合同條款談判管理制度

合同條款談判管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同條款談判流程，確保談判過程的科學(xué)性、公正性和高效性，維護公司合法權(quán)益，提高合同質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類合同條款談判活動，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同條款應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律強制性條款。2.平等互利原則：談判雙方應(yīng)在平等的基礎(chǔ)上進行協(xié)商，確保雙方的利益得到充分保障，實現(xiàn)互利共贏。3.誠實守信原則：談判過程中應(yīng)秉持誠實守信的態(tài)度，如實披露相關(guān)信息，不得隱瞞或欺詐。4.風(fēng)險防范原則：充分評估合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并在條款中予以合理約定和防范。二、談判團隊組建（一）談判小組構(gòu)成根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、復(fù)雜程度等因素，組建由相關(guān)部門人員組成的談判小組。談判小組一般應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門代表、法務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等，必要時可邀請技術(shù)專家、外部顧問等參與。（二）人員職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門代表：負責(zé)提供業(yè)務(wù)需求、市場信息，參與商務(wù)條款的談判，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際情況和公司業(yè)務(wù)目標。2.法務(wù)部門代表：審查合同條款的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險，提供法律意見和建議。3.財務(wù)部門代表：對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，評估財務(wù)風(fēng)險，提供財務(wù)分析和預(yù)算建議。4.其他成員：根據(jù)談判需要，提供專業(yè)技術(shù)支持、行業(yè)經(jīng)驗等，協(xié)助解決談判中的相關(guān)問題。（三）談判小組組長職責(zé)1.負責(zé)組織談判小組的各項工作，制定談判計劃和策略。2.協(xié)調(diào)談判小組成員之間的溝通與協(xié)作，確保談判工作順利進行。3.主導(dǎo)談判進程，把握談判方向，及時做出決策。4.對談判結(jié)果進行審核和評估，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報談判情況。三、談判準備（一）信息收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)信息，包括市場行情、競爭對手情況、合作方背景資料等，為談判提供數(shù)據(jù)支持。2.法務(wù)部門應(yīng)收集與合同相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件等，確保合同條款合法合規(guī)。3.財務(wù)部門應(yīng)收集與合同相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，如成本預(yù)算、價格走勢等，為財務(wù)條款的談判提供依據(jù)。（二）資料整理談判小組對收集到的信息進行整理和分析，形成談判資料，包括項目背景、目標要求、對方情況分析、談判要點等。（三）談判方案制定1.根據(jù)談判資料，談判小組制定談判方案，明確談判目標、策略、底線以及談判流程。2.談判目標應(yīng)具體、明確、可衡量，分為最優(yōu)目標、可接受目標和底線目標。3.談判策略應(yīng)根據(jù)談判對手的特點和談判形勢制定，包括開局策略、報價策略、討價還價策略等。（四）內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)1.談判小組在談判前應(yīng)進行內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)，確保小組成員對談判目標、策略等達成共識。2.對于重大合同或復(fù)雜合同的談判，應(yīng)組織相關(guān)部門進行聯(lián)合討論，充分聽取各方意見，形成統(tǒng)一的談判口徑。四、談判過程管理（一）開場階段1.談判小組組長介紹談判小組成員，營造良好的談判氛圍。2.雙方就談判的目的、議程、規(guī)則等進行溝通和確認。（二）陳述階段1.雙方依次陳述己方的立場、觀點和要求，重點闡述合同的主要條款和關(guān)鍵問題。2.在陳述過程中，應(yīng)保持清晰、準確、客觀，避免模糊不清或誤導(dǎo)性表述。（三）磋商階段1.雙方圍繞合同條款進行磋商，就分歧點展開討論和協(xié)商。2.談判人員應(yīng)充分運用談判策略和技巧，尋求雙方利益的平衡點，爭取達成共識。3.在磋商過程中，應(yīng)注重溝通方式和方法，保持冷靜、理智，避免情緒化的表達和沖突。（四）讓步與妥協(xié)1.在談判過程中，雙方可能需要做出一定的讓步和妥協(xié)，以推動談判進程。2.讓步應(yīng)遵循適度、對等、有條件的原則，確保讓步不會損害公司的核心利益。3.每一次讓步都應(yīng)經(jīng)過充分的評估和討論，明確讓步的目的、范圍和預(yù)期效果。（五）僵局處理1.如果談判過程中出現(xiàn)僵局，談判小組應(yīng)分析僵局產(chǎn)生的原因，采取相應(yīng)的措施加以解決。2.可以通過調(diào)整談判策略、引入第三方調(diào)解、暫停談判等方式打破僵局，尋求新的談判思路和解決方案。（六）記錄與紀要1.談判過程中應(yīng)安排專人負責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括談判時間、地點、參與人員、討論內(nèi)容、達成的共識等。