加油站文件檔案管理制度

可編輯可編輯精品精品可編輯精品文件檔案管理制度1.目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制定。2.范圍適用于本加油站所有文件和檔案的編制、審批、發(fā)放、更改、編碼（標(biāo)識(shí)）、作廢等全過(guò)程活動(dòng)的管理，包括相關(guān)部門下發(fā)的文件。3.職責(zé)加油站文件和檔案管理由安全管理員負(fù)責(zé)，文件、檔案管理人員職責(zé)有：3.1負(fù)責(zé)全站文件的管理歸檔。3.2安全員本制度歸口管理，負(fù)責(zé)管理體系文件和檔案（程序文件、記錄、技術(shù)文件等）的組織編制、審核、發(fā)放、編碼、作廢等的管理。3.3加油站設(shè)檔案室或檔案柜。需歸檔的文件、檔案，由安全管理人員負(fù)責(zé)存檔。3.4借閱、查找文件由安全管理人員負(fù)責(zé)登記等手續(xù)辦理。4.歸檔范圍4.1法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由加油站識(shí)別的《適用的安全生產(chǎn)法律法規(guī)及其他要求清單》（AQBZH-JL/1-1）的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。4.2安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門或相關(guān)政府部門發(fā)放的文件。4.3加油站制定的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。4.4加油站與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。可編輯可編輯精品精品可編輯精品4.5證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、加油站獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。4.6財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。4.7勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。4.8儀器、設(shè)備方面的文件材料。4.9基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。4.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料。4.11加油站對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)。5.工作程序5.1文件歸檔要求歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用；準(zhǔn)確劃分保管期限，分年度、分級(jí)別、分類別進(jìn)行整理；文件排列系統(tǒng)有序，歸檔文件蓋好歸檔章，準(zhǔn)確填寫歸檔章上的各項(xiàng)內(nèi)容，填寫歸檔文件目錄、備考表；永久、長(zhǎng)期保管的文件去除金屬裝訂物；書(shū)寫規(guī)范，具有耐久性；文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。5.2歸檔時(shí)間每年的文件材料在辦理完畢后，要求在第二年的第一季度末整理歸檔，編制文件目錄，向本單位綜合檔案室移交。照片、錄音、錄像材料由負(fù)責(zé)拍攝者在完成拍攝工作后寫好文字說(shuō)明，及時(shí)交綜合檔案室立卷歸檔。5.3文件統(tǒng)一編碼5.3.1文件分類管理，按照不同類型文件編制文件編碼。可編輯可編輯精品精品可編輯精品5.3.1.1安全標(biāo)準(zhǔn)化體系文件：AQBZH5.3.1.2.制度：ZD5.3.1.3.文件：WJ5.3.1.4記錄：JL5.3.1.5報(bào)告：BG.5.3.2文件編制格式要求：□□□□□-□□/□□-□□□abcd注：a:文件類別b:文件類型c：要素編號(hào)d：流水號(hào)5.4文件的審批、評(píng)審與更改5.4.1文件的審批a.管理體系文件在發(fā)布前由站長(zhǎng)或指定技術(shù)負(fù)責(zé)人審批，以確保文件的準(zhǔn)確性和適宜性，要求內(nèi)容正確、清晰、完整與其他文件協(xié)調(diào)一致，且易于理解。b.文件實(shí)行三級(jí)審簽制（編制、審核、批準(zhǔn)）；c.記錄格式由站長(zhǎng)審批；可編輯可編輯精品精品可編輯精品5.4.2文件的評(píng)審a.