受控文件記錄管理制度

受控文件記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司受控文件和記錄的管理，確保文件和記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有受控文件和記錄的管理，包括但不限于各類規(guī)章制度、操作規(guī)程、技術(shù)文件、合同協(xié)議、會議記錄、工作報(bào)表等。（三）職責(zé)分工1.行政部負(fù)責(zé)制定、修訂和完善受控文件記錄管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)受控文件的編號、發(fā)放、回收、歸檔和銷毀等工作。負(fù)責(zé)記錄的格式設(shè)計(jì)、編號、收集、整理、歸檔和保管等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門受控文件的起草、審核、修訂和執(zhí)行，并按規(guī)定及時(shí)向行政部提交相關(guān)文件。負(fù)責(zé)本部門記錄的填寫、收集、整理和保管，并按規(guī)定定期向行政部移交。負(fù)責(zé)對本部門使用的受控文件和記錄進(jìn)行自查，確保其符合制度要求。二、受控文件管理（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、基本管理制度、一般管理制度等。2.操作規(guī)程類：如生產(chǎn)操作規(guī)程、質(zhì)量控制操作規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程等。3.技術(shù)文件類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.合同協(xié)議類：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。5.其他文件類：如會議紀(jì)要、通知、報(bào)告等。（二）文件編號1.行政部負(fù)責(zé)為各類受控文件編制唯一的編號，編號規(guī)則如下：公司制度類：ZD年份序號，如ZD202301表示2023年第1號公司制度。操作規(guī)程類：GC部門代碼年份序號，如GCSC202302表示生產(chǎn)部門2023年第2號操作規(guī)程。技術(shù)文件類：JS專業(yè)代碼年份序號，如JSJX202303表示機(jī)械專業(yè)2023年第3號技術(shù)文件。合同協(xié)議類：HT年份序號，如HT202304表示2023年第4號合同協(xié)議。其他文件類：QT年份序號，如QT202305表示2023年第5號其他文件。2.部門代碼和專業(yè)代碼由行政部統(tǒng)一規(guī)定并發(fā)布。（三）文件起草1.各部門根據(jù)工作需要起草受控文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況。2.起草文件時(shí)應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。3.文件起草完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行自審，確保文件質(zhì)量。（四）文件審核1.一般文件由起草部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件或涉及多個(gè)部門的文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會審。2.審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、可行性等。3.審核通過的文件由審核人簽字確認(rèn)。（五）文件批準(zhǔn)1.公司制度類文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)；操作規(guī)程類文件由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)；技術(shù)文件類文件由技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；合同協(xié)議類文件由法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)；其他文件類文件由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.文件批準(zhǔn)人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，簽署批準(zhǔn)意見。（六）文件發(fā)放1.行政部根據(jù)文件批準(zhǔn)情況，對受控文件進(jìn)行編號、排版、印刷，并發(fā)放至相關(guān)部門。2.文件發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《受控文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息，領(lǐng)取人應(yīng)簽字確認(rèn)。3.受控文件原則上只發(fā)放紙質(zhì)版，如需發(fā)放電子版，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并規(guī)定使用權(quán)限。（七）文件使用1.各部門應(yīng)妥善保管受控文件，不得擅自復(fù)印、外借、轉(zhuǎn)讓。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)行政部批準(zhǔn)，并登記復(fù)印份數(shù)、用途等信息。2.文件使用部門應(yīng)按照文件要求執(zhí)行相關(guān)工作，確保文件的有效實(shí)施。3.如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適用，應(yīng)及時(shí)向行政部反饋，由行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行修訂。（八）文件修訂1.當(dāng)文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，或公司內(nèi)部管理要求、業(yè)務(wù)流程發(fā)生調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)對文件進(jìn)行修訂。2.文件修訂由原起草部門負(fù)責(zé)，修訂完成后按文件審核、批準(zhǔn)程序進(jìn)行。3.修訂后的文件應(yīng)重新編號、發(fā)放，并收回原文件。行政部應(yīng)及時(shí)更新《受控文件清單》。（九）文件回收1.因文件修訂、作廢或其他原因需要回收受控文件時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門交回。2.各部門應(yīng)將回收的文件及時(shí)交至行政部，行政部應(yīng)核對回收文件的完整性，并在《受控文件回收登記表》上簽字確認(rèn)。3.回收的作廢文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，防止誤用。