上市公司禮品管理制度

上市公司禮品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品管理，確保禮品的使用符合公司利益和企業(yè)文化，加強對禮品贈送活動的有效控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各子公司、分公司，涵蓋公司內(nèi)部員工在業(yè)務往來、商務活動、節(jié)日慰問等場景下涉及的禮品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品贈送活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，不得進行任何違法違規(guī)行為。2.必要性原則：禮品的贈送應基于業(yè)務往來、維護客戶關系、激勵員工等必要目的，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品價值應與公司實際情況、業(yè)務需求及對方貢獻相匹配，避免過度贈送禮品造成資源浪費或不良影響。4.登記備案原則：對禮品的采購、贈送、庫存等情況進行詳細登記備案，確保禮品管理的透明度和可追溯性。二、禮品管理職責分工（一）采購部門1.根據(jù)禮品需求計劃，負責禮品的采購工作，選擇合適的供應商，確保禮品質量和供應及時性。2.對比不同供應商的價格、品質等因素，爭取最優(yōu)采購成本，同時負責與供應商簽訂采購合同及相關協(xié)議。3.對采購的禮品進行驗收，檢查禮品的數(shù)量、規(guī)格、質量等是否符合要求，確保入庫禮品的質量合格。（二）行政部門1.負責制定禮品庫存管理制度，對禮品進行統(tǒng)一存儲和保管，確保禮品的安全和完整。2.建立禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的出入庫情況，定期進行盤點，保證賬實相符。3.根據(jù)各部門的禮品申請，辦理禮品的發(fā)放手續(xù)，確保禮品準確無誤地發(fā)放到使用部門或人員手中。（三）使用部門1.根據(jù)業(yè)務需要，提前向行政部門提交禮品需求計劃，明確禮品的種類、數(shù)量、用途等信息。2.負責禮品的具體使用，按照規(guī)定的場景和對象進行禮品贈送，并及時反饋禮品使用效果。3.配合行政部門做好禮品庫存盤點工作，提供相關使用信息和建議。（四）財務部門1.負責審核禮品采購預算，對禮品采購費用進行核算和報銷管理，確保費用支出符合公司財務制度。2.定期對禮品管理相關費用進行統(tǒng)計和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）審計部門1.對禮品管理情況進行定期審計和監(jiān)督，檢查禮品采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關規(guī)定。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保禮品管理規(guī)范有序。三、禮品采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每年年初或根據(jù)業(yè)務活動需求提前制定禮品需求計劃，詳細說明禮品的名稱、規(guī)格、預計數(shù)量、用途、預算金額等信息，并提交至行政部門。2.行政部門結合公司業(yè)務發(fā)展情況、過往禮品使用數(shù)據(jù)以及市場動態(tài)等因素，對各部門的禮品需求計劃進行匯總、審核和調整，形成年度禮品采購計劃初稿，報公司管理層審批。3.經(jīng)公司管理層批準后的年度禮品采購計劃作為全年禮品采購的依據(jù)，行政部門應嚴格按照計劃執(zhí)行采購任務。如遇特殊情況需要臨時調整采購計劃，需提前辦理相關審批手續(xù)。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集禮品供應商信息，建立供應商名錄，并對供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。2.根據(jù)評估結果，選擇若干家優(yōu)質供應商作為公司禮品采購的合作伙伴，并與之簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括禮品的規(guī)格、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。3.定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結果調整供應商合作關系。對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作或終止合作等措施，確保禮品供應的質量和穩(wěn)定性。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的禮品采購計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單，明確采購禮品的具體要求、數(shù)量、價格、交貨時間和地點等信息。2.