醫(yī)院后勤資料管理制度

醫(yī)院后勤資料管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)院后勤資料的管理，確保后勤資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高后勤工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)院后勤部門(mén)所涉及的各類資料的管理，包括但不限于物資采購(gòu)資料、設(shè)備維修資料、環(huán)境衛(wèi)生資料、安全保衛(wèi)資料等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院后勤資料實(shí)行統(tǒng)一管理，由后勤部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.分類管理原則：根據(jù)后勤資料的性質(zhì)和用途，將其分為不同的類別進(jìn)行管理，如物資采購(gòu)類、設(shè)備維修類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全保衛(wèi)類等。3.安全保密原則：對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密和患者隱私的后勤資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，確保資料的安全。4.及時(shí)更新原則：后勤部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新和補(bǔ)充各類后勤資料，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.管理機(jī)構(gòu)醫(yī)院后勤部門(mén)設(shè)立資料管理小組，負(fù)責(zé)醫(yī)院后勤資料的管理工作。資料管理小組由后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括后勤各科室負(fù)責(zé)人及資料管理人員。2.職責(zé)分工（1）后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對(duì)后勤資料管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，審批資料管理制度和相關(guān)規(guī)定，協(xié)調(diào)解決資料管理工作中的重大問(wèn)題。（2）后勤各科室負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本科室后勤資料的收集、整理和報(bào)送工作，對(duì)本科室資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。（3）資料管理人員：負(fù)責(zé)醫(yī)院后勤資料的日常管理工作，包括資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀等。資料的收集與整理一、收集范圍1.物資采購(gòu)資料：包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)備維修資料：包括設(shè)備維修申請(qǐng)、維修記錄、維修報(bào)告、設(shè)備保養(yǎng)記錄等。3.環(huán)境衛(wèi)生資料：包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄、垃圾處理記錄等。4.安全保衛(wèi)資料：包括安全檢查記錄、消防演練記錄、治安事件處理記錄等。5.其他后勤資料：包括后勤工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知等。二、收集方式1.日常收集：各科室應(yīng)定期將本科室產(chǎn)生的后勤資料收集整理，并報(bào)送至資料管理人員處。2.專項(xiàng)收集：對(duì)于一些重要的后勤資料，如物資采購(gòu)合同、設(shè)備維修報(bào)告等，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)收集，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.外部收集：對(duì)于一些需要從外部獲取的后勤資料，如供應(yīng)商資質(zhì)證明、衛(wèi)生許可證等，應(yīng)由資料管理人員負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行審核和備案。三、整理要求1.分類整理：將收集到的后勤資料按照不同的類別進(jìn)行整理，如物資采購(gòu)類、設(shè)備維修類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全保衛(wèi)類等。2.編號(hào)歸檔：對(duì)整理好的后勤資料進(jìn)行編號(hào)，并按照編號(hào)順序歸檔存放。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于資料的查詢和管理。3.格式規(guī)范：后勤資料的格式應(yīng)符合醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定和要求，如文件格式、字體大小、排版等。4.內(nèi)容完整：后勤資料的內(nèi)容應(yīng)完整，包括資料的標(biāo)題、日期、編號(hào)、內(nèi)容摘要、相關(guān)人員簽字等。資料的歸檔與保管一、歸檔要求1.歸檔時(shí)間：各科室應(yīng)在后勤資料產(chǎn)生后的[具體時(shí)間]內(nèi)將資料報(bào)送至資料管理人員處，資料管理人員應(yīng)在收到資料后的[具體時(shí)間]內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔范圍：凡屬于醫(yī)院后勤資料管理范圍的資料，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。3.歸檔方式：采用紙質(zhì)歸檔和電子歸檔相結(jié)合的方式，將后勤資料分別歸檔存放于紙質(zhì)檔案和電子檔案中。4.歸檔地點(diǎn)：醫(yī)院設(shè)立專門(mén)的后勤資料檔案室，用于存放后勤資料。資料管理人員應(yīng)將歸檔的后勤資料妥善保管在檔案室中，并定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查和維護(hù)。二、保管要求1.安全保管：采取必要的安全措施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等，確保后勤資料的安全。2.