陽光版物業(yè)管理軟件操作規(guī)范.doc

上海一通軟件有限公司陽光版物業(yè)管理軟件陽光版物業(yè)管理軟件操作規(guī)范根據(jù)客戶的需求，陽光版物業(yè)管理軟件是在原有物業(yè)管理2000的基礎(chǔ)上進行了一定程度的修改。因此，軟件的操作具有一定特殊性，如果操作人員操作不當(dāng)，將會導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂，報表統(tǒng)計不正確，并且需要花費大量時間核對數(shù)據(jù)。為了保證操作的正確性和數(shù)據(jù)的一致性，特制定以下操作規(guī)范，軟件操作人員必須嚴(yán)格按照以下規(guī)范執(zhí)行：（一） 定期進行數(shù)據(jù)的備份工作，備份間隔時間為一星期：星期一至星期日。如當(dāng)日休息則于次日備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)及時傳遞至公司財務(wù)部。備份間隔時間也可視每個小區(qū)的具體收費情況而定，每小區(qū)收銀員可適當(dāng)掌握。備份數(shù)據(jù)應(yīng)在關(guān)閉所有數(shù)據(jù)庫的界面下進行操作，如果有窗口打開則會造成數(shù)據(jù)缺損。如果由人為操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，則操作人員負全部責(zé)任。（二） 對于進行過重大修改的數(shù)據(jù)，必須在備份之后另外寫一個WORD文檔，文件名為：日期備份說明。例：20041230備份說明。此文件內(nèi)容詳細記載所作的修改，并與壓縮文件存放在一個目錄。物業(yè)管理軟件必須安裝在（C:WYGL2000）下，數(shù)據(jù)庫文件也在（C:WYGL2000）下，數(shù)據(jù)庫備份在（D:物業(yè)數(shù)據(jù)備份）目錄下。（三） 軟件操作人員必須能夠熟練使用本軟件，理解軟件的操作流程。（四） 軟件操作人員在使用過程中遇到無法解決的問題或模糊不清的問題，不要擅自操作。立刻打電話與軟件公司的工作人員聯(lián)系，咨詢解決問題的辦法。軟件公司的工作人員會在最短的時間內(nèi)給出解決方案。（五） 小區(qū)的計算機如果因為硬件故障或操作系統(tǒng)等問題需要重新安裝，必須先進行數(shù)據(jù)備份，故障排除之后與軟件公司聯(lián)系重新安裝物業(yè)管理陽光版。（六） 如果小區(qū)的計算機可以上網(wǎng)，應(yīng)在計算機上安裝殺毒軟件，避免病毒或其它原因?qū)?shù)據(jù)庫造成損壞。（七） 如果軟件操作人員休息或其它原因代請小區(qū)其他工作人員操作軟件，必須教會其如何使用本軟件。并請該操作人員記錄下當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)，等軟件操作人員上班后進行核對，以確保數(shù)據(jù)的正確性。（八） 操作人員為了檢驗自己的操作是否正確，可以在模擬數(shù)據(jù)中進行試驗操作。模擬數(shù)據(jù)中所進行的操作不影響正式數(shù)據(jù)的內(nèi)容。（九） 軟件操作人員在進行報表的統(tǒng)計時如果發(fā)生數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或錯誤，可先自行進行查找。如果無法解決，裝寬帶的小區(qū)可以將數(shù)據(jù)壓縮后發(fā)送到軟件公司的FTP站點，沒裝寬帶的小區(qū)可與軟件公司電話預(yù)約時間上門服務(wù)。（十） 我公司已經(jīng)開通貴公司的專用FTP站點，只需在瀏覽器的地址欄輸入ftp:/YG040630:YG040630 輸入好之后按回車鍵即可。將壓縮文件和說明文檔拷貝到打開的文件夾中。（十一）電話為320308788006許軍、8007王謙、8012葉丹、8015陳國明（十二）由于收銀員操作失誤，導(dǎo)致物業(yè)管理軟件數(shù)據(jù)的錯誤和誤差，所造成的損失，追究其個人責(zé)任，并視實際情況處于經(jīng)濟罰款等處罰。