”的創(chuàng)造性投資理論。

第三節(jié)企業(yè)決策活動中的信息利用一、企業(yè)決策的新特點

1.決策視野擴大。

2.決策的速度更快。

3.決策的透明度更高。

4.決策內(nèi)容更注重系統(tǒng)分析。

二、企業(yè)常見決策活動中的信息利用

制定生產(chǎn)計劃中；提高產(chǎn)品質(zhì)量、發(fā)展產(chǎn)品種類中的信息利用；技術(shù)和設備引進紅的信息利用；對外貿(mào)易中的信息利用；科學管理中的信息利用。第八章政務秘書信息處理第一節(jié)政務秘書概述

“秘書”是一種職務還是職業(yè)？

百科：1.寫字樓及商業(yè)機構(gòu)內(nèi)的文員職位，專長是速記、打字、安排日程、會議、訂機票、訂酒店等。2.美國聯(lián)邦政府的部長英文名稱亦為（總統(tǒng)的）部會秘書，如國務卿為SecretaryofState、陸軍部長為SecretaryofArmy，平時稱為部長先生Mr.Secretary。秘書絕不是一種職務而是一種職業(yè)。是社會主義國家工作人員職務名稱之一。秘書是一種職務，也是一種職稱。政企分開后：公務秘書\政務秘書&私人秘書\企業(yè)秘書。傳統(tǒng)秘書學：以政務秘書學研究為主流一、政務秘書

指國家機關(guān)、公共企事業(yè)單位，以及國家財政撥款的社會團體等機構(gòu)中的辦公廳（室）秘書人員。工作內(nèi)容：

掌管公文、輔助決策、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理事務和保守秘密等。——董繼超《公務秘書學》政務信息工作、行政協(xié)調(diào)與查辦工作、行政公文處理、檔案管理、會務工作、保密工作、來信來訪處理等?！罨隆缎姓貢鴮W》二、政務秘書的信息素養(yǎng)

信息政策與法律素養(yǎng)；信息公開意識——《中華人民共和國政府信息公開條例》；媒介素養(yǎng)。

第二節(jié)政務秘書信息工作的對象：政務信息政務信息工作萌芽時期的動態(tài)載體：堯時的“誹謗之木”，舜時的“進善旌”和“敢諫之鼓”，殷商的“烽火告警”等。政務信息紙質(zhì)載體的起源：邸報。

一、政務信息概念的提出與政務信息網(wǎng)絡的建立

1988年，基本形成以各級政府辦公部門為樞紐的縱橫交錯的政務信息網(wǎng)絡；

1995年10月，國務院辦公廳下發(fā)《政務信息工作暫行辦法》；當前，從中央到地方已形成比較健全的信息工作體系。（P191圖8-1）

二、政務信息的含義

1988年第三次全國政務信息網(wǎng)絡年會：專門、特殊的信息，對政府工作運轉(zhuǎn)情況和與政府系統(tǒng)活動相聯(lián)系的其他情況的反映，為政府領(lǐng)導決策和指揮工作服務。

1990年西北五省政務信息管理工作會議：政府機關(guān)行政管理活動及其屬性的反映……

2004年《政務信息管理》著作：反映政府運轉(zhuǎn)情況的信息以及政府領(lǐng)導決策和指揮工作所需要的信息。

2008《中華人民共和國政府信息公開條例》：行政機關(guān)在履職過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息。

政務信息的含義發(fā)展特點：政務信息使用者的外延在擴大。三、政務信息的來源第一類：行政機關(guān)；第二類：法律法規(guī)授權(quán)的具有管理公共事務職能的組織；第三類：與群眾利益密切相關(guān)的公共企事業(yè)單位；第四類：由國家財政撥款的社會團體單位。

四、政務信息的特征

1.公共性

2.政治傾向性

3.權(quán)威性

4.宏觀性

5.機密性

五、政務信息工作與政務信息化《政務信息工作暫行辦法》（1995）：各級政府及其部門的辦公廳的一項重要工作，其主要任務是：反映政府工作及社會、經(jīng)濟發(fā)展中的重要情況，為政府把握全局、科學決策和實施領(lǐng)導提供及時、準確、全面的信息服務。

