江蘇追蹤人員管理辦法

江蘇追蹤人員管理辦法一、引言在如今復(fù)雜多變的社會環(huán)境與業(yè)務(wù)場景下，為切實保障各項工作的順利開展，同時維護員工、合作伙伴及社會公眾的安全和利益，我們制定了本《江蘇追蹤人員管理辦法》。本辦法旨在為公司在江蘇地區(qū)涉及的人員追蹤管理工作提供明確、可操作的規(guī)范和指導(dǎo)，確保人員追蹤工作既能有效達成目標，又充分尊重個人權(quán)益，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。希望大家認真學習并嚴格按照本辦法執(zhí)行，共同營造安全、有序的工作環(huán)境和運營秩序。二、適用范圍本辦法適用于本公司在江蘇地區(qū)開展業(yè)務(wù)活動過程中，因業(yè)務(wù)需要對相關(guān)人員進行追蹤管理的各類情形。涉及的人員范圍包括但不限于公司員工、供應(yīng)商工作人員、客戶以及其他因業(yè)務(wù)往來進入公司經(jīng)營場所或參與相關(guān)業(yè)務(wù)流程的外部人員。同時，本辦法涵蓋的追蹤場景包括但不限于工作區(qū)域?qū)崟r定位追蹤、項目執(zhí)行進度關(guān)聯(lián)追蹤、安全風險防控相關(guān)追蹤等。三、相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準依據(jù)1.《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》：明確了網(wǎng)絡(luò)運營者收集、使用個人信息的原則和要求，強調(diào)保護個人信息的安全。我們在進行人員追蹤管理時，會嚴格依照此法律，確保所涉及的人員信息收集、存儲、使用符合規(guī)范，防止信息泄露、毀損、丟失。2.《中華人民共和國個人信息保護法》：對個人信息處理活動中的個人權(quán)益保護、信息處理者的義務(wù)等作出全面規(guī)定。我們將嚴格遵循該法，以合法、正當、必要和誠信原則處理追蹤過程中涉及的個人信息，充分保障個人的知情權(quán)、決定權(quán)等權(quán)益。3.行業(yè)通行的隱私保護標準和數(shù)據(jù)安全規(guī)范：如[具體行業(yè)協(xié)會發(fā)布的隱私保護指南等]，我們會參考這些行業(yè)標準，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，制定更為細化、符合公司實際運營的人員追蹤管理措施，確保在追蹤過程中數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性，避免因不當追蹤給公司及相關(guān)人員帶來法律風險。四、人員追蹤目的及基本原則（一）追蹤目的1.保障業(yè)務(wù)運營：通過對人員的追蹤，確保各項業(yè)務(wù)流程按照計劃有序推進。例如，在大型項目實施過程中，追蹤項目團隊成員的工作進度和位置，以便及時協(xié)調(diào)資源、解決問題，保證項目按時交付。2.維護安全管理：在公司經(jīng)營場所或特定業(yè)務(wù)場景下，追蹤人員動態(tài)有助于防范安全風險。如在生產(chǎn)車間，實時掌握人員位置，可在突發(fā)安全事故時迅速組織疏散，保障人員生命安全。3.合規(guī)監(jiān)管需求：部分業(yè)務(wù)可能受到相關(guān)部門監(jiān)管，對人員進行追蹤管理，能夠滿足合規(guī)性要求，便于提供準確的運營數(shù)據(jù)和人員活動記錄。（二）基本原則1.合法合規(guī)原則：人員追蹤活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，不得通過非法手段獲取人員信息或進行追蹤。2.正當必要原則：追蹤行為應(yīng)當基于正當?shù)臉I(yè)務(wù)目的，且所采取的追蹤手段為達成該目的所必要。例如，如果僅為統(tǒng)計員工考勤，不應(yīng)全程實時定位追蹤員工在工作區(qū)域外的活動軌跡。3.公開透明原則：我們會向被追蹤人員明確告知追蹤的目的、范圍、方式以及可能帶來的影響，確保其知情權(quán)。同時，對于涉及人員追蹤管理的相關(guān)政策和流程，保持公開透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.信息安全與保密原則：高度重視在人員追蹤過程中所獲取信息的安全與保密工作。采取必要的技術(shù)和管理措施，防止信息泄露、濫用，確保被追蹤人員的個人信息安全。五、人員追蹤類別及具體管理措施（一）基于地理位置的追蹤1.適用場景主要應(yīng)用于外勤人員工作管理、項目現(xiàn)場人員調(diào)度以及公司特定活動期間對參與人員的安全管理等場景。如銷售人員外出拜訪客戶，施工項目現(xiàn)場的人員管理等。2.追蹤方式（1）公司統(tǒng)一配置安裝具有定位功能的工作設(shè)備，如工作手機、智能手環(huán)等，通過特定的定位軟件實現(xiàn)人員位置實時追蹤。