掛靠單位合同管理制度

掛靠單位合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司對掛靠單位合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與掛靠單位簽訂的各類合同，包括但不限于工程掛靠合同、業(yè)務(wù)合作掛靠合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括合同名稱、合同對方、合同標的、合同金額、合同期限等。2.申請部門負責人對合同立項申請進行審核，確保合同立項的必要性和可行性。3.財務(wù)部門對合同立項申請進行財務(wù)審核，評估合同的財務(wù)風險和資金安排。4.法務(wù)部門對合同立項申請進行法律審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。（二）合同起草1.合同立項申請經(jīng)審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負責起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義。2.合同文本應(yīng)參考公司標準合同模板，結(jié)合具體業(yè)務(wù)情況進行修改和完善。如無標準合同模板，業(yè)務(wù)部門應(yīng)自行起草規(guī)范的合同文本。3.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽，會簽部門包括財務(wù)部門、法務(wù)部門、行政部門等。各會簽部門應(yīng)根據(jù)本部門職責對合同文本進行審核，提出修改意見。（三）合同審批1.會簽后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、風險程度等因素進行審批。2.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司董事會或總經(jīng)理辦公會審議。3.合同審批通過后，方可簽訂合同。如合同審批未通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見對合同文本進行修改，重新履行審批程序。（四）合同簽訂1.合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)持有公司法定代表人簽署的授權(quán)委托書。2.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方具有合法的主體資格和履約能力。合同對方為自然人的，應(yīng)要求其提供有效身份證件；合同對方為法人或其他組織的，應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)文件。3.合同簽訂時，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審批通過的合同文本一致。合同文本應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字或蓋章確認。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織合同履行相關(guān)人員進行合同交底。合同交底應(yīng)包括合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同履行的注意事項等。2.合同履行相關(guān)人員應(yīng)熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責和工作要求，確保合同的順利履行。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤和記錄。跟蹤臺賬應(yīng)包括合同名稱、合同對方、合同履行進度、存在問題及解決措施等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。3.如合同履行過程中出現(xiàn)重大問題或風險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并提出應(yīng)對措施和建議。（三）合同款項支付管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提供的付款申請，審核付款條件是否成就、付款金額是否準確等。2.付款申請經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門方可辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行付款，確保公司資金的安全和合理使用。（四）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，達成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進行審批和簽訂，并及時送財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時調(diào)整合同執(zhí)行跟蹤臺賬，確保合同履行情況的準確記錄。四、合同終止管理（一）合同終止條件1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽合同的，合同終止。2.合同約定的終止條件成就的，合同終止。3.雙方協(xié)商一致解除合同的，合同終止。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行的，合同終止。（二）合同終止程序1.合同期滿或合同約定的終止條件成就前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知合同對方，并與合同對方協(xié)商合同終止事宜。2.如雙方協(xié)商一致解除合同，應(yīng)簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進行審批和簽訂，并及時送財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。3.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同文件和資料，辦理相關(guān)資產(chǎn)交接手續(xù)，并將合同執(zhí)行情況進行總結(jié)和報告。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司簽訂的合同進行風險識別和評估，分析合同可能存在的風險點，如法律風險、財務(wù)風險、市場風險等。2.風險識別和評估應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。3.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，法務(wù)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施和建議，提交公司領(lǐng)導(dǎo)決策。（二）風險應(yīng)對措施1.對于法律風險，法務(wù)部門應(yīng)加強合同文本的法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律糾紛。2.對于財務(wù)風險，財務(wù)部門應(yīng)加強合同款項支付管理，嚴格審核付款條件和金額，防范資金風險。3.對于市場風險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強市場調(diào)研和分析，及時了解市場動態(tài)，合理制定合同條款，降低市場風險。（三）風險監(jiān)控與預(yù)警1.公司應(yīng)建立合同風險監(jiān)控機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)合同風險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)合同風險預(yù)警信號，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施加以應(yīng)對，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。3.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同風險監(jiān)控情況，及時調(diào)整風險應(yīng)對措施和建議，確保公司合同風險始終處于可控狀態(tài)。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本、合同審批文件、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議等相關(guān)資料收集齊全，并移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案借閱制度，嚴格控制合同檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、借出合同檔案。（三）檔案查閱與利用1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將合同檔案帶出檔案管理部門。查閱人員不得在合同檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的合同檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應(yīng)定期對公司合同管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.審計部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司人力資源部門應(yīng)將合同管理工作納入員工績效考核體系，對合同管理相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進行考核評價