江西省辦公自動化環(huán)境中電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

江西省辦公自動化環(huán)境中電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)

范

1范圍

本規(guī)范規(guī)定了在公務活動中經辦公自動化系統(tǒng)形成的、具有保存價值的文書、專業(yè)電子

文件歸檔與電子檔案管理的一般要求。

本規(guī)范適用于機關、團體、事業(yè)單位,企業(yè)和其他社會組織可參照執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本

適用于本文件。凡是不注H期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件.

GB/T5271.27-2001信息技術詞匯第27部分：辦公自動化(ISO/IEC2382-27:1994,

EQV)

GB/T7156-2003文獻保密等級代碼與標識

GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T22239-2008信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求

GB/T22240-2008信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護定級指南

GB/T29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/Z32002-2015開展文件管理工作過程分析

CB/T33476.1-2016黨政機關電子公文格式規(guī)范第1部分：公文結構

GB/T33476.2-2016黨政機關電子公文格式規(guī)范笫2部分:顯現(xiàn)

GB/T33481-2016黨攻機關電子印章應用規(guī)范

DA/T13-1994檔號編制規(guī)則

DA/T31紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范

DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求

DA/T54-2014照片類電子檔案無數(shù)據(jù)方案

DA/T58-2014電子檔案管理基本術語

DB36/T380-2016歸檔文件整理規(guī)范

ISO16175.2-2011Informationanddocumentation-Principlesandfunctional

requirementsforrecordsinelectronicofficeenvironments—Part2Guidelinesand

functionalrequirementsfordigitalrecordsinmanagementsystems

ISO16175.3-2010Informationanddocumentation—Principlesandfunctional

requirementsforrecordsinelectronicofficeenvironments-Part3:Guidclincsand

functionalrequirementsforrecordsinbusinesssystems

3術語和定義

GB/T18894-2016.DA/T46-2009、DA/T58-2014界定的以及下列術語適用本標準。

3.1電子文件electronicdocument

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設

備形成、辦理、傳輸?shù)臄?shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。

3.2電子檔案electronicrecords

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件.

[DA/T58-2014,定義2.2]

3.3結構structure

電子檔案的內容組織和存儲方式。包括邏輯結構和物理結構。

[DA/T58-2014,定義2.14]

3.4邏輯結構logicalstructure

電子檔案內容各信息單元之間關系的描述。

示例：電子檔案的字沐字號、文字的排列、章節(jié)的構成、各頁的先后順序、插圖的標號

位置等。

[DA/T58-2014,定義2.14.1]

3.5物理結構physicaIstructure

電子檔案在存儲設備或載體中的存儲位置和文件格式。

[DA/T58-2014,定義2.14.2]

3.6組合電子文件combinedelectronicdocument

同一業(yè)務活動中形成的若干件文件的集合。

改寫自ISO15489-1:2001

3.7件itern

歸檔電子文件的最小整理單位。

示例：一件發(fā)文，一件收文，一張圖表，一件證書，等等。

注：改寫DA/T22-2015,定義3.3

3.8組件component

獨立的比特流，操作系統(tǒng)下文件系統(tǒng)中管理信息的基本單元。組件是相互獨立的，它可

以單獨或與其他組件一起構成一件電子檔案。

示例：發(fā)文的正文、附件、文件處理單、定稿、修改稿；項目申報文件的公文、項目可

行性研究報告、項目環(huán)境評估報告、項目節(jié)能評估報告、項目安全評估報告等。

注:改寫GB/T29194-2012,定義3.4

3.9復合電子文件compoundelectronicdocument

一件包含多個組件的電子文件。

注：改寫GB/T29194-2012,定義3.6

3.10混合文件hybriddocument

一個由數(shù)字和非數(shù)字組件組成的復合文件。

注：改寫ISO16175-2:2011,3

3.11采集capture

指對電子文件、電子檔案及其無數(shù)據(jù)進行收集和存儲的方法與過程。

[GB/T18894-2016,定義3.11]

3.12元數(shù)據(jù)metadata

描述電子檔案的內容、結構、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。

[DA/T58-2014,定義2.16]

3.13數(shù)字檔案資源digitalarchivalresources

電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字資料的總稱。

3.14辦公自動化系統(tǒng)officeautomationsystem

一種用于集成辦公活動的信息處理系統(tǒng)。

示例：電子公文系統(tǒng)、行政審批系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)以及各類專門

業(yè)務管理系統(tǒng)等用于電子公文擬辦和促進機構專業(yè)事務處理的應用系統(tǒng)。

注：改寫GB/T5271.27-2001,定義27.01.02

3.15電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem

對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用和處置的計算機信息系統(tǒng)。

注：電子檔案管理系統(tǒng)通常用于電子檔案形成單位，更注重對電子檔案的管理。系統(tǒng)通

過維護元數(shù)據(jù)及電子檔案之間的聯(lián)系，支持電子檔案作為證據(jù)的價值。

注：改寫DA/T58-2014,定義2.5

3.16電子檔案移交接收系統(tǒng)electronicrecordstransferandaccessionsystem

支持檔案室、國家綜合檔案館基于網絡對電子檔案開展移交、接收業(yè)務活動的計算機信

息系統(tǒng)。

4總則

4.1應遵循納入信息化建設規(guī)劃、文檔一體化管理、技術與管理并重、便于利用和安全

可信的原則。

4.2應實施全程管理與集中管理，確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用。

4.3應建設、配備必要的檔案信息化基礎設施和應用系統(tǒng)，為辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔

與電子檔案管理提供技術保障。

4.4應建立嚴格的管理制度，明確相關單位及其內設部門管理職責，規(guī)范工作程序，形成協(xié)

同工作機制。

4.4.1省級檔案行政管理單位負責確定應歸檔保存的專業(yè)電子文件門類，指導編制、審批文

書、專業(yè)電子文件歸檔范第與保管期限表。

4.4.2電子檔案形成單位檔案部門應負責；

a）將辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理納入本單位檔案管理制度，編制電

子文件歸檔范圍、分類方案和保管期限表；

b）提出辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能、歸檔接I」要求，如有需要，負責提出辦公

自動化系統(tǒng)電子檔案管理功能要求；

c）指導電子文件擬辦部門或業(yè)務辦理部門按要求形成、整理應歸檔電子文件；

d）負責辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理等各項工作。

4.4.3電子文件形成單位信息化部門應負責：

a）負責依據(jù)檔案部門提出的功能要求建設辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能、電子文

件歸檔接口或電子檔案管理功能：

b）為電子檔案管理系統(tǒng)建設，為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲、備份和安全管理等提供

信息化支持。

4.4.4電子檔案形成單位保密部門負責監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。

4.4.5區(qū)域性、跨單位或行業(yè)性辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理功能的開發(fā)、

運維與升級由其建設、管理單位負責。

4.4.6用于支撐電子文件歸檔和電子檔案管理的電子政務基礎設施的運維、管理和安全保障

由其建設、管理單位負責，

4.5應基于安全網絡和離線存儲介質實施辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理。涉

密電子文件歸檔與電子檔案的管理應嚴格按照國家有美保密規(guī)定執(zhí)行。

5應用系統(tǒng)建設

5.1應用系統(tǒng)框架與配置

5.1.1支持開展電子文件歸檔、電子檔案管理活動的技術性途徑包括但不限于以下兩個：

a）基于辦公自動化系統(tǒng)完成電子文件歸檔、電子檔案管理活動，生成電子檔案移交數(shù)

