廣告公司墊款管理制度

廣告公司墊款管理制度一、總則1.目的為規(guī)范廣告公司墊款行為，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在廣告業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的墊款事項(xiàng)。3.基本原則預(yù)算控制原則：墊款事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格遵循公司預(yù)算安排，確保墊款在預(yù)算范圍內(nèi)。審批合規(guī)原則：所有墊款必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得擅自墊款。風(fēng)險(xiǎn)可控原則：充分評(píng)估墊款風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)，確保墊款能夠及時(shí)收回。責(zé)任明確原則：明確墊款相關(guān)人員的責(zé)任，對(duì)墊款的發(fā)生、管理和回收負(fù)責(zé)。二、墊款范圍1.客戶預(yù)付款不足在與客戶簽訂廣告合同后，若客戶預(yù)付款不足以支付前期啟動(dòng)費(fèi)用，如廣告策劃、創(chuàng)意設(shè)計(jì)、素材采集等費(fèi)用，可由公司先行墊款。2.供應(yīng)商款項(xiàng)支付為確保廣告項(xiàng)目的順利進(jìn)行，在與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議后，因供應(yīng)商要求先提供服務(wù)或產(chǎn)品，而后支付款項(xiàng)的情況下，公司可墊款支付供應(yīng)商費(fèi)用，如廣告制作費(fèi)、媒體投放費(fèi)、印刷費(fèi)等。3.其他合理墊款因廣告業(yè)務(wù)開展需要，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的其他合理墊款事項(xiàng)，如活動(dòng)場(chǎng)地租賃押金、設(shè)備租賃押金等。三、墊款審批流程1.申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門在需要墊款時(shí)，應(yīng)填寫《墊款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明墊款事由、金額、預(yù)計(jì)還款時(shí)間等信息。附上相關(guān)的合同、協(xié)議、報(bào)價(jià)單等資料，作為墊款依據(jù)。2.初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)墊款申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性和必要性，簽署初審意見。將初審?fù)ㄟ^的申請(qǐng)?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)墊款申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，重點(diǎn)審核墊款金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，資金來源是否合理，還款計(jì)劃是否可行等。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署審核意見，如審核通過，提交至公司管理層審批；如審核不通過，退回業(yè)務(wù)部門并說明原因。4.管理層審批公司管理層根據(jù)業(yè)務(wù)情況和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)墊款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，在《墊款申請(qǐng)表》上簽署審批意見，并交回財(cái)務(wù)部門備案。5.墊款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《墊款申請(qǐng)表》，安排資金進(jìn)行墊款支付。墊款支付后，及時(shí)登記墊款臺(tái)賬，記錄墊款日期、金額、還款期限、還款情況等信息。四、墊款額度與期限1.墊款額度根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和資金狀況，設(shè)定不同業(yè)務(wù)部門的墊款額度上限。業(yè)務(wù)部門墊款額度原則上不得超過其年度預(yù)算的[X]%，具體額度由公司管理層根據(jù)實(shí)際情況確定。對(duì)于重大項(xiàng)目或特殊情況需要超過墊款額度的，需另行提交專項(xiàng)申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層特批。2.墊款期限墊款期限應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況合理確定，一般不得超過[X]個(gè)工作日。對(duì)于與客戶約定的付款期限較長(zhǎng)的項(xiàng)目，墊款期限可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)月。在墊款期限屆滿前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)款項(xiàng)回收情況，確保按時(shí)還款。五、墊款管理與跟蹤1.臺(tái)賬管理財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立墊款臺(tái)賬，對(duì)每筆墊款進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括墊款日期、金額、用途、還款期限、還款情況等信息。定期更新墊款臺(tái)賬，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.跟蹤與提醒財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)墊款情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門墊款期限和還款事宜。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)墊款的具體執(zhí)行和款項(xiàng)回收工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤墊款項(xiàng)目的進(jìn)展情況，及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，確?？铐?xiàng)按時(shí)收回。3.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警當(dāng)墊款出現(xiàn)逾期風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知。業(yè)務(wù)部門收到風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知后，應(yīng)立即采取措施，加大款項(xiàng)回收力度，如與客戶協(xié)商調(diào)整付款計(jì)劃、采取法律手段等，避免公司資金損失。六、墊款回收1.款項(xiàng)催收業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款期限，及時(shí)向客戶催收墊款。對(duì)于逾期未付款的客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的催收計(jì)劃，通過電話、郵件、上門拜訪等方式進(jìn)行催收，并做好催收記錄。2.回收處理客戶支付墊款后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將款項(xiàng)交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門核對(duì)收款信息無誤后，辦理墊款核銷手續(xù)，沖減墊款臺(tái)賬記錄。3.壞賬處理如因客戶原因?qū)е聣|款無法收回，形成壞賬的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并提供相關(guān)證明材料。公司按照相關(guān)財(cái)務(wù)制度和規(guī)定，對(duì)壞賬進(jìn)行審批處理，核銷壞賬損失。七、責(zé)任追究1.因個(gè)人原因?qū)е聣|款損失若因業(yè)務(wù)人員或相關(guān)責(zé)任人的故意或重大過失，導(dǎo)致墊款無法收回，給公司造成損失的，公司將追究其相應(yīng)責(zé)任。責(zé)任追究方式包括但不限于扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、降職降薪、解除勞動(dòng)合同等，同時(shí)要求責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.違規(guī)墊款責(zé)任對(duì)于未經(jīng)審批擅自墊款或超審批額度墊款的行為，公司將嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。對(duì)違規(guī)墊款造成的損失，由責(zé)任人全額賠償，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)墊款管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查墊款審批流程是否合規(guī)、墊款額度是否超支、款項(xiàng)回收是否及時(shí)等。對(duì)審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)墊款業(yè)務(wù)進(jìn)行日常監(jiān)督，確保墊款資金的安全和合理使用。定期對(duì)墊款臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，與業(yè)務(wù)部門和客戶進(jìn)行對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并處