工作聯(lián)絡(luò)單管理制度.doc

工作聯(lián)絡(luò)單管理制度1. 目的為了加強(qiáng)本集體內(nèi)各單位或各部門之間的溝通協(xié)作，增強(qiáng)執(zhí)行力，及時完成各項(xiàng)經(jīng)營計(jì)劃任務(wù)，提高工作效率，建立高效的合作團(tuán)隊(duì)，促使集團(tuán)公司內(nèi)部有效的協(xié)調(diào)、溝通更有規(guī)范性、時效性、責(zé)任性以及可追溯性，特制定本管理制度。2. 適用范圍本制度適用于本集團(tuán)公司內(nèi)各分子公司、各職能部門之間各項(xiàng)工作的協(xié)作管理。3. 定義3.1 工作聯(lián)絡(luò)單：指將集團(tuán)內(nèi)部所有單位或部門之間所產(chǎn)生的工作協(xié)作事項(xiàng)進(jìn)行書面化規(guī)范管理的一種表格。（詳見附件一工作聯(lián)絡(luò)單）3.2 工作聯(lián)絡(luò)單印有統(tǒng)一流水編號，一式三聯(lián)。3.2.1 第一聯(lián)：發(fā)文人存根聯(lián)，三聯(lián)同時送交收文人確認(rèn)簽名。3.2.2 第二聯(lián)：受文人存根聯(lián)，工作協(xié)作完成后送交發(fā)文人驗(yàn)收確認(rèn)及評價。3.2.3 第三聯(lián)：人力資源部存根聯(lián)，對受文人執(zhí)行工作協(xié)作及完成情況進(jìn)行存檔備查、考核。4. 職責(zé)4.1 發(fā)文單位：對工作聯(lián)絡(luò)單上所要求協(xié)作完成的工作事項(xiàng)要進(jìn)行及時的追蹤與監(jiān)督。4.2 受文單位：受文單位負(fù)責(zé)人對工作聯(lián)絡(luò)單上要求協(xié)作完成的工作事項(xiàng)，要按照規(guī)定時間及規(guī)定要求完成，對完成過程實(shí)施監(jiān)控管理。4.3 人力資源部：人力資源部負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計(jì)各部門發(fā)出的工作聯(lián)絡(luò)單，對受文部門工作協(xié)作完成情況作出評價并進(jìn)行績效考核。5. 作業(yè)規(guī)范5.1 工作聯(lián)絡(luò)單使用管理范圍5.1.1 部門之間協(xié)調(diào)、溝通相關(guān)事宜，不能立即解決，需要隔天以后才能給予反饋或解決的，須使用工作聯(lián)絡(luò)單，通過溝通立即可以解決的不需要使用聯(lián)絡(luò)單。5.1.2 總經(jīng)辦督辦工作事項(xiàng)須使用工作聯(lián)絡(luò)單，要求相關(guān)部門責(zé)任人給出明確的解決問題或完成任務(wù)的時間，并簽字表示認(rèn)可。5.1.3 各類專項(xiàng)會議議定的事項(xiàng)，可通過工作聯(lián)絡(luò)單由相關(guān)責(zé)任部門落實(shí)。5.1.4 其他相關(guān)事宜、當(dāng)事人雙方認(rèn)為有必要使用工作聯(lián)絡(luò)單作為雙方協(xié)商結(jié)果的依據(jù)或作為備忘錄的，可使用聯(lián)絡(luò)單。5.1.5 經(jīng)聯(lián)絡(luò)雙方協(xié)商，無法達(dá)成一致意見的，聯(lián)絡(luò)方將其聯(lián)絡(luò)事宜提交集團(tuán)行政人事分管副總或董事長后形成最終解決方案，用工作聯(lián)絡(luò)單要求雙方簽字確認(rèn)。5.1.6 要求對方達(dá)成的結(jié)果和質(zhì)量等內(nèi)容較多，工作聯(lián)絡(luò)單空格不夠填寫或不能解釋明白的，可用附頁加以說明。5.1.7 工作聯(lián)絡(luò)單正式使用以后，各部門原使用的聯(lián)絡(luò)、溝通單據(jù)、形式仍然有效，工作聯(lián)絡(luò)單不能代替原有工作程序中所使用的單據(jù)。5.2 工作聯(lián)絡(luò)單使用管理流程5.2.1 發(fā)文單位負(fù)責(zé)人可直接向發(fā)文內(nèi)容涉及到的相關(guān)單位或部門提交工作聯(lián)絡(luò)單，受文單位對需要協(xié)作處理的工作事項(xiàng)沒有異議的，受文人須簽字接受工作任務(wù)。如有異議，由雙方共同商討確定協(xié)作處理工作事項(xiàng)的方法和時間，若遇到受文單位或部門受文人不予配合發(fā)文單位的可直接報(bào)總經(jīng)辦處理。5.2.2 受文人確認(rèn)無誤后，在受文人意見欄上填寫自己按照發(fā)文人的要求承諾按期完成協(xié)作事項(xiàng)的意見。