檔案庫(kù)房管理暫行辦法

檔案庫(kù)房管理暫行辦法一、引言親愛(ài)的同事們，檔案是我們公司發(fā)展歷程的重要見(jiàn)證，也是公司寶貴的知識(shí)資產(chǎn)。檔案庫(kù)房則是這些珍貴資料的“家”。為了更好地保護(hù)和管理檔案，確保檔案的安全、完整與有效利用，結(jié)合公司實(shí)際情況，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本《檔案庫(kù)房管理暫行辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同守護(hù)好我們公司的記憶寶庫(kù)。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有檔案庫(kù)房的管理工作，涵蓋公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)形成并移交至檔案庫(kù)房的各類(lèi)檔案。無(wú)論是紙質(zhì)檔案、電子檔案，還是特殊載體檔案，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、檔案庫(kù)房設(shè)置與設(shè)施要求（一）庫(kù)房選址與布局1.選址原則：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥、排水通暢的地方，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源以及強(qiáng)電磁場(chǎng)等可能對(duì)檔案造成損害的區(qū)域。例如，不要靠近鍋爐房、污水處理廠等場(chǎng)所。我們鼓勵(lì)在新辦公區(qū)域規(guī)劃時(shí)，充分考慮檔案庫(kù)房選址的科學(xué)性，從源頭上保障檔案的安全。2.布局要求：庫(kù)房?jī)?nèi)部布局要合理，應(yīng)劃分出檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱利用區(qū)等不同功能區(qū)域。各區(qū)域之間要有明顯的分隔，避免相互干擾。同時(shí)，要預(yù)留足夠的通道，方便檔案的搬運(yùn)和人員的通行。希望大家在日常工作中，保持各功能區(qū)域的整潔和秩序，確保工作的高效進(jìn)行。（二）庫(kù)房建筑要求1.結(jié)構(gòu)堅(jiān)固：檔案庫(kù)房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性，能夠承受一定的自然災(zāi)害，如地震、洪水等。墻體、屋頂、地面等要做好防水、防潮、隔熱、保溫處理，防止外界環(huán)境對(duì)檔案造成不良影響。例如，屋頂要做好防水卷材鋪設(shè)，地面要進(jìn)行防潮處理。2.門(mén)窗設(shè)計(jì)：庫(kù)房的門(mén)窗要具備良好的密封性和防盜性能。窗戶(hù)應(yīng)采用雙層玻璃，減少陽(yáng)光直射和熱量傳遞。門(mén)要安裝防盜鎖，并且設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制人員進(jìn)出。我們希望大家在日常使用中，注意門(mén)窗的關(guān)閉，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，共同維護(hù)庫(kù)房的安全。（三）設(shè)施設(shè)備配備1.溫濕度調(diào)控設(shè)備：為了確保檔案庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫濕度環(huán)境，應(yīng)配備空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。一般來(lái)說(shuō)，溫度應(yīng)控制在1424℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。要定期對(duì)溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整設(shè)備運(yùn)行參數(shù)。希望負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的同事能夠認(rèn)真履行職責(zé)，確保溫濕度始終處于適宜范圍。2.消防設(shè)備：檔案庫(kù)房必須配備完善的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)等。消防設(shè)備要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好、隨時(shí)可用。同時(shí)，要制定消防應(yīng)急預(yù)案，并定期組織演練，提高全體員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。我們鼓勵(lì)大家積極參與消防演練，學(xué)習(xí)消防知識(shí)，共同守護(hù)檔案庫(kù)房的消防安全。3.防蟲(chóng)、防鼠設(shè)備：為防止檔案遭受蟲(chóng)蛀和鼠害，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防蟲(chóng)藥、防鼠板、鼠籠等設(shè)備。要定期進(jìn)行防蟲(chóng)、防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。例如，定期投放防蟲(chóng)藥，清理庫(kù)房周邊的雜物，減少老鼠的藏身之處。希望大家在日常工作中，留意庫(kù)房?jī)?nèi)是否有蟲(chóng)鼠跡象，如有發(fā)現(xiàn)及時(shí)報(bào)告。4.照明設(shè)備：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備合適的照明設(shè)備，保證光線充足且均勻，避免光線過(guò)強(qiáng)對(duì)檔案造成損害。照明設(shè)備應(yīng)采用無(wú)紫外線的燈具，并且要安裝遮光窗簾，防止陽(yáng)光直射檔案。在離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，要及時(shí)關(guān)閉照明設(shè)備，節(jié)約能源。希望大家養(yǎng)成隨手關(guān)燈的好習(xí)慣，共同做好節(jié)能減排工作。5.