房屋合同制度管理制度

房屋合同制度管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司房屋合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高房屋使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及房屋租賃、購(gòu)買(mǎi)、使用等相關(guān)合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：房屋合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，維護(hù)公司與合同相對(duì)方的合法權(quán)益。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與防控，確保公司利益不受損失。4.全程管理原則：對(duì)房屋合同的全過(guò)程進(jìn)行有效管理，包括合同簽訂前的調(diào)查、談判，簽訂過(guò)程中的審核、簽署，履行過(guò)程中的跟蹤、監(jiān)督，以及終止后的清理、歸檔等。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.對(duì)于房屋出租方，應(yīng)審查其是否具有房屋所有權(quán)或合法出租權(quán)，核實(shí)其身份證明、產(chǎn)權(quán)證書(shū)等相關(guān)文件。2.對(duì)于房屋承租方，應(yīng)審查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、經(jīng)營(yíng)范圍等，了解其經(jīng)營(yíng)狀況和信用情況。3.對(duì)于房屋購(gòu)買(mǎi)方，應(yīng)審查其購(gòu)買(mǎi)資格、資金狀況等，確保其具備履行合同的能力。（二）合同條款擬定與審核1.合同條款應(yīng)包括但不限于房屋基本信息、租賃或購(gòu)買(mǎi)價(jià)格、付款方式、租賃期限或交付時(shí)間、房屋用途、維修責(zé)任、違約責(zé)任等。2.合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)擬定合同初稿，提交法務(wù)部門(mén)和相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性等。3.法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審查合同是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；相關(guān)職能部門(mén)根據(jù)其職責(zé)對(duì)合同涉及的專(zhuān)業(yè)條款進(jìn)行審核，如財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款方式、期限等，行政部門(mén)審核房屋使用規(guī)定等。（三）合同審批1.合同承辦部門(mén)將審核修改后的合同提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程根據(jù)合同金額大小、重要程度等確定。2.一般合同由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。3.審批通過(guò)后的合同方可加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。（四）合同簽署1.合同簽署應(yīng)確保雙方當(dāng)事人在合同上簽字或蓋章，并注明簽字日期。2.合同一式多份，分別由公司相關(guān)部門(mén)、合同相對(duì)方等留存。合同承辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)合同的分發(fā)與保管，確保各部門(mén)持有完整有效的合同文本。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等。2.參與合同履行的部門(mén)和人員應(yīng)熟悉合同條款，嚴(yán)格按照合同約定履行各自職責(zé)。（二）房屋交付與接收1.對(duì)于房屋租賃合同，出租方應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)將房屋交付給承租方；承租方應(yīng)在接收房屋時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知出租方。2.對(duì)于房屋購(gòu)買(mǎi)合同，出賣(mài)人應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式交付房屋，買(mǎi)受人應(yīng)按照約定進(jìn)行驗(yàn)收和接收。（三）租金或房款支付與收取1.承租方應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式支付租金；購(gòu)買(mǎi)方應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和金額支付房款。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)租金或房款的收取與核算，定期與合同承辦部門(mén)核對(duì)收款情況，確?？铐?xiàng)及時(shí)足額到賬。3.對(duì)于逾期支付租金或房款的情況，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)催款，并按照合同約定追究對(duì)方的違約責(zé)任。（四）房屋使用與維護(hù)1.承租方應(yīng)按照合同約定的用途使用房屋，不得擅自改變房屋結(jié)構(gòu)或用途。2.出租方和承租方應(yīng)按照合同約定履行房屋維修責(zé)任，確保房屋安全和正常使用。3.公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)房屋使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)處理。（五）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和簽署變更協(xié)議。2.如因一方違約或其他原因需要解除合同的，合同承辦部門(mén)應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)規(guī)定，及時(shí)通知對(duì)方，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂解除協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任承擔(dān)。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，包括合同文本、審批文件、往來(lái)信函、補(bǔ)充協(xié)議、交付憑證、付款記錄等。2.檔案收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保檔案資料的真實(shí)性和有效性。（二）檔案整理1.合同承辦部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)收集到的合同資料進(jìn)行分類(lèi)整理、編號(hào)裝訂。2.整理后的合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本及相關(guān)附件，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等順序排列，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案室，確保檔案安全。2.檔案保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還。五、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)房屋合同的簽訂、履行、檔案管理等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.合同承辦部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況，及時(shí)反饋合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合同承辦部門(mén)和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、風(fēng)險(xiǎn)防控情況、檔案管理水平等。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門(mén)和個(gè)