據(jù)包，經電子檔案移交接收系統(tǒng)向國家綜合檔案館移交；

b）基于辦公自動化系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，由電子

檔案管理系統(tǒng)生成電子檔案移交數(shù)據(jù)包，經電子檔案移交接收系統(tǒng)向國家綜合檔案館移交。

5.1.2電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)通常由六部分構成：辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔

模塊、辦公自動化系統(tǒng)電子檔案管理模塊、電子檔案管理系統(tǒng)、電子文件歸檔接口、電子檔

案移交接口、

圖1電子文件歸檔與電子檔案管理應用系統(tǒng)框架示意圖

5.1.3應開發(fā)、配置辦公自動化系統(tǒng)電子文件歸檔功能，具體業(yè)務功能要求按照

GB/T18894-2016的51、附錄A執(zhí)行。

5.1.4應建設電子檔案管理系統(tǒng)，按照68/力8894-2016的5.2給出的要求開發(fā)、配置電子檔

案管理基本功能和擴展功能。

5.1.5年度內形成大量應歸檔電子文件的辦公自動化系統(tǒng)，宜為其開發(fā)、配置電子檔案管理

模塊，支持開展到期電子檔案移交活動，該模塊應具備電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔、元數(shù)據(jù)采

集、生成固化信息、編目、保管、處置等功能。具體要求或參照GB/T29194-2012.ISO

16175-3:2010等標準給出的要求執(zhí)行。

5.1.6采用5.LIa）所述業(yè)務流程時，可選擇下述任一種電子文件歸檔接□：

a）中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口，適用于辦公自動化系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)運行于相同網絡，

具體要求參照附錄C的C.1執(zhí)行；

b）規(guī)范存儲結構歸檔接口，適用于任何網絡環(huán)境，具體要求參照附錄C的C.2執(zhí)行。

5.1.7采用規(guī)范存儲結構作為電子檔案移交接口，具體要求按照附錄C的C.3執(zhí)行。

5.1.8組織機構應收集電子文件歸檔、電子檔案管理應用軟件、歸檔接口等設計文檔，并在

應用軟件運維、升級過程中持續(xù)更新，以書面形式歸檔保存。應歸檔的設計文檔種類與編制

應符合GB/T8567-2006給出的要求。

5.2檔案信息化基礎設施建設

5.2.1應為檔案室鋪設辦公自動化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案移交接收系統(tǒng)運行網

絡的信息點，根據(jù)電子文件歸檔、電子檔案管理需要確定各網絡信息點數(shù)量。

5.2.2電子檔案管理系統(tǒng)運行的網絡應能滿足數(shù)字檔案資源安全管理要求：

a）部署、運行于組織機構內部局域網；

b）符合6.6要求的政務外網虛擬專用網絡；

c）與數(shù)字檔案資源密級相對■應的涉密網絡。

5.2.3應按以下任一種方式為甩子檔案管理系統(tǒng)配置必要的系統(tǒng)硬件，其數(shù)量和性能應能滿

足數(shù)字檔案資源安全管理要求：

a）直接使用機架式服務器，磁盤陣列等物理設備；

b）使用組織機構私有云或電子政務云的虛擬機、存儲池、備份容量等云計算資源。

5.2.4應為電子檔案管理系統(tǒng)配置必要的正版基礎軟件，包括但不限于：關系型數(shù)據(jù)庫管理

系統(tǒng)，網絡操作系統(tǒng)，中旬件，審計軟件等。

5.2.5應為電子檔案管理系統(tǒng)配置近線、異地備份系統(tǒng)，可采用但不限于以下技術架構備份

系統(tǒng)：

a）虛擬帶庫；

b）物理帶庫；

c）藍光光盤庫；

d）SAN磁盤陣列。

5.2.6應根據(jù)系統(tǒng)硬件與基礎軟件生命周期、技術升級、故障、性能等實際情況，適時進行

更新、升級。

5.2.7采用5.2.3a）所述方式配置專用系統(tǒng)硬件時，機架式服務器等物理設備應部署在單位

統(tǒng)?的電子信息系統(tǒng)機房內，機房建設標準應達到GB50174-2008給出的B級機房要求。

6電子檔案安全管理

6.1應通過應用系統(tǒng)安全等級保護或分級保護等措施為電子檔案安全提供重要保障。

6.2電子檔案管理系統(tǒng)存儲涉密數(shù)字檔案資源時,應開展電子檔案管理系統(tǒng)安全分級保護工

作。

6.2.1電子檔案管理系統(tǒng)安全分級保護工作按照國家有關涉密信息系統(tǒng)安全分級保護法規(guī)、

標準執(zhí)行。

6.2.2電子檔案管理系統(tǒng)安全分級保護級別按照數(shù)字檔案資源最高密級定級，以下但不限于

以下為涉密數(shù)字檔案資源：

a）在檔案頁面明確標注了秘密、機密、絕密且未解密的數(shù)字檔案資源；

b）各級黨委（組）、政府、單位重要紙質會議記錄經數(shù)字化形成的數(shù)字檔案資源；

c）檔案頁面沒有標注，單位以書面形式明確為涉密的電子檔案及其元數(shù)據(jù)。

6.2.3通過分級保護測評的電子檔案管理系統(tǒng)可以存儲、管理分級保護定級密級及以下密級

的數(shù)字檔案資源。

6.2.4電了?檔案管理系統(tǒng)應用軟件、系統(tǒng)硬件、基礎軟件，以及其部署運行的電子信息系統(tǒng)

機房、網絡和強電的配置等應與分級保護定級要求相匹配。

6.2.5電子檔案管理系統(tǒng)存儲的數(shù)字檔案資源管理應嚴格按照分級保護要求執(zhí)行。

6.3電子檔案管理系統(tǒng)存儲非涉密數(shù)字檔案資源時，應開展電子檔案管理系統(tǒng)安全等級保護

工作。

6.3.1電子檔案管理系統(tǒng)安全等級保護應按照GB/T22239-2008.GB/T22240-2008,參照《檔

案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》、《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》等規(guī)定執(zhí)行。