5.2.3 雙方簽字確認(rèn)后工作聯(lián)絡(luò)單各執(zhí)一份，作為核查、跟蹤的備忘錄。另一份交人力資源部進(jìn)行備案統(tǒng)計(jì)，人力資源部每月末對工作聯(lián)絡(luò)單上受文人實(shí)際工作完成情況作出評價并進(jìn)行績效考核。5.2.4 發(fā)文單位有權(quán)對受文單位協(xié)作處理的工作事項(xiàng)進(jìn)行全程跟蹤與監(jiān)督，對受文單位協(xié)作完成的工作進(jìn)度隨時掌控，提前發(fā)現(xiàn)問題，必要時可發(fā)放工作催辦單，（詳見附表二工作催辦單）。同一件要求協(xié)作處理的工作事項(xiàng)，發(fā)文人發(fā)放兩次以上工作催辦單的，在第三次時必須知會總經(jīng)辦，每一次都必須將工作催辦單復(fù)印件交人力資源部備案。5.2.5 工作聯(lián)絡(luò)單上需要協(xié)作處理的工作事項(xiàng)完成后，由發(fā)文單位在工作聯(lián)絡(luò)單上記錄或評價完成結(jié)果如何，將結(jié)果交人力資源部作為對受文人績效考核考評的依據(jù)。5.3 工作聯(lián)絡(luò)單回文時間管理規(guī)定5.3.1 所有發(fā)文、簽收、回文時間應(yīng)在工作聯(lián)絡(luò)單每個環(huán)節(jié)發(fā)生時以當(dāng)時時間為準(zhǔn)進(jìn)行填寫。5.3.2 要求回文時間根據(jù)發(fā)文內(nèi)容的輕重緩急而定，原則上最短不低于半個工作日，最長不得超過3個工作日（含）,一般要求在48小時內(nèi)做回文處理。5.3.3 受文單位因發(fā)文單位工作聯(lián)絡(luò)單協(xié)作完成工作事項(xiàng)，涉及材料采購、材料運(yùn)輸、安裝所需時間較長的，雙方可根據(jù)實(shí)際時間合理確定回文時間，不受以上回文時間限制。5.3.4 發(fā)文人必須在工作聯(lián)絡(luò)單要求回文時間到期后4個工作小時內(nèi)進(jìn)行跟進(jìn)稽核。5.4 工作聯(lián)絡(luò)單管理效力5.4.1 工作聯(lián)絡(luò)單一旦使用，即可作為工作協(xié)作事宜雙方承諾的依據(jù)，根據(jù)本制度管理規(guī)定，對雙方的行為具有約束作用。一旦因受文單位接受任務(wù)者沒有按照承諾完成工作協(xié)作任務(wù)的，受文單位接受任務(wù)責(zé)任人負(fù)直接責(zé)任。按照責(zé)任追究條款追究當(dāng)事人的責(zé)任，接受任務(wù)責(zé)任人的直接上級負(fù)連帶責(zé)任，并作為考核的依據(jù)。5.4.2 發(fā)文單位將工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)出后，若未面對面或電話跟催，或沒有發(fā)工作催辦單進(jìn)行跟催的與受文單位負(fù)同等責(zé)任。5.5 工作聯(lián)絡(luò)單與追加工作聯(lián)絡(luò)單5.5.1 工作聯(lián)絡(luò)單受文單位接受人接受任務(wù)后因?yàn)橥话l(fā)事件或其他原因，導(dǎo)致不能按期完成工作聯(lián)絡(luò)協(xié)作事項(xiàng)時，受文單位必須在要求回文時間到達(dá)前半個工作日（即4個小時）內(nèi)，及時與工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)文單位發(fā)文人重新協(xié)商，填寫一份反工作聯(lián)絡(luò)單，否則按拒不執(zhí)行處理。5.5.2 工作聯(lián)絡(luò)單原發(fā)文人接受后，雙方簽字確認(rèn)。原工作聯(lián)絡(luò)單失效，反工作聯(lián)絡(luò)單對雙方行為具有約束作用，原工作聯(lián)絡(luò)單和反工作聯(lián)絡(luò)單都需要妥善保管，以備核查。5.5.3 所有工作聯(lián)絡(luò)單申請延時完成工作事項(xiàng)延時次數(shù)不能超過兩次（含）。6. 責(zé)任確定6.1 工作聯(lián)絡(luò)單經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，由于受文單位接受人沒有如期完成聯(lián)絡(luò)工作協(xié)作事項(xiàng)的，工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)出人要做好詳細(xì)記錄，要求接受部門填寫好反饋單，保存原始資料完整。