T6管理軟件操作中的問(wèn)題及完善.docx

T6管理軟件使用現(xiàn)狀及完善我通過(guò)對(duì)公司T6管理軟件的使用現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究后發(fā)現(xiàn)目前的軟件使用凝聚著以前財(cái)務(wù)人員及相關(guān)人員的心血與汗水，這些人在利用軟件功能上取得的成績(jī)也是顯而易見(jiàn)的，是不容抹殺的，但盡管如此T6使用上還是存在著一些不盡如人意之處，需要在今后不斷地加以完善，才能充分調(diào)動(dòng)起軟件在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的作用，更好地促進(jìn)公司的發(fā)展，為此我就使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題做一簡(jiǎn)要回顧，并提出解決這些問(wèn)題的個(gè)人建議，供決策層參考。項(xiàng)目現(xiàn)狀及弊端改進(jìn)措施存貨計(jì)價(jià)方法目前存貨計(jì)價(jià)采用全月平均法，需期末處理后才能對(duì)發(fā)出存貨進(jìn)行計(jì)價(jià)，而我公司存在產(chǎn)成品退回生產(chǎn)車(chē)間等類(lèi)型業(yè)務(wù)，這部分產(chǎn)成品作為直接材料歸集到生產(chǎn)成本，結(jié)轉(zhuǎn)完庫(kù)存商品后需在存貨核算模塊做產(chǎn)成品成本分配，為此需再次做期末處理，兩次期末處理時(shí)計(jì)價(jià)基數(shù)發(fā)生了變化，導(dǎo)致最后期末處理后生成的產(chǎn)成品退回生產(chǎn)車(chē)間的成本與取數(shù)時(shí)的成本存在差異，需要修改已編制的產(chǎn)成品計(jì)算單并在結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存商品時(shí)進(jìn)行調(diào)整，還需要回調(diào)存貨核算模塊的相應(yīng)數(shù)據(jù)，人為地加大了核算結(jié)賬工作的難度。建議條件成熟時(shí)建立新帳套，存貨計(jì)價(jià)方法改用移動(dòng)平均法，其好處在于單據(jù)記賬后不需要期末處理就能計(jì)價(jià)，符合結(jié)賬的正常順序，運(yùn)作方便，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。存貨分類(lèi)目前存貨一級(jí)分類(lèi)為非生物材料、包裝物、產(chǎn)成品、專(zhuān)項(xiàng)物資、辦公用品、勞保用品、安裝維修物資、生物性原料、輔助材料和服務(wù)10類(lèi)，存在相容交叉分類(lèi)現(xiàn)象；另外存貨分類(lèi)存在和存貨檔案重疊現(xiàn)象，不利于對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析。 建議按照工業(yè)企業(yè)的存貨分類(lèi)分為原材料、周轉(zhuǎn)材料、產(chǎn)成品和勞務(wù)四大類(lèi)，在此基礎(chǔ)上繼續(xù)分類(lèi)，存貨分類(lèi)最后一級(jí)應(yīng)大于具體的存貨檔案，即包括n個(gè)存貨檔案，從而使存貨分類(lèi)和存貨檔案各自發(fā)揮自己在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析中的相應(yīng)作用。存貨檔案目前采用存貨名稱(chēng)漢語(yǔ)拼音字頭連寫(xiě)配合數(shù)字作為存貨編碼規(guī)則，問(wèn)題是長(zhǎng)度不一致大小寫(xiě)不統(tǒng)一，缺乏美感。目前發(fā)現(xiàn)產(chǎn)成品既有按規(guī)格型號(hào)分類(lèi)的又有不分規(guī)格型號(hào)的，規(guī)格型號(hào)又太多，不同規(guī)格型號(hào)的品種有上百種，如果按規(guī)格型號(hào)核算成本勢(shì)必難度很大，也沒(méi)有意義。建議存貨編碼時(shí)大小寫(xiě)統(tǒng)一長(zhǎng)度一致，或選用數(shù)字配合存貨分類(lèi)碼作為編碼，遵守同一性原則，從而使存貨編碼整齊一致，凸顯企業(yè)形象。