6.3.2根據(jù)GB/T22240-20D8對電子檔案管理系統(tǒng)安全保護等級定級時，宜考慮網絡安全因素:

a）運行于檔案室或組織機構局域網的電子檔案管理系統(tǒng)，安全保護等級不宜低于第二

級，即指導保護級；

b）運行于電子政務外網電子政務云中的電子檔案管理系統(tǒng)，不宜低于第三級，即監(jiān)督

保護級。

6.3.3電子檔案管理系統(tǒng)安全等級保護應遵循《關于信息安全等級保護工作的實施意見》提

出的保護原則、監(jiān)管政策和職責分工等要求。

6.3.4電子檔案管理系統(tǒng)安全等級保護工作程序為：定級，備案，測評，整改，測評。

6.4組織機構形成的涉密檔案數(shù)量較少時，電子檔案管理系統(tǒng)宜以非涉密數(shù)字檔案資源為主

要存儲、管理對象，對涉密檔案宜采取以下管理措施：

a）將涉密電子檔案、紙質檔案的統(tǒng)一社會信用代碼、檔號、密級等非涉密著錄項錄入

電子檔案管理系統(tǒng)，以保證檔案目錄數(shù)據(jù)的完整性；

b）以單臺涉密計算機或涉密移動存儲介質，按照國家有關規(guī)定嚴格管理涉密紙質檔案

目錄數(shù)據(jù)、涉密電子檔案及其元數(shù)據(jù)。

6.5辦公自動化系統(tǒng)主要形成涉密電子文件時，宜通過辦公自動化系統(tǒng)完成電子文件歸檔和

電子檔案管理活動，將涉密電子檔案及其元數(shù)據(jù)納入辦公自動化系統(tǒng)安全分級保護對象。

6.6電子檔案管理系統(tǒng)部署于政務外網電子政務云時，宜通過虛擬專用網絡（VPN）連通終

端計算機，政務外網電子攻務云應通過信息系統(tǒng)安全等級保護第三級測評。

7應歸檔電子文件的形成、收集與整理

7.1電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成與收集

7.1.1應將&1.1至8.1.3所列歸檔范圍的電子文件納入辦公自動化系統(tǒng)擬辦，以保證齊全完

整地形成電子文件：

a）電子文件門類應齊全完整，包括文書類電子文件、一類或多類專業(yè)電子文件?；

b）各門類下電子文乃及其元數(shù)據(jù)應齊全完整；

C）年度下電子文件及其元數(shù)據(jù)應齊全完整；

d）關于同一項業(yè)務的往來電子文件及其組件、元數(shù)據(jù)應齊全完整；

C）國家或單位規(guī)定的電子文件邏輯結構各要素應齊全完整。

7.1.2辦公自動化系統(tǒng)主要以三種方式形成電子文件：

a）在辦公自動化系統(tǒng)中以數(shù)字形式直接形成：

b）收集其他信息系統(tǒng)生成的電子文件導入辦公自動化系統(tǒng)而形成；

c）通過數(shù)字化收集紙質文件數(shù)字副本并導入辦公自動化系統(tǒng)而形成。

7.1.3組合電子文件的結構模型如圖2所示，應通過存儲文件夾、計算機文件名等實現(xiàn)組合

電子文件、一件電子文件及其組件之間的有機關聯(lián)，建立業(yè)務背景。

圖2電子文件構成結構模型

7.1.4應采用符合歸檔要求的計算機文件格式形成、存儲電子文件及其組件，應具備格式開

放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能，能夠支持國家綜合檔案館向長

期保存格式轉換。包括但不限于以下要求：

a）文檔類電子文件及其組件的計算機文件格式應符合以下要求：

1）電子文件正本應采用符合DA/T47-2009要求的版式格式形成、存儲并歸檔，包括

PDF、PDF/A、PDF/E、OFD等計算機文件格式，以固化國家法律法規(guī)或組織機構規(guī)定的電子文

件原件形式和邏輯結構；

2）電子文件定稿、修改稿應以帶修訂標記的通用流式文檔形成、存儲并歸檔，包括

WPS、DOC等計算機文件格式；宜采用多個帶修訂標記的流式文檔存儲法律、法規(guī)擬制過程中

形成的多版本重要修改稿；

3）辦公自動化系統(tǒng)記錄的電子文件擬辦過程信息，應以數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲，并

按照辦公自動化系統(tǒng)顯示的邏輯格式，如公文處理單，轉換一套PDF或OFD版式格式存儲、歸

檔；

4）辦公自動化系統(tǒng)記錄的業(yè)務辦理過程信息，可以關系型數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲，

同時，應在電子文件形成時按照辦公自動化系統(tǒng)顯示的文面邏輯格式轉換一套PDF或OFD版式

格式存儲、歸檔，或按照原數(shù)據(jù)庫結構轉換為XML格式歸檔，XML文件應采用中文標簽。

b）按照7.2.3a）給出的要求，經數(shù)字化形成的電子文件應以雙層PDF格式或雙層0FD格

式形成、存儲并歸檔；

c）統(tǒng)計報表類電子文件，可以ET、XLS、PDF、OFD、WPS、DOC等計算機文件格式形成、

存儲并歸檔；

d）以數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲的關系型數(shù)據(jù)庫類電子文件，應在歸檔前按照原數(shù)據(jù)庫結

構轉換為XUL格式歸檔，XUL文件應采用中文標簽，自帶文檔類型定義（DTD）；

e）二維矢量電子文伶應以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等通用計算機文件格式形成、

存儲、歸檔，或轉換為PDF/E格式歸檔。

7.1.5電子公文的原件形式、邏輯格式等應符合國家有關規(guī)定，包括但不限于以下要求，其

他電子文件可參照執(zhí)行：

a）電子公文格式應符合GB/T33476.1-2016的要求，帶印章的電子公文，應在辦公自動

化系統(tǒng)內使用電子印章；

b）電子公文頁面尺寸及版面要求、公文版面格式各要素編排規(guī)則、公文特定版面格式、

式樣應分別符合GB/T33476.2-2016的要求。

7.1.6應將電子文件電子印章的用印責任人、用印時間信息記錄于公文處理單，或寫入版式

文檔頭文件中。

7.2電子文件的收集

7.2.1電子文件擬辦過程中，應同步完成與其相關聯(lián)、形成于辦公自動化系統(tǒng)外部的電子文

件及其組件的收集、導入工作，建立電子文件與業(yè)務活動的關聯(lián)關系，確保組合電子文件、

復合電子文件的齊全完整，

7.2.2業(yè)務受理所需的所有文件及其附件，應收集電子文件并導入辦公自動化系統(tǒng)，如：

一一行政審批活動所需的項目申報文件；

項目可行性研究報告；

——環(huán)境評估報告；

一一節(jié)能評估報告；

----安全評估報告。

7.2.3在辦公自動化系統(tǒng)外擬制形成或接收的紙質文件，應收集相應的電子文件并導入辦公

自動化系統(tǒng)。包括但不限于以下采集方式和要求：

具有紅頭及印章、親筆簽名、親筆簽署意見等原件形式要素的紙質文件，如收文、項目

審批意見、專家評審意見、辦公自動化系統(tǒng)外形成的文件處理單、公文抄告單或公文轉辦單

等紙質文件，應通過數(shù)字化方式收集相應的電子文件：

b）無紅頭及印章、親筆簽名、親筆簽署意見等原件形式要素的紙質文件，如會議指南、

座次表、領導講話、代表發(fā)言、會議交流材料、統(tǒng)計報表等，應收集與紙質文件邏輯格式和

內容信息完全一致的電子文件；

c）在實行安全等級俁護的辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境中，除涉密紙質材料外，其他紙質材料