第三節(jié)政務信息的整理加工一、政務信息整理加工的含義原料：收集的現(xiàn)成的和原始的信息資料。加工過程：科學的方法，鑒別、篩選、分類、排序、比較、判斷、選擇和編寫等。要求：去偽存真、去粗取精、由表及里、高度概括。目標：主題集中、結(jié)構(gòu)嚴謹、觀點明確、語言精練、有價值、真實而準確。

二、政務信息整理加工的基本方法歸納法、縱深法、濃縮法、對比法、預測法、跟蹤法、反向法等。三、政務信息整理加工的步驟鑒別——篩選——綜合加工。四、政務信息文稿的編寫特點：構(gòu)成要素比公文簡潔，可兼用公文和新聞報道的基本方式，沒有公文限制得那么嚴格，也不像新聞那么自由。

類型：

1.綜合類

2.動態(tài)類

3.調(diào)研類

報告類問題建議類經(jīng)驗成效類情況類信息反饋類信息突發(fā)事件類信息編寫方法：新，是指在時間上是最近發(fā)生的事情，要有新鮮感，具有及時性。實，是指信息內(nèi)容要真實；事件發(fā)生的程度，在語言表達上必須實事求是，不能有虛構(gòu)和夸大或縮小的情況發(fā)生。準，是指準確無誤地收集、整理信息，不道聽途說、不捕風捉影。編寫方法：快，是指生成信息快、傳遞信息快。緊急信息隨時發(fā)生隨時報送，確保信息的時效性。精，是指文字簡煉、文風樸實、開門見山，用最短的語言把事情說清楚。深，在內(nèi)容上要有一定深度，力求通過一個具體的事情反映某種現(xiàn)象，透過這種現(xiàn)象反映事物的本質(zhì)。

采寫型政務信息文稿：樹立“隨時隨處皆信息”的職業(yè)意識，主動采集政務信息，為上級政府和領(lǐng)導決策提供有價值的建議。改編型政務信息文稿：針對基層信息工作機構(gòu)或有關(guān)部門、人員報送的稿件，經(jīng)過改編后再轉(zhuǎn)報上級或刊登在信息刊物上。壓縮、整合、分篇。

11月70城房價數(shù)據(jù)公布四川三城走勢總體平穩(wěn)12月16日，國家統(tǒng)計局公布11月70個大中城市房價數(shù)據(jù)顯示，在房價方面，各項房價指數(shù)同環(huán)比增速較10月持平或有所放緩。從全國范圍來看，新房房價下滑城市增至21個，為年內(nèi)最高；二手房方面，房價上漲城市僅32個，處于近4年來最低點。

從四川的城市來看，成都環(huán)比上漲0.8%，同比上漲11.5%；瀘州環(huán)比下跌0.4%，同比下跌0.3%；南充環(huán)比下跌0.3%，同比上漲3.2%?？傮w來看，四川3座城市的房價均相對平穩(wěn)，國家統(tǒng)計局城市司首席統(tǒng)計師

孔鵬認為，這主要源于各地堅持“房住不炒”定位，一城一策、因城施策，落實房地產(chǎn)長效管理機制，不將房地產(chǎn)作為短期刺激經(jīng)濟的手段，保障了房地產(chǎn)市場總體穩(wěn)定。從年末成都新房市場的銷售來看，多個房企面臨業(yè)績沖關(guān)加緊促銷，短期內(nèi)銷售增速小幅回升。業(yè)內(nèi)人士表示，若調(diào)控政策出于穩(wěn)定市場、防止過冷，因城施策進行局部反向糾偏，則購房需求存在釋放空間。另有業(yè)內(nèi)人士認為，2020年“搶人大戰(zhàn)”翻開續(xù)篇，成都等新一線城市市場成交可能放量，而南充、瀘州等三四線城市在經(jīng)歷去庫存浪潮平息、棚改貨幣化退坡之后，本地真實需求的不足和前期透支的影響將逐漸暴露，成交同比可能下降。第四節(jié)電子政務環(huán)境下的政務信息公開工作

