時間管理培訓PPT.ppt

時間管理 目錄 什么是時間 供給毫無彈性無法積蓄無法取代無法失而復得 一 什么是時間管理 一 時間的特性 一 什么是時間管理 時間管理就是自我管理 改變時間管理的第一步 從你自覺需要時間管理開始 二 時間管理五大原則 一 個人價值管理按照工作價值來確定優(yōu)先順序 1 把每天要做事列一份清單 2 確定優(yōu)先順序 從最重要的事情做起 3 每天都這么做 人的精力就像桶的容量一樣是有限的 測測你平時做事情的優(yōu)先順序 通常 什么樣的事情是你優(yōu)先選擇做的 喜歡做的事情熟悉做的事情時間花費少的事情上級臨時交代的事緊急的事情工作量大的事情 容易做的事情排定時間的事情資料齊全的事情別人的事情經(jīng)過籌劃的事情有趣的事情 重要性 高 緊迫性 高度重要 低度緊迫 高度重要 高度緊迫 M2 M1 M4低度重要低度緊迫 M3高度緊迫低度重要 M4 優(yōu)先原則 M1行動M3 思想M2 工作價值矩陣 急 高 輕 重 緩 重要性 高 緊迫性 高 防患未然建立人際關系發(fā)掘新機會規(guī)劃 危機急迫的問題有壓力的計劃 繁瑣的工作 打擾信件 電話有趣無意的活動低度緊迫 不速之客 M2 M1 M4 M3 M4 優(yōu)先原則 M1行動M3 思想M2 工作價值矩陣事物分類表 急 某些信件 報告 會議必要而不重要的問題受歡迎的活動輕 緩 重 重要性 高 榜樣 少有危機 成為業(yè)績指標的長工緊迫性 全無責任感 工作不保救濟為生 高 耕別人的田 荒自己的地 M2業(yè)務隊伍中的 M1充滿壓力 筋疲力盡 M4 M3 M4 優(yōu)先原則 M1行動M3 思想M2 工作價值矩陣的關注結果 急 重 岌岌可危 怪罪別人 人際緊張輕 緩 高 緊迫性 高 多投資 時間到M2 盡量避免 擴大M1 重 急 緩盡量避免M4 輕盡量減少M3 M4 配置原則 M2行動M1 思想M3 合理時間配置重要性 注意陷阱 1 舍得2 輕松一下 1 勇于拒絕2 交待 1 決勝于朝堂之上2 授權 1 兵貴神速2 快刀斬亂麻 均衡 價值的均衡 急 重 輕 緩 通過對自身工作方式 方法的改變 達到時間管理的 目的 即時間上的四則運算 加 減 乘 除 二 自我組織管理 時間的加 減 乘 除四則運算 找出隱藏時間 減少無謂的時間 提高工作效率 根除浪費時間習慣 加法如何找出隱藏的時間 1 善于利用等候和空檔時間 2 創(chuàng)造時間區(qū) 3 逆勢操作 4 背包原則注意平時積累素材 位移上的批量處理 時間上的批量處理 減法 時間經(jīng)常浪費在反復思考 或者是下決心的過程中 需要改變的是我們思考和行動的習慣 五分鐘思考法 1分鐘 決定目標及課題 2分鐘 思考的擴張及探求 2分鐘 整理思路 定下結論 乘法時間管理中的乘法 就是怎樣提高工作的成效 物盡其所 物歸原處 建立有效的工作環(huán)境 有效的文件處理 除法對付拖延的辦法 當機立斷 逐個擊破 分解進行調整思維方式 不追求盡善盡美 三 組織溝通管理 組織時間計劃組織時間溝通組織時間融合 時間結構的暗示 個人時間與組織時間的沖突 對于無謂的打擾 暗示無法應酬 在拒絕別人的時候 附以理由并提供其他途徑 對事不對人 懂得說 不 避免多重溝通確認溝通到位 不使雙方做無用功管理電話 善用電話進行溝通 善用結束談話的技巧 組織問題盡量集中溝通 善于溝通 會議溝通 不參加沒有準備的會議 重視會議質量使會議有成效 制定清晰會議目標盡量減少與會人數(shù) 邀請可提出建設性建議的人員 選擇適當?shù)拈_會時間 提前準備議程 使與會者提前預知會議主題 避免長時間的會議 小結 一 個人價值管理 二 自我組織管理 三 組織溝通管理 那我們應該用什么方法來實現(xiàn)這三個途徑 四 如何做好時間管理 時間管理的方法 贏取時間的技巧 時間管理方法 一 美國的管理學家唐納德 伯納姆提出 當你處理任何工作時必須自問 能不能取消它 能不能與別的工作合并 能不能用簡便的東西代替它 時間管理方法 二 1 記錄自己的時間 認清時間耗在什么地方2 管理自己的時間 減少非生產(chǎn)性工作3 