教育行業(yè)合同管理制度

教育行業(yè)合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于教育培訓服務合同、合作辦學合同、采購合同、租賃合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致，確定合同條款。公平公正原則：合同內容應體現(xiàn)公平、公正，不得損害公司及對方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)要求提出專業(yè)意見。參與重大合同的談判、起草工作，從法律角度提供風險防范建議。負責處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。2.業(yè)務部門負責合同的前期洽談、意向溝通，收集對方主體資格、資信狀況等相關信息。負責合同的起草、修訂工作，確保合同條款符合業(yè)務實際需求。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向公司匯報。負責與合同對方的溝通協(xié)調，處理合同變更、解除等事宜。3.財務部門參與合同的審核，對合同涉及的財務條款進行審查，確保財務收支的合理性和合規(guī)性。負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理收款、付款手續(xù)，并進行賬務處理。協(xié)助業(yè)務部門對合同執(zhí)行情況進行財務分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。4.人事部門負責對涉及員工權益的合同進行審核，確保員工權益得到保障。協(xié)助業(yè)務部門對合同履行過程中的人員安排進行協(xié)調，確保各項工作順利開展。三、合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、預計金額、履行期限等內容，提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領導審批。分管領導審批同意后，合同立項成立。2.合同起草業(yè)務部門根據(jù)合同立項內容，負責起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、服務內容、價格、付款方式、違約責任等條款。起草完成后，業(yè)務部門將合同文本提交法務部門進行合法性審查。3.合同審核法務部門收到合同文本后，應在[X]個工作日內完成合法性審查，并出具審查意見。審查意見應明確指出合同文本中存在的法律風險及修改建議。業(yè)務部門根據(jù)法務部門的審查意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交法務部門審核，直至審核通過。財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，確保財務收支的合理性和合規(guī)性。審核通過后，在合同審核表上簽字確認。人事部門對涉及員工權益的合同進行審核，審核通過后，在合同審核表上簽字確認。合同文本經法務部門、財務部門、人事部門審核通過后，報分管領導審批。分管領導審批同意后，合同方可簽訂。4.合同簽訂合同簽訂前，業(yè)務部門應確保對方主體資格合法有效，具備相應的履約能力。合同簽訂時，應由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章。授權代表簽訂合同的，應出具法定代表人的授權委托書。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給法務部門、財務部門、人事部門等相關部門存檔。四、合同履行管理1.履行計劃制定合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點、責任人等內容。履行計劃應報部門負責人審核，并報分管領導備案。2.履行跟蹤與監(jiān)督業(yè)務部門應按照履行計劃，定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于重大合同或履行過程中出現(xiàn)異常情況的合同，業(yè)務部門應及時向分管領導匯報，并采取相應的措施進行處理。法務部門、財務部門、人事部門等相關部門應根據(jù)各自職責，對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，確保合同履行符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。3.款項收付管理財務部門應按照合同約定，及時辦理收款、付款手續(xù)。收款時，應核對款項的金額、來源、性質等信息，確保收款的準確性和合法性。付款時，應嚴格按照審批流程進行，確保付款的合規(guī)性。財務部門應建立合同款項收付臺賬，詳細記錄每筆款項的收付時間、金額、對方單位等信息，并定期與業(yè)務部門進行核對。4.變更與解除管理合同履行過程中，如需變更合同內容，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審核、審批。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務部門應及時通知對方，并按照合同約定及法律法規(guī)規(guī)定辦理相關手續(xù)。解除合同的協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審核、審批。合同變更或解除后，業(yè)務部門應及時將相關情況通知法務部門、財務部門、人事部門等相關部門，并對合同履行情況進行清理。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本、合同審批表、授權委托書、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關資料收集整理，并移交公司檔案室存檔。2.檔案整理檔案室對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同檔案目錄。3.檔案保管檔案室應配備專門的檔案保管設施，確保合同檔案的安全存放。合同檔案應按照保密規(guī)定進行保管，未經公司批準，不得擅自查閱、復印、外傳。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，經部門負責人審核，報分管領導審批后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案室工作人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。六、合同風險管理1.風險識別與評估法務部門應定期對公司簽訂的合同進行風險識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如法律風險、信用風險、市場風險等。根據(jù)風險識別與評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險防控責任部門和責任人。2.風險監(jiān)控與預警業(yè)務部門、法務部門、財務部門等相關部門應密切關注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并報告風險事件。對于可能引發(fā)重大風險的事件，應及時啟動應急預案，采取有效措施進行處理，降低風險損失。3.風險應對措施針對不同類型的風險，采取相應的應對措施。如對于法律風險，加強合同文本的合法性審查，聘請專業(yè)律師提供法律支持；對于信用風險，加強對方資信調查，要求對方提供擔?；虿扇∑渌庞梅婪洞胧粚τ谑袌鲲L險，加強市場調研，合理調整合同價格和履行期限等。七、合同糾紛處理1.糾紛預防加強合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預防合同糾紛的發(fā)生。定期組織合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范能力。2.糾紛處理流程合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)資料，并向法務部門報告。法務部門根據(jù)糾紛情況，制定糾紛處理方案，明確處理方式、處理期限、責任人等內容。如糾紛需要通過訴訟、仲裁等法律程序解決，法務部門應代表公司參與相關法律程序，維護公司合法權益。