2013年10月，國務院辦公廳《關(guān)于進一步加強政府信息公開回應社會關(guān)切提升政府公信力的意見》：“充分發(fā)揮政府網(wǎng)站在信息公開中的平臺作用”，“著力建設基于新媒體的政務信息發(fā)布和與公眾互動交流新渠道”。

一、政務信息公開制度依據(jù)：《中華人民共和國政府信息公開條例》二、政務信息公開工作機構(gòu)

機構(gòu)：各級人民政府及縣級以上人民政府部門應當指定機構(gòu)負責本行政機關(guān)政府信息公開的日常工作。三、政務信息公開的途徑政府網(wǎng)站、公共查閱點、政府公報、新聞發(fā)布會、政務微博、手機網(wǎng)站、微信公眾號……

四、政務信息公開的內(nèi)容保障公眾的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，以南京市為例。

1.主動公開政府信息情況市政府規(guī)章和規(guī)范性文件，國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計及相關(guān)政策，行政許可（審批）相關(guān)信息，重點領(lǐng)域信息公開……2.依申請公開政府信息情況

五、政務信息公開的推進與保障措施以南京市為例。

1.內(nèi)容保障2.制度保障

3.技術(shù)保障

第九章企業(yè)秘書信息處理

案例導入中的秘書應該怎樣收集即將將開始的上午談判中的信息？

第一節(jié)企業(yè)、企業(yè)秘書和企業(yè)秘書部門一、企業(yè)概述國有企業(yè)、集體所有制企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、聯(lián)營企業(yè)、外商投資企業(yè)、港澳臺投資企業(yè)、股份合作制企業(yè)。二、企業(yè)秘書概述指在企業(yè)中從事秘書工作，負責協(xié)助管理層或管理者個人，為其實行管理決策、實施管理活動、實施管理目標而提供辦文辦會辦事

辦信息等系列服務的人員。

高級企業(yè)秘書中級企業(yè)秘書初級企業(yè)秘書上市公司董事會秘書負責收文發(fā)文、檔案管理、起草撰寫文稿……日常行政事務等。三、企業(yè)秘書部門的設置固定性和臨時性兩類秘書機構(gòu)，其中固定性的秘書機構(gòu)又分為：第一種：全面型的企業(yè)秘書部門，如“董事會秘書處”、“董事長辦公室”、“集團辦公室”等。

上市公司大型集團大型企業(yè)

第二種：職能型的企業(yè)秘書部門,如“總經(jīng)理辦公室”、“總經(jīng)理秘書處”、“廠長辦公室”等。

第三種：簡略型的秘書崗位，如“總經(jīng)理秘書”、“前臺”等。

中大型企業(yè)與公司小型公司企業(yè)

第二節(jié)企業(yè)秘書的信息工作一、企業(yè)秘書的常規(guī)工作企業(yè)領(lǐng)導的辦公服務工作；企業(yè)文件和來往信函的起草、修改、審批、校對和印制工作，上下級、平級、企業(yè)內(nèi)部其他部門的來文的簽收、登記、傳閱工作；企業(yè)會議的準備，會議記錄、會議紀要的寫作、打印、發(fā)放工作，領(lǐng)導批示、會議決議的傳遞、落實、督辦、催辦及反饋工作。

企業(yè)領(lǐng)導工作日程與客戶會談表的編制……；企業(yè)來客來訪的接待，來信的閱讀與匯報，客戶的就餐住宿與領(lǐng)導接見會談的安排工作；企業(yè)領(lǐng)導出差，辦理護照簽證、預定機票車票酒店、安排行程接待，出差結(jié)束后的差旅費用報賬；由領(lǐng)導授權(quán)，在企業(yè)各部門之間進行綜合協(xié)調(diào)工作，解決決策實施過程中的新問題；完成領(lǐng)導交辦的其他臨時性工作。

