國道改建工程項目檔案管理實施方案匯報.doc

深圳市城市軌道交通二期3號線及205國道深圳段改建工程項目檔案管理實施方案匯報匯報單位：鐵科院（北京）工程咨詢有限公司2007年03月26日目 錄一、概述201、本項目檔案管理的范圍202、本項目檔案管理的特點20二、前期的工作進展情況20三、檔案管理組織架構和責任分工211、檔案管理的工作職責212、檔案管理的組織架構及職責223、檔案室人員配備及分工23四、檔案管理工作流程及原則23五、工程檔案的查閱利用24六、檔案室的建設方案251、場地252、環(huán)境要求253、辦公設施、設備25七、檔案管理實施計劃26八、參建各方的檔案管理范圍261、建設單位歸檔目錄262、監(jiān)理單位歸檔目錄293、施工單位歸檔目錄30九、存在的問題32十、建議32檔案管理實施方案匯報一、概述1、本項目檔案管理的范圍本項目包含深圳市地鐵三號線工程及205國道深圳段改建工程，地鐵三號線工程包括軌道及接觸軌、車站、區(qū)間、車輛段、主變電站及附屬工程的土建與裝修及a部分設備與設備安裝工程。205國道深圳段改建工程包括路面、路基、橋梁、公交車站、人行天橋、路燈、交通設施、交通監(jiān)控等工程。本項目的檔案管理包含以上所有工程的技術、文書、實物、聲像、財務及人事檔案。2、本項目檔案管理的特點1) 本項目采用“小業(yè)主、大社會”的建設管理模式，檔案管理工作由管理公司牽頭，多單位組成的業(yè)主團隊配合，由管理公司代表建設方負責向檔案接收部門移交竣工資料，實行技術、文書、實物、聲像、財務及人事檔案的一體化管理。2) 本項目除了向市檔案館移交基建檔案外，還需要向區(qū)檔案館移交文書、財務、聲像及實物檔案，同時還需要向運營方移交一套完整的基建檔案?？紤]到以上情況，本項目基建檔案按三套考慮。二、檔案工作進展情況1、組織召開了有深圳市檔案局、龍崗區(qū)城建檔案室、深圳市公路局、龍崗區(qū)公路局等單位參加的檔案工作座談會，并與各級檔案主管部門建立起了工作聯(lián)系；2、 邀請深圳市地鐵四號線的高級檔案管理主任馬惠茹與管理公司、三號線公司顧問公司、勘察設計總包單位的檔案管理人員進行了檔案管理工作交流；3、明確了業(yè)主、監(jiān)理、施工等單位的竣工資料歸檔內容及范圍；4、編制了往來文件管理辦法、竣工文件編制及檔案移交實施細則；5、編制了國道205深圳段改建工程項目文件編碼系統(tǒng)；6、明確了3101、3102標段前期工程的施工、監(jiān)理用表的表式。7、2007年2月份完成了檔案室搬遷工作。8、收集了文書檔案7756件，基本建設檔案初步設計、巖土工程勘察報告、概算、招、投標文件及圖紙，分別各標段有3101、3102、3101-1、3103、3104、3105-a、3106、3107、3501、3502、3503、3504、3505、3506、3507、控制測量、橋梁檢測、保險經(jīng)紀、第三方監(jiān)測、國道g205等文件共15400余件，發(fā)放基本建設檔案各類文件4000余件。9、制訂了檔案管理各項制度，分別是檔案分管領導的崗位責任制、檔案員崗位責任制、檔案員崗位責任制、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案借閱制度、檔案銷毀鑒定制度等。同時，對分散的文件、技術資料重新歸檔整理，并進行分類、鑒定、統(tǒng)計、組合排列編目，逐步實現(xiàn)了檔案規(guī)范化，最大可能提高檔案的有效利用。10、為了實現(xiàn)基本建設檔案圖紙發(fā)放、借閱規(guī)范化，利用業(yè)余時間，開發(fā)了基本建設檔案圖文管理系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)運行以后將可以實現(xiàn)網(wǎng)內查閱。11、目前封存未中標投標文件共230箱，已存放到指定庫房。12、基本建設檔案正在分類逐步整理上架。13、根據(jù)深圳市檔案管理要求，實現(xiàn)檔案計算機管理。已將地鐵3號線項目管理文件2002、2003、2004、2005年的文書檔案按規(guī)范整理完畢，并輸入計算機，使之標準化、規(guī)范化。