應通過數(shù)字化方式收集電子文件或電子文件組件并導入辦公自動化系統(tǒng)，確保混合文件數(shù)最

保持在最低限度。

7.3電子文件的整理

7.3.1應基于辦公自動化系統(tǒng)內置整理規(guī)則和整理功能，在電了?文件形成的同時，同步、自

動完成電子文件及其組件的整理活動，包括保管期限劃分、分類、排序、命名、存儲等一組

業(yè)務活動。

7.3.2應按照DB36/T380-2016給出的要求，以件為管理單位整理電子文件。

7.3.3電子文件保管期限分為永久、定期30年、定期10年。

7.3.4應基于辦公自動化系統(tǒng)內置保管期限表及相關功能，以半自動或全自動化方式劃分電

子文件保管期限：

a）文書類電子文件保管期限表按照國家檔案局令第8號執(zhí)行；

b）國家或行業(yè)主管剖門對專業(yè)類電子文件保管期限表己有規(guī)定的，從其規(guī)定；沒有明

確規(guī)定的，應由省級行業(yè)主管部門編制歸檔范圍及保管期限表并報省級檔案行政管理部門審

批；

d）宜根據(jù)組織機構及內設機構的職能，以事由、項目為劃分單位統(tǒng)一確定電子文件保

管期限。

7.3.5應由辦公自動化系統(tǒng)按照內置分類方案自動完成電子文件分類活動，主要包括三種分

類方案：年度一機構一保管期限，年度一問題一保管期限，年度一保管期限。

7.3.6應基于辦公自動化系統(tǒng)內置分類方案自動完成電子文件及其組件的排序，包括但不限

于以下要求：

a）同一事由中形成的電子文件按照其形成時間排序；

b）電子文件組件的排序，應按照形成的先后次序排序，如電子公文組件的排序：

1）發(fā)文組件排列順序：正文，附件或被轉換件，公文處理單，定稿或修改稿；

2）收文組件排列順序：公文處理單，收文；

c）關系型數(shù)據(jù)庫形成的電子文件，按照辦公自動化系統(tǒng)內置業(yè)務規(guī)則自主排序。

7.3.7完成電子文件及其組件排序的同時，辦公自動化系統(tǒng)應按內置命名規(guī)則為電子文件及

其組件命名。命名規(guī)則應能關聯(lián)組合電子文件、一件電子文件及其組件，展示排序結果。以

關系型數(shù)據(jù)庫形成的電子文件，應在歸檔前完成格式轉換后予以命名。

7.3.8辦公臼動化系統(tǒng)宜以分類方案類目逐級建立文件夾，最低一級類目文件夾存儲已經命

名的電子文件及其組件。

7.4電子文件元數(shù)據(jù)的采集

7.4.1應參照DA/T46-2009等行業(yè)標準，在電子文件形成和整理過程中由辦公自動化系統(tǒng)自

動采集、存儲有關電子文件及其組件標識符、內容與形式特征、物理結構元數(shù)據(jù)，文書電子

文件元數(shù)據(jù)的采集按照附錄B的B.1執(zhí)行，專業(yè)電子文件兀數(shù)據(jù)的采集可參照附錄B的B.1執(zhí)行。

7.4.2應采集的標識符元數(shù)據(jù)包括：統(tǒng)一社會信用代碼，唯一標識符，年度，件號，子件號，

組件名稱，計算機文件名，

7.4.3應采集的內容與形式特征元數(shù)據(jù)包括：

a）題名，文件編號，責任者，成文時間，附件題名，機構或問題，保管期限，密級；

或者

b）國家、行業(yè)主管蓄門對專業(yè)類電子文件元數(shù)據(jù)有明確規(guī)定的，應從其規(guī)定。

7.4.4應采集的物理結構元數(shù)據(jù)包括：格式信息、計算機文件大小。

8電子文件的歸檔

8.1電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍與歸檔格式

8.1.1用于支持組織機構履行主要職能的辦公自動化系統(tǒng)，包括區(qū)域性、跨組織機構或行業(yè)

性辦公自動化系統(tǒng)，其形成的具有保存價值且辦理完畢的電子文件及其元數(shù)據(jù)應歸檔保存。

8.1.2經辦公自動化系統(tǒng)形成并辦理完畢的文書電子文件應歸檔保存，歸檔范圍按照依據(jù)

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

8.1.3經辦公自動化系統(tǒng)形成并辦理完畢的，反映組織機構主要職能活動的專業(yè)電子文件應

歸檔保存，應按以下要求確定歸檔范圍與保管期限表：

a）應歸檔專業(yè)電子文件門類包括但不限于國家專業(yè)檔案基本11錄所列門類；

b）各門類卜.專業(yè)電子文件的歸檔范圍，國家或行業(yè)主管部門已有規(guī)定的，應從其規(guī)定；

C）沒有明確歸檔范圍的，宜參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，

使用GB/Z32002-2015提供的工具，分析、編制專業(yè)電子文件歸檔范圍、保管期限表。

8.1.3應以7.1.4給出的計算機文件格式歸檔電子文件及其組件。

8.1.4應歸檔的電子文件元數(shù)據(jù)按照7.4.2至7.4.4給出的要求執(zhí)行。

8.1.5應按照&2.2給出的要求，以相應的計算機文件格式歸檔元數(shù)據(jù)。

8.2電子文件歸檔時間與歸檔方式

8.2.1應按批次定期歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第

二年6月。

8.2.2應依據(jù)管理制度明確的歸檔時間，由辦公自動化系統(tǒng)自動觸發(fā)電子文件歸檔程序，采

用在線歸檔或離線歸檔方式，按照歸檔接口要求組織元數(shù)據(jù)，執(zhí)行電子文件及其元數(shù)據(jù)寫入

或格式轉換操作，完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔：

a）采用中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口時，應參照《中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口》（附錄C的C.1）將電

子文件及其元數(shù)據(jù)寫入中旬數(shù)據(jù)庫歸檔接口；

b）采用規(guī)范存儲結構歸檔接口時，應參照《規(guī)范存儲結構歸檔接口》（附錄C的C.2）

將元數(shù)據(jù)轉換為XML格式，按照存儲結構存儲電子文件及其元數(shù)據(jù)，生成歸檔數(shù)據(jù)包，存入

在線暫存池或專用離線存儲介質。

8.3電子文件歸檔程序與要求

8.3.1電子文件歸檔程序包括清點、鑒定、登記、填寫《電子文件歸檔登記表》（附錄E的E.1）

等主要程序，應以自動化方式完成，其中，鑒定程序由辦公自動化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)

協(xié)同完成。由辦公自動化系統(tǒng)負責電子檔案管理的，可參照以下要求執(zhí)行。

8.3.2辦公自動化系統(tǒng)側清點程序主要內容包括：

a）由辦公自動化系統(tǒng)自動觸發(fā)電子文件歸檔流程，按照預設規(guī)則自動組織應歸檔電子

文件及其元數(shù)據(jù)；

b）統(tǒng)計、記錄應歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等信息，對加密電子文件做解密處理，

生成批次電子文件歸檔信息（見附錄C的C.1之歸檔信息表（Filinginfo））。

8.3.3辦公自動化系統(tǒng)側鑒定程序包括三項內容，鑒定合格后應將電子文件及其元數(shù)據(jù)、批

次電子文件歸檔信息分別寫入中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口的數(shù)據(jù)表文件（附錄C的C.1）,或按規(guī)范