建議實(shí)行明細(xì)核算，但對(duì)成本影響不大的因素做自由項(xiàng)管理，這樣既完善了存貨核算又簡(jiǎn)化了成本核算。倉(cāng)庫(kù)檔案T6系統(tǒng)目前設(shè)置有生物性原料庫(kù)、非生物性原料庫(kù)、產(chǎn)成品庫(kù)、質(zhì)檢庫(kù)和發(fā)出商品庫(kù)，但未指定對(duì)應(yīng)的歸屬部門(mén)和負(fù)責(zé)人，不利于倉(cāng)庫(kù)管理。由于目前公司沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，倉(cāng)庫(kù)設(shè)在不同的部門(mén)，建議在T6系統(tǒng)完善倉(cāng)庫(kù)歸屬部門(mén)和負(fù)責(zé)人，明確責(zé)任和權(quán)力，生物性原料庫(kù)設(shè)在原料部，非生物性原料庫(kù)和產(chǎn)成品庫(kù)設(shè)在綜合保障部，質(zhì)檢庫(kù)設(shè)在質(zhì)檢部，發(fā)出商品庫(kù)設(shè)在客戶(hù)關(guān)系部，指定庫(kù)房管理員，全面加強(qiáng)庫(kù)房管理工作。會(huì)計(jì)科目目前管理費(fèi)用-研究開(kāi)發(fā)費(fèi)及其明細(xì)科目的輔助核算僅限于部門(mén)核算，而研發(fā)費(fèi)的發(fā)生部門(mén)基本上都是研發(fā)部，為此部門(mén)核算意義不大，而研發(fā)費(fèi)支出是按研發(fā)項(xiàng)目歸集的，所得稅匯算清繳時(shí)研發(fā)費(fèi)的加計(jì)扣除也要求按項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，因而有必要進(jìn)行研發(fā)費(fèi)的項(xiàng)目核算。由于目前帳套已經(jīng)運(yùn)行半年了，修改輔助核算選項(xiàng)可能導(dǎo)致現(xiàn)有帳套混亂，建議年初時(shí)開(kāi)始項(xiàng)目核算，以便更好地歸集不同項(xiàng)目的研究開(kāi)發(fā)費(fèi)支出，為今后涉及的各項(xiàng)審計(jì)活動(dòng)提供便利而準(zhǔn)確的研究開(kāi)發(fā)費(fèi)專(zhuān)項(xiàng)支出數(shù)據(jù)。庫(kù)房管理原料部作為生物性原料的采購(gòu)和初步加工部門(mén)，目前擁有自己的冷庫(kù)和出入庫(kù)手續(xù)及臺(tái)賬，只是T6系統(tǒng)完全沒(méi)有這些數(shù)據(jù)，而這些采購(gòu)活動(dòng)全是開(kāi)具發(fā)票的，財(cái)務(wù)部由于未收到采購(gòu)入庫(kù)單而把這些原材料成本直接計(jì)入生產(chǎn)成本，原料部發(fā)生的其他費(fèi)用計(jì)入加工成本，月末轉(zhuǎn)為制造費(fèi)用的相應(yīng)明細(xì)科目，再作為制造費(fèi)用轉(zhuǎn)入生產(chǎn)成本的制造費(fèi)用在完工產(chǎn)品之間進(jìn)行分配，不利于生產(chǎn)成本直接材料的歸集。產(chǎn)成品入庫(kù)單目前是月底由庫(kù)管集中一次錄入T6并審核，不利于財(cái)務(wù)部對(duì)生產(chǎn)完工情況的管控。由于客戶(hù)關(guān)系部既是業(yè)務(wù)部門(mén)又是發(fā)出商品的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，獨(dú)立完成由銷(xiāo)售發(fā)票直接生成銷(xiāo)售出庫(kù)單并審核，把應(yīng)由銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)和財(cái)務(wù)共同完成的業(yè)務(wù)全部承擔(dān)了，不利于對(duì)出庫(kù)業(yè)務(wù)的及時(shí)控制。調(diào)撥單目前的錄入和審核也為一人，由此生成的其他出入庫(kù)單的審核也是原調(diào)撥單的錄入審核人，不利于財(cái)務(wù)部及時(shí)了解調(diào)撥情況。