檔案裝具：檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，如檔案架、檔案柜、檔案盒等。裝具的材質(zhì)要堅(jiān)固耐用、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠，并且要便于檔案的存放、檢索和搬運(yùn)。在使用檔案裝具時(shí)，要合理規(guī)劃存儲(chǔ)空間，避免過(guò)度擁擠或浪費(fèi)空間。我們鼓勵(lì)大家根據(jù)檔案的特點(diǎn)和數(shù)量，選擇合適的裝具，提高檔案管理的效率。四、檔案入庫(kù)管理（一）檔案接收1.移交手續(xù)：各部門(mén)在向檔案庫(kù)房移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、年度、數(shù)量、起止日期等信息。移交清單一式兩份，移交部門(mén)和檔案庫(kù)房各執(zhí)一份。檔案庫(kù)房管理人員要對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與移交清單一致。希望各部門(mén)在移交檔案時(shí)，能夠提前做好整理和清點(diǎn)工作，保證移交工作的順利進(jìn)行。2.質(zhì)量檢查：檔案庫(kù)房管理人員在接收檔案時(shí)，要對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行檢查。檢查檔案是否有破損、缺頁(yè)、字跡模糊等問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行整改。只有符合質(zhì)量要求的檔案才能辦理入庫(kù)手續(xù)。我們希望大家在日常工作中，注重檔案的形成質(zhì)量，從源頭上保證檔案的可用性。（二）檔案整理與分類(lèi)1.整理原則：檔案入庫(kù)后，要按照一定的原則和方法進(jìn)行整理。整理工作應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。例如，按照年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等分類(lèi)方法對(duì)檔案進(jìn)行整理。希望大家在整理檔案時(shí)，認(rèn)真細(xì)致，確保檔案整理的質(zhì)量。2.分類(lèi)方法：根據(jù)公司檔案的實(shí)際情況，我們采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類(lèi)法。即先按檔案形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按形成檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)下按問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。在分類(lèi)過(guò)程中，要編制分類(lèi)方案和分類(lèi)目錄，便于檔案的檢索和管理。希望負(fù)責(zé)檔案整理的同事能夠熟練掌握分類(lèi)方法，提高工作效率。（三）檔案編號(hào)與上架1.編號(hào)規(guī)則：為了便于檔案的管理和檢索，要對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，一般采用全宗號(hào)年度分類(lèi)號(hào)案卷號(hào)的編號(hào)方式。例如，全宗號(hào)為001，2023年度形成的檔案，分類(lèi)號(hào)為A01（假設(shè)A代表行政類(lèi)，01代表行政類(lèi)下的第一個(gè)問(wèn)題），第一本案卷的編號(hào)即為0012023A01001。希望大家在編號(hào)時(shí)，嚴(yán)格按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行操作，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性。2.上架排列：檔案編號(hào)后，要按照編號(hào)順序?qū)n案上架排列。上架排列應(yīng)遵循從左到右、從上到下的原則，保持整齊有序。同時(shí)，要在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案的類(lèi)別、年度等信息，便于查找。希望大家在檔案上架時(shí)，認(rèn)真核對(duì)編號(hào)，確保檔案排列的準(zhǔn)確性。五、檔案庫(kù)房日常管理（一）人員管理1.出入庫(kù)登記：非檔案庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)房，必須經(jīng)過(guò)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行出入庫(kù)登記。登記內(nèi)容包括姓名、部門(mén)、進(jìn)入時(shí)間、離開(kāi)時(shí)間、事由等。檔案庫(kù)房管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)登記制度，不得擅自允許無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。希望大家理解并配合此項(xiàng)工作，共同維護(hù)庫(kù)房的安全。2.培訓(xùn)與教育：檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)定期參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理能力。同時(shí)，公司要加強(qiáng)對(duì)全體員工的檔案意識(shí)教育，提高員工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)員工保護(hù)檔案的自覺(jué)性。我們鼓勵(lì)大家積極參加各類(lèi)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提升自身素質(zhì)，為檔案管理工作貢獻(xiàn)更多的力量。（二）庫(kù)房清潔與衛(wèi)生1.日常清潔：檔案庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。每天上班后，要對(duì)庫(kù)房地面、檔案架、檔案柜等進(jìn)行清掃，清除灰塵和雜物。