存儲結構生成歸檔數(shù)據(jù)包并推送至臨時存儲池：

a）檢測、確認電子文件及其元數(shù)據(jù)無病毒；

b）檢測、確認電子文件及其組件的計算機文件格式符合要求；

c）檢測、確認電子文件標識符、內容與形式特征、物理結構元數(shù)據(jù)齊全、完整，通過

計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的一一對應。

8.3.4電子檔案管理系統(tǒng)側鑒定程序主要包括五項內容，經檢測合格的電子文件及其元數(shù)據(jù),

應確認具有真實性、可靠性、完整性和可用性：

a）基于電子文件歸檔接口讀取批次電子文件歸檔信息；

b）依據(jù)歸檔信息檢測電子文件及其組件、元數(shù)據(jù)數(shù)量的準確性；

c）檢測、確認電子文件及其元數(shù)據(jù)無病毒；

d）檢測、確認電子文件及其組件的計算機文件格式符合要求；

e）檢測、確認電子文件標識符、內容與形式特征、物理結構元數(shù)據(jù)齊全、完整，通過

計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的一一對應；

f）按照附錄C的C.2給出的歸檔信息.XUL文件要求完善或生成歸檔信息.XML文件，其命

名規(guī)則應包含統(tǒng)一社會信.用代碼、檔案門類、年度、批次等語義信息。

8.3.5電子檔案管理系統(tǒng)側登記程序基本要求如下：

a）將鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導入、存儲至預歸檔庫，將電子文件和元數(shù)據(jù)分

別寫入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、文件系統(tǒng)，通過計算機文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關聯(lián)關系；

b）為電子文件唯一標識符元數(shù)據(jù)賦值，在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，登記

歸檔電子文件?；

c）應采用數(shù)字簽名或數(shù)字時間戳等技術生成電子文件固化信息，為數(shù)字簽名元數(shù)據(jù)賦

值。

8.3.6電子檔案管理系統(tǒng)側填寫登記表程序基本要求如下：

a）依據(jù)清點、鑒定給果，按批次將歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)數(shù)量、門類、歸檔年度、

保管期限、歸檔口期與時間、格式、字節(jié)總數(shù)、鑒定結果等信息寫入電子文件歸檔登記數(shù)據(jù)

庫；

b）按電子文件歸檔批次填寫、辦理《電子文件歸檔登記表》（附錄E的E.1）并歸檔保存，

納入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理，完成電子文件的歸檔；

c）將批次歸檔信息.XYL文件導入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理，建立與《電子文件

歸檔登記表》（附錄E的E.1）的關聯(lián)，開展編目、檢索、利用等管理活動。

8.4電子檔案與紙質檔案的編目

8.4.】應開展電子檔案整理結果審核、同步整理和著錄紙質檔案、編制檔號等業(yè)務活動，維

護同一歸檔年度下電子檔案、紙質檔案的有機聯(lián)系與齊全完整。

8.4.2應定期對存儲于預歸檔庫的電子檔案保管期限、分類結果進行審核、修正和確認。

8.4.3應對照同一歸檔年度的電子檔案整理情況，同步開展紙質檔案保管期限劃分、整理、

在線著錄等業(yè)務活動：

a）對于執(zhí)行安全分級保護的電子檔案管理系統(tǒng)，應在分類方案最低一級類FI下，著錄

紙質檔案題名、責任者、文件編號、成文時間、密級等著錄信息；

b）對于執(zhí)行安全等級保護的電子檔案管理系統(tǒng)，按照8.4.3a）的要求完整錄入非涉密

紙質檔案相關元數(shù)據(jù)，著錄涉密紙質檔案的密級信息：

c）電子檔案管理系統(tǒng)應自動為全宗號、檔案門類、檔案門類代碼、年度、機構或問題、

機構或問題代碼、保管期限、保管期限代碼、件號、子件號等元數(shù)據(jù)賦值。

8.4.4應基于整理、著錄成果，由電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案、紙質檔案重新排序，依據(jù)

排序結果自動編制文件級檔號并為檔號及其構成項賦值，宜同步采用文件級檔號作為要素為

電子檔案及其組件重命名，同時更新計算機文件名元數(shù)據(jù)值。

8.4.5完成編目活動后，應將電子檔案、電子檔案與紙質檔案元數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)

正式庫。

8.4.6應將紙質檔案進行數(shù)字化轉換，將紙質檔案數(shù)字副本及其元數(shù)據(jù)導入電子檔案管理系

統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)，為組織機構履行職能提供利用，形成年度內完整的數(shù)字檔案資源。紙

質檔案數(shù)字化按照DA/T31、《江西省紙質檔案數(shù)字化管理和技術規(guī)范》執(zhí)行。

8.5檔號編制

8.5.1同一門類下的電子檔案與紙質檔案應采用統(tǒng)一的檔號編制規(guī)則。

8.5.2按照DA/T13-1994、《數(shù)字檔案室建設指南》給出的要求，采用但不限于以下檔號編

制規(guī)則：

a）以件為管理單位的，檔號編制規(guī)則為：全宗號-檔案門類代碼?年度-機構或問題代碼

-保管期限代碼-件號-子件號；

b）采用卷為專業(yè)電子檔案管理單位時，檔號編制規(guī)則為：全宗號-檔案門類代碼?年度-

保管期限代碼-案卷號-件號。

8.5.3檔號各構成項按以下要求編制：

a）全宗號：按照同級國家綜合檔案館給的全宗號編制；

b）檔案門類代碼：

1）檔案門類一級代碼：WS一文書檔案，ZY—專業(yè)檔案；

2）專業(yè)檔案門類二級、三級代碼：參照《江西省專業(yè)檔案門類代碼編碼方案》（附

錄D）編制；

c）年度：用4位阿拉伯數(shù)字標示歸檔年度：

d）機構或問題代碼：采用3位漢語拼音字母或2位阿拉伯數(shù)字標識；

e）保管期限代碼：以代碼“Y”、"1）30”、“D10”分別標識永久、定期30年、定期10

年；

f）件號?子件號：采用4位數(shù)的阿拉伯數(shù)字字符串標識件號，實際件號不足規(guī)定位數(shù)時，

前面用“0”補足，如“0C08”；采用3位數(shù)的阿拉伯數(shù)字字符串標識件號，實際子件號不足

規(guī)定位數(shù)時，前面用“0”補足，如“008”；當一項業(yè)務僅形成一件電子檔案時，文件級檔

號編到件號為止；當一項業(yè)務形成組合電子檔案時，文件級檔號應編至子件號，用件號標識

組合件，用子件號標識組合件內的若干件電子檔案。

9電子檔案的保管與利用

9.1電子檔案的存儲

9.1.1應為電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)配備在線存儲設備，包括物理存儲設備或云

存儲資源池。

9.1.2宜依據(jù)檔號等標識符構成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有

序地存儲電子檔案及其組件，在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

9.1.3應對在線存儲系統(tǒng)實施容錯技術方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題并報警時應

及時處置。

9.1.4當辦公自動化系統(tǒng)繼續(xù)存儲、備份已經歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)時，宜從電子檔案

管理系統(tǒng)在線存儲設備、備份設備中徹底刪除、銷毀已經向國家綜合檔案館移交和保存到期

的電子檔案。

9.2電子檔案的備份

9.2.1應在電子檔案移交或銷毀前，通過開展科學、有效的備份管理活動為電子檔案及其元

數(shù)據(jù)的真實、可靠、完整和可用提供保障。

9.22應結合電子檔案管理和電子政務建設實際，統(tǒng)籌判定電子檔案備份策略和方案,包括

但不限于以下要求：

以電子檔案及其元數(shù)據(jù)為主要備份對象，條件許可時宜開展電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自

