倉庫外發(fā)收貨管理制度

倉庫外發(fā)收貨管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司倉庫外發(fā)收貨流程，確保外發(fā)貨物的準確接收、及時處理和妥善保管，保障公司財產(chǎn)安全，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及倉庫外發(fā)收貨的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、質量檢驗部門等。（三）職責分工1.采購部門負責與供應商溝通協(xié)調外發(fā)貨物的發(fā)貨事宜，確保供應商按照合同約定的時間、數(shù)量、質量等要求發(fā)貨，并及時將發(fā)貨信息通知倉庫管理部門。2.倉庫管理部門負責外發(fā)貨物的接收、清點、入庫等工作，對貨物的數(shù)量、質量、包裝等進行檢查，確保貨物符合要求后辦理入庫手續(xù)，并及時更新庫存信息。3.質量檢驗部門負責對外發(fā)貨物進行質量檢驗，按照相關標準和規(guī)范對貨物的質量進行抽檢或全檢，確保貨物質量合格后方可辦理入庫手續(xù)。4.其他相關部門根據(jù)各自職責，配合采購部門、倉庫管理部門和質量檢驗部門做好外發(fā)收貨相關工作，如提供必要的技術支持、協(xié)助處理異常情況等。二、收貨準備（一）信息溝通1.采購部門在接到供應商發(fā)貨通知后，應及時將發(fā)貨信息（包括發(fā)貨日期、預計到貨日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、包裝方式等）以書面形式或電子文檔形式通知倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到采購部門的發(fā)貨通知后，應根據(jù)貨物的性質、數(shù)量和預計到貨時間，合理安排收貨人員、收貨場地和收貨設備，確保收貨工作順利進行。（二）場地與設備準備1.倉庫管理部門應確保收貨場地清潔、干燥、通風良好，具備必要的照明和消防設施，以滿足貨物存放和安全要求。2.根據(jù)貨物的特點和收貨數(shù)量，準備相應的收貨設備，如叉車、托盤、磅秤、手推車、檢驗工具等，并確保設備性能良好、能夠正常使用。（三）人員安排1.倉庫管理部門應安排足夠數(shù)量的收貨人員負責外發(fā)貨物的接收工作，收貨人員應具備一定的業(yè)務知識和操作技能，熟悉收貨流程和相關管理制度。2.收貨人員應提前了解貨物的基本情況，做好收貨前的準備工作，如準備收貨單據(jù)、清理收貨場地等。三、貨物接收（一）到貨通知1.貨物到達倉庫前，倉庫管理部門應安排專人負責跟蹤貨物運輸情況，確保貨物按時到達。當貨物預計到達時，收貨人員應提前在倉庫門口等候。2.貨物到達后，運輸人員應向收貨人員提供送貨清單，收貨人員應仔細核對送貨清單上的貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、包裝方式等信息與采購訂單是否一致。（二）初步檢查1.收貨人員應對貨物的外包裝進行初步檢查，查看包裝是否完好、有無破損、變形、受潮等情況。如發(fā)現(xiàn)包裝有問題，應及時與運輸人員溝通，并做好記錄。2.根據(jù)貨物的性質和特點，對貨物進行適當?shù)母泄贆z查，如查看貨物的外觀、色澤、氣味等是否正常，有無異味、變質等現(xiàn)象。（三）數(shù)量清點1.收貨人員應按照送貨清單上的數(shù)量對貨物進行逐件清點，確保貨物數(shù)量準確無誤。在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應及時與運輸人員核對，并查明原因。2.對于貴重物品、易損物品或數(shù)量較大的貨物，收貨人員應采用抽檢或全檢的方式進行數(shù)量清點，確保數(shù)量準確。（四）質量檢驗1.質量檢驗部門應按照相關標準和規(guī)范對外發(fā)貨物進行質量檢驗，檢驗內容包括貨物的外觀、尺寸、性能、質量證明文件等。2.對于需要進行抽樣檢驗的貨物，質量檢驗人員應按照規(guī)定的抽樣方法進行抽樣，并將樣品送至指定的檢驗機構進行檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)貨物質量不合格，質量檢驗人員應及時填寫質量檢驗報告，并通知采購部門和倉庫管理部門。采購部門應及時與供應商溝通，協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補貨等。四、入庫手續(xù)辦理（一）單據(jù)填寫1.收貨人員在貨物清點和質量檢驗合格后，應及時填寫入庫單。入庫單應包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱、入庫日期等信息，并確保填寫準確、完整、清晰。2.入庫單應由收貨人員、倉庫管理人員、質量檢驗人員等相關人員簽字確認，以明確各自的責任。（二）系統(tǒng)錄入1.倉庫管理人員應根據(jù)入庫單上的信息，及時將貨物入庫信息錄入倉庫管理系統(tǒng)，更新庫存臺賬，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.在系統(tǒng)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)入庫信息與系統(tǒng)記錄不一致或存在其他異常情況，應及時查明原因并進行處理。（三）貨物存放1.倉庫管理人員應根據(jù)貨物的性質、類別、規(guī)格等，按照倉庫規(guī)劃和布局要求，將貨物存放在指定的貨位上，并做好標識。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險貨物，應按照相關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。五、異常情況處理（一）數(shù)量不符1.如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量與送貨清單不符，收貨人員應及時與運輸人員核對，并查明原因。