工程物資出入管理制度

工程物資出入管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程物資的管理，規(guī)范工程物資的出入庫流程，確保工程物資的安全、完整，保證工程建設(shè)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目涉及的物資出入管理，包括但不限于原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等。（三）職責(zé)分工1.物資管理部門負(fù)責(zé)制定工程物資出入管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)工程物資出入庫的日常管理工作，包括物資的驗(yàn)收、保管、發(fā)放等。定期對(duì)工程物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.采購部門根據(jù)工程進(jìn)度和物資需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)物資的采購工作。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)物資的交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等事宜。及時(shí)將采購的物資信息傳遞給物資管理部門。3.工程部門根據(jù)工程實(shí)際需求，編制物資需求計(jì)劃，并提交給物資管理部門和采購部門。負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用的工程物資進(jìn)行合理使用和管理，確保物資用于工程建設(shè)。配合物資管理部門進(jìn)行物資盤點(diǎn)工作。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核工程物資出入庫相關(guān)憑證，進(jìn)行賬務(wù)處理。定期對(duì)工程物資的成本進(jìn)行核算和分析。監(jiān)督工程物資資金的使用情況。二、工程物資入庫管理（一）物資采購申請(qǐng)1.工程部門根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際需求，提前編制物資需求計(jì)劃，詳細(xì)列出物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.物資需求計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給物資管理部門。3.物資管理部門對(duì)物資需求計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫存情況，確定是否需要采購及采購數(shù)量。如需要采購，填寫物資采購申請(qǐng)表，注明采購物資的詳細(xì)信息、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，提交給采購部門。（二）采購訂單下達(dá)1.采購部門收到物資采購申請(qǐng)表后，根據(jù)公司采購流程，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.將采購合同副本分發(fā)給物資管理部門、工程部門和財(cái)務(wù)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（三）物資到貨驗(yàn)收1.物資到貨前，物資管理部門通知工程部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.物資到貨時(shí)，物資管理部門會(huì)同工程部門、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)到貨物資的實(shí)際數(shù)量與采購合同或送貨單上的數(shù)量是否一致。規(guī)格型號(hào)驗(yàn)收：檢查物資的規(guī)格型號(hào)是否符合采購合同要求。質(zhì)量驗(yàn)收：按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資質(zhì)量合格。對(duì)于重要物資或有特殊質(zhì)量要求的物資，可委托專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員在送貨單或驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并填寫物資入庫單。物資入庫單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。4.驗(yàn)收不合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨或退貨等措施。如因特殊情況需要讓步接收不合格物資，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在物資入庫單上注明讓步接收的原因和處理意見。（四）物資入庫存儲(chǔ)1.物資管理部門根據(jù)物資的類別、性質(zhì)、規(guī)格等，將驗(yàn)收合格的物資分類存放于指定的倉庫區(qū)域。2.建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。物資臺(tái)賬應(yīng)定期與庫存實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。4.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)倉庫進(jìn)行巡查，檢查物資的存儲(chǔ)狀況，確保物資的安全完好。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。三、工程物資出庫管理（一）物資領(lǐng)用申請(qǐng)1.工程部門根據(jù)工程施工進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.物資領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給物資管理部門。（二）物資發(fā)放審批1.物資管理部門收到物資領(lǐng)用申請(qǐng)表后，對(duì)領(lǐng)用物資的合理性、必要性進(jìn)行審核。2.根據(jù)庫存情況，確定是否能夠滿足領(lǐng)用需求。如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。3.對(duì)于貴重物資、限量物資或有特殊規(guī)定的物資，物資管理部門應(yīng)報(bào)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可發(fā)放。（三）物資出庫發(fā)放1.物資管理部門根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，辦理物資出庫手續(xù)。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)用申請(qǐng)表一致。2.物資發(fā)放人員按照物資出庫單上的信息，將物資發(fā)放給領(lǐng)用部門或人員，并要求領(lǐng)用人員在物資出庫單上簽字確認(rèn)。3.物資出庫后，物資管理部門應(yīng)及時(shí)更新物資臺(tái)賬，減少相應(yīng)物資的庫存數(shù)量。（四）物資退庫管理1.工程完工后，工程部門應(yīng)及時(shí)清理剩余物資，并填寫物資退庫申請(qǐng)表，注明退庫物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.物資管理部門對(duì)退庫物資進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與物資退庫申請(qǐng)表一致。3.驗(yàn)收合格的退庫物資，物資管理部門辦理入庫手續(xù)，并更新物資臺(tái)賬。如退庫物資存在質(zhì)量問題或損壞，應(yīng)要求工程部門說明原因，并根據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)的處理。四、工程物資盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.物資管理部門定期制定工程物資盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員安排等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便各部門做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.物資管理部門組織工程部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成盤點(diǎn)小組，對(duì)工程物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員按照物資臺(tái)賬和庫存實(shí)物逐一核對(duì)，記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息。3.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄差異情況。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)小組應(yīng)編制工程物資盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等。2.對(duì)于盤盈的物資，物資管理部門應(yīng)查明原因，經(jīng)審批后調(diào)整物資臺(tái)賬，并相應(yīng)調(diào)整財(cái)務(wù)賬目。3.對(duì)于盤虧的物資，物資管理部門應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷庫存；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求責(zé)任人賠償相應(yīng)損失。4.物資管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善物資管理制度和流程，加強(qiáng)物資管理工作。五、工程物資核算與賬務(wù)處理（一）物資核算1.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，對(duì)工程物資的采購成本、出入庫數(shù)量及金額等進(jìn)行核算。2.工程物資的采購成本包括物資的購買價(jià)款、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及其他可歸屬于采購成本的費(fèi)用。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與物資管理部門核對(duì)物資核算數(shù)據(jù)，確保賬賬相符。（二）賬務(wù)處理1.物資采購時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購發(fā)票及相關(guān)憑證，借記“工程物資”科目，貸記“銀行存款”、“應(yīng)付賬款”等科目。2.物資入庫時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)物資入庫單，借記“原材料”、“庫存商品”等科目，貸記“工程物資”科目。3.物資出庫時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)物資出庫單，借記“工程施工”、“在建工程”等科目，貸記“原材料”、“庫存商品”等科目。4.工程完工后，剩余物資退庫時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)物資退庫單，借記“工程物資”科目，貸記“原材料”、“庫存商品”等科目。5.期末，財(cái)務(wù)部門對(duì)工程物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。盤盈的工程物資，借記“工程物資”科目，貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢”科目；經(jīng)批準(zhǔn)后，借記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢”科目，貸記“管理費(fèi)用”科目。盤虧的工程物資，借記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢”科目，貸記“工程物資”科目；屬于應(yīng)由保險(xiǎn)公司或過失人賠償?shù)牟糠郑栌洝捌渌麘?yīng)收款”科目，貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢”科目；屬于自然災(zāi)害等非常原因造成的損失，借記“營業(yè)外支出——非常損失”科目，貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢”科目；屬于一般經(jīng)營損失的部分，借記“管理費(fèi)用”科目，貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢——待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢”科目。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)工程物資出入管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資出入庫流程是否規(guī)范、物資管理制度是否執(zhí)行到位、物資核算是否準(zhǔn)確等。（二）日常檢查物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程物資出入庫的日常檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。檢查內(nèi)容包括物資的驗(yàn)收情況、存儲(chǔ)狀