動化系統(tǒng)應用級備份。

a）應采用全量和增量相結合的備份策略；

b）應以近線備份和異地在線備份作為備份系統(tǒng)的主要架構。

9.2.3需要開展電子檔案離線備份時，宜按照GB/T18894-2016的9.2.3以及《江西省數(shù)字檔

案與數(shù)據(jù)離線備份管理規(guī)范》給出的規(guī)定執(zhí)行。

9.3電子檔案的利用

9.3.1應結合電子政務實際，采用高效、合理的方式開展電子檔案利用活動，主要包括以下

三種方式：

a）基于辦公自動化系統(tǒng)中已歸檔電子文件開展查考性利用，以此替代日常電子檔案查考

性利用；

b）基于辦公自動化系統(tǒng)開展電子檔案查考性、出證性利用，當辦公自動化系統(tǒng)承載電子

檔案管理活動時；

c）基于電子檔案管理系統(tǒng)開展電子檔案查考性、出證性利用。

9.3.2應嚴格按照國家保密規(guī)定以及本組織機構檔案信息安全管理要求開展已歸檔電子文

件或電子檔案利用活動。

9.3.3應根據(jù)職務、職責等要求為利用者設置相應的利月權限，并在利用權限允許范圍內檢

索、瀏覽、復制、下載電子檔案及其元數(shù)據(jù)。

9.3.4電子檔案及其元數(shù)據(jù)離線存儲介質不得外借，其使用應在檔案部門的監(jiān)控范圍內。

9.4電子檔案的統(tǒng)計

9.4.1應按照檔案統(tǒng)計年報及本組織機構實際要求對電子檔案利用和室藏情況進行統(tǒng)計。

9.4.2可按電子檔案門類、年度、保管期限、利用人次、利用卷數(shù)或件數(shù)、復制、下載等要

素對已歸檔電子文件、電子檔案利用情況進行統(tǒng)計。

9.4.3可按檔案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、銷毀、移交等要素對電

子檔案室藏量進行統(tǒng)計。

10電子檔案的處置

10.1電子檔案的移交

10.1.1應定期將保管期限為永久的文書、專業(yè)電子檔案及其元數(shù)據(jù)向國家綜合檔案館移交,

移交時間最遲不得超過其形成后的第5年。設區(qū)市、縣（區(qū)）立檔單位應定期將保管期限為

定期30年及以上的文書、專業(yè)電子檔案及其元數(shù)據(jù)向國家綜合檔案館移交，移交時間最遲不

得超過其形成后的第5年。

10.1.2應基于電子檔案移交接收系統(tǒng)開展電子檔案及其元數(shù)據(jù)的移交、接收工作。

10.1.3涉密電子檔案及其元數(shù)據(jù)的移交應按照國家保密法律法規(guī)的要求執(zhí)行，并在移交前

進行解密審查；移交非涉密電子檔案及其元數(shù)據(jù)時，應同步移交涉密電子檔案元數(shù)據(jù)，包括：

統(tǒng)一社會信用代碼，唯一-標識符，檔號，全宗號，檔案門類代碼，年度，機構或問題代碼,

保管期限代碼，件號，子件號，機構或問題，保管期限，密級，組件名稱，格式信息，計算

機文件名，計算機文件大小。

10.1.4應移交有關電子檔案標識、內容與形式特征、物理結構、管理過程元數(shù)據(jù)，具體要

求見附錄R的B.2,至少包括：

a）標識符元數(shù)據(jù)：統(tǒng)一社會信用代碼，唯一標識符，檔號，全宗號，檔案門類代碼，

年度，機構或問題代碼，保管期限代碼，件號，子件號，組件名稱，計算機文件名；

b）內容與形式特征元數(shù)據(jù)：題名、責任者、文件編號、成文時間、附件題名、機構或

問題、保管期限、密級、數(shù)字簽名；

c）物理結構元數(shù)據(jù)：格式信息、計算機文件大?。?/p>

d）管理過程元數(shù)據(jù)：管理活動元數(shù)據(jù)，機構人員兀數(shù)據(jù)；描述的管理活動包括：歸檔

登記、真實性校驗、移交等。

10.1.5電子檔案移交程序包括組織清點、鑒定檢測、移交、接收等主要程序，其中，鑒定

檢測程序需移交、接收雙方分別執(zhí)行。

10.1.5.1移交方組織清點程序基本要求如下：

a）基于電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)篩選、組織應移交電子檔案及其元數(shù)據(jù)；

b）基于固化信息對電子檔案內容進行真實性校驗，通過管理過程元數(shù)據(jù)記錄校驗活動，

將校驗結果寫入管理活動描述元數(shù)據(jù)；

c）將按年度、檔案門類統(tǒng)計、記錄應移交電子檔案及其元數(shù)據(jù)的件數(shù)、組件數(shù)、總容

量等，生成移交信息.XML文件。

10.1.5.2移交方鑒定檢測程序基本要求如下：通過鑒定檢測的，可確認電子檔案具有真實

性、可靠性、完整性和可用性；未通過鑒定檢測的，真實性校驗失敗的，應對電子檔案及其

元數(shù)據(jù)做相應處理，重新執(zhí)行組織清點、鑒定檢測程序，直到檢測合格。

a）檢測、確認電子檔案及其元數(shù)據(jù)無病毒；

b）檢測、確認電子檔案及其組件的計算機文件格式符合要求；

c）檢測、確認電子檔案標識符、內容與形式特征、物理結構、管理過程元數(shù)據(jù)齊全、

完整，通過計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子檔案及其組件的一一對應；

d）按照附錄C的C.3給出的移交信息.XML文件的Scheme要求，生成移交信息.XML文件，

其命名規(guī)則應包含統(tǒng)一社會信用代碼或全宗號、檔案門類、年度、批次等語義信息。

e）按照附錄C的C.3給出的移交接口要求，將鑒定檢測合格的電子檔案及其元數(shù)據(jù)、移

交信息.XML文件生成一個或多個移交數(shù)據(jù)包，推送臨時存儲池；移交數(shù)據(jù)包命名規(guī)則為：統(tǒng)

一社會信用代碼檔案門類代碼日期與時間數(shù)據(jù)包順序號。

10.1.5.3移交程序基本要求如下：

登錄電子檔案移交接收系統(tǒng)，啟動移交活動：將電子檔案移交數(shù)據(jù)包逐一導入電子檔案

移交接收系統(tǒng)，確認移交行為。

10.1.5.4接收方鑒定檢測程序可在電子檔案移交接收系統(tǒng)或數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)實施。通