2.談判結(jié)束后，應(yīng)及時整理談判紀要，經(jīng)雙方確認后作為合同起草的依據(jù)。談判紀要應(yīng)準確反映談判的主要內(nèi)容和結(jié)果，避免模糊不清或歧義。五、合同條款審核（一）業(yè)務(wù)條款審核1.業(yè)務(wù)部門對合同中的業(yè)務(wù)條款進行審核，確保條款符合業(yè)務(wù)實際需求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.重點審核合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間、交付地點、驗收標準等條款，確保業(yè)務(wù)操作的可行性和可操作性。（二）法務(wù)條款審核1.法務(wù)部門對合同條款的合法性、合規(guī)性進行全面審核，防范法律風(fēng)險。2.審核合同的主體資格、合同形式、條款內(nèi)容是否違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定，是否存在潛在的法律糾紛。3.對合同中的爭議解決條款進行審核，確保爭議解決方式合法有效、公平合理。（三）財務(wù)條款審核1.財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進行審核，評估財務(wù)風(fēng)險。2.審核合同的價格條款、付款方式、結(jié)算周期、費用承擔(dān)等條款，確保財務(wù)安排合理、清晰，符合公司財務(wù)政策。3.對合同中的稅務(wù)條款進行審核，確保稅務(wù)處理符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定。（四）綜合審核1.談判小組對審核后的合同條款進行綜合評估，確保條款之間相互協(xié)調(diào)、無矛盾沖突。2.根據(jù)審核意見，對合同條款進行修改和完善，確保合同條款準確、完整、清晰。六、合同簽訂（一）合同審批1.經(jīng)審核通過的合同，按照公司合同審批流程進行審批。2.合同審批應(yīng)明確審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批權(quán)限和審批時間要求，確保審批流程規(guī)范、高效。（二）簽訂授權(quán)1.根據(jù)合同審批結(jié)果，確定合同簽訂的授權(quán)代表。2.授權(quán)代表應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)資格和能力，能夠代表公司簽訂合同，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）合同簽訂1.授權(quán)代表在授權(quán)范圍內(nèi)與對方簽訂合同，簽訂過程應(yīng)嚴格按照合同文本進行，確保合同條款與審批后的條款一致。2.合同簽訂后，應(yīng)及時加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字確認。七、談判后續(xù)跟蹤（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時掌握合同執(zhí)行進度。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時與對方溝通協(xié)調(diào)，采取措施解決問題，確保合同順利履行。（二）風(fēng)險監(jiān)控1.法務(wù)部門和財務(wù)部門負責(zé)對合同履行過程中的風(fēng)險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)潛在的法律風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險。2.根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控情況，提出風(fēng)險預(yù)警和防范措施建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好風(fēng)險應(yīng)對工作。（三）變更與解除管理1.如果合同履行過程中需要變更或解除合同，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和合同約定的程序進行操作。2.變更或解除合同前，應(yīng)進行充分的評估和協(xié)商，確保變更或解除行為符合法律法規(guī)的規(guī)定，不會給公司造成損失。八、談判檔案管理（一）檔案收集談判過程中形成的各類文件、資料，包括談判方案、談判記錄、談判紀要、合同文本、審核意見等，均應(yīng)作為談判檔案進行收集。（二）檔案整理對收集到的談判檔案進行分類整理，按照合同類別、時間順序等進行編號和歸檔，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（三）檔案保管談判檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露。（四）檔案查閱因工作需要查閱談判檔案的，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準后方可查閱。查閱過程中應(yīng)注意保護檔案資料的安全和保密，不得擅自復(fù)制、涂改或銷毀檔案資料。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立合同條款談判監(jiān)督機制，定期對談判活動進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括談判程序是否合規(guī)、談判人員是否盡職、合同條款是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核指標1.制定合同條款談判考核指標，包括談判目標達成率、合同質(zhì)量、談判效率、風(fēng)險防范等方面。2.考核指標應(yīng)具體、量化，便于考核和評價談判小組及談判人員的工作績效。（三）考核方式1.定期對談判小組及談判人員的工作進行考核評價，考核方式包括自評、互評和上級評價相結(jié)合。