公司內(nèi)部用印管理制度VIP

公司內(nèi)部用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部用印管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，公司所有部門和員工在涉及公司經(jīng)營管理活動中使用印章的行為均適用本制度。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：用印必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得用印。2.規(guī)范使用原則：印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途、范圍和程序進(jìn)行，確保用印文件合法、合規(guī)、真實(shí)、有效。3.安全保管原則：印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。二、印章種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、證明、信函等的簽署。2.使用范圍：以公司名義簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等。公司出具的各類公函、證明文件等。公司上報(bào)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的重要文件。其他需要代表公司對外正式行文的文件。（二）法定代表人章1.用途：用于特定文件或票據(jù)上代表法定代表人的簽字，與公司公章共同使用時(shí)具有特定法律效力。2.使用范圍：法定代表人授權(quán)書等涉及法定代表人授權(quán)事項(xiàng)的文件。銀行支票、匯票等票據(jù)上的法定代表人簽章。（三）合同專用章1.用途：專門用于簽訂公司各類合同，明確合同的法律效力。2.使用范圍：公司簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等。（四）財(cái)務(wù)專用章1.用途：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，具有明確的財(cái)務(wù)法律效力。2.使用范圍：公司各類財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證、發(fā)票等的蓋章。銀行賬戶開戶、銷戶、變更等相關(guān)文件的蓋章。公司資金收付的票據(jù)、支票、匯票等的蓋章。（五）部門章1.用途：用于各部門內(nèi)部文件、資料的標(biāo)識和確認(rèn)，代表部門行使一定的管理職能。2.使用范圍：部門內(nèi)部的通知、通報(bào)、報(bào)告等文件。部門與其他部門之間的一般性往來文件。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的其他內(nèi)部文件。三、印章管理職責(zé)（一）行政部1.負(fù)責(zé)公司印章的統(tǒng)一歸口管理，制定印章管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)印章的刻制、啟用、廢止、收繳等工作。3.負(fù)責(zé)建立印章使用臺賬，記錄印章使用情況。4.負(fù)責(zé)對印章保管人員進(jìn)行培訓(xùn)和監(jiān)督，確保印章使用安全。（二）印章保管人1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程和用途使用印章，對用印文件進(jìn)行審核，確保用印文件合法、合規(guī)、真實(shí)、有效。3.在用印過程中，對用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、文件名稱、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。4.定期將印章使用臺賬交行政部核對。（三）用印申請人1.在用印前，填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、用印份數(shù)等信息，并按照規(guī)定的審批流程提交申請。2.確保提交的用印文件合法、合規(guī)、真實(shí)、有效，對用印文件的內(nèi)容和真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.在用印后，及時(shí)將用印文件歸檔保存。（四）審批人1.按照規(guī)定的審批權(quán)限和流程，對用印申請進(jìn)行審批，確保用印事項(xiàng)符合公司規(guī)定和利益。2.對用印文件的內(nèi)容和真實(shí)性進(jìn)行審核，對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。四、印章的刻制、啟用、廢止與收繳（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由行政部提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位刻制。2.刻制印章時(shí)，應(yīng)向印章刻制單位提供公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，并明確印章的種類、規(guī)格、用途等要求。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，方可啟用。2.印章啟用時(shí)，行政部應(yīng)將印章啟用信息通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。（三）印章廢止1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止印章的，由行政部提出申請，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，辦理印章廢止手續(xù)。2.印章廢止后，行政部應(yīng)及時(shí)將廢止印章封存，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。（四）印章收繳1.員工離職、崗位調(diào)動等原因不再使用公司印章的，應(yīng)將所保管的印章及時(shí)交回行政部。