二、企業(yè)信息工作的范疇

1.企業(yè)信息的現(xiàn)代化建設；

2.企業(yè)信息的開發(fā)與共享；

3.企業(yè)信息的保護；

4.企業(yè)信息的再利用。

三、企業(yè)秘書信息工作的效用

1.打通了企業(yè)管理全局的脈絡；

2.鑄就了企業(yè)決策的控制閥；

3.蘊涵了企業(yè)發(fā)展的源泉；

4.疏通了企業(yè)與客戶之間的渠道；

5.修建了企業(yè)規(guī)避市場風險的堤壩。

四、企業(yè)秘書信息工作的素質(zhì)要求

1.信息意識（一種常態(tài)）；對信息的敏感度，以及敏銳的觀察力、感受力、判斷力。2.信息能力；

3.人脈擴展能力；

五、企業(yè)秘書信息工作的效能因素

1.影響企業(yè)秘書信息工作效能的原因：信息工作的無形性

2.提高信息工作效能的方法：思想上重視；戰(zhàn)略上規(guī)劃；健全的企業(yè)信息工作制度；必要的辦公自動化設備；探索提高信息工作效率的方法。

第三節(jié)企業(yè)秘書在商務決策中的信息工作一、企業(yè)決策與企業(yè)決策信息

1.企業(yè)決策的效用與模式效用：樹立正確的戰(zhàn)略目標；實現(xiàn)戰(zhàn)略目標；修正戰(zhàn)略目標。

中層——具體的實施計劃。高層——戰(zhàn)略決策。模式2.企業(yè)決策信息的特點決策信息特點多變性與風險性集體性與獨立性共享性與快捷性價值性與經(jīng)濟性二、企業(yè)決策信息的收集范圍

1.商務環(huán)境方面的宏觀信息：各類法律法令和規(guī)定，上級行業(yè)主管部門的決策、決定，意見，國外的宏觀信息，國內(nèi)的經(jīng)濟科技信息。

2.經(jīng)營環(huán)境方面的動向信息：企業(yè)原材料信息、生產(chǎn)信息、職工信息。

3.其他輔助信息。

三、企業(yè)秘書決策信息工作的程序與側(cè)重

1.在決策啟動前，提供超前與廣泛兼具的信息服務。

2.在決策策劃時，提供跟進與更新具備的信息服務。

3.在決策運行時，提供追蹤與協(xié)調(diào)兼具的信息服務。

4.決策結(jié)束后，提供反饋與存檔兼具的信息服務。

四、企業(yè)秘書決策信息工作的技巧

1.了解自己服務的領(lǐng)導在企業(yè)經(jīng)營結(jié)構(gòu)中的位置。

2.了解自己服務的領(lǐng)導的性格特點、工作習慣。

3.站在自己服務的領(lǐng)導的角度，對信息進行“換位思考”。

4.多使用數(shù)據(jù)和圖表。

5.擅長“借力”。

6.先對信息進行思考，在領(lǐng)導詢問時提出自己的建議。

3.兼顧外籍領(lǐng)導的文化背景、價值觀念與思維模式的差異，避免因這些差異產(chǎn)生溝通障礙，影響了對決策信息的充分理解和有效利用。

第四節(jié)企業(yè)秘書在商務談判中的信息工作一、商務談判的特性與要素程序：談判準備、談判進行、談判文書擬寫與處理、談判簽字儀式。特性：以經(jīng)濟利益為主題、以價值規(guī)律為基礎(chǔ)、以互惠雙利為途徑、以談判信息為砝碼。構(gòu)成要素：參與者、主題、目標、時間、地點、議程、方案。

二、企業(yè)秘書的商務談判信息工作

談判核心：以己方較小的讓步，換取最大的利益。談判前：談判信息的預收集；談判信息的預溝通。主要收集的信息有談判另一方的基本情況、經(jīng)濟能力、個人情況、意圖與優(yōu)勢弱勢、談判記錄、談判的背景信息。