集中零星時間 成為連續(xù)性的時間段 時間管理方法 三 ABC分類法1 將自己工作按輕重緩急分為 A 緊急 重要 B 次要 C 一般 三類 2 安排各項工作優(yōu)先順序 粗略估計各項工作時間和占用百分比3 在工作中記載實際耗用時間 4 每日計劃時間安排與耗用時間對比 分析時間運用效率 5重新調整自己的時間安排 更有效地工作 時間管理方法 四 80 時間20 時間 帕雷托二八法則在任何特定的群體中 重要的因子通常只占少數(shù) 而不重要的因子占多數(shù) 因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局 把精力專注于那20 重要的能獲得最大回報事情上 達到事半功倍的效果 20 成效80 成效 瑣碎的多數(shù)事物重要的少數(shù)事物 1 目標必須是自己定的 2 目標一定要是書面的 第一 理清自己的思路 知道自己要實現(xiàn)哪些事情第二 把目標書面化 不容易遺忘 第三 時時提醒自己目標在哪里 3 目標必須是切合實際的 4 目標必須是可衡量的 5 目標必須有時限 6 目標是平衡和諧的 時間管理方法 五 明確性 可衡量性 個別性 實際性 目標的明確性告訴我們什么是我們想要達到的 結果 所以我們必須 明確的指出我們將在什么時間范圍內達成何種 明確結果 目標 如果我們能指出某人負責某事 衡量結果就容易 目標這一特征就意味著你必須要說 這是我的責任或我是要完成 這一任務的人 目標的可衡量性幫助我們衡量最終結果 就如同一把尺子 明確的衡量目標是否達成 目標要有可行性 即有一定的挑戰(zhàn)性 同時是必須可以達成的 而且目標應是實際工作所需要的 即下級目標必須對上級目標的完成具有 支持性 目標的四個特征 目標金字塔 長遠目標年目標季目標月計劃周計劃日計劃 目標分解 大有大目標小有小計劃 贏取時間的技巧 1 一日之計在昨天下班前 一周之計在于周日 一月之計在于月底 預則立 不預則廢 2 早十五分鐘或半個小時開始工作 計劃全天工作 3 工作前 先準備好相關資料 把所有需要的資料 報告放在桌上 避免為尋找遺忘東西浪費時間 4 儲備各種與工作相關的知識 增進處事能力 減少時間浪費 5 把最困難的事擱在工作效率最高的時候做 例行公事 應在精神較差的時候處理 6 整理重要會議 討論或談話內容 養(yǎng)成將構想 概念 票據(jù)及資料 存放在檔案里的習慣 7 訓練速讀 速讀可增快2 3倍閱讀速度 那么行事效率該有多高 8 別讓閑聊浪費你的時間 愿意和朋友同事談天 但應在下班以后 9 利用空閑時間 順手找些例行公事的工作來做 10 整理好文件 避免浪費時間去找東西11 果斷擺脫瑣事 讓秘書或助手分擔瑣事 專心一致地處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作 12 管制你的電話 在拿起電話前 先準備好紙 筆 姓名 號碼及預定話題 資料等 13 可以早上做完的事 決不拖到下午完成 可以一天做完的事 決不分成兩天完成 贏取時間的技巧 14 該做的事都放在桌上 以免遺漏 15 每天至少完成一件事情 特別是在工作情緒低潮時 16 選擇在午餐或下班前開會 決定會很快 17 站著接待健談的人來訪者 他很快就道出來意了 18 將相關的工作列在一起19 休息片刻 來杯咖啡 茶 冷欽 甚至只要在窗前伸個懶腰 就足夠使你精神抖擻了 20 沉思 思索一下可尋求出各種增進工作方法及滿意的靈感 受益匪淺 贏取時間的技巧 自我工作檢核 1 是否完成了我所有優(yōu)先安排的事情 2 是否達到或超過了日目標 3 是否為說服他人花費了計劃花費的時間 4 是否聯(lián)系了聯(lián)系單上的每一個潛在客戶 5 用于尋找潛在客戶的時間 6 未能按計劃行事的原因 7 是否能夠避免 如何避免 8 當天最有效率的事情 9 當天效率最低的事情 10 在與我有切身利益上花費的時間是多少 我能投入更多嗎 11 今天對我和我的公司來說都富有成效嗎 自我工作檢核 12 所做的全部重要的文書工作 13 今天有多少活動使我更接近我的目標 14 是否為我的家庭安排了時間 15