此類設(shè)備僅用于工作相關(guān)的定位追蹤，禁止用于其他非工作目的。（2）對于部分臨時參與公司業(yè)務(wù)活動且不便于配備公司設(shè)備的外部人員，可在征得其同意后，通過其個人手機上安裝的公司指定應(yīng)用程序進行位置信息采集，但僅限于業(yè)務(wù)活動期間使用，活動結(jié)束后及時停止追蹤并刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。3.管理措施（1）權(quán)限設(shè)置：明確各級管理人員對人員位置信息的訪問權(quán)限。例如，普通部門主管僅能查看本部門外勤人員的位置信息，而涉及項目整體調(diào)度的更高層級管理人員，可查看特定項目所有相關(guān)人員的位置，但訪問均需經(jīng)過系統(tǒng)授權(quán)流程。（2）數(shù)據(jù)使用：位置信息僅用于工作安排、項目協(xié)調(diào)以及安全管理等工作相關(guān)用途。嚴禁將人員位置信息泄露給無關(guān)第三方，或用于其他商業(yè)目的。（3）數(shù)據(jù)存儲與刪除：對于采集到的位置信息，按照公司數(shù)據(jù)存儲政策進行定期存儲，存儲期限根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)定。在超出存儲期限后，及時、徹底刪除相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的時效性和合規(guī)性。（二）基于業(yè)務(wù)流程的追蹤1.適用場景適用于各類業(yè)務(wù)項目從啟動到結(jié)束的全流程管理，以及涉及多環(huán)節(jié)協(xié)作的業(yè)務(wù)活動。比如，新產(chǎn)品研發(fā)項目、客戶訂單執(zhí)行流程等。2.追蹤方式（1）通過公司內(nèi)部的項目管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)流程管理軟件，為每個項目或業(yè)務(wù)流程設(shè)定關(guān)鍵節(jié)點，并要求相關(guān)人員在完成特定任務(wù)后及時更新系統(tǒng)狀態(tài)。例如，在新產(chǎn)品研發(fā)過程中，研發(fā)人員在完成設(shè)計初稿、樣品制作、測試等關(guān)鍵節(jié)點時，需在系統(tǒng)中記錄完成時間、成果等信息。（2）利用工作流自動化工具，自動跟蹤業(yè)務(wù)流程中各個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)情況，包括任務(wù)分配、處理時間、責任人等信息，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的可視化追蹤。3.管理措施（1）流程監(jiān)控：由專門的項目管理團隊或流程負責人，定期查看業(yè)務(wù)流程追蹤系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)流程中的異常情況，如某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)延誤、責任人未及時更新狀態(tài)等。對于異常情況，及時與相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)，推動業(yè)務(wù)流程順利進行。（2）數(shù)據(jù)分析：對業(yè)務(wù)流程追蹤數(shù)據(jù)進行定期分析，總結(jié)流程中的優(yōu)勢和不足之處，為優(yōu)化業(yè)務(wù)流程提供數(shù)據(jù)支持。例如，通過分析各環(huán)節(jié)的平均處理時間，找出瓶頸環(huán)節(jié)，針對性地提出改進措施。（3）培訓(xùn)與指導(dǎo)：針對業(yè)務(wù)流程追蹤系統(tǒng)的使用，為新入職員工或不熟悉操作的員工提供培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保每位員工都能正確使用系統(tǒng)進行任務(wù)更新和流程追蹤，保障數(shù)據(jù)的準確性和及時性。（三）基于安全風險防控的追蹤1.適用場景主要用于公司應(yīng)對可能出現(xiàn)的安全風險事件，如疫情防控期間對人員健康狀況和活動軌跡的追蹤，以及在面臨自然災(zāi)害、公共安全事件等緊急情況下，對公司內(nèi)部人員及相關(guān)場所人員的追蹤管理。2.追蹤方式（1）在疫情防控等特殊時期，要求員工通過公司內(nèi)部健康打卡系統(tǒng)，每日上報個人健康狀況、體溫數(shù)據(jù)以及近期活動軌跡等信息。同時，通過與外部健康碼平臺的數(shù)據(jù)對接，獲取員工的健康碼狀態(tài)信息。（2）在公司經(jīng)營場所安裝智能監(jiān)控設(shè)備，對人員進出、活動區(qū)域等進行監(jiān)控，但監(jiān)控范圍嚴格限定在公司公共區(qū)域和與業(yè)務(wù)安全相關(guān)的特定區(qū)域，不涉及員工個人辦公區(qū)域的隱私空間。