三、檔案管理組織架構和責任分工1、檔案管理的工作職責1) 在招標和勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程文件的套數(shù)、質量、移交時間等提出明確要求；2) 負責組織、監(jiān)督、指導監(jiān)理單位、施工單位的竣工文件的形成、積累和立卷歸檔工作；3) 負責工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件的收集、整理、立卷、歸檔、保管、移交工作；4) 在工程竣工驗收前，提請市城建檔案管理部門對工程檔案進行專項驗收；5) 工程竣工驗收后三個月內，負責向市城建檔案館及相關單位移交完整的竣工檔案。6) 負責業(yè)主技術、文書、實物、聲像、財務及人事檔案的收集、整理。2、檔案管理的組織架構及職責檔案管理的組織架構圖：總工辦檔案管理領導小組組長：徐向明 副組長：張佐漢、張建華、江智高、張中安、肖世雄決策層策劃層執(zhí)行層檔案室宋超群、賴曉琳、張紅、袁莉莉、周忠君、曲嶸財務室辦公室工程部合同部監(jiān)理承包商三號線公司辦公室、管理公司辦公室丁茹玉、李洪慶為保證能高效、有序、及時地開展工作，實行三層管理模式：第一層為決策層，第二層為策劃層，第三層為執(zhí)行層。成立由三號線公司領導、管理公司領導組成的檔案管理工作領導小組，對本項目的檔案管理工作進行決策、統(tǒng)籌安排。由管理公司辦公室、三號線公司辦公室負責對外聯(lián)絡、場地布置、策劃，協(xié)調、組織各部門、各參建單位的檔案管理工作。檔案室在管理公司辦公室、三號線公司辦公室的領導下負責實施各項具體的檔案工作。三號線公司辦公室、總工辦、工程部、合同部文檔管理人員負責協(xié)助檔案室工作，將各自部門收集到的相關資料向檔案室移交。各監(jiān)理單位、施工單位應成立竣工文件編制領導小組，配備專職檔案管理人員，負責編制各自職責范圍內的竣工資料。3、檔案室人員配備及分工配備六名專職檔案管理人員，具體為：管理公司三人，三號線公司一人，監(jiān)理公司二人。六人分工如下：單位人員分工管理公司宋超群牽頭負責全盤工作張紅負責電腦錄入，資料上傳，并協(xié)助進行技術性文件的收集、整理、歸檔工作袁莉莉負責聲像、文書的收集、整理、歸檔工作三號線公司賴曉琳負責實物、財務、人事檔案的收集、整理、歸檔工作監(jiān)理單位周忠君負責技術性文件的收集、整理、歸檔工作曲嶸負責電腦錄入，資料上傳，并協(xié)助進行實物、財務、人事檔案的收集、整理、歸檔工作業(yè)主團隊各部門文檔管理人員負責收集、管理本部門形成的、接收到的各類往來文件，將收集到的市城建檔案館接收范圍內的竣工文件及時向檔案室移交，按照三號線公司綜合辦公室下發(fā)的年度歸檔計劃，整理、移交相關內部保存文件。四、檔案管理工作流程及原則1、資料的移交與管理屬于市城建檔案館接收范圍內的工程竣工文件，業(yè)主團隊各部門收集到后，應及時將原件移交檔案室保管，檔案室安排專人接收，移交與接收時應填寫移交、接收清單，由移交方與接收方分別簽字確認。各部門如有需要，可到檔案室查閱或復印。不屬于市城建檔案館接收范圍內的，三號線公司需要內部保存的文書、實物、聲像、財務、人事等文件，由三號線公司綜合辦公室確定歸檔范圍，各部門文檔人員按要求收集、保存，每年年底由三號線公司綜合辦公室下發(fā)歸檔計劃，次年3月底之前按要求移交到檔案室，檔案室設專人接收、專人管理、單獨存放。2、圖紙、設計變更等勘察設計文件的管理由三號線公司總工辦牽頭，匯總各相關單位、部門的需要量，下達給設計單位，設計單位按要求份數(shù)提交，由總工辦驗收核準后交到檔案室，檔案室根據(jù)總工辦提供的發(fā)放清單以三號線公司名義統(tǒng)一發(fā)放并留底保存。3、檔案室發(fā)放文件，只發(fā)放到監(jiān)理單位一級，需發(fā)放給施工單位的資料由監(jiān)理單位統(tǒng)一發(fā)放。4、紙質文件、電子文件的提交要求詳見往來文件管理辦法。5、建設單位、監(jiān)理單位、施工單位的竣工資料歸檔范圍及歸檔要求，由檔案室負責提出，具體見深圳市地鐵三號線及國道205深圳段改建工程竣工文件編制及檔案移交實施細則五、工程檔案的查閱利用1、檔案室集中收集整理以下文件：1) 本項目的工程立項文件2) 建設用地、征地、拆遷文件3) 勘察、測繪、設計、咨詢文件4) 招投標文件5) 開工審批文件6) 竣工驗收文件7) 上級機關有關工程建設的決議、批示、通知及重要會議紀要和指導性文件、建設、施工管理過程中的重要文件、聯(lián)系單8) 三號線公司的文書、實物、聲像、財務憑證、人事檔案2、檔案室收集到以上文件后按以上分類上架保存，并建立目錄，將目錄上傳到辦公自動化信息系統(tǒng)的信息平臺上，供所有用戶查閱。