供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或備貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將禮品送達公司指定地點。采購部門負責對送達的禮品進行驗收，檢查禮品的數(shù)量、規(guī)格、質量等是否與采購訂單一致。3.驗收合格的禮品，采購部門應及時辦理入庫手續(xù)，并將相關采購憑證（如發(fā)票、送貨單等）提交給財務部門進行報銷。如發(fā)現(xiàn)禮品存在質量問題或其他不符合要求的情況，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決，要求供應商更換或補貨。四、禮品庫存管理（一）庫存管理制度1.行政部門應建立完善的禮品庫存管理制度，明確禮品的出入庫流程、存儲條件、盤點要求等內(nèi)容，確保禮品庫存管理的規(guī)范化和標準化。2.設立專門的禮品倉庫或存儲區(qū)域，對禮品進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，要確保倉庫環(huán)境安全、整潔，具備必要的防火、防潮、防盜等設施。3.建立禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源（供應商）、領用部門及人員、出庫時間等信息。庫存臺賬應定期更新，保證賬實相符。（二）出入庫管理1.禮品入庫時，采購部門應填寫入庫單，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息，并經(jīng)倉庫管理人員驗收簽字后，辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應根據(jù)入庫單及時將禮品存入指定倉庫，并更新庫存臺賬。2.各使用部門因業(yè)務需要領用禮品時，應填寫禮品領用申請表，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門辦理領用手續(xù)。行政部門根據(jù)審批后的領用申請表，開具禮品出庫單，倉庫管理人員按照出庫單發(fā)放禮品，并在庫存臺賬上記錄禮品的出庫情況。3.對于已領用但未使用完的禮品，使用部門應及時將剩余禮品退回行政部門倉庫，并辦理退庫手續(xù)。倉庫管理人員應認真核對退庫禮品的數(shù)量、規(guī)格等信息，確保與出庫時一致，并更新庫存臺賬。（三）庫存盤點1.行政部門應定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.在盤點前，倉庫管理人員應整理好庫存禮品，核對庫存臺賬，確保賬賬相符。盤點過程中，應認真清點禮品的數(shù)量、規(guī)格等，如實記錄盤點結果。3.盤點結束后，倉庫管理人員應編制庫存盤點報告，詳細說明盤點情況，包括賬實差異及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并采取相應的處理措施，如調整庫存臺賬、追究相關人員責任等。同時，將庫存盤點報告提交給行政部門負責人及財務部門備案。五、禮品使用管理（一）使用范圍1.業(yè)務往來：用于與客戶、合作伙伴等進行商務洽談、合作簽約、項目推進等活動中的禮品贈送，以表達公司的友好與合作誠意，維護良好的業(yè)務關系。2.商務活動：在參加行業(yè)展會、研討會、商務宴請等商務活動時，作為公司宣傳推廣或與其他企業(yè)交流的禮品，提升公司形象和知名度。3.節(jié)日慰問：在重要節(jié)日（如春節(jié)、中秋節(jié)等）向公司內(nèi)部員工、客戶、合作伙伴等發(fā)送節(jié)日慰問禮品，傳遞公司的關懷與祝福。4.員工激勵：對在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、為公司做出突出貢獻的員工給予獎勵性禮品，激勵員工積極工作，提高工作績效。（二）使用標準1.業(yè)務往來和商務活動禮品：禮品價值應根據(jù)業(yè)務規(guī)模、合作重要性等因素綜合確定，原則上每次禮品贈送的總價值不得超過[X]元。禮品應注重品質和實用性，能夠體現(xiàn)公司的品牌形象和文化特色。2.節(jié)日慰問禮品：根據(jù)不同對象和節(jié)日特點，合理確定禮品的種類和價值。員工節(jié)日慰問禮品標準可參照公司相關規(guī)定執(zhí)行，客戶和合作伙伴的節(jié)日慰問禮品價值應適度，避免過度鋪張。3.員工激勵禮品：根據(jù)員工的貢獻大小和獎勵等級，制定相應的禮品標準。激勵禮品應具有一定的紀念意義和價值，能夠充分體現(xiàn)公司對員工的認可和鼓勵。（三）使用流程1.申請：各使用部門根據(jù)業(yè)務需求填寫禮品使用申請表，詳細說明禮品的用途、對象、預計使用時間、禮品種類及數(shù)量、預算金額等信息，并經(jīng)部門負責人審批簽字。2.審批：禮品使用申請表提交至行政部門審核，行政部門根據(jù)禮品使用標準和庫存情況進行審核，如申請表內(nèi)容符合要求且?guī)齑嬗胸?，行政部門負責人簽字批準；如申請表內(nèi)容不符合要求或庫存無貨，行政部門應及時與使用部門溝通調整。