3.管理措施（1）信息審核與反饋：安排專人對員工上報的健康信息和活動軌跡進行審核，如發(fā)現(xiàn)異常情況（如體溫異常、去過中高風險地區(qū)等），及時與員工取得聯(lián)系，進一步核實情況，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定采取相應(yīng)的防控措施。（2）監(jiān)控數(shù)據(jù)管理：對智能監(jiān)控設(shè)備采集的數(shù)據(jù)，按照安全管理要求進行存儲和使用。存儲期限根據(jù)安全管理規(guī)定設(shè)定，僅用于安全風險防控分析，如在發(fā)生安全事件后用于追溯事件過程。在存儲期限屆滿后，及時刪除相關(guān)數(shù)據(jù)，確保員工隱私不受侵犯。（3）應(yīng)急響應(yīng)：制定針對不同安全風險場景的應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，根據(jù)追蹤獲取的人員信息，迅速啟動相應(yīng)的應(yīng)急措施。例如，在疫情防控期間，一旦發(fā)現(xiàn)有員工確診或疑似感染，能夠依據(jù)其活動軌跡和接觸人員信息，快速實施隔離、流調(diào)等防控工作。六、人員信息管理（一）信息收集1.在進行人員追蹤前，必須以清晰、明確的方式向被追蹤人員說明需要收集的信息類型、用途、存儲期限以及信息共享范圍等內(nèi)容，征得其明確同意，并留存相關(guān)同意記錄。例如，通過簽署書面同意書或在公司內(nèi)部系統(tǒng)中設(shè)置電子確認流程等方式進行確認。2.收集的人員信息應(yīng)嚴格限定在為實現(xiàn)追蹤目的所必需的范圍內(nèi)，不得過度收集與追蹤目的無關(guān)的個人信息。例如，在基于地理位置追蹤外勤人員工作時，僅收集與工作相關(guān)的位置信息，不收集其個人家庭住址等無關(guān)信息。（二）信息存儲1.設(shè)立專門的安全存儲系統(tǒng)，用于存儲人員追蹤過程中獲取的各類信息。該存儲系統(tǒng)應(yīng)具備完善的訪問控制機制和數(shù)據(jù)加密措施，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員能夠訪問相關(guān)信息，且信息在存儲過程中以加密形式存在，防止數(shù)據(jù)泄露。2.根據(jù)不同類型的人員信息和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定合理的存儲期限。對于一些時效性較強的信息，如疫情期間員工每日上報的健康信息，在疫情防控結(jié)束且不再有相關(guān)需求后，按照規(guī)定及時刪除；而對于業(yè)務(wù)流程追蹤數(shù)據(jù)，可根據(jù)項目存檔要求和相關(guān)法規(guī)規(guī)定，保存一定年限后再進行清理。（三）信息使用與共享1.人員信息僅用于本辦法規(guī)定的追蹤目的及相關(guān)業(yè)務(wù)活動，禁止將信息用于任何其他未經(jīng)授權(quán)的用途。例如，不得將員工的位置信息用于商業(yè)廣告推送或其他與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的市場營銷活動。2.如需與第三方共享人員信息，必須事先獲得被追蹤人員的明確同意，并確保第三方也遵守相關(guān)法律法規(guī)和隱私保護要求。同時，與第三方簽署嚴格的數(shù)據(jù)共享協(xié)議，明確雙方的數(shù)據(jù)保護責任和義務(wù)，約定信息使用范圍和保密措施等內(nèi)容。例如，在與外部合作伙伴共同開展項目時，如需向其提供部分項目參與人員的業(yè)務(wù)流程進展信息，需先征得相關(guān)人員同意，并簽訂詳細的數(shù)據(jù)共享合同。（四）信息安全保障措施1.技術(shù)層面（1）采用先進的網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密算法等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致人員信息泄露。定期對安全防護系統(tǒng)進行更新和維護，確保其有效性。（2）建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制，定期對人員追蹤信息進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全位置。在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞等意外情況時，能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障業(yè)務(wù)的連續(xù)性。2.管理層面（1）制定嚴格的信息安全管理制度，明確各級人員在人員信息管理方面的職責和權(quán)限。