3、對于以上非保密性的文件，檔案室將文件電子版上傳至信息平臺，供本項目人員根據(jù)相關權限查閱。4、對于保密性的文件，檔案室只上傳目錄，本項目人員如需查閱，需經(jīng)相關領導或部門負責人批準后到資料室查閱紙質文件。5、圖紙等設計文件由資料室發(fā)放到各相關單位、部門，需要時，到各自部門文檔管理人員處查找借閱。6、檔案室集中收集以外的資料，各部門自行收集保管，建立目錄，上傳至信息管理平臺，供用戶查閱，同時將資料電子版上傳，供用戶根據(jù)權限查閱。7、本項目所有上傳資料，集中保存在信息平臺的數(shù)據(jù)庫內，供不同權限的用戶查閱。六、檔案室的建設方案1、場地根據(jù)所能提供的場地情況，對檔案室規(guī)劃如下：三樓港鐵辦公室改為庫房，制作長6m，寬0.6m，6層14列雙面移動手搖式檔案密集架（詳細的平面布置見附圖），該庫房用于存放地鐵3號線工程的竣工資料。三樓港鐵辦公室與會議室之間的小房間改為庫房，制作長3m，寬0.6m，6層11列雙面移動手搖式檔案密集架（詳細的平面布置見附圖），該庫房用于存放205國道改建工程的竣工資料。三樓會議室改作檔案管理人員辦公室并兼做庫房，用于檔案管理人員辦公、整理資料；將目前10樓檔案室的20個文件柜移到該室，用于存放三號線公司需要內部保存的文件以及其他資料。2、環(huán)境要求庫房要求做好防火、防鼠、防潮、防塵、防盜、避免陽光直射，溫度保持在1424度，相對濕度4560%。因此，庫房應采用密閉鋼制門或采用鋼邊包門，所有窗戶要配備不透光窗簾，要求門、窗、屋頂要密閉，不能漏雨，庫房內配備抽濕機、空調及滅火設備。 3、辦公設施、設備5套辦公桌椅，5臺電腦（其中2臺帶刻錄），設置網(wǎng)絡，安裝辦公自動化信息系統(tǒng)，2臺打印機（其中一臺a3彩色打印機），2臺掃描儀，復印機一臺。2個防磁柜2.4m4.8m大型工作臺一張，椅子6把打碼機：4個手推車：2臺小型手電鉆：2個梳式膠圈裝訂機：2臺抽濕機：2臺溫濕度計：4個七、檔案管理實施計劃根據(jù)目前實際情況，計劃于 2007年5月進行檔案管理人員第一次集中培訓。目前三號線公司辦公室、總工辦、工程部、合同部等各部門已陸續(xù)將各自部門保管的資料向檔案室辦理移交，計劃于2007年4月底將前期資料全部集中到資料室，實現(xiàn)統(tǒng)一管理（含三號線公司的技術、實物、聲像、文書、財務、人事檔案）。20072009年工程建設期間做好工程檔案的管理工作，并定期組織對監(jiān)理單位、施工單位的業(yè)務培訓，定期與城建檔案管理部門保持工作聯(lián)系，力爭實現(xiàn)工程檔案搜集與工程進展同步。工程竣工驗收期間，積極參與工程的竣工驗收，牽頭組織有市檔案館參與的竣工檔案專項驗收，組織人力、物力在工程竣工驗收后3個月內向市城建檔案館及相關單位移交合格的竣工資料。實施計劃見附表。八、參建各方的檔案管理范圍根據(jù)中華人民共和國檔案法實施辦法、地下鐵道工程施工及驗收規(guī)范（gb502991999）2003年版、建設工程施工質量驗收統(tǒng)一標準（gb503002001）、建設工程文件歸檔整理規(guī)范（gb/t503282001）、建設工程監(jiān)理規(guī)范（gb503192001）、建設工程項目管理規(guī)范（gb/t503262001）、深圳市建筑工程文件歸檔管理辦法等文件，結合本項目的特點，并與深圳市檔案館協(xié)商，基本確定本工程參建各方的歸檔范圍如下：1、建設單位歸檔目錄1) 立項文件l 項目建議書 l 項目建議書審批意見l 可行性研究報告及附件l 可行性研究報告審批意見 l 關于立項有關的會議紀要、決議、批示l 項目環(huán)境影響評估報告書l 調查資料及項目評估研究材料l 計劃立項批文l 固定資產(chǎn)投資許可證2) 建設用地、征地、拆遷文件l 項目選址申請及選址規(guī)劃意見通知書l 用地申請報告l 建設用地批準書、土地使用合同及紅線圖l 拆遷安置意見、協(xié)議、方案等l 建設用地規(guī)劃許可證及用地許可證l 