如何編寫職位說明書.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡，如有侵權，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除天馬行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 職位說明書（Job Description），也被稱為工作說明書、職位描述、崗位說明等等，就是描述某個職位的主要特征。一般包括職位名稱、上下級匯報關系、任職條件（學歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗、技能要求、特殊資格要求）、主要職責及考核辦法，以及批準日期、任職人與上司的簽字等。詳細一些的，還會列出職位設置的目的、職責概述、職位升遷和轉換路徑、工作環(huán)境、工具設備等等。 職位說明書到底有哪些用途？在我看來，編寫職位說明書至少有以下五項好處： 第一，它有助于實現(xiàn)組織優(yōu)化。 在編寫職位說明書之前，有一個職位分析的過程，即對部門職責進行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責分配進行分析和規(guī)劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗余？職責是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑不均？職責接口是否得當？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實施ISO9000質(zhì)量認證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認證過程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系，把內(nèi)部的運作流程理順。 第二，它使員工各司其責，上下目標一致。 一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標、自己在組織中的作用、相應的責任和職權。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書，不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進入角色，同時便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書，意味著雙方對工作內(nèi)容達成了共同的理解，意味著一種對工作目標和規(guī)范的承諾。 第三，職位說明書是各部門制訂績效管理標準的依據(jù)之一。 好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責的主要內(nèi)容，又要說明該職責是全責，還是部分責任，抑或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應的考核方法?？己酥笜丝梢允欠从迟|(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以用預算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標；在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應時間等指標；在數(shù)量方面，可以用利潤率、產(chǎn)量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報率、每股收益等指標；在質(zhì)量方面，可以用準確率（錯誤率，次品率）、預算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標。如果難以用上述標準，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。 第四，職位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提條件。 職位評估的內(nèi)容通常包括職責范圍大小、工作復雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調(diào)查結果，才便于確定每個職位的薪酬水平。 第五，它是進行人員招聘、制定培訓計劃和個人發(fā)展計劃的一種依據(jù)。 一線經(jīng)理提出用人申請，人事部門在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓內(nèi)容、設計員工的職位升遷路線時，都離不開它。 所以說，編制職位說明書是人力資源管理的一項基礎工作，也是各級主管的一項基本職責。 編寫職位說明書需要一些方法和技巧，限于篇幅難以全面介紹，本文僅討論一下編寫過程中容易出現(xiàn)的五個問題： 一是僅重結果，不重過程。編寫職位說明書的過程其實也是一種溝通方式。在編寫職位說明書的過程中，主管和下屬應充分溝通，雙向交流，各自表達對部門職責的理解、對具體職位的看法和期望，以求得上下一致。這個過程本身，就是對業(yè)務的深入探討?？上У氖?，許多一線經(jīng)理匆匆忙忙像應付作業(yè)似地草草寫就，而未能借此機會與屬下進行交流，在以后職位說明書的應用過程中，也就容易出現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使職位說明書變成了可有可無的擺設。 二是“一個藥方吃到底”。 在IT行業(yè)，變革是唯一的常數(shù)。組織結構的頻繁調(diào)整，人事的變化，部門職能的變化，會相應地導致職位的工作內(nèi)容發(fā)生變化。這時候，職位說明書如果不能適應這種變化及時修正，會很快過時。另一種情況是，在變化如此迅速的IT時代，有人疑惑：“我們還需要職位說明書嗎？”在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里，提這個問題有可能被奚落一番，但在IT行業(yè)卻是非常普遍。 許多在新興的網(wǎng)絡公司從事人力資源管理的同行們，常常發(fā)出這樣的抱怨：“我們的組織結構圖三周一變，辦公室?guī)缀跞切旅婵?，常常是職位說明書剛寫完，職位就又調(diào)整了，整天忙著招人，根本沒有時間也沒有必要去寫什么職位說明書”。這不禁使人對其中所蘊含的人力資源風險感到憂慮。 在這個時候，更需要對職位進行分析、編寫職位說明書，以減少由于人員迅速膨脹、組織經(jīng)常變動所帶來的風險，努力避免員工進出頻繁、職責不清、角色沖突、無法考核、培訓不力等混亂狀況，降低人力成本。此時，職位說明書的格式應當簡潔實用，突出重點，項目不應貪多；在描述職責時，盡量多用概括性、通用性的語言，以使職位說明書能有相對較長的穩(wěn)定性。同時應加強上下溝通，避免出現(xiàn)上層人員熱血澎湃、調(diào)整方向過快，而基層員工面對變化卻無所適從、仍舊原地踏步的情況。即使在傳統(tǒng)行業(yè)里，職位說明書一般地也需要每一到兩年修改一次。 三是人事部門大包大攬。 編寫職位說明書不僅僅是人事部門的事。人事部門的責任是提供一種格式和方法，培訓一線經(jīng)理如何編寫并運用職位說明書，同時要對一線部門所撰寫的職位說明書進行審核。一線經(jīng)理是具體的編寫者，所以要經(jīng)常審視下屬的工作內(nèi)容是否變了，工作要求（衡量標準）、組織關系是否變了，如果有變化，應馬上更新職位說明書。這也是其承擔人事職能的一種體現(xiàn)。有的公司是人事部門代行其事，擔任寫手，這在一定程度上失去了編寫職位說明書的本意。 四是過于詳細或過于簡略。 有的公司把職位等級、工作的復雜性、管理責任的大小評價也納入其中，使得職位說明書過于復雜。我認為像這些屬于職位評估的內(nèi)容，是不應該寫入職位說明書中的。職責內(nèi)容寫得很詳實，別人理解起來會很容易，但會加大編寫者的工作量，而且，一旦職責內(nèi)容有了細微變化就要調(diào)整職位說明書，會加快職位說明書的更新速度。同樣，如果寫得過于簡略，語焉不詳，或者生僻的專業(yè)術語過多，會使人閱讀理解困難。還有的公司所寫的職位說明書，內(nèi)容僅僅局限在工作職責方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡得當？一句話，實用就行。 五是對號入座，過分遷就現(xiàn)任職者。 職位