對涉及人員信息訪問和處理的人員進行背景審查和權(quán)限控制，確保只有經(jīng)過授權(quán)且具備相應(yīng)資質(zhì)的人員能夠接觸和操作相關(guān)信息。（2）定期組織信息安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高員工的信息安全意識和應(yīng)對信息安全事件的能力。通過培訓(xùn)，使員工了解個人信息保護的重要性以及在日常工作中如何正確處理和保護人員信息；通過應(yīng)急演練，檢驗和提升公司在面對信息泄露等安全事件時的應(yīng)急響應(yīng)能力和協(xié)同處理能力。七、員工權(quán)利與申訴機制（一）員工權(quán)利1.知情權(quán)：員工有權(quán)了解公司實施人員追蹤管理的具體政策、追蹤目的、方式、范圍以及信息的使用和存儲情況等詳細內(nèi)容。公司應(yīng)通過內(nèi)部培訓(xùn)、制度公示等多種方式，確保員工充分知曉相關(guān)信息。2.決定權(quán)：在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，員工對于是否同意參與某些特定類型的人員追蹤活動具有一定的決定權(quán)。例如，對于一些非強制性的基于個人設(shè)備的位置追蹤，員工可以根據(jù)自身情況選擇是否參與，但需知曉不參與可能對其工作安排產(chǎn)生的影響。3.更正與刪除權(quán)：如果員工發(fā)現(xiàn)公司收集、存儲的關(guān)于其個人的追蹤信息存在錯誤或不準確的情況，有權(quán)要求公司及時更正；在符合法律法規(guī)規(guī)定和公司相關(guān)政策的前提下，員工有權(quán)要求公司刪除其個人信息。例如，員工發(fā)現(xiàn)自己在業(yè)務(wù)流程追蹤系統(tǒng)中記錄的任務(wù)完成時間有誤，可向相關(guān)管理人員提出更正申請。（二）申訴機制1.設(shè)立申訴渠道：公司設(shè)立專門的申訴郵箱和電話熱線，同時在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中設(shè)置申訴反饋模塊，方便員工對人員追蹤管理過程中存在的問題或不滿進行申訴。申訴渠道應(yīng)明確告知全體員工，確保員工知曉如何進行申訴。2.申訴處理流程（1）接收與登記：當收到員工申訴后，負責申訴處理的工作人員應(yīng)及時進行登記，記錄申訴人的基本信息、申訴事由、申訴時間等內(nèi)容。（2）調(diào)查核實：對申訴內(nèi)容進行全面調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)和資料，與涉及的部門和人員進行溝通了解情況，確保對申訴事項有準確、客觀的認識。（3）處理與反饋：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，在規(guī)定的時間內(nèi)（一般不超過[X]個工作日）給予申訴人明確的處理答復(fù)。如果申訴成立，公司應(yīng)及時采取措施糾正錯誤，如更正信息、調(diào)整追蹤方式等；如果申訴不成立，應(yīng)向申訴人詳細說明理由，做好解釋工作。3.監(jiān)督與復(fù)查：公司內(nèi)部審計或監(jiān)察部門對申訴處理過程和結(jié)果進行監(jiān)督，確保申訴處理的公正性和合規(guī)性。如果申訴人對處理結(jié)果仍不滿意，可在規(guī)定時間內(nèi)（一般為收到處理答復(fù)后[X]個工作日內(nèi)）向上一級管理部門提出復(fù)查申請，上一級管理部門應(yīng)重新組織調(diào)查和處理，并給予最終答復(fù)。八、監(jiān)督與評估（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.由公司內(nèi)部審計部門定期對人員追蹤管理工作進行審計檢查。審計內(nèi)容包括追蹤活動是否符合法律法規(guī)和公司相關(guān)政策，人員信息的收集、存儲、使用和共享是否合規(guī)，各級管理人員對追蹤信息的訪問和使用是否在授權(quán)范圍內(nèi)等。2.設(shè)立監(jiān)督舉報郵箱和電話，鼓勵公司員工對發(fā)現(xiàn)的人員追蹤管理中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報信息，公司將嚴格保密，并及時進行調(diào)查處理。經(jīng)查實的違規(guī)行為，將對相關(guān)責任人嚴肅問責。（二）定期評估與改進1.每[X]年（或根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況設(shè)定評估周期）對人員追蹤管理辦法進行一次全面評估，評估工作由公司管理層牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、信息安全部門等共同參與。2.評估內(nèi)容包括追蹤管理辦法的實施效果，如是否有