劃撥建設用地文件3) 勘察、測繪、設計、咨詢文件l 工程地質勘查報告l 紅線地界樁放點報告l 地形測量成果報告l 初步設計圖紙和說明l 審定設計方案通知書及審查意見l 相關行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、水電、檔案、通訊、白蟻防治、衛(wèi)生防疫、燃氣等）批準文件或審核意見l 施工圖及其說明l 工程設計計算書l 設計、咨詢、審圖的簡報、月報和年報l 政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見l 建筑物命名及車站站名批復l 建設方項目機構人員組成及負責人任命書4) 招投標文件l 勘察招投標文件l 勘察承包協(xié)議、中標通知書l 設計招投標文件l 設計承包協(xié)議、中標通知書l 施工招投標文件l 施工承包合同、中標通知書l 監(jiān)理招投標文件l 監(jiān)理委托合同、中標通知書l 咨詢、顧問協(xié)議l 其它協(xié)議、合同5) 開工審批文件l 建設工程開工申報表l 建設工程施工許可證l 地下管線情況查詢報告及情況回報表l 工程安全、質量監(jiān)督登記書l 工程建設前期法定建設程序檢查表6) 其他重要文件l 上級機關有關工程建設的決議、批示、通知及重要會議紀要和指導性文件l 建設、施工管理過程中的重要文件、聯(lián)系單7) 竣工驗收文件l 工程驗收申報文件l 竣工驗收會議紀要l 電梯及特種設備驗收文件l 勞動安全與衛(wèi)生驗收文件l 工程施工安全竣工評價書l 規(guī)劃驗收文件l 消防驗收文件l 環(huán)保驗收文件l 人防驗收文件l 市質監(jiān)站工程質量監(jiān)督驗收報告l 其他各專項驗收認可文件l 勘察、設計、監(jiān)測、施工、監(jiān)理等單位總結l 建設單位工程總結l 竣工驗收報告l 竣工總平面圖和綜合管線圖及電子版的圖形數(shù)據(jù)文件 l 電子文檔（包括應歸檔的掃描文件）8) 文書、實物、影像、財務付款憑證、人事檔案2、監(jiān)理單位歸檔目錄1) 營業(yè)執(zhí)照（復印件加蓋公章）2) 資質證書（復印件加蓋公章）3) 監(jiān)理合同書、中標通知書、監(jiān)理授權書4) 總監(jiān)理工程師任命通知書（任命令）5) 監(jiān)理機構設置6) 監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)證書、崗位證書、注冊證（復印件加蓋公章）7) 監(jiān)理工程師變更通知書（人事任免令）8) 監(jiān)理規(guī)劃9) 監(jiān)理細則10) 工程洽商記錄匯總表（或登記表）11) 設計變更記錄匯總表（或登記錄）12) 工程開工/復工審批表13) 工程開工/復工暫停令14) 不合格材料退場記錄15) 旁站記錄 16) 有關進度、質量、造價控制的監(jiān)理工程師通知單及回復單17) 監(jiān)理工作聯(lián)系單、整改回復單 18) 重要往來文件19) 監(jiān)理例會紀要20) 設備開箱檢查、移交報告 21) 工程事故報告22) 事故整改報告及處理意見23) 索賠報告24) 驗工計價報表25) 工程計量支付證書26) 最終（結算）報表27) 監(jiān)理月報28) 監(jiān)理工作總結29) 質量評估報告30) 其它應歸檔的文件資料31) 電子文檔（包括應歸檔的掃描文件）3、施工單位歸檔目錄1) 施工單位綜合文件資料l 營業(yè)執(zhí)照（復印件加蓋公章）l 承建資格證書（復印件加蓋公章）l 施工合同（含補充協(xié)議、中標通知書、分包合同、施工聯(lián)營協(xié)議等）l 單位工程開工申請及開工報告l 單位工程竣工報告l 施工組織設計及報審和單位工程實施性施組及方案l 圖紙會審記錄及設計交底記錄l 設計變更通知單、工程聯(lián)系單及現(xiàn)場簽證單l 施工測量控制樁交驗復核記錄表、測量交接樁記錄、控制點測量成果報驗單、施工控制測量檢測表、工程基線復核表、單位工程坐標定位測量記錄l 監(jiān)控量測（成果報告、匯總表、記錄表等，最后一份月報要做綜合性小結，并明確此后不再進行監(jiān)測）l 分部或中間驗收證明書l 施工質量、施工安全事故報告及處理記錄l