過鑒定檢測的，可確認電子檔案具有真實性、可靠性、完整性和可用性。未通過鑒定檢測的，

應通知移交方做相應處理并重新向電子檔案移交接收系統(tǒng)導入電子檔案移交數(shù)據(jù)包，直到檢

測合格?；疽笕缦拢?/p>

a）解析電子檔案移交數(shù)據(jù)包；

b）電子檔案及其元數(shù)據(jù)靜置15天后再次鑒定、確認電子檔案及其元數(shù)據(jù)無病毒；

c）依據(jù)移交信息.X迎文件檢測電子檔案及其組件、元數(shù)據(jù)數(shù)量的準確性；

d）檢測、確認電子檔案及其組件的計算機文件格式符合要求；

e）檢測、確認電子檔案標識符、內容與形式特征、物理結構、管理過程元數(shù)據(jù)齊全、

完整,檔號編制規(guī)范、連續(xù)，通過計算機文件名能夠準確實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子文件的一一對應；

f）將檢測結果寫入移交信息.XML文件。

10.1.5.5接收程序基本要求如下：

將電子檔案及其元數(shù)據(jù)導入數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)，完成格式轉換、封裝等后續(xù)管理活動,

在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄接收、格式轉換等'業(yè)務行為；

a）將移交信息.XML文件以及移交、接收過程信息寫入數(shù)字檔案館應用系統(tǒng)相關數(shù)據(jù)庫，

生成、管理《電子檔案移交與接收登記表》（附錄E.4）；

b）移交、接收雙方填寫、辦理紙質《電子檔案移交接收表》（附錄E.5）并分別歸檔保

存，納入電子檔案管理系統(tǒng)進行長期管理，完成移交、接收程序。

10.2電子檔案的轉換與遷移

10.2.1應在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎上,按照68/718894-2016的10.2

給出的要求，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉換或遷移。

10.2.2出現(xiàn)但不限于以下情況時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉換或遷移：

a）電子檔案的計算機文件格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案或元數(shù)據(jù)

的格式轉換；

b）因技術更新、介質檢測不合格等原因需更換離線存儲介質時，應實施電子檔案或元

數(shù)據(jù)離線存儲介質的轉換；

c）支撐電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)運行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、磁盤

陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎軟件等設備升級、更新時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移;

d）電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)應用軟件更新時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)

的遷移。

10.2.3參照ISO13008-2C12等標準要求，電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉換、遷移主:要包括8個程

序：

——確認轉換或遷移需求；

——評估轉換或遷移風險；

-制定轉換或遷移方案；

——審批轉換或遷移方案；

一轉換或遷移測試；

——實施轉換或遷移；

一一評估轉換或遷移結果；

報告轉換或遷移結果。

10.2.4應在確信轉換或遷移活動成功實施之后，對轉換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進

行銷毀或繼續(xù)留存的處置，

10.2.5電子檔案及其元數(shù)據(jù)庫的轉換、遷移活動應記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，填

寫、辦理書面《電子檔案格式轉換與遷移登記表》（附錄W的表E.2）并歸檔保存，納入電子檔

案管理系統(tǒng)進行長期管理，

10.2.6應對經過計算機文件格式轉換的電子檔案及其元數(shù)據(jù)重新備份。

10.3電子檔案的解密

10.3.1應按照《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》、GB/T7156-2003等法規(guī)、標

淮，定期對電子檔案進行解密審查，審查程序應符合國家有關規(guī)定。

10.3.2應基于辦公自動化系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)實施電子檔案解密活動，包括但不限「

以下要求：

a）根據(jù)解密審查意見自動或手工更新密級元數(shù)據(jù)值，根據(jù)解密后電子檔案內容的敏感

程度，著錄為公開或限制；

b）保存、管理解密審查意見、解密電子檔案清單；

c）在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄解密活動；

d）在解密日志中記錄解密依據(jù)、解密電子檔案數(shù)量及檔號、解密行為、原密級、解密

時間及解密操作責任人等，

10.4電子檔案的銷毀

10.4.1應基于電子檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)對保存到期電子檔案進行銷毀鑒定和實

施銷毀等活動，涉密電子檔案的銷毀應按照國家保密規(guī)定執(zhí)行。

10.4.2電子檔案銷毀鑒定主要包括兩項內容：

a）檢索、篩選到期電子檔案，對照電子檔案內容進行逐?鑒定，給出銷毀或續(xù)存意見，

輸出擬銷毀電子檔案清單；

b）形成書面到期電子檔案銷毀報告、擬銷毀電子檔案清單，報上級領導審批，通過審

批后可進入實施銷毀程序，

10.4.3實施銷毀活動包括以下要求：

a）啟動銷毀流程，對在線存儲的保存到期電子檔案進行徹底刪除，在管理過程元數(shù)據(jù)

中記錄銷毀活動，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)完整移入電子檔案銷毀數(shù)據(jù)庫；

b）從近線備份、異地容災備份系統(tǒng)中徹底刪除應銷毀電子檔案；

c）從離線存儲介質中徹底刪除應銷毀電子檔案；友于一次性寫入光盤備份載體，將需

繼續(xù)保存的電子檔案及其元數(shù)據(jù)遷移或轉換至新的離線冬份載體后，對原備份光盤作破壞性

徹底銷毀。

d）填寫、辦理書面《電子檔案銷毀登記表》（附錄E的表E.3）。

e）將書面到期電子檔案銷毀報告、擬銷毀電子檔案清單及審批意見、《電子檔案銷毀

登記表》歸檔保存，同時以數(shù)據(jù)庫文件、PDF或0FD版式格式文檔納入電子檔案管理系統(tǒng)進行

長期管理。

附錄A

（資料性附錄）

辦公自動化系統(tǒng)文書電子文件歸檔業(yè)務功能基本要求

序號功能要求約束

1文書電子文件的形成和收集

支持形成、管理、歸檔組織機構應歸檔的全部文書電子文件，包括：發(fā)文、來

1.1必選

文、非公文類電子文件、業(yè)務電子文件等

支持形成、固化國家法律法規(guī)、組織機構規(guī)定的電子文件原件形式、邏輯格式必選

1.2

要素

1.2.1GB/T33476.1-2016要求的電子公文格式要素齊全完整必選

按照GB/T33476.1-2016要求，制作、生成符合頁面尺寸及版面、公文格式各必選

1.2.2要素編排規(guī)則、公文特定格式、式樣要求，以及紅頭等格式、顏色要求的電子

公文正本

在電子文件、公文處理單頁面實時或特定位置保存、固化手工親筆簽名、簽批必選

1.2.3

意見

在一件電子文件擬辦過程中，經辦公自動化系統(tǒng)輸出形成的電子文件組件紙質必選

打印件，如某稿本或公文處理單，在后續(xù)擬辦過程中形成組織機構相關負責人

1.2.4

親筆簽署意見、簽名時，應支持通過數(shù)字化轉換生成電子文件組件，將其導入

辦公自動化系統(tǒng)，按照文書處理程序或業(yè)務辦理程序插入正確位置

配置符合GB/T33481-2016要求的電子印章和電子印章管理系統(tǒng)，形成、固化必選

1.2.4

電子文件的原件形式

1.2.4.1基于規(guī)范的程序為電子公文用印必選

1.2.4.2如有需要，基于規(guī)范的程序為其他電子文件用印必選

將用印信息，包括用印行為、用印責任人、用印時間等記錄于公文處理單頁面，必選

1.2.4.3

或寫入PDF或0FD版式格式文檔的頭文件中

帶電子印章的電子文件或電子文件組件轉為版式格式文檔并歸檔后，其版面格必選

1.2.4.4

式、電子印章樣式、顏色等應與轉換前保持一致

以符合本標準7.1.4要求的通用計算機文件格式形成、存儲、歸檔電子文件及必選

1.3

其組件

以符合DA/T47-2009要求的計算機文件格式形成、存儲并歸檔文本類電子文必選

1.3.1

件

1.3.1.1以PDF、PDF/A、0FD等版式格式形成、存儲、歸檔電子文件正本必選

以帶修訂標記的“PS、DOC等通用計算機文件格式形成、存儲并歸檔電子文件必選

修改稿；法律、法規(guī)擬制過程中形成的多版本重要修改稿應分別形成、存儲、

1.3.1.2

歸檔，其他電子文件修改稿，宜采用1個帶修訂標記的流式文檔記錄全部修改

信息，并存儲、歸檔

電子文件擬辦過程信息，宜以數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲，同時，按照辦公自動化必選

