公司鑰匙門禁管理制度

公司鑰匙門禁管理制度一、總則（一）目的為了加強公司鑰匙與門禁的管理，保障公司財產安全，維護正常的辦公秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、臨時工作人員以及因工作需要進入公司的外部人員。（三）職責分工1.行政部門負責公司鑰匙的統(tǒng)一管理和調配，包括鑰匙的制作、登記、發(fā)放、回收、保管等工作。負責門禁系統(tǒng)的日常維護和管理，包括門禁設備的安裝、調試、維修、權限設置等工作。定期檢查鑰匙和門禁系統(tǒng)的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。2.各部門負責人負責本部門鑰匙的保管和使用監(jiān)督，確保本部門員工正確使用鑰匙和門禁系統(tǒng)。配合行政部門做好本部門門禁權限的申請、變更和取消等工作。3.員工個人負責妥善保管自己所使用的鑰匙，不得隨意轉借他人。嚴格按照公司規(guī)定使用門禁系統(tǒng)，不得擅自破壞或更改門禁設備。二、鑰匙管理（一）鑰匙分類1.辦公區(qū)域鑰匙：包括辦公室門、文件柜、抽屜等鑰匙。2.公共區(qū)域鑰匙：包括會議室、倉庫、機房、配電室等公共區(qū)域的鑰匙。3.特殊區(qū)域鑰匙：如財務室、檔案室、保密室等重要或敏感區(qū)域的鑰匙。（二）鑰匙制作1.因工作需要新制作鑰匙時，由使用部門填寫《鑰匙制作申請表》，注明鑰匙用途、數(shù)量、使用部門等信息，經部門負責人簽字后，報行政部門審核。2.行政部門根據(jù)申請表內容進行核實，確認無誤后安排制作鑰匙。制作完成后，行政部門應及時將新鑰匙登記入庫，并通知申請部門領取。（三）鑰匙登記1.行政部門應建立《鑰匙管理臺賬》，詳細記錄每把鑰匙的編號、用途、使用部門、領取人、領取時間、歸還時間等信息。2.鑰匙領取人在領取鑰匙時，應在《鑰匙管理臺賬》上簽字確認。（四）鑰匙發(fā)放1.辦公區(qū)域鑰匙由各部門負責人到行政部門領取，領取后應及時將鑰匙發(fā)放給本部門員工，并做好發(fā)放記錄。2.公共區(qū)域鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管，根據(jù)工作需要進行發(fā)放。使用部門在使用完畢后，應及時將鑰匙歸還行政部門。3.特殊區(qū)域鑰匙由專人負責保管，使用時需經相關負責人批準，并進行登記。使用完畢后，應立即歸還保管人。（五）鑰匙保管1.員工個人領取的鑰匙應妥善保管，不得隨意放置或丟失。如因個人原因導致鑰匙丟失，應及時向部門負責人報告，并配合行政部門進行處理。2.部門負責人應指定專人負責保管本部門的公共區(qū)域鑰匙，并確保鑰匙存放安全。3.行政部門應設立專門的鑰匙保管箱，將備用鑰匙和重要區(qū)域的鑰匙分類存放，并安排專人負責管理。鑰匙保管箱應具備防火、防盜、防潮等功能。（六）鑰匙回收1.員工離職或崗位調動時，所在部門負責人應及時收回其使用的鑰匙，并交行政部門統(tǒng)一處理。2.因工作調整不再使用的公共區(qū)域鑰匙或特殊區(qū)域鑰匙，使用部門應及時歸還行政部門。行政部門在收到歸還的鑰匙后，應在《鑰匙管理臺賬》上進行注銷登記。（七）鑰匙借用1.因工作需要借用他人鑰匙時，必須經鑰匙所有者同意，并在《鑰匙借用登記表》上進行登記，注明借用時間、歸還時間、借用原因等信息。2.借用鑰匙的人員應妥善保管所借鑰匙，不得轉借他人或用于非工作目的。使用完畢后，應及時歸還鑰匙所有者，并在《鑰匙借用登記表》上簽字確認。（八）鑰匙盤點1.行政部門應定期對鑰匙進行盤點，確保鑰匙數(shù)量準確、狀態(tài)良好。盤點周期為每季度一次。2.盤點時，行政部門應核對《鑰匙管理臺賬》與實際鑰匙數(shù)量是否一致，檢查鑰匙是否存在損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，并進行相應處理。三、門禁管理（一）門禁系統(tǒng)概述1.公司采用[門禁系統(tǒng)名稱]作為門禁管理工具，該系統(tǒng)通過刷卡、指紋識別、密碼輸入等方式對人員進出進行控制。2.門禁系統(tǒng)的權限設置應根據(jù)員工的工作崗位和職責進行合理分配，確保只有授權人員才能進入相應區(qū)域。（二）門禁權限申請1.