建議公司生物性原料庫(kù)設(shè)在原料部，并納入T6系統(tǒng)，原料采集后辦理入庫(kù)手續(xù)并錄入采購(gòu)入庫(kù)單，初步加工后辦理半成品入庫(kù)，生產(chǎn)部領(lǐng)用時(shí)辦理材料領(lǐng)用手續(xù)，作為原材料計(jì)入生產(chǎn)成本直接材料參與核算，原料部目前庫(kù)存的原料作為開(kāi)始核算期的期初數(shù)據(jù)進(jìn)行零成本錄入，使生物性原料作為存貨管理，強(qiáng)化了財(cái)務(wù)部對(duì)公司資產(chǎn)的監(jiān)管職能，并為進(jìn)一步完善成本核算打好基礎(chǔ)。建議由綜合保障部庫(kù)房管理員按產(chǎn)品完工報(bào)告及時(shí)錄入產(chǎn)成品入庫(kù)單，財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)審核。建議由銷(xiāo)售發(fā)票生成的銷(xiāo)售出庫(kù)單應(yīng)由財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)審核，便于財(cái)務(wù)部及時(shí)掌握銷(xiāo)售出庫(kù)情況；調(diào)撥單應(yīng)明確由接受部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)的相關(guān)人員錄入，由發(fā)出部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)的相關(guān)人員審核，此單生成的其他出入庫(kù)單皆由財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)審核，從而使調(diào)撥業(yè)務(wù)的三方知情部門(mén)共同對(duì)此筆業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)，保障了公司資產(chǎn)的安全。批次管理目前根據(jù)公司的性質(zhì)已在局域網(wǎng)實(shí)行批次管理，T6未實(shí)行，不便于財(cái)務(wù)及相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資產(chǎn)的全面掌控建議明年初T6全面推行批次管理，充分發(fā)揮T6巨大的資源潛力，全面提升公司對(duì)資產(chǎn)的監(jiān)管力度。固定資產(chǎn)管理目前固定資產(chǎn)管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)固定資產(chǎn)的編號(hào)規(guī)則不統(tǒng)一，導(dǎo)致固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)困難；T6系統(tǒng)固定資產(chǎn)模塊目前也是由財(cái)務(wù)部全權(quán)負(fù)責(zé)，不利于對(duì)固定資產(chǎn)的監(jiān)管。建議固定資產(chǎn)管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部共同制定編號(hào)規(guī)則，并按此規(guī)則修改各自原有的固定資產(chǎn)編號(hào)，使T6系統(tǒng)和管理部門(mén)的固定資產(chǎn)臺(tái)賬統(tǒng)一起來(lái)，以便于今后的細(xì)化管理；T6固定資產(chǎn)模塊交由管理部門(mén)使用，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行必要的審核，從而全面加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的監(jiān)管。