銀行機(jī)構(gòu)印章管理辦法

銀行機(jī)構(gòu)印章管理辦法一、前言親愛(ài)的同事們，銀行印章作為我們?nèi)粘I(yè)務(wù)開(kāi)展中極為重要的工具，它代表著銀行的信用與權(quán)威，關(guān)乎每一筆業(yè)務(wù)的真實(shí)性與合法性。在過(guò)去二十年的銀行工作經(jīng)歷中，我深刻體會(huì)到印章管理的重要性。一個(gè)小小的印章，若管理不善，可能引發(fā)一系列風(fēng)險(xiǎn)，給銀行帶來(lái)巨大損失。因此，為了確保銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)安全、有序地進(jìn)行，我們制定了這份《銀行機(jī)構(gòu)印章管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)銀行的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)。二、適用范圍本辦法適用于我行所有分支機(jī)構(gòu)及涉及印章使用、保管、刻制等相關(guān)工作的部門與人員。無(wú)論是總行各部門，還是分布在各地的分行、支行，在印章管理方面都需遵循本辦法的規(guī)定。三、印章分類及用途1.公章公章是我行對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)法律責(zé)任的象征，具有最高的法律效力。主要用于我行對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議，以及向監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)送的各類重要報(bào)表、報(bào)告等。例如，與其他金融機(jī)構(gòu)簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，就必須加蓋公章。我們鼓勵(lì)大家在使用公章前，務(wù)必確認(rèn)文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，涉及的法律條款清晰明確，以確保公章使用的嚴(yán)謹(jǐn)性。2.業(yè)務(wù)專用章業(yè)務(wù)專用章根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型又細(xì)分為多種，如儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)專用章、對(duì)公業(yè)務(wù)專用章等。儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)專用章主要用于儲(chǔ)蓄存單、存折等儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)相關(guān)憑證；對(duì)公業(yè)務(wù)專用章則用于對(duì)公賬戶的開(kāi)戶、銷戶申請(qǐng)書，以及各類對(duì)公業(yè)務(wù)往來(lái)的重要單證。希望大家在使用業(yè)務(wù)專用章時(shí)，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程和規(guī)定，準(zhǔn)確加蓋在相應(yīng)的業(yè)務(wù)憑證上，確保業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。3.財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章主要用于涉及財(cái)務(wù)收支的各類票據(jù)、報(bào)表等。像支票、匯票的簽章，以及財(cái)務(wù)報(bào)表的確認(rèn)等。它是保障我行財(cái)務(wù)工作規(guī)范、準(zhǔn)確的重要印章。在使用財(cái)務(wù)專用章時(shí)，財(cái)務(wù)人員要仔細(xì)核對(duì)票據(jù)和報(bào)表的內(nèi)容，確保金額、日期等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因疏忽造成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.法定代表人章法定代表人章通常與公章或財(cái)務(wù)專用章配合使用，用于特定的法律文件、重要合同等。它代表著法定代表人的授權(quán)與認(rèn)可。當(dāng)需要使用法定代表人章時(shí)，一定要確保獲得法定代表人的明確授權(quán)，嚴(yán)格按照授權(quán)范圍使用。四、印章的刻制1.刻制申請(qǐng)各分支機(jī)構(gòu)或部門因業(yè)務(wù)需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中需詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱、類型、用途、刻制原因等信息。例如，如果是新開(kāi)設(shè)的支行需要刻制業(yè)務(wù)專用章，就要在申請(qǐng)表中說(shuō)明支行的名稱、業(yè)務(wù)范圍以及新印章的具體用途。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)，確保申請(qǐng)信息真實(shí)、準(zhǔn)確。2.審批流程《印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，需提交至總行相關(guān)管理部門進(jìn)行審批?？傂泄芾聿块T會(huì)從業(yè)務(wù)合理性、合規(guī)性等多方面進(jìn)行評(píng)估。比如，對(duì)于新業(yè)務(wù)所需印章，會(huì)審查該業(yè)務(wù)是否符合我行的發(fā)展戰(zhàn)略和監(jiān)管要求。審批通過(guò)后，由總行統(tǒng)一安排刻制工作。嚴(yán)禁任何分支機(jī)構(gòu)或部門私自刻制印章，這是嚴(yán)重違反我行規(guī)定且可能觸犯法律的行為。3.刻制規(guī)范印章的刻制必須選擇經(jīng)公安機(jī)關(guān)備案的正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)?？