企業(yè)行政公文寫作基本常識(shí)1.doc

企業(yè)行政公文寫作基本常識(shí)第一部分：公文種類、格式、行文要求概述企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強(qiáng)制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況和進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)等的重要工具和歷史資料。（桂林電科所公文分為電科所文件、黨委文件、紀(jì)委文件、部門/公司文件、專用文件等）。一、 公文種類公文種類主要分為：決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等種類。（命令、指示、公告、通告、議案）（一）決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。（二）通知 適用于批轉(zhuǎn)所屬部門/公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)主管部門和不相隸屬單位公文；發(fā)布規(guī)章制度；要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免干部等。（三）通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。（四）報(bào)告 適用于向上級(jí)主管部門匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。（五）請(qǐng)示 適用于向上級(jí)主管部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù) 適用于答復(fù)所屬部門/公司、群眾組織請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）意見 適用于對(duì)重要問題提出意見和處理辦法。（八）函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)某一事項(xiàng)或某些業(yè)務(wù)性、臨時(shí)性的問題等。（九）會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（十）命令 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。 （十一）公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（十二）通告 適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（十三）議案 適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 二、公文格式公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 二、公文格式的基本要求： 1.公文用紙：一般使用紙張定量為60g/80g/的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，pH值為7.59.5。 2.紙張大?。篈4型紙：210mm297mm。 4.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號(hào)仿宋體字。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。 5.行數(shù)和字?jǐn)?shù)：一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可作適當(dāng)調(diào)整。 6.公文應(yīng)當(dāng)雙面印刷。 7.公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂。三 公文的通用格式版頭：份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人。 主體：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。 版記：抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。 三、行文要求（一）行文應(yīng)當(dāng)注重必要性和實(shí)效，堅(jiān)持少而精的原則。（二）行文關(guān)系根據(jù)職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告。（三）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，只寫一個(gè)主送單位。如需要同時(shí)送其他單位，應(yīng)用抄送形式，原則上不得同時(shí)抄送下屬單位。（四）報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。（五）主送上級(jí)主管單位的公文，用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”；向無隸屬關(guān)系的有關(guān)部門洽談工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等，行文用“函”，只主送一個(gè)單位，其他有關(guān)單位抄送。四、草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（一）內(nèi)容要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨的方針、政策，符合上級(jí)主管部門和本企業(yè)的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際。