社區(qū)檔案資料管理制度

社區(qū)檔案資料管理制度總則目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案資料的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在社區(qū)管理、服務(wù)和決策中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等管理活動(dòng)。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案資料由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整和安全。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集社區(qū)工作中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的齊全和完整。4.保密性原則：對涉及社區(qū)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案資料的查閱和利用，提高工作效率。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門設(shè)立社區(qū)檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)社區(qū)檔案資料的日常管理工作。檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理：負(fù)責(zé)社區(qū)各類檔案資料的收集、整理和分類，確保檔案資料的齊全和完整。2.歸檔與保管：按照規(guī)定的歸檔方法和保管期限，對檔案資料進(jìn)行歸檔和保管，保證檔案資料的安全。3.查閱服務(wù)：為社區(qū)工作人員、居民及相關(guān)單位提供檔案資料查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。4.統(tǒng)計(jì)與分析：定期對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握檔案資料的數(shù)量、種類和利用情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全保密：嚴(yán)格遵守檔案管理的安全保密制度，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。6.信息化管理：推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。檔案資料的收集收集范圍1.社區(qū)行政管理類：包括社區(qū)黨組織、居委會的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.社區(qū)服務(wù)類：居民服務(wù)需求記錄、服務(wù)項(xiàng)目檔案、志愿者服務(wù)記錄等。3.社區(qū)治安類：治安巡邏記錄、矛盾糾紛調(diào)解記錄、安全檢查記錄等。4.社區(qū)衛(wèi)生類：健康教育資料、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、公共衛(wèi)生服務(wù)檔案等。5.社區(qū)文化類：文化活動(dòng)記錄、居民文藝作品、社區(qū)文化設(shè)施建設(shè)資料等。6.社區(qū)組織建設(shè)類：社區(qū)社會組織登記資料、活動(dòng)記錄、成員信息等。7.其他類：與社區(qū)工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的資料。收集要求1.明確責(zé)任：各部門和工作人員負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案資料的收集，并按時(shí)移交檔案管理部門。2.及時(shí)收集：對工作中形成的檔案資料應(yīng)及時(shí)收集，防止遺漏和丟失。3.完整準(zhǔn)確：收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確，確保其真實(shí)性和可靠性。檔案資料的整理分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案資料的來源、內(nèi)容和形式等，進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、社區(qū)服務(wù)類、社區(qū)治安類、社區(qū)衛(wèi)生類、社區(qū)文化類、社區(qū)組織建設(shè)類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案資料進(jìn)行整理和修復(fù)，采用統(tǒng)一的裝訂方式，確保整齊牢固。2.編目：編制檔案資料的目錄，包括編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和管理。3.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。檔案資料的歸檔歸檔期限1.年度歸檔：每年形成的檔案資料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.跨年度項(xiàng)目歸檔：對于跨年度的項(xiàng)目檔案資料，在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。歸檔程序1.移交：各部門和工作人員將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.審核：檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.歸檔：審核合格的檔案資料，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，并填寫歸檔登記表。檔案資料的保管保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。保管期限根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限，一般分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）。保管要求1.分類存放：按照檔案資料的類別和保管期限，分類存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查：定期對檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案資料的安全和完整。3.數(shù)字化備份：對重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲于安全的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。檔案資料的查閱查閱權(quán)限1.社區(qū)內(nèi)部查閱：社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案資料的，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.居民查閱：居民因個(gè)人需要查閱與自身相關(guān)的檔案資料的，需提供有效身份證明，填寫查閱申請表，經(jīng)社區(qū)居委會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.外部單位查閱：外單位因工作需要查閱社區(qū)檔案資料的，需持有單位介紹信，填寫查閱申請表，經(jīng)社區(qū)居委會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及機(jī)密的檔案資料，還需經(jīng)社區(qū)黨組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱登記建立檔案資料查閱登記制度，對查閱檔案資料的時(shí)間、內(nèi)容、查閱人等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案資料。查閱限制1.保密限制：對涉及社區(qū)機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、復(fù)印或傳播。2.利用限制：檔案資料僅供查閱，一般不得外借。如有特殊情況需要外借的，需經(jīng)社區(qū)居委會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。檔案資料的利用利用方式1.提供查閱服務(wù)：為社區(qū)工作人員、居民及相關(guān)單位提供檔案資料查閱服務(wù)，滿足其工作和生活中的需要。2.編研開發(fā)：對檔案資料進(jìn)行分析和研究，編寫專題資料、大事記、年鑒等編研成果，為社區(qū)管理和決策提供參考依據(jù)。3.信息共享：通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息共享，提高檔案資料的利用效率。利用效果評估定期對檔案資料的利用效果進(jìn)行評估，了解檔案資料的利用情況和對社區(qū)工作的支持作用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。檔案資料的銷毀銷毀范圍對已過保管期限、失去保存價(jià)值或其他需要銷毀的檔案資料，進(jìn)行銷毀處理。銷毀程序1.鑒定：由檔案管理部門會同相關(guān)部門對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.審批：銷毀意見經(jīng)社區(qū)居委會負(fù)責(zé)人審核，報(bào)社區(qū)黨組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷毀：由檔案管理人員在指定地點(diǎn)對批準(zhǔn)銷毀的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督銷毀，并填寫銷毀登記表。銷毀記錄銷毀檔案資料的過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案資料名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，記錄保存期限與檔案資料保管期限相同。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)建立社區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理、在線查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理的效率和水平。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入：將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。系統(tǒng)安全管理1.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案管理信息系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲于安全的存儲設(shè)備中，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采取防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，保障檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門的檔案資料收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.不定期抽查：社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門不定期對檔案管理工作進(jìn)行抽查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。考核評價(jià)