如系運輸過程中造成的數(shù)量短缺，運輸人員應承擔相應責任，并負責補足短缺的貨物。2.如系供應商發(fā)貨數(shù)量錯誤，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商在規(guī)定時間內補足短缺的貨物或辦理退貨手續(xù)。（二）質量問題1.如發(fā)現(xiàn)貨物質量不合格，質量檢驗人員應及時填寫質量檢驗報告，并通知采購部門和倉庫管理部門。采購部門應及時與供應商溝通，協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補貨等。2.對于因質量問題造成的損失，如退貨費用、運輸費用、倉儲費用等，應由責任方承擔。（三）包裝破損1.如發(fā)現(xiàn)貨物包裝破損，收貨人員應及時與運輸人員溝通，并對破損情況進行拍照記錄。如系運輸過程中造成的包裝破損，運輸人員應承擔相應責任，并負責更換包裝或賠償損失。2.如系供應商發(fā)貨時包裝不良，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商在規(guī)定時間內更換包裝或采取其他補救措施。（四）其他異常情況1.對于其他異常情況，如貨物丟失、錯發(fā)、延誤等，收貨人員應及時報告?zhèn)}庫管理部門和采購部門，并協(xié)助相關部門進行調查處理。2.在異常情況處理過程中，各部門應密切配合，及時溝通信息，采取有效措施，確保問題得到妥善解決，減少公司損失。六、退貨管理（一）退貨原因1.因質量問題、規(guī)格不符、數(shù)量多余等原因，需要將外發(fā)貨物退回供應商的，由采購部門負責與供應商協(xié)商退貨事宜。2.退貨申請應經(jīng)相關部門負責人審核批準后，方可辦理退貨手續(xù)。（二）退貨流程1.采購部門通知倉庫管理部門準備退貨貨物，并填寫退貨單。退貨單應包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、退貨原因、供應商名稱等信息。2.倉庫管理部門根據(jù)退貨單上的信息，對退貨貨物進行清點、核對，確保退貨貨物與退貨單一致。3.質量檢驗部門對退貨貨物進行質量檢驗，如檢驗合格，在退貨單上簽字確認。4.倉庫管理部門安排運輸人員將退貨貨物發(fā)運給供應商，并將退貨單副本交采購部門存檔。5.采購部門負責跟蹤退貨貨物的運輸情況，確保退貨貨物按時、安全到達供應商處。（三）退貨費用1.因供應商原因導致的退貨，退貨費用（包括運輸費用、包裝費用等）由供應商承擔。2.因公司自身原因導致的退貨，退貨費用由公司承擔。七、庫存盤點（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應定期制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等。2.庫存盤點計劃應提前通知各相關部門，以便各部門做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃，對倉庫內的貨物進行逐一清點，并填寫盤點表。盤點表應包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、貨位等信息。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并記錄在盤點表上。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，盤點人員應將盤點表匯總整理，編制盤點報告。盤點報告應包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、賬實差異情況及原因分析、處理建議等內容。2.倉庫管理部門應根據(jù)盤點報告，對庫存賬目進行調整，確保賬實相符。對于賬實差異較大的情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。八、數(shù)據(jù)管理（一）收貨數(shù)據(jù)記錄1.收貨人員應及時、準確地記錄外發(fā)貨物的收貨信息，包括收貨日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱、質量檢驗結果等，并將相關記錄妥善保存。2.倉庫管理人員應根據(jù)收貨記錄，及時更新庫存臺賬，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性和及時性。（二）數(shù)據(jù)備份與存儲1.倉庫管理系統(tǒng)中的收貨數(shù)據(jù)應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.收貨數(shù)據(jù)的存儲期限應符合公司相關規(guī)定和法律法規(guī)要求，以便日后查詢和審計。（三）數(shù)據(jù)查詢與使用1.各相關部門因工作需要查詢外發(fā)收貨數(shù)據(jù)的，應按照公司規(guī)定的權限和流程進行操作，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.外發(fā)收貨數(shù)據(jù)的使用應僅限于公司內部管理和業(yè)務需要，未經(jīng)授權不得對外提供或泄露。九、培訓與考核（一）培訓計劃1.倉庫管理部門應制定外發(fā)收貨人員培訓計劃，定期組織收貨人員進行業(yè)務培訓，提高收貨人員的業(yè)務水平和操作技能。2.培訓內容應包括收貨流程、質量檢驗標準、倉庫管理制度、安全操作規(guī)程等方面的知識和技能。（二）培訓實施1.培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、現(xiàn)場實操等多種形式，確保培訓效果。2.培訓結束后，應對培訓人員進行考核，考核合格后方可上崗操作。（三）考核機制1.建立外發(fā)收貨人員考核機制，定期對收貨人員的工作表現(xiàn)進行考核，考核內容包括工作質量、工作效率、