（二）情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。行文關(guān)系恰當(dāng)，公文體式得當(dāng)，使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（三）涉及國家秘密和企業(yè)秘密事項(xiàng)的公文要依據(jù)中華人民共和國保守國家秘密法規(guī)定，準(zhǔn)確劃定密級(jí)，按要求明確標(biāo)明密級(jí)及保密期限。（四）人名、地名、數(shù)字、行文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日。引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。（五）行文要使用國家法定計(jì)量單位。數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。（六）公文中章節(jié)序數(shù)的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（七）文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計(jì)算機(jī)打印稿，原稿一并附后 通 知一、格式與內(nèi)容 按通知的性質(zhì)來劃分，一般可分為告知性通知、布置性通知、發(fā)布性通知和會(huì)議性通知。告知性是每一種通知的共同特性。 通知一般由標(biāo)題、正文和落款及時(shí)間幾個(gè)部分組成。 1、標(biāo)題 標(biāo)題有兩種格式，一種是公文規(guī)范性標(biāo)題，另一種由事由加文種構(gòu)成。前者由發(fā)文單位、文種構(gòu)成，如(發(fā)文單位名稱)通知；后者由事由和文種構(gòu)成，如關(guān)于認(rèn)真貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)從業(yè)資格管理制度有關(guān)規(guī)定的通知。2、正文 因通知的類型不同，正文的寫法、要求也不同。 (1)告知性和布置性通知。這類通知是上級(jí)單位向下級(jí)單位作出某項(xiàng)指示、布置某項(xiàng)工作的通知。具體要求是：緣由要充分，行文要簡(jiǎn)潔，事項(xiàng)要交代清楚?！疤卮送ㄖ?、“以上事項(xiàng)望周知”是這類通知慣用的結(jié)尾句式。 (2)批示性通知。這類通知大都以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件為主，通知本身只起按語的作用?！艾F(xiàn)將轉(zhuǎn)批(轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)研究執(zhí)行(參照?qǐng)?zhí)行、遵照?qǐng)?zhí)行)”是這類通知慣用的結(jié)尾句式。 (3)會(huì)議性通知。這類通知正文包括兩部分，即通知的緣由和通知事項(xiàng)及內(nèi)容。前者要寫出召開會(huì)議的目的、意義；后者主要交待會(huì)議議題、時(shí)間、地點(diǎn)，必要時(shí)還要交待參加人員的條件、范圍等。 (4)任免性通知。這類通知就是任命和免去干部(企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)層人員)職務(wù)的通知。只有任命事項(xiàng)沒有免去事項(xiàng)的通知，叫任命通知；只有免去事項(xiàng)沒有任命事項(xiàng)的通知，叫免職通知。因?yàn)槿蚊馔ㄖP(guān)系到人事變動(dòng)，所以在提法、措辭、人名次序排列上要特別慎重。 3、結(jié)尾簽署發(fā)文單位和發(fā)文時(shí)間。單位就是指發(fā)文單位，時(shí)間就是發(fā)布通知的時(shí)間。二、范例 例1（會(huì)議通知）會(huì)議通知各部門領(lǐng)導(dǎo)： 謹(jǐn)定于20年月日上午9時(shí)30分在召開會(huì)議，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加。隨本通知送評(píng)議表一份，請(qǐng)認(rèn)真填寫并于開會(huì)前上交。 公司 通 報(bào)一、格式與內(nèi)容 1、標(biāo)題 有規(guī)范的完整標(biāo)題，也有不完整的、由事由加文種的標(biāo)題礎(chǔ)瞅xx公司關(guān)于糾正銷售工作的不正之風(fēng)的情況通報(bào)。有時(shí)也可以只寫通報(bào)二字。 2、主送單位 一般通報(bào)都有主送單位，少數(shù)普發(fā)性通報(bào)可以不寫此項(xiàng)。 3、正文 一般由四部分組成， (1)引言。主要是概括通報(bào)的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。 (2)事實(shí)。表揚(yáng)性通報(bào)寫先進(jìn)事跡；批評(píng)性通報(bào)寫錯(cuò)誤事實(shí)。寫作時(shí)應(yīng)注意的問題是：既要把主要事實(shí)寫清楚，又要寫得概括精練。 (3)分析及處理。對(duì)先進(jìn)事跡的先進(jìn)性或錯(cuò)誤事實(shí)的本質(zhì)，進(jìn)行恰如其分地分析，有的還寫出先進(jìn)事跡或犯錯(cuò)誤的原因，并且提出處理意見；表揚(yáng)性通報(bào)寫出給予精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的決定：批評(píng)性通報(bào)寫出處分決定。 (4)號(hào)召或要求。根據(jù)通報(bào)的精神要求如何去做，或者號(hào)召為實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)而奮斗。 4、結(jié)尾寫明發(fā)文單位和日期。如果發(fā)文單位在標(biāo)題前已加上去，此處可以只寫日期。下發(fā)或張貼的通報(bào)要加蓋公章。