新員工入職時，所在部門應及時向行政部門提交《門禁權限申請表》，注明員工姓名、所在部門、崗位、申請門禁權限的區(qū)域等信息。2.行政部門根據(jù)員工的工作需要和安全要求，對門禁權限申請進行審核。審核通過后，行政部門為員工開通相應的門禁權限，并將權限信息錄入門禁系統(tǒng)。3.員工崗位發(fā)生變動或離職時，所在部門應及時通知行政部門，行政部門根據(jù)實際情況對員工的門禁權限進行調整或取消。（三）門禁卡管理1.員工入職時，行政部門為其發(fā)放門禁卡。門禁卡是員工進入公司指定區(qū)域的唯一憑證，員工應妥善保管，不得轉借他人或隨意丟棄。2.如門禁卡丟失或損壞，員工應及時向行政部門報告。行政部門核實情況后，為員工補辦門禁卡，并收取相應的工本費。3.員工離職時，應將門禁卡交回行政部門。如未交回門禁卡，行政部門將從其工資中扣除相應的門禁卡工本費。（四）門禁使用規(guī)定1.員工進入公司時，應主動出示門禁卡或通過指紋識別、密碼輸入等方式驗證身份。經門禁系統(tǒng)驗證通過后，方可進入公司。2.嚴禁使用他人門禁卡或采用其他不正當手段強行進入公司。如發(fā)現(xiàn)此類行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。3.員工離開公司時，應確保關閉所使用區(qū)域的門窗，并妥善保管好個人物品。4.非公司員工因工作需要進入公司時，必須由公司內部人員陪同，并在門衛(wèi)處進行登記，注明來訪人員姓名、所在單位、來訪事由、被訪人員姓名及部門等信息。經被訪人員同意后，方可進入公司。（五）門禁系統(tǒng)維護1.行政部門應定期對門禁系統(tǒng)進行維護和保養(yǎng)，確保門禁設備正常運行。維護保養(yǎng)周期為每月一次。2.如發(fā)現(xiàn)門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障，行政部門應及時通知門禁系統(tǒng)供應商進行維修。在維修期間，行政部門應采取臨時措施，確保人員進出安全。3.員工在使用門禁系統(tǒng)過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時向行政部門報告。行政部門應及時進行調查處理，確保門禁系統(tǒng)的安全可靠。（六）門禁記錄查詢1.行政部門有權查詢門禁系統(tǒng)的進出記錄，以便對人員進出情況進行監(jiān)控和管理。2.如因工作需要查詢門禁記錄，相關部門應填寫《門禁記錄查詢申請表》，注明查詢原因、查詢時間段等信息，經部門負責人簽字后，報行政部門審核。3.行政部門在審核通過后，為申請部門提供相應的門禁記錄查詢服務。查詢結果應妥善保存，以備后續(xù)查閱。四、安全防范措施（一）加強安全教育1.行政部門應定期組織員工進行安全知識培訓，提高員工的安全意識和防范能力。培訓內容包括鑰匙與門禁的正確使用方法、安全防范意識、應急處理措施等。2.各部門負責人應在本部門內部加強安全宣傳教育，提醒員工注意保管好鑰匙和門禁卡，遵守門禁管理制度。（二）設置監(jiān)控設備1.在公司主要出入口、公共區(qū)域、重要部門等位置安裝監(jiān)控攝像頭，對人員進出和公司內部情況進行實時監(jiān)控。2.監(jiān)控設備應保持24小時正常運行，監(jiān)控記錄應至少保存[保存期限]天，以備查閱。（三）制定應急預案1.行政部門應制定鑰匙與門禁管理的應急預案，明確在鑰匙丟失、門禁系統(tǒng)故障、非法闖入等情況下的應急處理措施。2.定期對應急預案進行演練，確保相關人員熟悉應急處理流程，能夠在緊急情況下迅速、有效地采取措施，保障公司安全。五、監(jiān)督與檢查（一）日常檢查1.行政部門應安排專人對公司鑰匙和門禁系統(tǒng)的使用情況進行日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范行為。2.檢查內容包括鑰匙的保管情況、門禁卡的使用情況、門禁系統(tǒng)的運行狀況等。（二）定期檢查1.行政部門應定期對公司鑰匙和門禁系統(tǒng)進行全面檢查，確保管理制度的有效執(zhí)行。檢查周期為每半年一次。2.定期檢查的內容包括鑰匙管理臺賬的準確性、門禁權限設置的合理性、門禁設備的運行狀況等。（三）違規(guī)處理1.對于違反