6.2 工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)絡(luò)協(xié)作事項(xiàng)沒有完成經(jīng)董事長周例會追究責(zé)任以后，該項(xiàng)工作按照確定的責(zé)任部門需要追加工作聯(lián)絡(luò)單,重新填寫工作聯(lián)絡(luò)單并確定完成時間，報(bào)人力資源部備案。6.3 應(yīng)該使用工作聯(lián)絡(luò)單而沒有使用工作聯(lián)絡(luò)單造成工作或項(xiàng)目未如期完成，或?qū)ぷ鹘Y(jié)果造成實(shí)質(zhì)性影響的，由原部門承擔(dān)責(zé)任。6.4 月末人力資源部將工作聯(lián)絡(luò)單所有未完成的協(xié)作事項(xiàng)及推諉責(zé)任等情況以書面形式報(bào)告董事長，由董事長作出最終處理結(jié)果。6.5 由人力資源部將處理結(jié)果通報(bào)雙方當(dāng)事人執(zhí)行處罰決定。7. 違規(guī)處罰7.1 發(fā)文人或受文人未按工作聯(lián)絡(luò)單相應(yīng)欄目規(guī)定要求認(rèn)真填寫的，處罰20元/次。7.2 受文人未按工作聯(lián)絡(luò)單要求時間完成的，處罰50元/次。超時處罰5元/時（按正常上班工作小時計(jì)算），超時一個工作日的處罰40元/次。另其本月部門績效考核指標(biāo)“部門間工作協(xié)作”項(xiàng)，成績?yōu)?分。其上級分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，本月部門績效考核指標(biāo)“部門間工作協(xié)作”項(xiàng)，成績?yōu)?分。7.3 發(fā)文人將工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)出后，若未面對面或電話跟催，或沒有發(fā)工作催辦單進(jìn)行跟催的，或發(fā)文人未按工作聯(lián)絡(luò)單要求回文時間到期后4個工作小時內(nèi)進(jìn)行跟進(jìn)稽核的，處罰50元/次。另其部門績效考核指標(biāo)“部門間工作協(xié)作”項(xiàng)，成績?yōu)?分。其上級分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，本月部門績效考核指標(biāo)“部門間工作協(xié)作”項(xiàng)，成績?yōu)?分。7.4 受文人未按工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)文內(nèi)容進(jìn)行回復(fù)或拒不執(zhí)行的，處罰100元/次。另其部門績效考核指標(biāo)“部門間工作協(xié)作”項(xiàng)，成績?yōu)?分。其上級分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，本月部門績效考核指標(biāo)“部門間工作協(xié)作”項(xiàng)，成績?yōu)?分。7.5 受文人未按工作聯(lián)絡(luò)單規(guī)定時間申請延期完成的，處罰50元/次。7.6 受文人對工作聯(lián)絡(luò)單應(yīng)完成事項(xiàng)延時申請次數(shù)超過兩次（不含），記警告一次，處罰100元。7.7 受文人對所有未完成的工作聯(lián)絡(luò)單事項(xiàng)，須列入其當(dāng)月績效考核指標(biāo)項(xiàng)目內(nèi)執(zhí)行績效考核。7.8凡一個月內(nèi)3次未按工作聯(lián)絡(luò)單承諾標(biāo)準(zhǔn)或時間完成任務(wù)者，公司將根據(jù)協(xié)作事項(xiàng)的嚴(yán)重程度決定給予降級、降薪、或免職處罰。8. 附則9.1 本制度由企管部負(fù)責(zé)解釋和修訂。9.2 本制度經(jīng)董事長批準(zhǔn)發(fā)布后實(shí)施。9.3 本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。9. 附表9.1 附表一工作聯(lián)絡(luò)單9.2 附表二工作催辦單9.3 附表三工作聯(lián)絡(luò)單管理流程圖附表三：工作聯(lián)絡(luò)單管理流程圖董事長人力資源部受文部門/受文人發(fā)文部門/發(fā)文人審批罰單及考核成績匯總報(bào)批反工作聯(lián)絡(luò)單評價結(jié)果留存?zhèn)浒競浒复鏅n工作聯(lián)絡(luò)單評價結(jié)果留存?zhèn)浒腹ぷ髀?lián)絡(luò)單留存?zhèn)浒阜垂ぷ髀?lián)絡(luò)單留存?zhèn)浒负怂愎べY延期反工作聯(lián)絡(luò)單協(xié)作任務(wù)按期完成受文人溝通簽字確認(rèn)未完成未申請延期反工作