（十三）原則上除收銀員外的其他工作人員不能進入物業(yè)軟件進行操作，但實際情況需要進行操作的，收銀員有責(zé)任教會該操作人員進行正確規(guī)范的操作，在此情況下如再發(fā)生操作錯誤的，則由具體操作人員負主要責(zé)任，收銀員負連帶責(zé)任。陽光版物業(yè)管理軟件操作說明陽光版物業(yè)管理軟件的收費操作主要分為兩個部分：1、每月固定收費（管理費、設(shè)備運行費、維修費、變頻費）。2、其它收費（除前四項收費以外的全部收費項目）。兩種收款方式的操作流程圖如下：銷單打單生成應(yīng)收款收款處理打印單據(jù)（發(fā)票或收據(jù)）新增單據(jù)銷單打單生成單據(jù)與應(yīng)收款生成單據(jù)打印單據(jù)（發(fā)票或收據(jù)）收款處理(按住戶收款)合并打單與合并收款記帳管理記帳管理其它費用收款處理每月固定收費 其它收費固定收費操作步驟：1、單據(jù)打印選擇記帳管理菜單下合并打單與合并收款，選擇打單處理，選擇小區(qū)，選擇門牌，選擇住戶，選擇收費項目（注：收費項目只能選擇以下四項：管理費、水泵電梯運行費、維修養(yǎng)護費、變頻費。其它費用不能在此選擇，其它費用如需打印要在其它費用收款處理中操作。），輸入年月范圍，選擇按月份合并，選擇打印方式，輸入合并月份數(shù)，生成單據(jù)并打印，在打印機選擇時注意應(yīng)選擇專用打印機（EPSON LQ300K），對于生成過的單據(jù)可直接選擇打印。2、收款處理對生成的單據(jù)進行收款必須使用合并打單與合并收款中的按住戶進行收款處理進行操作。選擇記帳管理菜單下合并打單與合并收款，選擇收款處理，選擇切換到按住戶收款，選擇管理處，雙擊樓號選擇住戶，單擊單據(jù)列表中的單據(jù)，輸入收款日期、選擇支付方式（注：如果支付方式為現(xiàn)金，可以不輸入支付號碼，如果是其它方式則必須輸入號碼）、選擇開票方式、輸入開票號碼。（注：上述每輸入或選擇一次信息后必須按回車鍵確認，否則無法完成收款處理，票據(jù)號碼的輸入必須十分小心，不可以輸入重復(fù)。如果輸入重復(fù)將會導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。如果收款方式為同一種方式，則可以幾條記錄一起進行收款處理；如果收款方式為二種不同方式，則需每種收款方式單獨進行收款處理）。3、刪除單據(jù)如果生成的單據(jù)有誤并且還沒有收款則可用合并打單與合并收款中的刪除單據(jù)操作進行單據(jù)的刪除，然后再重新生成單據(jù)。但是對于已經(jīng)收款的住戶則無法刪除，必須到單據(jù)修正中逐一修改。選擇記帳管理菜單下合并打單與合并收款，選擇刪除單據(jù),選擇小區(qū)，選擇門牌，選擇住戶，選擇合并單據(jù)列表中的欲刪除的單據(jù)，選擇上方的刪除2000單據(jù)，點擊刪除。右側(cè)的批處理刪除是針對刪除大量的單據(jù)而設(shè)置的操作?？梢赃x擇按整個小區(qū)或按門牌刪除，再輸入要刪除的年月范圍，點擊開始刪除。其它收費操作步驟：1、 單據(jù)打印選擇記帳管理菜單下的其它費用收款處理，選擇管理處，雙擊樓號選擇住戶，選擇年月，點擊新增按鈕，選擇收費項目，輸入金額，選擇房屋性質(zhì)，輸入備注。點擊確定按鈕，增加了一個項目的應(yīng)收款。選擇欲打印的記錄，鼠標(biāo)點擊記錄首部，選擇打印方式，點擊打印。（注：此處的收費項目的選擇，只能選擇日常收費的四種收費項目以外的其它項目，不能在此選擇管理費、水泵電梯運行費、維修養(yǎng)護費、變頻費）。2、 單據(jù)收款選擇已經(jīng)打印的記錄，選擇開票方式，輸入票據(jù)號碼，輸入收款日期，選擇支付方式，輸入支付號碼，點擊確定。在幾條記錄并行的情況下，鼠標(biāo)選中那條記錄則就是對相應(yīng)的記錄進行操作。如果需要進行修改操作，先選中需要修改的記錄，然后直接進行修改操作，再點擊確定按鈕。3、 刪除單據(jù)對于輸入錯誤的單據(jù)需要進行刪除操作，選擇中要刪除的單據(jù)，點擊刪除按鈕即可完成操作。4、 在其他費用中，如果生成的收費項目為地面停車費、地下停車費，或商鋪所發(fā)生的收費項目，在房屋性質(zhì)選擇的時候應(yīng)特別注意，應(yīng)選擇與其相對應(yīng)的性質(zhì)。