低值易耗品管理目前T6系統(tǒng)沒(méi)有低值易耗品核算，不利于對(duì)此類(lèi)物資的控制建議低值易耗品管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部共同制定低值易耗品的確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，作為低值易耗品核算的依據(jù)，T6建立低值易耗品檔案，公司行政管理部門(mén)在低值易耗品領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)并建立低值易耗品備查賬，對(duì)低值易耗品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、領(lǐng)用部門(mén)及人員、領(lǐng)用時(shí)間等進(jìn)行登記；低值易耗品攤銷(xiāo)方法建議采取五五攤銷(xiāo)法，全面加強(qiáng)對(duì)低值易耗品的管理。采購(gòu)管理目前由于T6未實(shí)行批次管理致使采購(gòu)檢驗(yàn)單不能滿(mǎn)足質(zhì)監(jiān)部門(mén)的工作要求而于2012年停用，一直使用的檢驗(yàn)單是手工填寫(xiě)，未能充分利用T6資源。采購(gòu)入庫(kù)單庫(kù)房管理員制單審核，不利于財(cái)務(wù)對(duì)資產(chǎn)的管控，采購(gòu)發(fā)票由財(cái)務(wù)部出納審核結(jié)算并制單，不符合出納不能兼任不相容會(huì)計(jì)工作的原則，隨著公司的不斷發(fā)展壯大勢(shì)必留下一些不安全隱患。建議在條件成熟時(shí)T6啟用批次管理，恢復(fù)采購(gòu)質(zhì)檢單的使用，充分發(fā)揮管理軟件的資源優(yōu)勢(shì)，把人員從繁瑣的日常工作中解脫出來(lái)從事相應(yīng)地管理工作。采購(gòu)入庫(kù)單由核算會(huì)計(jì)審核并作為結(jié)算發(fā)票的依據(jù)，采購(gòu)發(fā)票的審核結(jié)算皆由核算會(huì)計(jì)完成并制單傳總賬模塊由總賬會(huì)計(jì)審核。銷(xiāo)售管理T6銷(xiāo)售管理模塊功能很強(qiáng)大，公司的各種銷(xiāo)售業(yè)務(wù)都能通過(guò)T6得以實(shí)現(xiàn)，但目前公司只使用了發(fā)貨和開(kāi)票這兩個(gè)最基本的模塊，其他模塊均未使用，既浪費(fèi)了軟件資源又不適應(yīng)銷(xiāo)售工作的現(xiàn)代化管理要求。目前發(fā)貨單的制單人和審核人都是客戶(hù)部一人完成，銷(xiāo)售發(fā)票的錄入審核也是由客戶(hù)部獨(dú)立完成，不利于財(cái)務(wù)部對(duì)這些業(yè)務(wù)的監(jiān)督。依據(jù)目前的條件和管理要求建議啟用銷(xiāo)售訂單、銷(xiāo)售成本分析、委托代銷(xiāo)、代墊費(fèi)用、銷(xiāo)售支出、包裝物租借和價(jià)格管理等幾個(gè)模塊，例如根據(jù)中標(biāo)協(xié)議可以錄入銷(xiāo)售訂單，根據(jù)相關(guān)資料進(jìn)行銷(xiāo)售訂單成本分析，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)可以進(jìn)行成本預(yù)測(cè)，三普康和劉宗瑤的代理業(yè)務(wù)可以納入委托代銷(xiāo)中，三普康的代墊費(fèi)用目前與其他銷(xiāo)售費(fèi)用很難分開(kāi)，可以通過(guò)代墊費(fèi)用進(jìn)行跟蹤，以確保各個(gè)客戶(hù)和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員在銷(xiāo)售商品時(shí)發(fā)生費(fèi)用的準(zhǔn)確性，以便擺脫和這些銷(xiāo)售代理商結(jié)算勞務(wù)費(fèi)時(shí)還得手工計(jì)算容易出差且缺乏相應(yīng)的賬務(wù)處理的被動(dòng)局面，使銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。建議發(fā)貨單和銷(xiāo)售發(fā)票均由財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)審核，使財(cái)務(wù)部對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的事后知曉轉(zhuǎn)變?yōu)槭孪瓤刂疲燃訌?qiáng)了財(cái)務(wù)部對(duì)資產(chǎn)的監(jiān)管又為財(cái)務(wù)部進(jìn)一步做好稅收籌劃工作打下好的基礎(chǔ)。