醫(yī)藥企業(yè)學(xué)術(shù)會議技巧.ppt

有效會議 大多數(shù)的企業(yè)在會議里決定其基本走向 花在開會上的時間越來越多 開會的頻率越來越高 每天都在開會 您會開會嗎 調(diào)查發(fā)現(xiàn) 在浪費時間的事情列表上 會議總是居于首位 因為會議通常都沒有很好的組織和召開 本課程學(xué)習(xí)的目標 1 了解會議的目的 種類和體系2 掌握會議操作流程3 了解會議效率不高的原因及對策 課程結(jié)構(gòu) 會議常識 會議管理流程 課程回顧 開會的原因 會議的成本 效率不高的原因 會前準備 會中控制 會后追蹤 高效會議清單 情景模擬 第一部分 會議常識 會議常識 開會的原因 會議的成本 影響效率的原因 開了幾個會 為會議花掉多少時間 因為開會達成幾項共識 因為開會完成幾個結(jié)論 因為開會加了多久的班 因為開會失去多少關(guān)鍵時刻 因為開會耽誤多少工作 算算看 你一周內(nèi)總共 為什么要開會 開會讓您 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作 公平合理 但開會也讓您 工作時間被分割 人多口雜 討論耗時 晚上加班 沒有產(chǎn)能 別人發(fā)言比自己開口多 耽誤重要工作或客戶 終結(jié)無效率的浪費 管理您的會議 會議成本的計算 1 會議的時間成本 2 直接的會議成本 3 效率損失成本 小組討論 會議低效的原因 會議低效的原因 會議管理流程 會中控制 會議前準備 第二部分 會議管理流程 會后追蹤 一 會前準備 明確會議舉行的目的合理安排會議時間3 邀請適當(dāng)?shù)娜顺鱿? 準備背景資料5 設(shè)定會議議程 1 明確舉行會議的目的 信息傳播共享 動員激勵 問題解決和決策制定 2 合理安排會議時間 不要遲到浪費時間等于浪費生命 浪費別人的時間等于謀財害命 不要隨意推遲和變更開會時間打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排 有些人可能因此不能出席會議 還會導(dǎo)致召集部門 人 的威信下降 嚴格按照議程進行 不要超時 1 參會人員的選擇 知情者 決策參與者 執(zhí)行者 重大關(guān)系人 3 邀請適當(dāng)?shù)娜藚?2 預(yù)約參會人員 找出最適宜所有參會人的開會時間 會議通知 目的 時間 地點 有用的信息提前發(fā)布到公告欄里 提前發(fā)放會議資料 讓與會者做好準備 會議結(jié)束2 3天內(nèi) 所有與會者應(yīng)拿到會議記錄 4 準備背景資料 5 制定議程 1 列出團隊會議的目標 2 為會議制定規(guī)則 3 確定與會者名單 4 確定會議召開的時間 地點和持續(xù)時長 5 指定會議角色 議程實例 練習(xí) 請每組制定一個會議議程 寫在白板上 并請其他組進行點評 二 會中控制 1 開場白 歡迎詞 講明會議背景及目的 宣布會議議程 制定紀律規(guī)則 開場白示例 首先 歡迎各位按時與會 近來公司的營運狀況因為受到經(jīng)濟不景氣的影響 使得本季的營收目標達標率只有70 因此今天召開會議主要討論兩大問題 第一就是如何刺激原市場的買氣 第二討論新市場的擴展計劃 首先將由市場部周厚坤經(jīng)理為我們說明目前市場狀況 再由各位一起討論 然后各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配合方案 最后由營銷部門整合后提出執(zhí)行方案 本次會議的進行時間預(yù)估為1 5小時 希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩 能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計劃 大家加油 要掌握會議節(jié)奏和控制會議 2 會議主持人職責(zé) 營造和諧氣氛 嚴格按照議程進行 正確總結(jié)討論內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 幫助與會者厘清不假思索的想法 尊重少數(shù)人的意見 避免會中意見一面倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭辯與討論 保持中立態(tài)度 會議中的常見問題 短話長說 