談判中：了解對方，獲得對方第一手信息；獲得當前及未來一段時間的市場需求變化與發(fā)展趨勢；對自身進行衡量與反思，獲得修正經(jīng)營理念與做法的信息。

談判后：成功標志是簽訂書面文件，反饋信息。

1.以溝通為基礎(chǔ)的手段：信息不暢則不達，不達則不成。

2.以協(xié)調(diào)為主導的手段。

3.以負面為重點的手段。

4.以禮貌為潤滑的手段：一視同仁、以禮相待、以誠相待、以平等相待。

三、企業(yè)秘書商務談判信息工作的手段

第五節(jié)企業(yè)秘書在商務交往中的信息工作一、企業(yè)秘書在商務接待中的信息工作

1.商務接待的一般程序：迎接來訪者——詢問來訪目的——進行來訪登記——向領(lǐng)導匯報——如領(lǐng)導不見，委婉解釋并送走來訪者——如領(lǐng)導要見，為雙方做介紹——根據(jù)領(lǐng)導授意，陪同接見或離開——根據(jù)指示，安排會談、宴請、住宿等——送走來訪者——完成來訪記錄。

2.商務接待的常用信息：接待信息的收集、整理、上報、貯存。二、企業(yè)秘書在商務差旅中的信息工作1.本次行程信息：票務、天氣、活動、賓館信息。

2.有關(guān)領(lǐng)導方面的信息：證件、健康、聯(lián)絡、資料、文件信息。

3.對方信息

三、秘書在商務宴請時的信息工作1.企業(yè)商務宴請的常見種類：正式宴會、便宴、冷餐會、雞尾酒會、茶會、工作餐、客飯。

2.商務宴請中的信息服務：詢問核實來客最高級別；考慮宗教信仰與禁忌；擬寫祝詞；準備宴請的話題。

四、企業(yè)秘書商務交往信息工作的幾個原則

四、企業(yè)秘書商務交往信息工作的幾個原則1.時需性原則：圍繞本次商務交往的目的、領(lǐng)導的交往意圖加以甄別與收納。

2.比例性原則。

3.動態(tài)性原則：密切關(guān)注與及時反饋。

五、企業(yè)秘書處理商務交往信息的若干技巧1.多用大腦儲存信息。

2.利用名片信息。

3.捕捉聊天信息。

4.建立信息資料庫。

5.注意禮物信息

六、企業(yè)秘書在商務交往信息工作中的展示效應1.展示企業(yè)形象。

2.展示個人魅力。

3.展示職業(yè)素質(zhì)。

七、企業(yè)秘書在危機交往中的信息工作

危機交往中的信息工作，像心肺復蘇一般重要。1.危機交往產(chǎn)生的原因：“自身染病”；“飛來橫禍”；“被危機”。

2.秘書危機交往信息的要點：上手要快；入手要準；放手要實；高一手是真本事；留一手是軟功夫。

案例：7月下旬，一篇發(fā)表在天涯論壇的題為《康師傅：你的優(yōu)質(zhì)水源在哪里？》的網(wǎng)文，揭發(fā)了國內(nèi)包裝水行業(yè)龍頭——康師傅“用自來水冒充優(yōu)質(zhì)水源”的內(nèi)幕。隨著事態(tài)的不斷升級，深陷“水源門”的康師傅終于扛不住了，于9月2日“公開道歉”，并作出停播廣告、

更換產(chǎn)品外包裝等行動。然而，記者昨日采訪發(fā)現(xiàn)，盡管康師傅控股公司的公關(guān)部門透露“暫時沒收到消費者和采購商可退貨的通知”，也不擔心包裝水產(chǎn)品的銷售情況出現(xiàn)長期下滑的慘狀，但涉及的水產(chǎn)品在廣州市場的銷量已經(jīng)出現(xiàn)明顯下滑，而網(wǎng)上調(diào)查顯示，八成