陶聶C(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定的印章規(guī)格、樣式進(jìn)行刻制。例如，公章的尺寸、字體、圖案等都有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，必須嚴(yán)格遵守。總行管理部門要對(duì)刻章機(jī)構(gòu)的刻制過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保印章質(zhì)量和規(guī)范性。印章刻制完成后，刻章機(jī)構(gòu)需提供印章印模備案。五、印章的領(lǐng)取與啟用1.領(lǐng)取流程印章刻制完成后，總行管理部門通知申請(qǐng)部門前來(lái)領(lǐng)取。領(lǐng)取人需攜帶本人有效身份證件及單位介紹信，在總行管理部門辦理領(lǐng)取手續(xù)。領(lǐng)取手續(xù)包括在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、印章名稱、領(lǐng)取人等信息。希望領(lǐng)取人在領(lǐng)取印章時(shí)，仔細(xì)核對(duì)印章的名稱、樣式、規(guī)格等是否與申請(qǐng)一致，如有任何疑問(wèn)，及時(shí)與總行管理部門溝通。2.啟用備案印章領(lǐng)取后，申請(qǐng)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)啟用印章。啟用前，需填寫《印章啟用備案表》，詳細(xì)記錄印章的啟用日期、使用范圍等信息，并將備案表報(bào)送至總行管理部門備案。我們鼓勵(lì)各部門在啟用印章后，及時(shí)將印章的使用范圍、注意事項(xiàng)等告知相關(guān)業(yè)務(wù)人員，確保大家都能正確使用印章。六、印章的保管1.專人負(fù)責(zé)每枚印章都必須指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，無(wú)不良記錄。例如，對(duì)于公章的保管，應(yīng)選擇在銀行工作多年、忠誠(chéng)度高且業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的員工擔(dān)任。保管人員要簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確自己的保管職責(zé)和義務(wù)，確保印章保管的安全性和規(guī)范性。2.保管設(shè)施印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能。例如，對(duì)于重要的公章和財(cái)務(wù)專用章，應(yīng)存放在具有雙重鎖具的保險(xiǎn)柜中，鑰匙分別由不同人員保管。保管場(chǎng)所要安裝監(jiān)控設(shè)備，確保對(duì)印章保管過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限，以備查閱。3.交接管理當(dāng)印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要更換時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、交接日期、交接雙方姓名等信息。交接過(guò)程需有監(jiān)交人在場(chǎng)，監(jiān)交人一般由部門負(fù)責(zé)人或上級(jí)主管擔(dān)任。監(jiān)交人要對(duì)交接過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保印章及相關(guān)資料完整、準(zhǔn)確地交接。交接完成后，交接雙方及監(jiān)交人都需在交接登記表上簽字確認(rèn)。七、印章的使用1.使用申請(qǐng)業(yè)務(wù)人員需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表中要詳細(xì)說(shuō)明用印文件的名稱、內(nèi)容摘要、用印原因、用印數(shù)量等信息。例如，如果是為一份貸款合同用印，就要在申請(qǐng)表中寫明貸款客戶名稱、貸款金額、貸款期限等關(guān)鍵信息。申請(qǐng)表需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對(duì)于重要文件或涉及金額較大的業(yè)務(wù)，還需經(jīng)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。2.審核把關(guān)印章保管人員在接到《印章使用申請(qǐng)表》后，要對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容及相關(guān)文件進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)表填寫是否完整、用印事項(xiàng)是否符合規(guī)定、文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤等。例如，對(duì)于合同類文件，要審核合同條款是否清晰、合法，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。若審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，保管人員應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)內(nèi)容。只有在審核通過(guò)后，才能進(jìn)行用印操作。3.用印登記印章保管人員在用印時(shí)，要在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印文件名稱、用印數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息。希望保管人員在登記時(shí)認(rèn)真細(xì)致，確保登記信息準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢和追溯。