檔案分類編號規(guī)則制度

檔案分類編號規(guī)則制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范檔案館檔案分類編號工作，確保檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和便利性，便于檔案的整理、存儲、檢索、利用以及保護(hù)，有效提升檔案館的運(yùn)營效益，更好地為客戶提供服務(wù)。2.適用范圍本制度適用于檔案館全體員工對所管理檔案的分類編號操作，同時也為顧客查詢利用檔案提供相應(yīng)指引。3.遵循原則（1）遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案分類編號的合法性與規(guī)范性。（2）體現(xiàn)檔案館的企業(yè)文化與經(jīng)營理念，注重檔案信息的完整性和系統(tǒng)性，以人文關(guān)懷為導(dǎo)向，方便不同層次人員使用檔案。（3）采用扁平化管理思路，簡化分類編號流程，減少不必要的層級，提高工作效率，同時保證分類編號的準(zhǔn)確性和邏輯性。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.檔案管理部門（1）負(fù)責(zé)制定、修訂檔案分類編號規(guī)則制度，并確保制度的有效執(zhí)行。（2）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全館檔案的分類編號工作，對各部門檔案分類編號情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（3）負(fù)責(zé)對重要、復(fù)雜檔案的分類編號進(jìn)行審核和確定，解決分類編號過程中出現(xiàn)的疑難問題。2.各業(yè)務(wù)部門（1）按照檔案分類編號規(guī)則制度，負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生和管理檔案的初步分類編號工作。（2）及時向檔案管理部門反饋在檔案分類編號過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并配合檔案管理部門進(jìn)行調(diào)整和完善。（3）確保本部門檔案分類編號的準(zhǔn)確性和一致性，為檔案的后續(xù)整理、存儲和利用提供良好基礎(chǔ)。3.技術(shù)支持部門（1）為檔案分類編號工作提供必要的技術(shù)支持，包括信息化系統(tǒng)的維護(hù)、升級以及相關(guān)軟件工具的開發(fā)與應(yīng)用。（2）協(xié)助檔案管理部門建立和完善檔案分類編號的電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（3）對檔案分類編號過程中的數(shù)字化處理環(huán)節(jié)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和質(zhì)量把控，保障檔案數(shù)字資源的安全性和可靠性。三、管理流程1.檔案收集階段（1）各業(yè)務(wù)部門在日常工作中產(chǎn)生檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行收集整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（2）對收集到的檔案進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無效或不符合歸檔要求的文件資料。（3）將初步整理后的檔案移交至檔案管理部門，同時填寫檔案移交清單，注明檔案的來源、數(shù)量、形成時間等信息。2.分類準(zhǔn)備階段（1）檔案管理部門接收各業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一登記，建立檔案總臺賬。（2）組織相關(guān)人員對檔案進(jìn)行全面清查和分析，了解檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源以及形成規(guī)律，為分類編號工作做好準(zhǔn)備。（3）根據(jù)檔案的特點(diǎn)和管理需求，結(jié)合檔案館的實(shí)際情況，確定采用的分類方法和編號方式。3.分類編號階段（1）分類方法-按照檔案的形成時間進(jìn)行年度分類，將檔案劃分為不同的年份區(qū)間，以便于按照時間順序進(jìn)行管理和查詢。-根據(jù)檔案的來源部門或形成主體進(jìn)行部門分類，明確檔案的歸屬，方便各部門對自身檔案的管理和利用。-依據(jù)檔案的內(nèi)容主題進(jìn)行主題分類，將相關(guān)主題的檔案歸為一類，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性。-結(jié)合檔案的載體形式進(jìn)行載體分類，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等，便于針對不同載體檔案采取相應(yīng)的管理措施。（2）編號方式-采用層次碼編號方法，由不同層次的代碼組合而成，每個層次代表不同的分類信息。-編號結(jié)構(gòu)為：年度代碼+部門代碼+主題代碼+順序號。其中，年度代碼采用公元紀(jì)年的后四位數(shù)字；部門代碼采用大寫英文字母，按照檔案館內(nèi)部部門設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一編碼；主題代碼根據(jù)檔案主題分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，采用數(shù)字或字母組合；順序號為同一類別檔案內(nèi)的流水號，從001開始依次遞增。