站長(zhǎng)對(duì)現(xiàn)有體系文件有效性進(jìn)行評(píng)審，填寫“文件有效性評(píng)審，并將評(píng)審結(jié)果形成分加油站“有效文件清單”，包括體系文件清單、記錄清單、等內(nèi)容。b.業(yè)務(wù)部部組織相關(guān)人員對(duì)分加油站現(xiàn)用的各類管理辦法、規(guī)章制度等進(jìn)行有效性評(píng)審，填寫“文件有效性評(píng)審表”，并根據(jù)管理辦法、規(guī)章制度的評(píng)審結(jié)果形成“有效文件清單”。c.各類有效文件清單（程序文件、記錄清單、管理辦法或規(guī)章制度、應(yīng)用軟件清單、外來(lái)文件清單）分別經(jīng)站長(zhǎng)審批后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)予以傳遞，并及時(shí)予以更新。d.檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求分別建立，包括：重大隱患項(xiàng)目檔案、重大危險(xiǎn)源檔案、安全培訓(xùn)教育檔案、特種設(shè)備檔案、合各供應(yīng)商檔案、承包商管理檔案、職業(yè)衛(wèi)生檔案、危險(xiǎn)化學(xué)品檔案、事故檔案等。5.4.3文件的更改和修訂a.安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程至少每三年評(píng)審、修訂一次；b.各類文件的更改，由文件執(zhí)行崗位人員填寫“文件更改或修訂審批單”，經(jīng)站長(zhǎng)審批后實(shí)施更改，更改或修訂內(nèi)容須經(jīng)再次批準(zhǔn)方可發(fā)布實(shí)施，并填寫“文件更改記錄”。c.文件內(nèi)容更改或修訂時(shí)，應(yīng)在更改或修訂處注明更改標(biāo)記，修改碼由“0”開(kāi)始，逐次加“1”，文件更改部門應(yīng)按規(guī)定發(fā)放修改后的文件，同時(shí)收回作廢文件。d.更換頁(yè)時(shí)，由主管部門統(tǒng)一下發(fā)新頁(yè)，收回舊頁(yè)，頁(yè)修改狀態(tài)逐次加“1”?？删庉嬁删庉嬀肪房删庉嬀積.文件內(nèi)容已經(jīng)多次更改或修訂后無(wú)法繼續(xù)更改時(shí)，應(yīng)考慮換版；文件的使用時(shí)間超過(guò)規(guī)定的使用期限時(shí)，應(yīng)審定是否持續(xù)有效或換版；由文件主管部門填寫“文件換版審批單”，經(jīng)審批后執(zhí)行。5.5文件的接收與發(fā)放5.5.1文件管理人員接收文件時(shí)，填寫“文件接收/發(fā)放登記”，并定期檢查在用文件的有效性，核查各使用人手中的文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.5.2文件發(fā)放時(shí)，領(lǐng)用人要在“文件發(fā)放/收回登記”本上簽字，程序文件等管理體系文件應(yīng)在文件封面上注明受控號(hào)（或分發(fā)號(hào)）。5.6文件收回與作廢作廢的文件由安全員按發(fā)放記錄收回，加注“作廢”標(biāo)識(shí)（蓋“作廢”章、筆簽“作廢”或畫“×”），并填寫“文件留用/作廢審批單”，經(jīng)站長(zhǎng)批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷毀，需作資料保存時(shí)，由文件管理部室加蓋“保留資料”印章，方可保留。5.7文件和檔案的保存與管理5.7.1文件的保存形式一般為文本形式，也可以將文件保存在軟盤、光盤中。所有存入軟盤、光盤的文件應(yīng)該備份防止丟失，并加以標(biāo)識(shí)。5.7.2具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件由安全員送交上級(jí)加油站檔案室保存，按加油站《文件和檔案管理制度》執(zhí)行。5.7.3其它文件的保存應(yīng)有序、分類，存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方，以便識(shí)別、存取和檢索。環(huán)境條件應(yīng)防潮、放蟲(chóng)蛀、防盜，有效期為三年。5.7.4文件使用人不得在受控文件上隨意更改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清潔和完整?？删庉嬁删庉嬀肪房删庉嬀?.7.5需臨時(shí)借閱文件的人員，應(yīng)經(jīng)站長(zhǎng)同意。6相關(guān)文件《識(shí)別和獲取適用的安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求的制度