分類保管：將歸檔的后勤資料按照不同的類別進(jìn)行保管，如物資采購(gòu)類、設(shè)備維修類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全保衛(wèi)類等，便于資料的查詢和管理。3.定期清理：定期對(duì)歸檔的后勤資料進(jìn)行清理，將過(guò)期或無(wú)用的資料及時(shí)銷(xiāo)毀，以減少檔案存儲(chǔ)空間。4.備份存檔：對(duì)重要的后勤資料進(jìn)行備份存檔，以防資料丟失或損壞。備份存檔的方式可以采用紙質(zhì)備份和電子備份相結(jié)合的方式。資料的借閱與使用一、借閱范圍1.醫(yī)院內(nèi)部人員：醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門(mén)的工作人員，因工作需要可以借閱后勤資料。2.外部單位：與醫(yī)院有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位，因工作需要可以借閱相關(guān)的后勤資料。二、借閱程序1.借閱申請(qǐng)：借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核批準(zhǔn)：資料管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱資料的合法性和必要性，并經(jīng)后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.辦理借閱：借閱人員憑借閱申請(qǐng)表到資料管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的后勤資料。借閱資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容等信息，確保資料的準(zhǔn)確性。4.歸還資料：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的后勤資料，如因工作需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還資料時(shí)，資料管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保資料的完整性。三、使用要求1.愛(ài)護(hù)資料：借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)借閱的后勤資料，不得損壞、涂改、丟失或擅自復(fù)制資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向資料管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.保密要求：借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守醫(yī)院的保密制度，不得將借閱的后勤資料泄露給無(wú)關(guān)人員或用于非法用途。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有泄露資料的行為，應(yīng)立即停止其借閱資格，并追究其法律責(zé)任。3.合理使用：借閱人員應(yīng)合理使用借閱的后勤資料，不得將資料用于與工作無(wú)關(guān)的用途。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有濫用資料的行為，應(yīng)及時(shí)停止其借閱資格，并對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育。資料的更新與補(bǔ)充一、更新要求1.定期更新：后勤部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各類后勤資料進(jìn)行更新，如物資采購(gòu)資料應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行更新，設(shè)備維修資料應(yīng)根據(jù)設(shè)備維修記錄和維修報(bào)告進(jìn)行更新等。2.及時(shí)更新：對(duì)于一些重要的后勤資料，如衛(wèi)生許可證、消防許可證等，應(yīng)及時(shí)更新，以確保資料的有效性。3.動(dòng)態(tài)更新：對(duì)于一些涉及醫(yī)院工作動(dòng)態(tài)的后勤資料，如后勤工作計(jì)劃、工作總結(jié)等，應(yīng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，以反映醫(yī)院后勤工作的實(shí)際情況。二、補(bǔ)充要求1.補(bǔ)充內(nèi)容：對(duì)于一些在資料收集和整理過(guò)程中遺漏的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，以確保資料的完整性。2.補(bǔ)充時(shí)機(jī)：在發(fā)現(xiàn)資料有遺漏內(nèi)容時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，避免遺漏內(nèi)容對(duì)醫(yī)院后勤工作造成影響。資料的銷(xiāo)毀與處置一、銷(xiāo)毀范圍1.過(guò)期資料：超過(guò)保管期限的后勤資料，如物資采購(gòu)資料保管期限為[具體時(shí)間]，設(shè)備維修資料保管期限為[具體時(shí)間]等，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.無(wú)用資料：無(wú)保存價(jià)值的后勤資料，如重復(fù)的資料、錯(cuò)誤的資料等，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.涉密資料：涉及醫(yī)院機(jī)密和患者隱私的后勤資料，如患者病歷資料、醫(yī)療費(fèi)用清單等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。二、銷(xiāo)毀程序1.提出申請(qǐng)：需要銷(xiāo)毀后勤資料的科室或部門(mén)應(yīng)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，注明銷(xiāo)毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核批準(zhǔn)：資料管理人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)銷(xiāo)毀資料的合法性和必要性，并經(jīng)后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。3.監(jiān)督銷(xiāo)毀：在銷(xiāo)毀后勤資料時(shí)，應(yīng)由資料管理人員和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，確保資料被徹底銷(xiāo)毀。