電子郵件溝通技巧與禮儀.doc

.電子郵件溝通技巧 電子郵件有很多用途，用于聯(lián)系貿(mào)易業(yè)務(wù)、親朋好友之間的通信等，但是作為工作場(chǎng)合的業(yè)務(wù)溝通，電子郵件提供了很多的便利，同時(shí)也帶來了很多風(fēng)險(xiǎn)。在所有的溝通方式中，電子郵件是最難控制的，最容易達(dá)到你不想傳遞的對(duì)象。如何在企業(yè)里使用好郵件，相信也是大家經(jīng)常感到比較困惑的問題，下面是我們企業(yè)和部門內(nèi)部規(guī)范的一些郵件溝通技巧，相信這些技巧對(duì)于其他企業(yè)也同樣適用。一、 郵件格式1. 郵件一定要注明標(biāo)題，很多人是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。2. 如果不是經(jīng)常交流的對(duì)象，記得寫郵件抬頭稱呼對(duì)方，以示禮貌，并引起主要收件人的關(guān)注。3. 收件人盡量用中文姓名全稱，避免只顯示個(gè)人郵箱帳號(hào)。二、 哪些事情需要發(fā)送郵件1. 正式工作報(bào)告；2. 難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)；3. 知識(shí)推薦和信息傳遞；4. 沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容；總結(jié)：可以用口頭交流解決的，盡量不使用郵件。三、 郵件發(fā)送對(duì)象1. 尋求跨門支持的郵件，一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級(jí)；同時(shí)抄送本部門的直接上級(jí)；這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持；2. 項(xiàng)目通報(bào)類的郵件，主送給項(xiàng)目小組成員，抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級(jí)、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)；3. 工作計(jì)劃的發(fā)送對(duì)象，經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對(duì)象，抄送直接上級(jí)、間接上級(jí)、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人。為保持部門內(nèi)部計(jì)劃對(duì)外的一致性，部門內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理。4. 選擇郵件發(fā)送對(duì)象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象4.1 在對(duì)外溝通中，非重要的一般性的溝通，避免為了知會(huì)的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理；4.2 避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替。4.3 避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級(jí)管理人員，特別是可以判斷高級(jí)管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。四、 郵件溝通支持1. 如果遇到在郵件發(fā)送時(shí)對(duì)內(nèi)容、措辭、發(fā)送人有任何疑問，可以向直接上級(jí)尋求溝通支持；2. 如果在溝通中發(fā)生意見分歧，溝通雙方首先應(yīng)換位思考，盡量用見面溝通或電話溝通解決分歧；3. 充分發(fā)揮個(gè)人的主動(dòng)性，避免將一般性的溝通工作交給上級(jí)去做（這樣降低了溝通效率）；五、 郵件內(nèi)容1. 如果帶有附件，盡量在郵件正文對(duì)附件內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，避免收件人一一打開附件才能知悉溝通事項(xiàng)；2. 控制郵件正文字?jǐn)?shù)，確保郵件正文層次清晰、內(nèi)容明確，避免長(zhǎng)篇大論。六、 溝通確認(rèn)和反饋1. 對(duì)重要溝通事項(xiàng)，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對(duì)方引起關(guān)注；2. 重要會(huì)議通知再回前向與會(huì)人員提醒開會(huì)時(shí)間；3. 如果重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對(duì)方不重視，嘗試再次提醒； 每個(gè)人都會(huì)遇到溝通無效的情況，沒有有效的溝通，很多工作將寸步難行，希望以上分享可以讓大家溝通更輕松，工作更上一層樓！電子郵件溝通禮儀關(guān)于電子郵件1. 主題應(yīng)當(dāng)精當(dāng), 不要發(fā)送無主題和無意義主題的電子郵件。2. 注意稱呼, 避免冒昧：當(dāng)與不熟悉的人通信時(shí), 請(qǐng)使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣, 適當(dāng)?shù)姆Q呼和敬語(yǔ).3. 注意郵件正文拼寫和語(yǔ)法的正確, 避免使用不規(guī)范的問題和表情符號(hào). 使用簡(jiǎn)單易懂的主題行以準(zhǔn)確傳達(dá)您的電子郵件的要點(diǎn)。4. 因?yàn)猷]件容易丟失, 因此應(yīng)當(dāng)小心查問, 不是無理猜測(cè)并暗責(zé)對(duì)方. 在自己做到及時(shí)回復(fù)郵件的同時(shí), 不要對(duì)他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過分期許.5. 不要隨意轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件, 尤其是不要隨意轉(zhuǎn)發(fā)帶附件的電子郵件, 除非你認(rèn)為此郵件對(duì)于別人的確有價(jià)值. 在病毒泛濫的今天, 除非附件是必需的, 否則應(yīng)該避免Word, PPT附件. 多使用PDF. 在正文中應(yīng)當(dāng)包含附件的簡(jiǎn)要介紹. 郵件要使用純文本或易于閱讀的字體, 不要使用花哨的裝飾. 最好不用使用帶廣告的電子郵箱6. 如果不是工作需要, 盡量避免群發(fā)郵件. 特別不要參與發(fā)連環(huán)信這種活動(dòng)(把這條消息發(fā)送給10個(gè)好友之類). 群發(fā)郵件容易使得收件人的地址相互泄漏, 因此最好使用郵件組或者暗送(Bcc). 兩個(gè)人商量事情牽涉到第三方時(shí), 應(yīng)該將郵件抄送(CC)給第三方.7. 在給不認(rèn)識(shí)的人發(fā)送郵件時(shí)，請(qǐng)介紹一下自己的詳細(xì)信息，要么在簽名中注明自己的身份