獨占發(fā)言 人身攻擊 時間不足 為反對而反對 離題 爭功諉過 爭議 抱怨 常見問題 小組討論 作為會議主持人 面對以上問題 您有什么對策 人身攻擊 對雙方進行安撫 重申議事規(guī)則 重提主體進行討論 離題 兜一圈切回主題 給予肯定再切斷話題 將離題的議題留置最后再做討論 請他做歸納或替他做歸納 事先請將規(guī)則講清楚 發(fā)言限定時間 常見問題的對策 爭議 暫停該項議題 容后再議 參與第三者的意見 將雙方意見列表比較 進行不記名投票 重整雙方意見提出新的方案 重申共同利益 抱怨 同情其不滿的情緒 歸納其不滿的原因 尋求解決的方法 獨占發(fā)言 主持人制止其行為 說明規(guī)則強制執(zhí)行 嘮嘮叨叨 清楚其具體的想法 不要粗魯打斷 對發(fā)言予以認可 時間不足 選擇重要的議題進行討論 限制發(fā)言人數(shù) 可事先登記 限制發(fā)言時間 征求與會人意見 是否挪到下次會議 爭功諉過 主持人應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言 并給予其適當(dāng)?shù)目隙?引導(dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點 讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙?為反對而反對 請他提出更好的對策 引導(dǎo)他思考是否有考慮周全 不斷施壓 不參與發(fā)言 設(shè)置暗樁 帶動與會人員的熱烈參與 有拋磚引玉的效果 主動出擊 適時發(fā)問 塑造發(fā)言機會 且予以正向的肯定與鼓勵 有效傾聽與良好溝通 案例一 角色扮演 5 部門計劃組織出游活動 召集各作業(yè)組組長開會決定活動方式和地點 A組組長郭業(yè)宏認為本組新員工比較多 不熟悉上海 想組織大家去外灘和陸家嘴游覽 B組組長湯振華認為室外活動應(yīng)該親近自然 建議去植物園踏青 C組組長秦苗苗建議組織集體體育運動 增強團隊凝聚力 這些不同觀點在討論過程中 爭論得比較激烈 眼看討論時間將近尾聲 但與會代表為了充分表達自己的主張 很難 剎車 每組分別派一人扮演主持人和A B C組組長 其他人觀察主持人如何應(yīng)對這種局面 又如何就討論的問題作總結(jié)和決定 小組發(fā)表分享 5 案例二 分組研討 5 你所在的小組正在舉行新險種上線測試的階段總結(jié)會議 A在會議中高談闊論 自以為是 B則唯唯諾諾 沉默寡言 C不斷抱怨測試中出現(xiàn)的問題 表現(xiàn)得十分悲觀 D總是對他人提出的問題表示出異議 并否定對方的改進意見 如果你是會議主持人 面臨與會人員的這種情況 你準備如何應(yīng)對 小組發(fā)表分享 5 3 與會者的責(zé)任 發(fā)言內(nèi)容要有組織 適時發(fā)言 一次只討論一個重點 口齒清晰 陳述有力 一針見血 音量適當(dāng) 解釋方式讓人易懂 口吻要自信 在要點處可稍加大音量 注意傾聽 4 會議記錄要點 時間 地點 與會人 議題 重要發(fā)言 行動方案 會議決策或結(jié)論 完成時限 執(zhí)行追蹤檢驗 會議記錄的技巧 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主詞 動詞 形容詞 明確數(shù)字 運用關(guān)鍵詞 列點說明 可了解發(fā)言重點 歸納出主題方向 一言以蔽之 三 會后追蹤 會議記錄發(fā)放 執(zhí)行督促 按會議決議追蹤檢驗 準備下階段會議 課程回顧 情景模擬 第三部分 有效會議的方法 高效會議清單 1 提高會議效率的清單 會議準備 會議目的明確 與會人選合適 會議地點確定 所需會議資料已經(jīng)準備就緒并可用 已按時發(fā)出會議通知 會議通知應(yīng)包括如下要點 會議目的 待討論的日程要點 會議地點 會議開始 結(jié)束時間 與會者應(yīng)作的準備 會議主持人 主持會議 與會議安排在時間上保持一致 鼓勵與會者 讓與會者充分交流他們的觀點 確保不偏題 總結(jié)會議要點 確保已做出了決定 誰 是什么 什么時候 與會人員 按時到會 認真傾聽并盡力理解別人的發(fā)言 不要打斷別人的發(fā)言 創(chuàng)造一種開放的 創(chuàng)造性的氛圍 清晰地交流 井井有條 切中要點 會議記錄 計時考勤 記下誰在何時做了何事 會議