公司酒水庫(kù)房管理制度

公司酒水庫(kù)房管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司酒水庫(kù)房的管理，確保酒水的安全存儲(chǔ)、合理使用與準(zhǔn)確核算，保障公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常開(kāi)展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及酒水庫(kù)房管理的部門和人員。3.管理原則確保酒水安全，防止丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。嚴(yán)格出入庫(kù)管理，做到賬目清晰、手續(xù)完備。合理規(guī)劃庫(kù)存，提高資金使用效率，避免積壓或缺貨。加強(qiáng)監(jiān)督檢查，保證制度執(zhí)行的有效性。二、庫(kù)房設(shè)置與布局1.庫(kù)房選址酒水庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、遠(yuǎn)離火源和污染源的位置。2.庫(kù)房分區(qū)存儲(chǔ)區(qū)：根據(jù)酒水的種類、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。通道區(qū)：保持通道暢通，寬度應(yīng)滿足搬運(yùn)設(shè)備和人員通行的要求。辦公區(qū)：用于庫(kù)房管理人員辦公，配備必要的辦公設(shè)備。3.存儲(chǔ)條件不同酒水對(duì)存儲(chǔ)條件有不同要求，如溫度、濕度、光照等。應(yīng)根據(jù)酒水特性，設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)環(huán)境，確保酒水質(zhì)量不受影響。對(duì)于易揮發(fā)、易燃、易爆的酒水，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。三、人員職責(zé)1.庫(kù)房管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)酒水庫(kù)房的日常管理工作，包括酒水的出入庫(kù)、存儲(chǔ)、盤點(diǎn)等。嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理制度，確保酒水的安全與完整。定期檢查庫(kù)房的存儲(chǔ)條件，如溫濕度、通風(fēng)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。協(xié)助相關(guān)部門做好酒水的采購(gòu)、銷售等工作，提供準(zhǔn)確的庫(kù)存信息。2.采購(gòu)人員職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，制定合理的酒水采購(gòu)計(jì)劃。選擇合格的供應(yīng)商，確保采購(gòu)的酒水質(zhì)量符合要求。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度。及時(shí)將采購(gòu)的酒水信息通知庫(kù)房管理人員，辦理入庫(kù)手續(xù)。3.銷售（使用）人員職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)酒水領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)審批后到庫(kù)房領(lǐng)取酒水。嚴(yán)格按照規(guī)定使用酒水，不得浪費(fèi)或挪作他用。對(duì)于領(lǐng)用的酒水，及時(shí)辦理相關(guān)使用記錄和報(bào)銷手續(xù)。4.財(cái)務(wù)人員職責(zé)負(fù)責(zé)酒水庫(kù)房的賬務(wù)核算，確保賬目準(zhǔn)確無(wú)誤。定期與庫(kù)房管理人員核對(duì)賬目，進(jìn)行賬實(shí)相符檢查。根據(jù)出入庫(kù)單據(jù)，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，提供財(cái)務(wù)報(bào)表和分析數(shù)據(jù)。對(duì)酒水的成本進(jìn)行核算和控制，參與采購(gòu)價(jià)格的審核。四、出入庫(kù)管理1.入庫(kù)管理采購(gòu)入庫(kù)采購(gòu)人員將采購(gòu)的酒水送達(dá)庫(kù)房時(shí)，庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和送貨清單，對(duì)酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單應(yīng)注明酒水的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)庫(kù)房留存，一聯(lián)交采購(gòu)人員，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。對(duì)于驗(yàn)收不合格的酒水，庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。其他入庫(kù)因業(yè)務(wù)往來(lái)、贈(zèng)品等原因進(jìn)入庫(kù)房的酒水，同樣需要辦理入庫(kù)手續(xù)。相關(guān)人員應(yīng)填寫(xiě)入庫(kù)單，并注明來(lái)源和事由。2.出庫(kù)管理領(lǐng)用出庫(kù)銷售（使用）人員填寫(xiě)酒水領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用酒水的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交庫(kù)房管理人員。庫(kù)房管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，則辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)出庫(kù)單。出庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)庫(kù)房留存，一聯(lián)交領(lǐng)用人員，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。領(lǐng)用人員憑出庫(kù)單到庫(kù)房領(lǐng)取酒水，庫(kù)房管理人員應(yīng)在出庫(kù)時(shí)對(duì)酒水進(jìn)行再次核對(duì)，確保發(fā)放的酒水與出庫(kù)單一致。銷售出庫(kù)銷售部門根據(jù)銷售訂單，開(kāi)具銷售發(fā)貨單，注明銷售酒水的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。銷售發(fā)貨單一式多聯(lián)，分別用于庫(kù)房發(fā)貨、財(cái)務(wù)記賬、客戶聯(lián)等。庫(kù)房管理人員依據(jù)銷售發(fā)貨單辦理出庫(kù)手續(xù)，按照訂單要求進(jìn)行酒水的包裝和發(fā)貨，并在銷售發(fā)貨單上簽字確認(rèn)。其他出庫(kù)因內(nèi)部調(diào)撥、報(bào)廢等原因需要出庫(kù)的酒水，應(yīng)按照相應(yīng)的審批流程辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)出庫(kù)單，并注明出庫(kù)原因。五、庫(kù)存管理1.庫(kù)存盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)酒水庫(kù)房進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次抽盤。盤點(diǎn)前，庫(kù)房管理人員應(yīng)整理好庫(kù)存賬目，核對(duì)出入庫(kù)單據(jù)，確保賬目清晰。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)逐一清點(diǎn)酒水的實(shí)際數(shù)量，并與庫(kù)存賬目進(jìn)行核對(duì)。