2.行政部在收到員工交回的印章后，應(yīng)進(jìn)行核對，并辦理印章收繳手續(xù)。五、用印審批流程（一）一般用印審批流程1.用印申請人填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、用印份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《用印申請表》提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核用印事項(xiàng)是否符合部門工作需要和公司規(guī)定，對用印文件的內(nèi)容和真實(shí)性進(jìn)行審核，并簽字批準(zhǔn)。3.初審?fù)ㄟ^后，將《用印申請表》提交給行政部進(jìn)行審核，行政部應(yīng)審核用印事項(xiàng)是否符合公司印章管理制度，對用印文件的格式、內(nèi)容等進(jìn)行審核，并簽字批準(zhǔn)。4.行政部審核通過后，將《用印申請表》提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限對用印事項(xiàng)進(jìn)行審批，并簽字批準(zhǔn)。5.審批通過后，用印申請人將《用印申請表》及用印文件一并提交給印章保管人，印章保管人按照規(guī)定的用途和程序進(jìn)行用印，并在用印申請表上加蓋印章使用記錄章。（二）重要文件用印審批流程1.對于涉及公司重大決策、重要合同、大額資金支出等重要文件的用印，除按照一般用印審批流程進(jìn)行審批外，還需經(jīng)公司法定代表人審批。2.用印申請人在填寫《用印申請表》后，依次提交部門負(fù)責(zé)人、行政部、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后提交給公司法定代表人審批。3.公司法定代表人審批通過后，用印申請人將《用印申請表》及用印文件一并提交給印章保管人，印章保管人按照規(guī)定的用途和程序進(jìn)行用印，并在用印申請表上加蓋印章使用記錄章。（三）緊急用印審批流程1.因工作緊急需要立即用印的，用印申請人可通過電話、郵件等方式向部門負(fù)責(zé)人、行政部、公司分管領(lǐng)導(dǎo)或公司法定代表人說明情況，并申請緊急用印。2.在獲得批準(zhǔn)后，用印申請人應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦《用印申請表》，并按照一般用印審批流程進(jìn)行后續(xù)審批。3.印章保管人在接到緊急用印通知后，應(yīng)按照規(guī)定的用途和程序進(jìn)行用印，并在用印申請表上加蓋印章使用記錄章。六、用印規(guī)范（一）用印位置1.公司公章、合同專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)加蓋在文件首頁的右上角或騎縫處，確保印章清晰、完整。2.財(cái)務(wù)專用章應(yīng)加蓋在財(cái)務(wù)相關(guān)文件規(guī)定的蓋章位置。3.部門章應(yīng)加蓋在部門內(nèi)部文件規(guī)定的蓋章位置。（二）用印方式1.印章應(yīng)使用紅色印油，確保印章顏色鮮艷、清晰。2.用印時(shí)應(yīng)使用專用的印章墊，避免印章直接接觸桌面等硬物，防止印章?lián)p壞。3.用印過程中應(yīng)確保印章加蓋端正、清晰，不得歪蓋、斜蓋或重蓋。（三）用印份數(shù)1.用印份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件實(shí)際需要確定，不得隨意增加或減少用印份數(shù)。2.如需多份文件用印，應(yīng)在《用印申請表》中注明用印份數(shù)，并確保每份文件用印清晰、一致。（四）用印登記1.印章保管人在用印過程中，應(yīng)按照規(guī)定的格式對用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、文件名稱、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。2.用印登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯登或不登。3.用印登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、印章的保管與存放（一）保管要求1.公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印章安全。2.印章保管人不得擅自將印章交與他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)行政部批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.印章保管人應(yīng)妥善保管印章存放的鑰匙、密碼等，不得隨意泄露。（二）存放地點(diǎn)1.公司公章、合同專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)存放在公司保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙由印章保管人負(fù)責(zé)保管，密碼由行政部指定專人掌握。2.財(cái)務(wù)專用章應(yīng)存放在公司財(cái)務(wù)部門的保險(xiǎn)柜中，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。3.部門章應(yīng)存放在各部門指定的安全地點(diǎn)，由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部應(yīng)定期對公司印章的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章使用臺賬的登記情況、用印文件的審批情況、印章的保管情況等。2.定期檢查應(yīng)形成書面報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或行政部可根據(jù)工作需要，不定期對公司印章的使用情況進(jìn)行抽查，確保印章使用規(guī)范、安全。2.抽查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除