應(yīng)收款管理目前出納從銀行拿回收款單后需送交客戶(hù)部登記備查賬，而并不錄入T6系統(tǒng)，收款單據(jù)的錄入、審核和核銷(xiāo)工作全由財(cái)務(wù)部出納完成，既不利于對(duì)資金的監(jiān)管，又因帳表不是一個(gè)系統(tǒng)容易不一致而需要經(jīng)常對(duì)賬。由于目前開(kāi)票和收款工作皆由出納完成，發(fā)票制單也由出納完成，核算會(huì)計(jì)審核，不符合出納不能兼任不相容會(huì)計(jì)職能的原則，不利于公司對(duì)資金的監(jiān)管。建議收款單據(jù)的錄入由客戶(hù)部完成，出納進(jìn)行審核及核銷(xiāo)工作，并制單傳總賬模塊，由核算會(huì)計(jì)對(duì)收款憑證進(jìn)行審核，從而加強(qiáng)了對(duì)應(yīng)收賬款回款的監(jiān)管，保證了公司資金的安全，同時(shí)客戶(hù)關(guān)系部也可甩掉不必要的表格臺(tái)賬，改每月與財(cái)務(wù)部集中對(duì)賬為事中核對(duì)，從而大大提高工作效率，充分顯示T6系統(tǒng)的強(qiáng)大威力。發(fā)票制單由核算會(huì)計(jì)完成，傳總賬模塊由總賬會(huì)計(jì)審核，從而最大限度的保證了資產(chǎn)的安全。應(yīng)付款管理目前付款單的錄入審核和核銷(xiāo)都由出納統(tǒng)一完成，并制單傳總賬模塊，由核算會(huì)計(jì)審核，不利于應(yīng)付款的管理建議設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，由采購(gòu)部根據(jù)從出納處領(lǐng)取的現(xiàn)金或有價(jià)票據(jù)錄入付款單，財(cái)務(wù)部出納審核、核銷(xiāo)并制單傳總賬，核算會(huì)計(jì)審核從而進(jìn)一步加強(qiáng)應(yīng)付款的管理。存貨核算目前發(fā)現(xiàn)存貨核算系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)數(shù)據(jù)一直存在差異，影響了存貨指標(biāo)披露的真實(shí)性。建議抓緊時(shí)間進(jìn)行對(duì)賬，找出癥結(jié)所在及其產(chǎn)生的原因，盡快提出解決問(wèn)題的方案，從而做到賬賬相符，全面提高公司財(cái)務(wù)核算水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要?？傎~目前存在T6操作員權(quán)限不明確，多級(jí)審核制度不健全，致使科目使用不統(tǒng)一，財(cái)務(wù)核算體系不嚴(yán)謹(jǐn)，給財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析帶來(lái)不便，更不利于今后開(kāi)展的一系列財(cái)務(wù)管理工作。建議明確操作分工，收付類(lèi)憑證由出納完成，核算會(huì)計(jì)審核，總賬會(huì)計(jì)復(fù)核；轉(zhuǎn)賬類(lèi)憑證由核算會(huì)計(jì)制單，總賬會(huì)計(jì)審核，財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核，多級(jí)審核，最大限度降低差錯(cuò)率。操作員權(quán)限目前操作員權(quán)限分工不細(xì)，數(shù)據(jù)的安全性存在隱患建議系統(tǒng)管理員按照各個(gè)T6使用部門(mén)提供的相關(guān)人員軟件操作內(nèi)容細(xì)化操作權(quán)限，杜絕有些操作員任意修改刪除帳套數(shù)據(jù)的現(xiàn)象發(fā)生，以確保數(shù)據(jù)的安全性，財(cái)務(wù)分析目前公司未購(gòu)買(mǎi)此模塊，不利于財(cái)務(wù)分析工作的順利開(kāi)展。建議購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)分析模塊，