對(duì)于盤盈、盤虧的情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并查明原因。盤點(diǎn)結(jié)束后，庫(kù)房管理人員應(yīng)填寫(xiě)盤點(diǎn)報(bào)告，注明盤點(diǎn)日期、實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈盤虧情況及原因等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)庫(kù)房負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門。不定期盤點(diǎn)公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)酒水庫(kù)房進(jìn)行盤點(diǎn)，如遇重大業(yè)務(wù)變動(dòng)、庫(kù)房管理人員變動(dòng)等情況。不定期盤點(diǎn)的流程與定期盤點(diǎn)相同，盤點(diǎn)結(jié)果同樣需形成報(bào)告報(bào)相關(guān)部門。2.庫(kù)存調(diào)整根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行庫(kù)存調(diào)整。對(duì)于盤盈的酒水，應(yīng)查明原因后辦理入庫(kù)手續(xù)，并調(diào)整庫(kù)存賬目；對(duì)于盤虧的酒水，應(yīng)根據(jù)審批后的盤虧報(bào)告，辦理出庫(kù)手續(xù)，并相應(yīng)調(diào)整庫(kù)存賬目。庫(kù)存調(diào)整應(yīng)填寫(xiě)庫(kù)存調(diào)整單，注明調(diào)整日期、調(diào)整原因、調(diào)整的酒水名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，庫(kù)存調(diào)整單一式三聯(lián)，一聯(lián)庫(kù)房留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交相關(guān)審批部門備案。3.庫(kù)存預(yù)警庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)酒水的銷售情況、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于或高于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)人員或銷售部門發(fā)出預(yù)警信息。采購(gòu)人員根據(jù)庫(kù)存預(yù)警信息，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃；銷售部門根據(jù)庫(kù)存情況，合理安排銷售活動(dòng)，避免因庫(kù)存不足影響業(yè)務(wù)，或因庫(kù)存積壓占用資金。六、酒水保管1.日常保管庫(kù)房管理人員應(yīng)定期檢查酒水的存儲(chǔ)狀況，查看酒水有無(wú)損壞、變質(zhì)、滲漏等情況。保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，定期清掃地面、貨架等，防止灰塵、雜物等污染酒水。按照酒水的存儲(chǔ)要求，合理控制庫(kù)房的溫濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件。對(duì)于需要特殊存儲(chǔ)條件的酒水，應(yīng)配備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，如空調(diào)、加濕器、除濕器等。對(duì)不同種類、規(guī)格、批次的酒水應(yīng)分開(kāi)存放，并做好標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.安全保管庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。庫(kù)房管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識(shí)和應(yīng)急處理技能，如發(fā)生火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施，并報(bào)告相關(guān)部門。加強(qiáng)庫(kù)房的門禁管理，非庫(kù)房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的人員，應(yīng)進(jìn)行登記，并在庫(kù)房管理人員的陪同下進(jìn)入。七、賬務(wù)管理1.賬目設(shè)置財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的酒水庫(kù)房賬目，按照酒水的品種、規(guī)格、批次等進(jìn)行明細(xì)核算。庫(kù)房賬目應(yīng)記錄酒水的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、金額、供應(yīng)商、領(lǐng)用部門等詳細(xì)信息。2.賬務(wù)處理庫(kù)房管理人員應(yīng)及時(shí)將出入庫(kù)單據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員根據(jù)出入庫(kù)單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于采購(gòu)入庫(kù)的酒水，財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)入庫(kù)單記錄庫(kù)存增加，并核算采購(gòu)成本；對(duì)于出庫(kù)的酒水，應(yīng)根據(jù)出庫(kù)單記錄庫(kù)存減少，并核算銷售成本或領(lǐng)用成本。每月末，財(cái)務(wù)人員應(yīng)與庫(kù)房管理人員進(jìn)行賬目核對(duì)，確保賬賬相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.財(cái)務(wù)報(bào)表財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制酒水庫(kù)房的財(cái)務(wù)報(bào)表，如庫(kù)存報(bào)表、出入庫(kù)明細(xì)表、成本核算表等。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映酒水庫(kù)房的庫(kù)存狀況、出入庫(kù)情況及成本核算結(jié)果，為公司管理層提供決策依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)酒水庫(kù)房管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)內(nèi)容包括出入庫(kù)管理、庫(kù)存管理、賬務(wù)管理、人員職責(zé)履行等方面，檢查是否存在違規(guī)操作、賬實(shí)不符等問(wèn)題。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。2.日常檢查庫(kù)房負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房管理人員日常工作的監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度得到有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括庫(kù)房環(huán)境、酒水存儲(chǔ)狀況、出入庫(kù)手續(xù)辦理、庫(kù)存盤點(diǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促庫(kù)房管理人員整改。3.績(jī)效考核將酒水庫(kù)房管理工作納入相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。根據(jù)庫(kù)房管理人員、采購(gòu)人員、銷售（使用）人