-例如，2023年辦公室形成的關(guān)于會議記錄的第5份檔案，編號為：2023-BGS-003-005。其中，“2023”為年度代碼，“BGS”為辦公室部門代碼，“003”為會議記錄主題代碼，“005”為順序號。4.審核校對階段（1）檔案分類編號完成后，由檔案管理部門指定專人對分類編號結(jié)果進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括分類是否準(zhǔn)確、編號是否規(guī)范、檔案與編號是否一一對應(yīng)等。（2）審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給負(fù)責(zé)分類編號的人員進(jìn)行修改和調(diào)整，確保分類編號的準(zhǔn)確性和一致性。（3）審核通過后，在檔案上標(biāo)注分類編號信息，并將相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案索引。5.存儲上架階段（1）根據(jù)檔案的分類編號結(jié)果，將檔案進(jìn)行有序存儲。紙質(zhì)檔案按照編號順序存放在相應(yīng)的檔案架、檔案柜中，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌；電子檔案存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，按照分類目錄進(jìn)行文件夾命名和存儲。（2）對實(shí)物檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并在實(shí)物檔案上標(biāo)注分類編號，同時建立實(shí)物檔案臺賬，記錄實(shí)物檔案的名稱、來源、數(shù)量、存儲位置等信息。（3）定期對檔案存儲情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）有權(quán)獲得檔案分類編號規(guī)則制度的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以提升自身在檔案管理方面的專業(yè)能力。（2）在檔案分類編號工作中，如遇到困難或疑問，有權(quán)向檔案管理部門或相關(guān)技術(shù)支持人員尋求幫助和解答。（3）對檔案分類編號規(guī)則制度提出合理的改進(jìn)建議和意見，并有權(quán)了解建議的采納情況和反饋結(jié)果。2.員工義務(wù)（1）嚴(yán)格遵守檔案分類編號規(guī)則制度，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案分類編號操作，確保工作質(zhì)量。（2）妥善保管和使用在檔案分類編號過程中涉及的檔案資料和相關(guān)工具，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。（3）保守檔案機(jī)密信息，不得泄露檔案內(nèi)容和分類編號信息，維護(hù)檔案館的信息安全。3.顧客權(quán)利（1）有權(quán)按照規(guī)定的程序和方式查詢、利用已分類編號的檔案信息，獲取與自身需求相關(guān)的檔案資料。（2）對檔案查詢利用過程中發(fā)現(xiàn)的分類編號問題或疑問，有權(quán)向檔案館工作人員提出咨詢和反饋，要求給予合理的解釋和處理。4.顧客義務(wù)（1）遵守檔案館的各項(xiàng)規(guī)章制度，按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行檔案查詢利用申請，不得惡意干擾檔案館的正常工作秩序。（2）愛護(hù)檔案資料，不得擅自對檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等行為，確保檔案的完整性和原始性。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）檔案管理部門定期對各業(yè)務(wù)部門的檔案分類編號工作進(jìn)行檢查和評估，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、分類編號準(zhǔn)確性、檔案存儲規(guī)范性等。（2）設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵員工對檔案分類編號工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予舉報(bào)人適當(dāng)獎勵。（3）定期開展檔案分類編號工作的內(nèi)部審計(jì)，對工作流程、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、信息安全等方面進(jìn)行全面審查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.獎勵機(jī)制（1）對在檔案分類編號工作中表現(xiàn)突出、成績顯著的部門或個人，給予表彰和獎勵。表彰形式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、通報(bào)表揚(yáng)等，獎勵方式包括獎金、晉升機(jī)會、培訓(xùn)機(jī)會等。（2）對提出合理建議并被采納，有效改進(jìn)檔案分類編號工作流程、提高工作效率或提升檔案管理質(zhì)量的部門或個人，給予相應(yīng)的獎勵。3.懲罰機(jī)制（1）對違反檔案分類編號規(guī)則制度，導(dǎo)致檔案分類編號錯誤、混亂或檔案丟失、損壞等情況的部門或個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。（2）對故意泄露檔案機(jī)密信息或擅自篡改檔案分類編號信息的部門或個人，依法追究其法律責(zé)任，并解除勞動合同或終止合作關(guān)系。六、附則1.