如何當好一名秘書.ppt

,如何做好一名秘書,1 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3 負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 4 做好會議紀要。 5 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6 負責傳真件的收發(fā)工作。 7 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8 做好公司宣傳專欄的組稿。 9 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。 10 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。 11 每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。 12 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。 13 社會保險的投保、申領。 14 統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。 15 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。 16 接受其他臨時工作,秘書人員有兩大任務，一是辦事，二是當參謀。 一、如何辦好領導交辦事項 （一）接受工作任務要弄清“三要素“ 領導交辦工作任務，大體都有“三要素“：一是內(nèi)容-辦什么事；二是時限-什么時間完成；三是要求-工作質(zhì)量， 注意事項等等。秘書人員在接受領導交辦任務時，一定要把“三要素“搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。 （二）優(yōu)化辦事成果“三比較“。 辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小“。 （三）把握好辦事“三形式“ 辦事可能出現(xiàn)三種形式：1單一辦事-在同一時間內(nèi)完成一項工作任務；2交叉辦事-同時受領兩項工作任務或者兩位領導分別賦予不同任務，需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成；3穿插辦事-三項以上工作任務穿插在同一時間流程中進行。 （四）檢驗辦事效率“三標準“ 秘書人員完成領導交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗，標準有三：l工作質(zhì)量，是不是達到了領導要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；2工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；3對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。 （五）向領導復命“三注意“ 工作任務全部結(jié)束，或告一段落，應向賦予任務的領導復命，匯報完成任務的效果、時間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。復命時要注意三點：1不失真。對完成任務情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。2不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3不邀利。不因為完成了領導交辦工作。,二、如何辦好請辦事項 做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。 （一）精心準備，提出合理建議 （二）講究方法，選擇適當形式 （三）注重程序，堅持逐級請辦 （四）提高藝術，優(yōu)化請辦效果 （五）以緩應急，避免緊張出錯 對秘書工作有專門研究的田金昌先生早就歸納總結(jié)過給領導當秘書的五大注意事項，我們擅自按照男女性別的差異，逐條對比了一下，怎么看怎么覺得，男性在秘書這個職位上不僅極具競爭力，而且還有先天的優(yōu)勢。 一、謀事不傳事 “腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當好領導秘書的第一要訣。勤于思考，把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議提供給領導，超前地、有效地為領導當好參謀。 “嘴巴要少用”，就是說領導秘書說話必須要保持謹慎，克服隨意性。 歪嘴點評：女人能讓自己腦子不轉(zhuǎn)的比較多，但能讓自己嘴巴不出聲兒的很少見。所以，在這一項上，只要男人的智商正常，基本上就能勝出了。 二、干事不鏟事 必須要認識到領導身邊無小事，事事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意，不能把60分當及格。作為領導秘書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。 歪嘴點評：你問問去，有幾個女秘書沒被罵哭過。她們一掉眼淚，領導立刻亂了手腳，眼前頓時“#$&*”男孩子在這項上的優(yōu)勢是來自于生理原因臉皮天生厚一點，領導使著沒負擔。,一、什么是秘書？ 秘書，就是位于領導人身邊或領導機構(gòu)中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領導工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領導工作服務并處理各方面事務與信息的助手。一個出色的秘書，應該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業(yè)和公司，對自己的工作駕馭自如，善于創(chuàng)造和保持一種獨特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現(xiàn)在上司最需要的時候和場合，心領神會地配合上司應對各類人士，處理各項事務。 二、你適合做秘書嗎？ 首先，并不是所有的人都適合做秘書。秘書必須細心、主動、周到、忠誠，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書這個職業(yè)的時候，最好慎重考慮，這個職業(yè)跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。 即使受過良好的教育和培訓，秘書也不是人人都能勝任的。一名優(yōu)秀的秘書，應當具有一些優(yōu)秀的品質(zhì)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面： （一）分寸感：一名好秘書，從言談舉止到為人處世都要掌握分寸。那怎樣掌握分寸呢？ A。這樣為人處世有分寸：自信而不自負；認真而不較真；正直而不刻板；勇敢而不魯莽。 做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關系，必須從長計議，與人方便，與己方便。同在一個辦公室，搞好同事間的關系是非常重要的。關系融洽，心情就舒暢，這不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。,B。這樣說話有分寸：坦蕩而不輕狂；贊美而不虛偽；活潑而不輕佻；自尊而不張揚。 病從口入，禍從口出。因此，上班時，盡量多做事少說話。這樣做，可以避免無聊時閑談別人的是非。即使在工作之外，也不要對同事評頭論足，誰是誰非，自己心中有數(shù)。 C。這樣辦事有分寸：謙和而不自卑；拒絕而不冷漠；機智而不奸詐；實惠而不惟利。 （二）禮貌。 面對一個有教養(yǎng)的人，有禮貌是十分容易的事；但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，做秘書的經(jīng)常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵，有禮說不清。