希望大家養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持庫(kù)房的整潔。2.定期大掃除：每月要對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次全面的大掃除，包括擦拭門(mén)窗、燈具、消防設(shè)備等，檢查庫(kù)房的衛(wèi)生死角，確保庫(kù)房環(huán)境干凈整潔。在大掃除過(guò)程中，要注意保護(hù)檔案，避免因清掃工作對(duì)檔案造成損害。希望大家在大掃除時(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不放過(guò)任何一個(gè)衛(wèi)生死角。（三）溫濕度管理1.監(jiān)測(cè)記錄：檔案庫(kù)房管理人員要每天定時(shí)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括日期、時(shí)間、溫度、濕度等。通過(guò)對(duì)溫濕度數(shù)據(jù)的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)溫濕度異常情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。希望負(fù)責(zé)溫濕度監(jiān)測(cè)的同事能夠認(rèn)真做好記錄工作，為庫(kù)房環(huán)境的調(diào)控提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。2.調(diào)控措施：當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，要及時(shí)采取調(diào)控措施。如溫度過(guò)高時(shí)，開(kāi)啟空調(diào)制冷；濕度過(guò)高時(shí)，開(kāi)啟除濕機(jī)除濕；濕度過(guò)低時(shí)，開(kāi)啟加濕器加濕。在采取調(diào)控措施后，要密切關(guān)注溫濕度的變化情況，確保溫濕度盡快恢復(fù)到適宜范圍。希望大家熟練掌握溫濕度調(diào)控設(shè)備的操作方法，及時(shí)應(yīng)對(duì)溫濕度異常情況。（四）安全管理1.防火安全：嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的電氣設(shè)備要定期進(jìn)行檢查，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。同時(shí)，要保持消防通道暢通，不得在消防通道內(nèi)堆放雜物。希望大家時(shí)刻牢記防火安全，共同營(yíng)造一個(gè)安全的檔案保管環(huán)境。2.防盜安全：檔案庫(kù)房的門(mén)窗要隨時(shí)關(guān)閉并鎖好，門(mén)禁系統(tǒng)要正常運(yùn)行。下班前，要檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的門(mén)窗是否關(guān)閉，照明設(shè)備、電氣設(shè)備是否關(guān)閉，確認(rèn)無(wú)誤后方可離開(kāi)。如發(fā)現(xiàn)庫(kù)房有異常情況，要及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。希望大家增強(qiáng)防盜意識(shí)，做好庫(kù)房的安全防范工作。3.防水安全：定期檢查庫(kù)房的屋頂、墻壁、地面等是否有漏水現(xiàn)象，排水系統(tǒng)是否暢通。如發(fā)現(xiàn)漏水問(wèn)題，要及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行維修。在雨季，要加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的巡查，做好防汛準(zhǔn)備工作。希望大家關(guān)注庫(kù)房的防水情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，避免檔案因水浸受損。六、檔案保管期限與鑒定銷(xiāo)毀（一）保管期限確定1.依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。一般分為永久、定期（30年、10年等）。在確定檔案保管期限時(shí)，要綜合考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、利用需求等因素。希望大家在檔案形成階段，就對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行初步判斷，為后續(xù)的管理工作提供依據(jù)。2.審核確認(rèn)：檔案庫(kù)房管理人員要對(duì)各部門(mén)移交檔案的保管期限進(jìn)行審核，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通確認(rèn)。對(duì)于保管期限難以確定的檔案，可組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家進(jìn)行鑒定，確保檔案保管期限的準(zhǔn)確合理。希望大家在審核確認(rèn)保管期限時(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案得到科學(xué)合理的保管。（二）檔案鑒定1.鑒定組織：公司應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。鑒定小組由檔案部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和專(zhuān)家組成。鑒定小組要定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。希望鑒定小組成員能夠認(rèn)真履行職責(zé)，客觀公正地對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定方法：檔案鑒定工作應(yīng)采用直接鑒定法，即逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、利用情況等因素，確定檔案是否繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。在鑒定過(guò)程中，要做好記錄，詳細(xì)說(shuō)明鑒定意見(jiàn)和理由。