材料采購及管理制度

材料采購及管理制度一、總則1.目的為加強公司材料采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需材料的及時供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有材料采購活動，包括原材料、輔助材料、零部件、辦公用品等各類物資的采購。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購數(shù)量和時間，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購材料的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標準，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部是公司材料采購的歸口管理部門，負責(zé)制定采購計劃、組織采購活動、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同等工作。采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，負責(zé)全面管理采購部工作，制定采購策略和計劃，協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。采購部根據(jù)采購業(yè)務(wù)的需要，設(shè)若干采購專員，負責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商開發(fā)、采購訂單下達、合同執(zhí)行跟蹤等。2.其他部門職責(zé)需求部門：負責(zé)提出材料需求計劃，明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對需求的合理性和準確性負責(zé)。在采購過程中，需求部門應(yīng)積極配合采購部，提供必要的技術(shù)支持和信息反饋。質(zhì)量部門：負責(zé)對采購材料的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保所采購材料符合公司質(zhì)量標準和相關(guān)要求。參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供質(zhì)量方面的意見和建議。財務(wù)部門：負責(zé)審核采購合同，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和控制，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告。倉儲部門：負責(zé)采購材料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，建立庫存臺賬，定期盤點庫存，確保庫存物資的安全和完整。及時向采購部反饋庫存信息，協(xié)助采購部做好采購計劃的調(diào)整。三、采購流程1.需求計劃提出每月末，各需求部門根據(jù)次月生產(chǎn)、經(jīng)營計劃，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況，填寫《材料需求計劃表》，詳細列出所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并提交給采購部。需求部門應(yīng)確保需求計劃的準確性和合理性，如有特殊情況需要臨時調(diào)整需求計劃，應(yīng)及時書面通知采購部。2.采購計劃制定采購部收到各需求部門提交的《材料需求計劃表》后，進行匯總和分析。結(jié)合庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)采購經(jīng)理審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.供應(yīng)商選擇與管理采購部根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽評價等。采購部組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、技術(shù)部等）對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。采購部定期對合格供應(yīng)商進行評估和考核，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。4.采購訂單下達采購部根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇?yīng)明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等詳細信息。采購訂單經(jīng)采購經(jīng)理審核后加蓋公司公章或合同專用章，并傳真或郵寄給供應(yīng)商。采購部應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。5.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項目，采購部應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同由采購部起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。采購部負責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同，并確保合同的有效履行。6.材料驗收材料到貨前，采購部應(yīng)提前通知質(zhì)量部和倉儲部門做好驗收準備工作。材料到貨時，倉儲部門負責(zé)核對到貨材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝等信息是否與采購訂單一致，并對材料的外觀質(zhì)量進行檢查。質(zhì)量部按照相關(guān)質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，對到貨材料進行抽樣檢驗，確保材料質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)材料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。同時，質(zhì)量部應(yīng)出具檢驗報告，作為處理問題的依據(jù)。7.采購付款采購材料驗收合格后，采購部應(yīng)及時整理相關(guān)發(fā)票、驗收報告、采購訂單等資料，填寫《付款申請單》，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和采購合同約定，對《付款申請單》進行審核。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，支付采購款項。采購部應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購付款情況，確保付款信息的準確性和及時性。四、采購成本控制1.價格管理采購部應(yīng)定期收集市場價格信息，了解材料價格動態(tài)。通過與供應(yīng)商談判、招標、詢價等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格。對于常用材料，采購部應(yīng)建立價格檔案，記錄不同時期的采購價格，并進行分析比較。根據(jù)價格變化趨勢，適時調(diào)整采購策略，降低采購成本。在采購談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，運用合理的談判技巧，爭取有利的采購價格。同時，要注意維護與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，避免因價格過低而影響材料質(zhì)量和交貨期。2.采購批量控制采購部應(yīng)根據(jù)材料的需求情況、采購周期、存儲成本等因素，合理確定采購批量。通過批量采購，爭取獲得供應(yīng)商的數(shù)量折扣，降低采購單價。同時，要避免因采購批量過大而導(dǎo)致庫存積壓，增加庫存成本和資金占用。采購部應(yīng)定期對庫存進行分析，根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)率和市場需求變化，及時調(diào)整采購批量。3.成本分析與考核采購部應(yīng)定期對采購成本進行分析，對比采購預(yù)算與實際采購成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。公司建立采購成本考核制度，對采購部及采購人員的采購成本控制情況進行考核?？己酥笜税ú少彸杀竟?jié)約率、采購價格合理性、采購成本降低額等。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對未完成成本控制目標的進行相應(yīng)處罰。五、采購風(fēng)險管理1.市場風(fēng)險密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解材料價格波動、供應(yīng)短缺等市場風(fēng)險因素。通過與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，降低市場風(fēng)險對公司采購業(yè)務(wù)的影響。加強市場調(diào)研和分析，提前做好應(yīng)對市場變化的預(yù)案，確保在市場風(fēng)險發(fā)生時能夠及時調(diào)整采購策略，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進行。2.供應(yīng)商風(fēng)險對供應(yīng)商進行全面的風(fēng)險評估，包括供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽狀況等方面。建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商可能出現(xiàn)的風(fēng)險問題。與供應(yīng)商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任。在合同執(zhí)行過程中，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同。建立供應(yīng)商備份機制，對于重要材料的供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的合格供應(yīng)商作為備份，以防止因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而導(dǎo)致供應(yīng)中斷。3.質(zhì)量風(fēng)險嚴格把控采購材料的質(zhì)量關(guān)，加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系審核和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方式。質(zhì)量部應(yīng)加強對采購材料的檢驗和驗收工作，確保所采購材料符合公司質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，包括退貨、換貨、整改等，避免因質(zhì)量問題給公司帶來損失。建立質(zhì)量追溯機制，對采購材料的質(zhì)量問題進行跟蹤和追溯，查明原因，采取相應(yīng)的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。4.合同風(fēng)險采購合同簽訂前，必須由法務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性、完整性和有效性。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任等內(nèi)容，避免因合同漏洞而引發(fā)法律風(fēng)險。在合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)嚴格按照合同約定履行義務(wù)，同時加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違反合同約定，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任，維護公司的合法權(quán)益。定期對采購合同進行清理和歸檔，妥善保管合同相關(guān)資料，以備查閱和審計。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本控制情況、采購風(fēng)險管理情況等。審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部應(yīng)根據(jù)審計報告，及時進行整改，完善采購管理制度和流程。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督公司紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。紀檢監(jiān)察部門應(yīng)定期開展廉政教育活動，加強對采購人員的廉潔意識培