但職業(yè)要求秘書必須和各種各樣的人交往，因此，有禮貌地對待任何人就成了秘書職業(yè)品質(zhì)的標準。禮貌要得體而不做作，只有溫和善良才是真正的禮貌。 （三）謙虛 謙虛有三個好處：既能使你在別人心里感覺良好，又不會樹大招風，更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老板都喜歡謙虛和內(nèi)斂的秘書。我父親曾經(jīng)對我說過一句話，他說做人一定要低姿態(tài)；低姿態(tài)不表示你就低人一等，只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。 （四）敏感：對周圍的人或事物具有敏感性，可以提高秘書工作的準確性和對事物的判斷。反應遲鈍會影響工作效率，但過分敏感也會讓自己過于緊張，因此，敏感也要恰到好處。 （五）自制：善于控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現(xiàn)，但并不是每個成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己，而不應該是性情中人。我們常說辦公室里有“六不”原則：不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨?？偠灾?，急躁會影響人的判斷力，秘書，切忌躁火攻心，失去理智。,三、秘書的職業(yè)道德 我認為秘書的職業(yè)道德最重要的有三點：忠誠感、敬業(yè)心、責任感 （一）忠誠感：古往今來，秘書最接近領導層，知曉和掌握大量機密，甚至參與機密的運作。如果秘書的職業(yè)道德淪喪，造成的傷害將無法估量。 有時，忠誠是一個兩難的選擇。從員工的責任講，如果上司有問題一定要檢舉揭發(fā)；但從秘書的職業(yè)道德講，又應該嚴守機密。如果你顧及了前者，以后可能會被上司封殺，在這個公司再也做不成秘書；如果你顧及了后者，可能又有損于公司的整體利益。那么到底孰輕孰重呢？我曾經(jīng)就這個問題問過一些朋友，有的朋友說“要看我和上司的關系如何再決定”有的朋友說“打死也不說”還有的朋友說“以公司大局為重”，褒貶不一，公說公有理，婆說婆有理。這確實是一個兩難的選擇，我個人認為要具體情況具體分析，如果領導工作出現(xiàn)偏差，可以及時提醒，避免導致不可挽回的錯誤，成為領導真正的左膀右臂，而不一味隨聲附和，這是更高層次的忠誠。 （二）敬業(yè)心：秘書的職業(yè)特點，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作展開活動，做到招之即來，來之能干，在具體緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。 （三）責任感： 有了忠誠感，說明你品質(zhì)好；有了敬業(yè)心，說明你干得好；而負責任，說明你可以讓人依賴。 責任分為兩種，明確的責任是你的職責范圍，不明確的責任是你主動承擔的份外工作。做好明確的工作，這是秘書的本份；做好不明確的工作，則會受人重用。一個好秘書，一定知道什么事情是重要的，哪些細節(jié)會給上司帶來幫助，遇到突發(fā)性的意外事件，秘書應沉著、從容地應對，變通地解決。責任感不僅在危難時候需要，在日常的細節(jié)上就能反映出來。大量日?，嵥榈呢熑胃胁攀菍γ貢焚|(zhì)的考驗。,四、秘書的自我完善。 （一）保持身心健康 秘書人員由于所處位置特殊，工作任務繁重以及社會對秘書角色的期望值高，在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個好秘書必然情緒穩(wěn)定，樂觀向上，具有愛心，善解人意，態(tài)度現(xiàn)實，責任心強，靈活多變，適應力強，人際關系和諧，善于交往。秘書在領導、同事之間建立和諧型的工作環(huán)境氛圍，在這種良好的人際關系中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感以此而消失，從而達到心理平衡。 （二）努力做到出力而不“越位” 我們強調(diào)，要準確地認識自己的社會角色，擺正自己的社會位置，目的是為了防止和克服“越位”現(xiàn)象，找到一個穩(wěn)定的出力方式?！霸轿弧笔窍录壴谔幚砼c領導的關系過程中常發(fā)生的一種錯誤。 發(fā)生越位的原因很多。從秘書角度來說，有的人屬于心理品質(zhì)有問題，不把領導放在眼里，這種人為數(shù)極少；而就多數(shù)有這方面錯誤行為的人來說，是由于不能準確認識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此，秘書人員應正確認識自己的角色地位，出力而不越位。,我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì)現(xiàn)在不是流行復合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書 首先,硬件條件是必不可少的掌握一門外語通常指英語,這是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現(xiàn)代化機器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦 其次,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件,保守秘密就顯得分外關鍵 另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時,我們要處理一些文件,有時需要立即替他批復所以一個好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外,還有很重要的是應具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預見能力、一定的決策能力以及隨機應變的能力這些有時候需要多年的鍛煉和培養(yǎng)所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷 最后,要講究公私分明千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的 溝通最重要 Jessy 年齡：22歲 任職：1年 時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、考慮周到除此之外,秘書還應該有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力 我和領導在一間辦公室,但是客戶們一進門先瞅見我,形象當然很重要其實不用穿得很時尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關系領導常說我可以算作是領導和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個平衡點,正確傳達領導的意思表示,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾 做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務,其實還要求人員有較廣的知識面在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費用,說得難聽點有點“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面現(xiàn)在我也習慣了這些事務,總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧,這也是一種溝通的能力 小心那些潛在的危機艾小姐 年齡：26歲 任職：3年 我曾經(jīng)在一家公司做文秘,老板是個臺灣人工作辛苦點就算了,最怕上司是個好色的半老頭當我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時,深覺女秘書不好當,特別碰著這么一個上司,自己再怎么端莊嚴謹,有時候也很無奈！上司不好伺候,更不好得罪,那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,