5、 如遇其他費用中發(fā)生的摩托車、助動車、自行車停車費，應(yīng)做在所發(fā)生的業(yè)主樓室號下的其他服務(wù)中，房屋性質(zhì)選擇為車庫。這樣能清楚分清其他服務(wù)中的非機動車停車費。6、 對于臨時停車費分兩部分操作。地面的臨時停車費做入業(yè)主樓室號下的臨時停車費（代收）中，房屋性質(zhì)選擇車庫；地下的臨時停車費做入業(yè)主樓室號下的其他服務(wù)中，房屋性質(zhì)選擇車庫。*其它注意事項：為了便于所有小區(qū)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，軟件的操作必須注意以下事項：1、 如遇業(yè)主信息需變更（收費標(biāo)準(zhǔn)、房屋性質(zhì)、戶名等變更），應(yīng)到業(yè)務(wù)處理下調(diào)整/變更下相對應(yīng)的菜單下進行操作。2、 針對商鋪的操作，在物業(yè)管理軟件中已經(jīng)加好了在同一個樓號中的所有商鋪，不需要另外增加，操作時選擇同一個樓號中的商鋪進行。另外增加的商鋪所增加的單據(jù)要全部轉(zhuǎn)到同一個樓號中的商鋪中。以后操作只能在同一個樓號中的商鋪中進行。 3、 針對車位的操作，在物業(yè)管理軟件中已經(jīng)加好了所有的車位號，無須再為每個住戶另外加車位，增加單據(jù)時應(yīng)在其它費用收款處理選擇車位增加單據(jù)，而不是選擇住戶增加單據(jù)。4、 收費日期章必須與計算機中輸入的收款日期相同，即每次人工收完款后的收款日期必須與計算機中輸入的收款日期相同。5、 FTP站點上傳和下載文件的方法。上傳文件：當(dāng)上傳文件時，先復(fù)制要上傳的文件，然后啟動桌面上的IE瀏覽器，在地址欄中輸入ftp:/YG040630:YG040630，輸入時注意區(qū)分大小寫。然后按回車鍵進入FTP站點，雙擊站點中的文件夾，在空白處點擊右鍵，選擇粘貼，即完成了數(shù)據(jù)的上傳工作。下載文件：若要將FTP上的數(shù)據(jù)下載到本機上，先進入FTP站點，登錄FTP的方法同上傳。然后選中欲下載的文件，點擊右鍵，選擇復(fù)制到文件夾。然后選中一個文件夾，點擊確定按鈕。完成下載操作。6、 單據(jù)的格式調(diào)整陽光版物業(yè)管理軟件由于日常收費與其它收費的打單是分開的，又增加了打印發(fā)票的功能，軟件安裝好之后在物業(yè)管理安裝目錄下增加了四個單據(jù)格式文件，分別是：HBDDPrintfp.ini、HBDDPrintsj.ini、RentPrintfp.ini、RentPrintsj.ini這四個文件。HBDDPrintfp.ini、HBDDPrintsj.ini針對的是合并打單中生成的發(fā)票和收據(jù)的單據(jù)格式。而RentPrintfp.ini、RentPrintsj.ini針對的是其它費用收款處理中的發(fā)票和收據(jù)的格式。作單據(jù)格式調(diào)整時先選中該文件，然后按右鍵選擇打開方式，用記事本打開。修改好之后要進行保存。下面分別介紹HBDDPrintfp.ini與RentPrintfp.ini文件中內(nèi)容的意思。HBDDPrintfp.ini與HBDDPrintsj.ini文件內(nèi)容相同：CB,1,-1,18,9,宋體,9,TCB表示產(chǎn)業(yè)編號1表示系統(tǒng)參數(shù)客戶不能更改-1表示打印，如果是0表示不打印18表示要打印內(nèi)容縱坐標(biāo)，9表示要打印內(nèi)容的橫坐標(biāo)宋體表示打印的字體9表示打印的文字的大小T系統(tǒng)參數(shù)客戶不能更改XZ表示房屋性質(zhì)DZ表示業(yè)主的地址CNY、CNY1表示打印的年，CNY表示前一個年月，CNY1表示后一個年月Name表示業(yè)主的姓名XM表示打印的收費項目Je表示收費項目的金額JEZC表示金額的組成DX表示金額的大寫TM表示打印的條形碼GLC表示物業(yè)公司的管理處名稱GLCDZ表示物業(yè)公司的管理處地址（交款地址）YWDH表示物業(yè)公司的業(yè)務(wù)電話BXDH表示物業(yè)公司的報修電話JKRQ表示業(yè)主的最后繳款日期DYRQ表示打印日期JZMJ表示建筑面積RentPrintfp.ini與RentPrintsj.ini文件內(nèi)容相同:CB,1,0,17,40,宋體