希望大家在鑒定檔案時(shí)，認(rèn)真細(xì)致，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀審批：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，要編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的名稱(chēng)、年度、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。只有經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。希望大家嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行操作，確保檔案銷(xiāo)毀工作的合法性。2.銷(xiāo)毀實(shí)施：檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，不發(fā)生失泄密事件。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，銷(xiāo)毀后要對(duì)銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理。同時(shí)，要將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和銷(xiāo)毀記錄妥善保存，以備查考。希望負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作的同事能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保銷(xiāo)毀工作的安全、規(guī)范。七、檔案利用管理（一）利用申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、年度、目的、查閱方式等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案庫(kù)房管理人員。檔案庫(kù)房管理人員要對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。希望大家在查閱檔案前，認(rèn)真填寫(xiě)申請(qǐng)表，按照流程辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.申請(qǐng)范圍：檔案查閱申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格限定在工作需要的范圍內(nèi)，不得查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案。同時(shí)，要遵守檔案保密規(guī)定，不得將查閱的檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。希望大家自覺(jué)遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，保護(hù)公司的檔案信息安全。（二）查閱服務(wù)1.查閱方式：檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的需求，提供合適的查閱方式。一般可采用現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)印、掃描等方式。在提供查閱服務(wù)時(shí)，要注意保護(hù)檔案的安全，避免檔案受損。例如，在復(fù)印或掃描檔案時(shí)，要使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備。希望大家在查閱檔案時(shí)，愛(ài)護(hù)檔案，配合檔案庫(kù)房管理人員的工作。2.查閱場(chǎng)所：檔案查閱應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱場(chǎng)所要保持安靜、整潔，配備必要的桌椅、照明設(shè)備等。希望大家在查閱場(chǎng)所遵守秩序，共同營(yíng)造良好的查閱環(huán)境。（三）利用登記1.登記內(nèi)容：檔案庫(kù)房管理人員要對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)、查閱目的、查閱方式等。通過(guò)利用登記，了解檔案的利用情況，為檔案管理工作提供參考。希望負(fù)責(zé)利用登記的同事能夠認(rèn)真做好記錄工作，確保登記信息的準(zhǔn)確完整。2.統(tǒng)計(jì)分析：檔案庫(kù)房管理人員要定期對(duì)檔案利用登記信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用熱點(diǎn)、利用需求等情況。根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，合理調(diào)整檔案管理策略，提高檔案的利用效率。希望大家重視檔案利用的統(tǒng)計(jì)分析工作，為公司的檔案管理決策提供有力支持。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司檔案管理部門(mén)要定期對(duì)檔案庫(kù)房管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案入庫(kù)與保管情況、檔案利用情況等。檢查周期一般為每季度一次，檢查后要形成檢查報(bào)告，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。希望大家積極配合定期檢查工作，共同提升檔案庫(kù)房管理水平。2.不定期抽查：除定期檢查外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)不定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決日常管理中存在的問(wèn)題。抽查內(nèi)容和時(shí)間不固定，具有隨機(jī)性。希望大家在日常工作中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，做好檔案庫(kù)房的各項(xiàng)管理工作。3.整改落實(shí)：對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)