酒店備用金管理.doc

制度名稱(chēng)： 備用金 制度目標(biāo)： 保證備用金按經(jīng)營(yíng)管理要求而設(shè)置，運(yùn)作及控制。制度程序： 1、 備用金之設(shè)置11 備用金乃按照酒店前臺(tái)及各營(yíng)業(yè)部門(mén)實(shí)際運(yùn)作需要而設(shè)立；12 財(cái)務(wù)部另設(shè)零用現(xiàn)金，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，以便各部門(mén)報(bào)銷(xiāo)符合零用金報(bào)銷(xiāo)規(guī)定之小額費(fèi)用。13 各營(yíng)業(yè)點(diǎn)備用金及零用金之金額由財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理決定。財(cái)務(wù)總監(jiān)每季度重新按業(yè)務(wù)情形調(diào)整或維持各項(xiàng)備用金或零用金之額度；14 備用金采取補(bǔ)充定額制，各備用金保管人須經(jīng)常檢查其金額與未補(bǔ)款單據(jù)須相等于其核發(fā)金額。15 各職能人員獲發(fā)備用金者，均須填妥備用金申請(qǐng)單（表格ACF009），由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后到總出納處領(lǐng)取。16 備用金申請(qǐng)單一式四份，分發(fā)如下：a) 總出納處作為支付憑證；b) 總出納處存檔備查及作退款時(shí)紀(jì)錄；c) 存入該員工之人事檔案中；d) 員工本人存根；2、 備用金分類(lèi)21 營(yíng)運(yùn)性備用金a) 專(zhuān)管備用金（Individual Float）由保管人專(zhuān)人專(zhuān)用，只限于保管人當(dāng)班時(shí)間在指定當(dāng)班地點(diǎn)運(yùn)作，下班時(shí)須鎖入指定的保險(xiǎn)箱中；b) 滾存?zhèn)溆媒穑?Rotating Float）按照某部門(mén)營(yíng)運(yùn)特點(diǎn)（例如前臺(tái)為24小時(shí)運(yùn)作）而授予該職能運(yùn)作而非個(gè)人。此類(lèi)備用金由當(dāng)班保管人下班時(shí)移交給接班的保管人，雙方點(diǎn)算金額無(wú)誤后在特設(shè)的備用金交接本上簽署交收；c) 臨時(shí)備用金（Temporary Float）各營(yíng)業(yè)點(diǎn)按特殊情形需領(lǐng)用額外之臨時(shí)備用金時(shí)，填妥備用金申請(qǐng)單注明該臨時(shí)備用金的金額、用途及退還時(shí)間，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。21 總出納處備用金總出納處備用金用于應(yīng)付營(yíng)業(yè)性備用金的變化情形及臨性需要。總出納員下班時(shí)須將備用金鎖入其專(zhuān)用保險(xiǎn)箱中。22 零用現(xiàn)金詳見(jiàn)1。2。3 備用金使用范圍備用金之使用范圍只限于備用金申請(qǐng)單上指定之用途，保管人不不得移作他用。4 備用金之保管與控制41 保管人對(duì)其保管之備用金負(fù)全部責(zé)任，備用金只限于上述第3項(xiàng)規(guī)定范圍內(nèi)，下班時(shí)須按上述2。1項(xiàng)保存，不得帶離酒店范圍；42 總出納員按照備用金發(fā)出情形制作備用金匯總表，經(jīng)收人審核員核實(shí)后呈交財(cái)務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后之匯總表一式兩份由財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理存檔；43 備用金若有變動(dòng)，總出納員須按最新情形重新編制匯總表按以上4。