對于超出禮品使用標準或預算金額的申請，需報公司管理層審批。3.領取與發(fā)放：經(jīng)審批通過的禮品使用申請表交至行政部門倉庫，倉庫管理人員根據(jù)申請表開具禮品出庫單，并按照出庫單發(fā)放禮品。使用部門領取禮品后，應按照預定用途及時將禮品送達相關對象，并做好禮品發(fā)放記錄。（四）效果反饋1.禮品使用后，使用部門應及時收集禮品接收方的反饋意見，了解禮品的使用效果、對方滿意度等情況。反饋意見可以通過問卷調查、面談交流、電話溝通等方式收集。2.使用部門應將禮品使用效果反饋情況整理成報告，提交至行政部門。報告內(nèi)容應包括禮品接收方的評價、禮品在業(yè)務往來或員工激勵等方面所起到的作用、存在的問題及改進建議等。3.行政部門根據(jù)各使用部門提交的禮品使用效果反饋報告，對禮品管理工作進行總結分析，評估禮品采購、使用等環(huán)節(jié)的合理性和有效性，為后續(xù)禮品管理工作的改進提供參考依據(jù)。六、禮品費用管理（一）預算管理1.財務部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和禮品管理需求，編制年度禮品費用預算。禮品費用預算應包括采購費用、庫存管理費用、運輸費用等各項與禮品管理相關的支出，并明確各項費用的預算金額。2.年度禮品費用預算經(jīng)公司管理層審批后，作為全年禮品費用控制的依據(jù)。各部門在使用禮品時，應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，不得超預算支出。如因業(yè)務發(fā)展需要確需調整禮品費用預算，需按照公司預算調整流程進行審批。（二）報銷管理1.禮品采購費用報銷時，采購部門應提供合法有效的發(fā)票、采購合同、入庫單、送貨單等相關憑證，并填寫費用報銷單，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.財務部門按照公司財務制度對報銷憑證進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，采購合同與發(fā)票的一致性，費用支出是否符合預算及禮品使用標準等。審核無誤后，財務部門辦理報銷手續(xù)。3.對于禮品領用過程中涉及的運輸費用、包裝費用等其他相關費用，使用部門應按照公司費用報銷規(guī)定，提供相應的費用憑證和審批手續(xù)，經(jīng)財務部門審核后予以報銷。（三）財務核算與分析1.財務部門應按照公司會計制度對禮品管理相關費用進行準確的賬務核算，分別設置相應的會計科目，記錄禮品采購、庫存、使用、費用報銷等業(yè)務的發(fā)生情況。2.定期對禮品費用進行統(tǒng)計和分析，編制禮品費用報表，反映禮品費用的支出情況、構成比例、變動趨勢等信息。通過財務分析，為公司管理層提供決策支持，評估禮品管理對公司成本效益的影響，發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出改進措施。七、監(jiān)督與審計（一）監(jiān)督機制1.公司建立禮品管理監(jiān)督機制，由行政部門、財務部門、審計部門等相關部門共同負責對禮品管理工作進行監(jiān)督檢查。各部門應按照職責分工，定期或不定期對禮品采購、庫存、使用、費用管理等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，確保禮品管理工作規(guī)范有序。2.行政部門負責對禮品的采購、庫存、發(fā)放等實際操作情況進行日常監(jiān)督，檢查禮品的出入庫手續(xù)是否齊全、庫存管理是否規(guī)范、禮品發(fā)放是否符合規(guī)定等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求相關部門或人員進行整改。3.財務部門負責對禮品費用的預算執(zhí)行、報銷核算等情況進行監(jiān)督，檢查禮品費用支出是否符合預算和財務制度要求，報銷憑證是否真實合法等。對發(fā)現(xiàn)的財務問題，應及時進行糾正，并向公司管理層報告。4.審計部門負責對禮品管理情況進行定期審計和專項審計，審查禮品管理相關制度的執(zhí)行情況、禮品采購與使用的合規(guī)性、費用支出的合理性等。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題，提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。（二）違規(guī)處理1.對于在禮品管理過程中違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、通報批評、責令改正、扣減績效獎金、解除勞動合同等。2.如因禮品管理違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成違法犯罪的，公司將依法移送司法機關處理。3.對能夠及時發(fā)現(xiàn)并主動糾正禮品管理違規(guī)行為的部門或個人，公司將視情況從輕或減輕處罰。同時，鼓勵員工對禮品管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對舉報屬實的