4.用印規(guī)范用印時(shí)，印章保管人員要確保印章加蓋清晰、端正，位置準(zhǔn)確。例如，公章應(yīng)加蓋在文件落款處，且要騎年蓋月；業(yè)務(wù)專用章要加蓋在相應(yīng)業(yè)務(wù)憑證的指定位置。嚴(yán)禁在空白紙張、空白憑證上預(yù)先加蓋印章。如遇特殊情況需要在空白紙張或憑證上用印，必須經(jīng)過(guò)特別審批，并嚴(yán)格控制用印數(shù)量和用途。八、印章的停用與銷毀1.停用申請(qǐng)當(dāng)印章因機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、磨損等原因需要停用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用日期等信息，并提交至總行管理部門審批。例如，因分支機(jī)構(gòu)名稱變更，原分支機(jī)構(gòu)公章需申請(qǐng)停用?？傂泄芾聿块T審批通過(guò)后，通知印章保管人員停止使用該印章。2.停用保管停用的印章應(yīng)及時(shí)交回總行管理部門統(tǒng)一保管。保管人員要將停用印章存放在專門的保管區(qū)域，并做好標(biāo)識(shí)。在保管期間，要定期對(duì)停用印章進(jìn)行檢查，確保印章的安全。3.銷毀處理對(duì)于確認(rèn)不再使用且符合銷毀條件的印章，由總行管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，要填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章的名稱、類型、銷毀原因等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀工作應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，銷毀過(guò)程要有專人監(jiān)督。銷毀完成后，監(jiān)督人員要在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查總行管理部門應(yīng)定期對(duì)各分支機(jī)構(gòu)及部門的印章管理情況進(jìn)行檢查。檢查周期一般為每季度一次，檢查內(nèi)容包括印章的刻制、領(lǐng)取、保管、使用、停用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。在檢查過(guò)程中，希望各分支機(jī)構(gòu)和部門積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，總行管理部門將下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.不定期抽查除定期檢查外，總行管理部門還將不定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行抽查。抽查方式包括現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)閱監(jiān)控資料、查閱相關(guān)登記記錄等。通過(guò)不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)印章管理中的潛在問(wèn)題，督促各部門不斷完善印章管理制度和流程。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，將按照本辦法的規(guī)定嚴(yán)肅處理。3.內(nèi)部審計(jì)我行內(nèi)部審計(jì)部門將定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容涵蓋印章管理的合規(guī)性、有效性以及風(fēng)險(xiǎn)防控等方面。審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)部門將出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)印章管理中存在的問(wèn)題提出改進(jìn)建議。各部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，不斷提高印章管理水平。十、違規(guī)處理1.輕微違規(guī)對(duì)于初次違反印章管理規(guī)定，但情節(jié)較輕，未造成實(shí)際損失的行為，如填寫《印章使用申請(qǐng)表》不規(guī)范、用印登記不完整等，總行管理部門將對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育，并要求其立即整改。希望大家能夠從輕微違規(guī)行為中吸取教訓(xùn)，增強(qiáng)印章管理的規(guī)范意識(shí)，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。2.一般違規(guī)對(duì)于違反印章管理規(guī)定，造成一定風(fēng)險(xiǎn)隱患或不良影響，但尚未造成重大經(jīng)濟(jì)損失的行為，如未經(jīng)審批擅自使用印章、印章保管不當(dāng)導(dǎo)致印章丟失但及時(shí)找回等，總行將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款等處罰，并要求其采取措施消除風(fēng)險(xiǎn)隱患。責(zé)任人應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到自己的錯(cuò)誤，積極配合整改工作，防止類似違規(guī)行為再次出現(xiàn)。3.嚴(yán)重違規(guī)對(duì)于嚴(yán)重違反印章管理規(guī)定，給我行造成重大經(jīng)濟(jì)損失或惡劣社會(huì)影響的行為，如私自刻制印章、偽造印章使用記錄、利用印章進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)等，我行將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并給予開(kāi)除等嚴(yán)厲的紀(jì)律處分。這種嚴(yán)重違規(guī)行為不僅損害了銀行