2程序處理；44 收入審核員每月不定期由另一財(cái)務(wù)人員見(jiàn)證下核點(diǎn)各備用金，將點(diǎn)算結(jié)果填寫(xiě)備用金審核表（表格ACF010），記錄點(diǎn)算日期、時(shí)間、保管人、見(jiàn)證人、實(shí)點(diǎn)金額、長(zhǎng)短款等，并由收入審核員備用金保管人及見(jiàn)證人簽署確認(rèn)后呈交財(cái)務(wù)總監(jiān)簽署存檔；45 填寫(xiě)點(diǎn)算表，外幣與本位幣須分別列出，外幣按當(dāng)日酒店牌價(jià)折算，其中如有票據(jù)則須注明票據(jù)日期及名稱(chēng)、金額等；46 備用金發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)款，保管人員提交書(shū)面報(bào)告，解釋長(zhǎng)款原因，收入審計(jì)將現(xiàn)金點(diǎn)算表復(fù)印件交總出納處跟進(jìn)，保管人須即日向總出納處繳付長(zhǎng)款，總出納處開(kāi)出收據(jù)作實(shí)；47 長(zhǎng)款的繳付由總出納員跟進(jìn)，如保管人未按規(guī)定繳付，總出納員于月底將有關(guān)資料交工資核算處從工資中扣繳；48 備用金發(fā)現(xiàn)短款，須由保管人負(fù)責(zé)賠償；4 9 收入審計(jì)員每月最少點(diǎn)算零用現(xiàn)金一次，并按上述4.4至4。5程序記錄點(diǎn)算結(jié)果，發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)短款情形按上述4。6至4。9項(xiàng)處理；4.10財(cái)務(wù)總監(jiān)每年度至少隨機(jī)檢查各備用金及零用金一次；4.11每月收入審計(jì)員列出當(dāng)月之備用金長(zhǎng)短情形經(jīng)財(cái)務(wù)總簽署后報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)，不可追回的短款作為費(fèi)用列支。5 備用金之增減變化51 財(cái)務(wù)總監(jiān)每季度按營(yíng)業(yè)情形檢討備用金水平是否適 當(dāng)；52 臨時(shí)性之備用金增加按2。1c項(xiàng)辦理；53 長(zhǎng)期性之備用金增加由財(cái)務(wù)總監(jiān)建議，總經(jīng)理核準(zhǔn)后按1。5項(xiàng)辦理；54 長(zhǎng)期性之備用金減少由財(cái)務(wù)總監(jiān)書(shū)面通告，總出納處收集各保管人交來(lái)之退款并開(kāi)出收據(jù)確認(rèn)后，當(dāng)日存入銀行；55 備用金保管人離職或調(diào)離崗位前須先向總出納處退還備用金，憑總出納處收據(jù)取回總出納處及人事部存檔之備用金申請(qǐng)單副本，總出納員及人事部退還簽收單上蓋上作廢章以示手續(xù)完成；56 特殊情形，例如在營(yíng)業(yè)額中之現(xiàn)金不足，須由備用金中墊付時(shí)，收銀員填妥補(bǔ)款單經(jīng)收人審核員核實(shí)后翌日向總出納員領(lǐng)回；57 零用現(xiàn)金之增減手續(xù)與備用金相同；58 總出納員根據(jù)備用金變動(dòng)情形重新編制備用金匯總表，按4。2項(xiàng)處理。6 零用現(xiàn)金之補(bǔ)充61 零用現(xiàn)金采用補(bǔ)充定額制管理，保管人根據(jù)制度與標(biāo)準(zhǔn)程序AC-10付款審批第5項(xiàng)辦理操作；62 保管人對(duì)其保管之金額負(fù)全部責(zé)任；63 當(dāng)零用現(xiàn)金降低至定額之25%以下時(shí)，保管人根據(jù)已報(bào)銷(xiāo)單據(jù)制作匯總表，填具付款申請(qǐng)書(shū)，一并交財(cái)務(wù)部復(fù)核后呈交財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理審批；64 審批后由總出納處開(kāi)出現(xiàn)金支票，以維持其定額現(xiàn)金7 安全守則71 所有備用金均須時(shí)刻置于安全地點(diǎn)，保管人離開(kāi)崗位前須將備用金鎖入指定的保險(xiǎn)箱內(nèi)；72 保險(xiǎn)箱鑰匙隨意亂放或交他人代存；73 以下情形時(shí)，保險(xiǎn)箱密碼與需立即更換；a) 轉(zhuǎn)換保管人b) 有跡象顯示其他人可能