1.3.1.3系統(tǒng)顯示的邏輯格式，如公文處理單的版面邏輯格式，轉換一套PDF或OFD版

式格式存儲、歸檔

1.3.1.4業(yè)務辦理過程信息，可以關系型數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲，同時，應按照辦公自必選

序號功能要求約束

動化系統(tǒng)顯示的頁面邏輯格式轉換一套PDF或OFD版式格式存儲、歸檔，或按

照原數(shù)據(jù)庫結構轉換為XML格式歸檔，XML文件應采用中文標簽

按照7.1.4a）、7.2.3a）要求經數(shù)字化形成、收集的PDF或0FD版式格式電子可選

1.3.2文件，宜自動鑒別并轉換為雙層PDF或雙層OFD版式格式后再導入、存儲并歸

檔

根據(jù)實際需要，以ET、XLS、PDF、OFD、WPS、DOC等任一種通用計算機文件格必選

1.3.3

式形成、存儲并歸檔統(tǒng)計報表類電子文件

以關系型數(shù)據(jù)庫文件形成、存儲的電子文件，歸檔前按照原數(shù)據(jù)庫結構轉換為條件選

1.3.4

XML格式歸檔，XML文件應采用中文標簽，自帶文檔類型定義（DTD）

應以SVG、SWF、MMF、EMF、EPS、DXF等通用計算機文件格式形成、存儲、歸條件選

1.3.5

檔二維矢量電子文件，或轉換為PDF/E格式歸檔

1.4支持導入外部形成的電子文件、電子文件組件必選

屬于組合電子文件的，或為電子文件組件的，通過準確插入、存儲、命名等功必選

1.4.1能措施，將電子文件或電子文件組件導入，建立組合電子文件、復合電子文件

之間的關聯(lián)關系

根據(jù)組織機構業(yè)務需求和文件形成規(guī)律，建立某些類別組合文件、電子文件組可選

1.4.2件構成模板，強制保障7.2所述組合電子文件、電子文件及其組件的齊全完整，

否則業(yè)務流程停止

基于歸檔范圍與保管期限表，至年度電子文件歸檔最后時限向有關角色自動提必選

1.5

示應歸檔范圍內電子文件及其元數(shù)據(jù)為空的類目

1.6不以打包、壓縮方式存儲電子文件及其組件，否則，應在歸檔前解壓縮必選

在電子文件擬辦或業(yè)務辦理過程中，采集、形成、存儲7.4要求的基本元數(shù)據(jù)，

包括：

1.標識符元數(shù)據(jù)：統(tǒng)一社會信用代碼，唯一標識符，年度，件號，子件號，計

算機文件名。按自定義規(guī)則編制電子文件唯一標識符、電子文件及其組件的計

1.7必選

算機文件名，保證辦公自動化系統(tǒng)內的唯一

2.內容與形式特征元數(shù)據(jù)：題名、文件編號、責任者、成文時間、附件題名、

機構或問題、保管期限、密級

3.物理結構元數(shù)據(jù)：格式信息、計算機文件大小

在電子文件擬辦或業(yè)務辦理過程中，采集、基于數(shù)據(jù)庫存儲可選元數(shù)據(jù)，如附

1.8可選

錄B的B.1所列可選元數(shù)據(jù)

1.9以計算機文件名元數(shù)據(jù)為鍵值，建立電子文件與相應元數(shù)據(jù)的關聯(lián)必選

1.10電子文件擬辦活動完畢后，應禁止對電子文件及其元數(shù)據(jù)的修改操作必選

2文書電子文件的整理

在電子文件擬制或辦理的起始業(yè)務節(jié)點，提供適當功能實現(xiàn)邏輯關聯(lián)同一業(yè)務

活動中形成的往來電子文件及其組件，按順序命名并集中存儲。

2.1建議實現(xiàn)方法：以年度為周期，設置業(yè)務活動名稱列表（如下拉菜單），供文必選

秘人員在開始擬稿或辦理時，先選擇電子文件得以擬制或辦理的業(yè)務活動，如

是新的業(yè)務，則新建業(yè)務活動條目，要求文秘人員錄入業(yè)務名稱

2.2內置電子文件歸檔范圍與保管期限表，支持自動劃分電子文件保管期限必選

2.2.1支持監(jiān)控電子文件齊全完整地形成，參見本附錄1.5所述要求必選

2.2.2在電子文件擬制或辦理的起始節(jié)點，顯示歸檔范圍與保管期限表，供電子文件必選

序號功能要求約束

擬制或辦理人員選擇類目，據(jù)此自動為該電子文件劃分保管期限，為保管期限

元數(shù)據(jù)賦值

自動為組合電子文件的第1件劃分保管期限后，自動為以后形成的同一組合體可選

2.2.3

內的其他電子文件劃分相同保管期限，為保管期限元數(shù)據(jù)賦值

可編輯、管理電子文件歸檔范圍與保管期限表，包括增加、刪除、修改歸檔范必選

2.2.4圍類目及相應的保管期限等，在日志中記錄針對歸檔范圍與保管期限表的管理

責任信息

內置電子文件分類方案，支持在電子文件擬制或辦理過程中，自動完成電子文必選

2.3

件的分類

通過一組功能點自置文書電子文件分類方案，如以下三種：必選

年度一機構一保管期限

2.3.1

年度一問題一保管期限

年度一保管期限

根據(jù)應用系統(tǒng)日期、用戶注冊的內部機構或問題信息、保管期限劃分結果，為必選

2.3.2電子文件的年度、機構或問題、保管期限元數(shù)據(jù)賦值，實現(xiàn)電子文件的自動分

類

支持分類級次的擴展，可編輯、管理電子文件分類方案，在口志中記錄針對分必選

2.3.3

類方案的管理責任信息

2.4根據(jù)分類結果，為電子文件、電子文件組件命名、排序、存儲必選

在保管期限下，按電子文件形成順序，為電子文件編制件號和子件號，為件號、必選

2.4.1

子件號元數(shù)據(jù)賦值

按內置命名規(guī)則為電子文件及其組件命名，命名結果即體現(xiàn)排序結果；命名規(guī)必選

2.4.2

則宜包含分類方案語義信息、件號、子件號等

宜以分類方案類目逐級建立文件夾，如保管期限，建立文件夾，將屬同一類目必選

2.4.3

的電子文件及其組件集中存儲，完成電子文件的整理

3