二、范例例2 公司關(guān)于對(duì)運(yùn)輸員處罰的通報(bào)各部門： 木公司運(yùn)輸員，自今年3月212日，利用發(fā)貨職權(quán)，在客運(yùn)碼頭先后向7個(gè)提貨的貨主進(jìn)行勒索，當(dāng)貨主不答應(yīng)時(shí)，就采取不發(fā)貨、不點(diǎn)數(shù)、不放行的手段進(jìn)行刁難。經(jīng)查實(shí)，共勒索錢物元。由于該員工的違紀(jì)做法破壞了木公司的商業(yè)信譽(yù)，使貨運(yùn)工作受到一定的損失。為嚴(yán)肅紀(jì)律，整頓風(fēng)紀(jì)，公司決定給予辭退的處分，給予其直接領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)批評(píng)，并扣發(fā)三個(gè)月的獎(jiǎng)金的處分。為了防止類似事件的發(fā)生，各部門要嚴(yán)肅行業(yè)紀(jì)律，堵塞漏洞，對(duì)違反紀(jì)律的員工應(yīng)嚴(yán)肅處理。 公司年月日 通 告 按通告內(nèi)容的性質(zhì)劃分，通告有兩種類型： 法規(guī)性通告：其內(nèi)容主要是社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)遵守的帶有法規(guī)性質(zhì)的事項(xiàng)，有強(qiáng)制性和行政約束力，一旦公布，社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)切實(shí)遵守和執(zhí)行。例如，省人民政府關(guān)于整治機(jī)動(dòng)車超載違章的通告就是一個(gè)法規(guī)性通告。 告知性通告：這類通告主要用于告知大家某件事情，如發(fā)生的新情況，出現(xiàn)的新事物，以及需要大家知道的新決定等。這類通告大都具有專業(yè)性和單一性，往往不具有法規(guī)性質(zhì)，但也有一定的約束力。一、格式與內(nèi)容 通告的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、生效標(biāo)識(shí)組成。 1、標(biāo)題 通告的標(biāo)題與公告標(biāo)題形式基本相同，有四種形式，可以根據(jù)實(shí)際情況選用一種，四種形式?jīng)]有原則上的區(qū)別。 (1)由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。如民航總局、公安部關(guān)于民航安全問題的通告。 (2)由發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成。如中華人民共和國公安部通告。 (3)由事由和文種組成。如關(guān)于維護(hù)校園秩序的通告。 (4)只用文種名稱。如通告。 通告與公告都是公布性的公文，不需要寫主送單位。 2、正文 通告的正文一般由三個(gè)層次組成，即通告的依據(jù)或緣由、通告的事項(xiàng)和通告的結(jié)尾。 第一部分寫通告的依據(jù)或緣由，然后用“現(xiàn)通告如下”、“特通告如下”等過渡語導(dǎo)入下文。第二部分寫通告的具體事項(xiàng)，為使通告的條理清晰，可采用分條列項(xiàng)的寫法。第三部分是正文的結(jié)尾，可提出要求，或使用常用語“特此通告”等來作結(jié)。 3、生效標(biāo)識(shí) 在正文的石下方寫上發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱，加蓋印章。有的通告在標(biāo)題中己經(jīng)寫出發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，可不再寫。 4、落款通告的落款，與標(biāo)題有關(guān)系。標(biāo)題有發(fā)布單位的，后面可無落款；標(biāo)題沒有發(fā)布單位的，落款要注明發(fā)布單位。發(fā)布通告的時(shí)間，寫在標(biāo)題之后、內(nèi)容之前，或?qū)懺诼淇畹暮竺婢?。三、范例? 慶 典 通 告 為慶祝x x購物中心成立10周年，特于9月25日10月10日在x x路總店舉辦“真情回報(bào)一十年輝煌慶典晚會(huì)”，歡迎各界人士踴躍參與! 聯(lián)系電話：1234567 聯(lián)系人：王先生 X X購物中心 年月日 報(bào) 告一、格式與內(nèi)容 報(bào)告寫作內(nèi)容要真實(shí)、可靠，重點(diǎn)突出，耍如實(shí)反映情況，抓住主要矛盾，分清主次，大膽取舍，以便于上級(jí)機(jī)關(guān)清楚地了解情況，處理問題。 報(bào)告的種類繁多，有工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告、綜合報(bào)告、專題報(bào)告等(市場(chǎng)分析報(bào)告及財(cái)務(wù)報(bào)告在下文中將進(jìn)行專門闡述)。但不管是哪一類報(bào)告，其格式一般都包括標(biāo)題、主送單位、正文、落款四部分。 1、標(biāo)題 一般有兩種寫法：一種是公文規(guī)范標(biāo)題，即由發(fā)文單位、事由和文種組成，如市人民政府關(guān)于高新技術(shù)開發(fā)區(qū)資金使用情況的報(bào)告；另一種標(biāo)題由事由和文種組成，如關(guān)于次列車在站發(fā)生出軌事故的報(bào)告。 2、主送單位 即接受報(bào)告的上級(jí)機(jī)關(guān)或組織，其位置在標(biāo)題與正文之間，獨(dú)占一行，頂格寫，如xx省人民政府，應(yīng)盡量用全稱。 3、正文 這部分是報(bào)告的主體，其結(jié)構(gòu)一般由開頭(引據(jù))、事項(xiàng)和結(jié)尾三部分組成。 (1)開頭。作為正文的導(dǎo)語，應(yīng)承接標(biāo)題中的事由，導(dǎo)出報(bào)告的目的，即為什么而報(bào)告，一般要用“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下” 作為過渡句，起承上啟下作用。