完善公司檔案管理制度

完善公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集公司各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立健全檔案管理體系。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.加強檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范整理。3.及時將本部門形成的具有保存價值的檔案移交綜合管理部門集中保管，不得擅自留存或銷毀。4.積極配合綜合管理部門開展檔案利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括工商登記資料、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司經(jīng)營管理活動中形成的文件材料，如年度工作計劃、總結(jié)、報告、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)報表等。3.公司組織建設(shè)、人力資源管理方面的文件材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等相關(guān)資料。4.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、銷售合同、客戶資料等。5.公司行政管理活動中形成的文件材料，如辦公文件、會議紀要、規(guī)章制度、行政事務(wù)處理文件等。6.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織建設(shè)、工會活動、共青團工作等相關(guān)資料。7.公司對外宣傳、公關(guān)活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報道、活動策劃方案等。8.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)文件材料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行“雙套制”收集，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。4.對收集到的文件材料應(yīng)進行初步整理，去除無關(guān)的附件、復(fù)印件等，確保文件材料的簡潔明了。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分不同價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限，分別進行整理和保管。3.按照檔案的類別和保管期限進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品研發(fā)類、市場營銷類、人力資源類、財務(wù)審計類等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了、易于記憶和查詢。3.編目：對每一份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限和編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細記錄，形成清查報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案進行重點鑒定，對于確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。2.堅持保密原則，對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。3.充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，為公司各項工作提供及時、準確、有效的檔案信息支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.復(fù)制：公司內(nèi)部員工因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和方法，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號等內(nèi)容。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求