（十）文件歸檔1.行政部應(yīng)定期對受控文件進(jìn)行整理、歸檔，建立文件檔案。2.文件歸檔應(yīng)按照文件類別、編號順序進(jìn)行，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。3.歸檔文件應(yīng)編制《文件歸檔清單》，注明文件名稱、編號、歸檔日期等信息。（十一）文件銷毀1.對于已作廢或不再使用的受控文件，行政部應(yīng)定期進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，行政部應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，填寫《文件銷毀記錄》，注明銷毀日期、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人等信息。三、記錄管理（一）記錄分類1.行政記錄：如考勤記錄、辦公用品領(lǐng)用記錄、車輛使用記錄等。2.質(zhì)量記錄：如檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)記錄、質(zhì)量評審記錄等。3.生產(chǎn)記錄：如生產(chǎn)日報(bào)表、生產(chǎn)批次記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。4.銷售記錄：如銷售訂單、發(fā)貨記錄、客戶反饋記錄等。5.財(cái)務(wù)記錄：如會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.其他記錄：如培訓(xùn)記錄、會議記錄、合同執(zhí)行記錄等。（二）記錄編號1.行政部負(fù)責(zé)為各類記錄編制唯一的編號，編號規(guī)則如下：行政記錄：XZ年份序號，如XZ202301表示2023年第1號行政記錄。質(zhì)量記錄：ZL年份序號，如ZL202302表示2023年第2號質(zhì)量記錄。生產(chǎn)記錄：SC年份序號，如SC202303表示2023年第3號生產(chǎn)記錄。銷售記錄：XS年份序號，如XS202304表示2023年第4號銷售記錄。財(cái)務(wù)記錄：CW年份序號，如CW202305表示2023年第5號財(cái)務(wù)記錄。其他記錄：QT年份序號，如QT202306表示2023年第6號其他記錄。2.記錄編號應(yīng)與相應(yīng)的文件或業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)，便于查詢和追溯。（三）記錄格式設(shè)計(jì)1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)記錄格式，記錄格式應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況。2.記錄格式應(yīng)包括記錄名稱、編號、日期、填寫人、審核人、內(nèi)容等必要信息。3.記錄格式應(yīng)簡潔明了，易于填寫和識別。（四）記錄填寫1.記錄填寫應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏填、錯(cuò)填、涂改。2.記錄填寫人應(yīng)簽字確認(rèn)，審核人應(yīng)進(jìn)行審核并簽字。3.記錄填寫應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，不得使用鉛筆或圓珠筆。（五）記錄收集1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求收集本部門的記錄，并進(jìn)行整理。2.記錄收集應(yīng)確保無遺漏，收集完成后應(yīng)填寫《記錄收集清單》，注明記錄名稱、編號、數(shù)量、收集日期等信息。（六）記錄整理1.各部門應(yīng)對收集的記錄進(jìn)行分類整理，按照記錄編號順序排列。2.記錄整理應(yīng)確保記錄的整齊、美觀，便于查閱和保管。3.對于電子記錄，應(yīng)進(jìn)行備份，并建立相應(yīng)的索引和目錄。（七）記錄歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的記錄移交至行政部進(jìn)行歸檔。2.行政部應(yīng)按照記錄類別、編號順序進(jìn)行歸檔，建立記錄檔案。3.歸檔記錄應(yīng)編制《記錄歸檔清單》，注明記錄名稱、編號、歸檔日期等信息。（八）記錄保管1.行政部應(yīng)妥善保管歸檔記錄，確保記錄的安全、完整。2.記錄保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，一般記錄保管期限為[X]年，重要記錄保管期限為[X]年。3.記錄保管應(yīng)設(shè)置專門的存儲場所，配備必要的防護(hù)設(shè)備，防止記錄損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。（九）記錄查閱1.因工作需要查閱記錄時(shí)，查閱人應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄名稱、編號、查閱原因等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到行政部查閱。2.行政部應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并對查閱情況進(jìn)行記錄，填寫《記錄查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人、查閱記錄名稱、編號、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱記錄時(shí)不得擅自復(fù)印、外借、涂改記錄，如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)行政部批準(zhǔn)，并登記復(fù)印份數(shù)、用途等信息。（十）記錄銷毀1.對于超過保管期限或已無保存價(jià)值的記錄，行政部應(yīng)定期進(jìn)行銷毀。2.記錄銷毀前，行政部應(yīng)填寫《記錄銷毀申請表》，注明記錄名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.記錄銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保記錄信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，填寫《記錄銷毀記錄》，注明銷毀日期、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人等信息。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部負(fù)責(zé)定期對各部門受控文件和記錄的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件和記錄的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、修訂、回收、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.公司將受控文件和記錄的管