這部分要求落筆扣題，簡(jiǎn)明扼要，直陳其旨。 (2)事項(xiàng)。這是報(bào)告的具體內(nèi)容部分，一般包括基本情況、主要經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)、存在的問題和下一步打算。在一份報(bào)告中，這幾部分不一定全寫，要看具體情況，有所側(cè)重。 (3)結(jié)尾。常用的是約定俗成的結(jié)語，如“特此報(bào)告”或“以上報(bào)告如有不妥之處請(qǐng)指正”等。 4、落款 一般寫發(fā)文單位名稱或負(fù)責(zé)人姓名、發(fā)文時(shí)間，最后加蓋公章。三、范例關(guān)于請(qǐng)求出具同意我所購置小車意見的報(bào)告中國機(jī)械工業(yè)集團(tuán)有限公司：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我所產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和大客戶到所視察、洽談業(yè)務(wù)比較頻繁，而所部只有兩輛接待車輛，故急需添置一部小汽車。為解決這一問題，所里擬購置一部?jī)r(jià)值24.98萬元的東風(fēng)日產(chǎn)天籟小汽車（排氣量2.5），以緩解經(jīng)營接待用車緊張狀態(tài)。按廣西區(qū)小汽車定編辦的有關(guān)規(guī)定，企業(yè)購置小汽車需經(jīng)上級(jí)主管部門同意后方予以辦理小車定編手續(xù)，故特向國機(jī)集團(tuán)報(bào)告，懇望國機(jī)集團(tuán)出具同意我所購置小汽車的意見，以便我所辦理小車定編手續(xù)。聯(lián)系人: 電話: 手機(jī):附件：廣西壯族自治區(qū)小汽車定編申請(qǐng)審批表 桂林電器科學(xué)研究所二0 0九年十月十四日 指 示一、格式與內(nèi)容 指示在結(jié)構(gòu)上，由標(biāo)題、受文單位和正文三部分組成。 1、標(biāo)題 包括三部分內(nèi)容： (1)發(fā)布指示的機(jī)關(guān)； (2)指示的中心內(nèi)容(概括性的)； (3)文種(指示)。如果指示的內(nèi)容比較急切，或有時(shí)間限制，還要在標(biāo)題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示發(fā)布。在標(biāo)題的下面，要注明指示發(fā)布的時(shí)間或者文號(hào)。 2、受文單位 在正文之前，先寫明受文的單位名稱。 3、正文正文一般由兩部分內(nèi)容組成：一是發(fā)布本指示的根據(jù)或原因，二是本指示的具體事項(xiàng)，而重點(diǎn)要放在指示的事項(xiàng)上。指示事項(xiàng)一般多采用分條分項(xiàng)的辦法撰寫。這樣做不但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實(shí)。正文部分的內(nèi)容要視具體的指示而定。一般分三個(gè)層次：第一層，簡(jiǎn)要闡述發(fā)布本指示的依據(jù)和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關(guān)政策、法規(guī)的意義和有關(guān)政策、法規(guī)的主要內(nèi)容，以及應(yīng)著重在哪些方面進(jìn)行貫徹。第二層，詳細(xì)寫明本指示的內(nèi)容。這是正文的重點(diǎn)部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發(fā)本指示” 來過渡到正文。然后展開，一般是分項(xiàng)寫明指示的具體條款;完成指示的辦法、措施等。這部分內(nèi)容，要求具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)針對(duì)性和明確的工作指導(dǎo)思想，文字表達(dá)要講究簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確。第三層，指出落實(shí)指示的幾點(diǎn)要求。然后，一般用“以上各項(xiàng)，希即研究推行”或“以上諸點(diǎn)，望結(jié)合本地實(shí)際情況，具體組織實(shí)施”作結(jié)。三、范例例1 XXX公司關(guān)干暫停銷售產(chǎn)品的指示公司駐各地辦事處和各級(jí)代理商：最近，由我公司自主研發(fā)、銷售的產(chǎn)品，在部分地區(qū)有消費(fèi)者提出產(chǎn)品質(zhì)量有暇疵，主要反映的問題是：(l)；(2)。為了保護(hù)消費(fèi)者的權(quán)益，減低，產(chǎn)品對(duì)公司形象的不良影響，經(jīng)公司董事會(huì)研究討論，現(xiàn)對(duì)有關(guān)問題作如下指示： (一)暫停產(chǎn)品的銷售。(二)主動(dòng)聯(lián)系消費(fèi)者，征詢產(chǎn)品的使用情況。(三)熱情接待消費(fèi)者的意見或投訴。 產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)生存的根本，我公司將本著對(duì)消費(fèi)者負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極、妥善地處理此次事件。在各辦事處和代理商的情況上報(bào)后，公司將派工程師到各地對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)試，有需要的就回收到產(chǎn)地進(jìn)行改造，直至完全合格為止。 以上諸點(diǎn)，望各辦事處和代理商結(jié)合木地實(shí)際情況，具體組織實(shí)施。 公司總經(jīng)理辦公室 年月日第七節(jié) 請(qǐng) 示一、格式與內(nèi)容根據(jù)請(qǐng)示的性質(zhì)、用途劃分，大體上可分為陳述性