公司辦公用品日常使用管理制度VIP

公司辦公用品日常使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需配備原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約辦公用品，降低辦公成本。3.統(tǒng)一管理原則：辦公用品由公司統(tǒng)一采購、發(fā)放和管理。4.責(zé)任到人原則：明確各部門及員工在辦公用品使用管理中的責(zé)任。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆等。標(biāo)準(zhǔn)配置：根據(jù)崗位需求，普通辦公人員每人每月配備中性筆[X]支、圓珠筆[X]支、鉛筆[X]支；文職人員可適當(dāng)增加配備量。2.紙張類：如A4紙、A3紙、便簽紙、筆記本等。標(biāo)準(zhǔn)配置：普通辦公人員每月A4紙發(fā)放量為[X]包；文職人員根據(jù)工作需求適當(dāng)增加。便簽紙根據(jù)需要按需領(lǐng)取。筆記本每人每季度發(fā)放[X]本。3.文件夾、檔案袋類：用于文件分類整理。標(biāo)準(zhǔn)配置：各部門根據(jù)文件管理實(shí)際需求領(lǐng)取。（二）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備。配置標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)工作崗位及業(yè)務(wù)需求，由公司統(tǒng)一規(guī)劃配置。新員工入職時(shí)，根據(jù)崗位安排配備相應(yīng)辦公設(shè)備。2.辦公桌椅：根據(jù)員工崗位性質(zhì)配備合適的辦公桌椅。標(biāo)準(zhǔn)配置：普通員工配備標(biāo)準(zhǔn)辦公桌椅；管理人員可根據(jù)級別配備相應(yīng)規(guī)格的桌椅。（三）辦公耗材類1.墨盒、硒鼓、打印紙等打印機(jī)耗材。標(biāo)準(zhǔn)配置：根據(jù)打印機(jī)使用頻率，每月統(tǒng)計(jì)各部門墨盒、硒鼓使用量，按需發(fā)放。打印紙根據(jù)實(shí)際需求領(lǐng)取。2.其他耗材：如訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。標(biāo)準(zhǔn)配置：各部門按需領(lǐng)取，每月統(tǒng)計(jì)使用量進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充。（四）辦公家具類文件柜、沙發(fā)、茶幾等辦公家具。1.標(biāo)準(zhǔn)配置：根據(jù)部門功能及人員數(shù)量，合理配備文件柜等辦公家具。會議室沙發(fā)、茶幾根據(jù)會議室規(guī)模配置。三、辦公用品的采購（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門辦公用品的使用情況及下月工作安排，填寫《辦公用品采購申請表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門匯總各部門的采購申請，結(jié)合辦公用品庫存情況，編制月度辦公用品采購計(jì)劃。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)。2.確定供應(yīng)商后，簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。3.對于緊急需求的辦公用品，由使用部門填寫《緊急辦公用品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部門及時(shí)采購。（三）采購驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，確保所采購的辦公用品符合要求。3.驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)；如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。四、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門根據(jù)辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)配置及各部門的實(shí)際需求，確定發(fā)放數(shù)量。2.新員工入職時(shí)，由行政部門發(fā)放基本的辦公用品套裝，包括筆記本、中性筆、文件夾等。（二）發(fā)放流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取本部門的辦公用品。2.領(lǐng)取人憑有效證件到行政部門辦公用品倉庫領(lǐng)取，并在《辦公用品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。3.對于價(jià)值較高的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，實(shí)行領(lǐng)用登記制度，詳細(xì)記錄領(lǐng)用時(shí)間、使用人等信息。五、辦公用品的使用（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，按照正確的使用方法進(jìn)行操作，延長其使用壽命。2.節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印紙張，盡量減少紙張浪費(fèi)。3.不得將辦公用品挪作私用，如將公司的文具帶回家使用等。（二）使用監(jiān)督1.行政部門定期對各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)或違規(guī)使用現(xiàn)象及時(shí)糾正。2.鼓勵(lì)員工互相監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用辦公用品的行為，可向行政部門舉報(bào)。六、辦公用品的保管（一）倉庫管理1.行政部門設(shè)立辦公用品倉庫，安排專人負(fù)責(zé)倉庫管理。2.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。3.辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和發(fā)放。（二）庫存盤點(diǎn)1.每月末，行政部門對辦公用品倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與賬目是否一致。2.盤點(diǎn)結(jié)果如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.根據(jù)盤點(diǎn)情況，合理調(diào)整辦公用品的采購計(jì)劃和庫存水平。七、特殊辦公用品管理（一）貴重辦公用品管理1.對于價(jià)值較高的辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，實(shí)行固定資產(chǎn)管理。2.建立固定資產(chǎn)臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號、規(guī)格、購置時(shí)間、使用部門、使用人等信息。3.定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)安全完整。（二）限量領(lǐng)用辦公用品管理1.對于一些消耗量大或易浪費(fèi)的辦公用品，如打印紙、墨盒等，實(shí)行限量領(lǐng)用制度。2.各部門每月領(lǐng)用此類辦公用品的數(shù)量不得超過規(guī)定限額，如需超量領(lǐng)用，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。（三）臨時(shí)辦公用品管理1.因工作需要臨時(shí)使用的辦公用品，由使用部門填寫《臨時(shí)辦公用品申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取。2.使用完畢后，及時(shí)歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。八、違規(guī)處理（一）對于浪費(fèi)辦公用品的行為，行政部門將給予批評教育，并責(zé)令其改正。（二）對于將辦公用品挪作私用的行為，公司將