某公司時間管理的基本原則和技巧(ppt 52頁).ppt

時間管理 第一節(jié) 認識時間和時間管理 一 認識時間和時間管理一 時間的定義 1 時間的數(shù)學表示 一個單向橫軸的坐標直線 就其時間本身性質而言 它均勻地流逝 與外界毫無關系 2 哲學觀點 是一種特殊的資源 3 我們對時間的觀念 實際上是從物質運動的周期性來的 我們從日夜更替 四季循環(huán)的經(jīng)驗中得到了最基本的日 年的時間觀念 第一節(jié) 認識時間和時間管理二 關于時間 逝者如斯夫 孔子 匆匆 朱自清 燕子去了 有再來的時候 楊柳枯了 有再青的時候 桃花謝了 有再開的時候 但是 聰明的你告訴我 我們的日子為什么一去不復返呢 洗手的時候 日子從水盆里過去 吃飯的時候 日子從飯碗里過去 默默時 便從凝然的雙眼前過去 我覺察他去的匆匆了 伸出手遮挽時 他又從遮挽著的手邊過去 天黑時 我躺在床上 他便伶伶俐俐地從我身上跨過 從我腳邊飛去了 等我睜開眼和太陽再見 這算又溜走了一日 我掩著面嘆息 但是新來的日子的影兒又開始在嘆息里閃過了 1 供給毫無彈性 時間的供給量是固定不變的 在任何情況下不會增加 也不會減少 每天都是24小時 所以我們無法開源 2 無法蓄積 時間不像人力 財力 物力和技術那樣可以被積蓄儲藏 不論愿意與否 我們都必須消費時間 所以我們無法節(jié)流 3 無法取代 任何一項活動都有賴于時間的堆砌 也就是說 時間是任何活動所不可缺少的基本資源 因此 時間是無法取代的 4 無法失而復得 時間無法像失物一樣失而復得 它一旦喪失 則會永遠喪失 花費了金錢 尚可賺回 倘若揮霍了時間 任何人都無力挽回 第一節(jié) 認識時間和時間管理三 時間的特性 一寸光陰一寸金 寸金難買寸光陰人的生命是有限的 但為人民服務是無限的 我要把有限的生命投入到無限的為人民服務當中去 雷鋒 第一節(jié) 認識時間和時間管理四 時間管理的定義 時間的供給是有限的 但它的利用卻又是無限的數(shù)學 物理學上的時間是無伸縮性的 但生活中的時間卻有伸縮性 1 時間管理 所探討的是如何減少時間浪費 以便有效地完成既定目標 由于時間具備四個獨特性 所以時間管理的對象不是 時間 而是指面對時間而進行的 管理者自己的管理 2 時間浪費 是指對目標毫無貢獻的時間消耗 第一節(jié) 認識時間和時間管理四 時間管理的定義 樹立分秒必爭的時間觀 第一節(jié) 認識時間和時間管理五 認識時間管理 昨天 是一張已被注銷的支票明天 是一張尚未到期的支票今天 則是隨時可運用的現(xiàn)金 因此 我們必須珍惜每一個今天 善于把握時機社區(qū)經(jīng)理管理人員雖然不能控制時間 但是可以把握時間 在市場競爭中 機遇是非常稀少的 機不可失 時不再來 在 快魚吃慢魚 的時代 誰抓住了機遇 誰就能領先一步 抓住產品機遇就能迅速擴大規(guī)模 抓住市場機遇就能比競爭對手早占領市場 抓住商機 就會帶來超額利潤 第一節(jié) 認識時間和時間管理五 認識時間管理 第一節(jié) 認識時間和時間管理五 認識時間管理 做事思考時間成本時間是有價值的 做任何事情都會付出 時間 這個成本 因此 做任何事情之前都應該考慮一下時間成本 有效益的事情應該去做 如果沒有效益或者效益很小 不應該去做 毫無意義的會議漫無目的的談話虛張聲勢的儀式 時間管理追求的目的效果 指預期的結果效率 用最少的時間和花費獲得結果效能 用最少的時間和花費獲得最佳的結果 管理者自己的管理 你必須拋棄陋習 引進新的工作方式和生活習慣 包括制定目標 妥善計劃 分配時間 權衡輕重和權力下放 加上自我約束 持之以恒才可提高效率 事半功倍 第一節(jié) 認識時間和時間管理五 認識時間管理 第一節(jié) 認識時間和時間管理六 評估自己的時間管理狀況 第一節(jié) 認識時間和時間管理六 評估自己的時間管理狀況 第一節(jié) 認識時間和時間管理六 評估自己的時間管理狀況 第一節(jié) 認識時間和時間管理六 評估自己的時間管理狀況 供給毫無彈性 無法蓄積 無法取代 無法失而復得 第二節(jié) 時間管理的基本原則 第二節(jié) 時間管理的基本原則一 樹立明確的工作目標 管理學界的權威大師德魯克曾經(jīng)說過 做任何事情 首先要考慮作正確的事情 也就是找準正確的方向 然后考慮正確地做事 也就是提高效率 因為前者直接決定我們所做的事情是否有用 以及有多大用處 而要做正確的事 就必須樹立明確的目標 樹立了明確的目標 就邁出了成功時間管理的第一步 第二節(jié) 時間管理的基本原則二 制定有效的工作計劃 俗話說 凡事預則立 不預則廢 作為社區(qū)經(jīng)理管理人員 日常工作是很繁忙的 即使樹立了明確的目標 如果做事沒有計劃 也常常會搞得疲憊不堪 工作效果也不明顯 如果能制定一份思路清晰 簡單實用的工作計劃 合理安排工作時間 形成井然有序的工作作風 那將大大提高工作效率 明確任務的目標 尋找達到目標的各種途徑 并選擇最佳途徑 確定各項任務的完成時間 落實到文字 將計劃公布于眾 經(jīng)常檢查自己的行動 判斷看完成目標的現(xiàn)實性 并根據(jù)環(huán)境變化調整計劃 第二節(jié) 時間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 小組練習1 上午10點 你的待辦事宜中 還有幾件事 查修障礙 當日所接工作單 發(fā)現(xiàn)社區(qū)經(jīng)理小張最近情緒不高 準備找他談話我包區(qū)客戶委托我交電話費 當天是月底 且17 00營業(yè)停止收款 幾封來自廣告公司 出版社的信函 第二節(jié) 時間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 小組練習2 下午3點 你的待辦事宜中 還有幾件事 查修障礙 當日所接工作單 發(fā)現(xiàn)社區(qū)經(jīng)理小張最近情緒不高 準備找他談話我包區(qū)客戶委托我交電話費 當天是月底 幾封來自廣告公司 出版社的信函 第二節(jié) 時間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的 重要程度 重要程度 即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小 盡管如此 我們也不應全面否定按事情 緩急程度 辦事的習慣 但在考慮行事的先后順序時 應先考慮事情的 輕重 再考慮事情的 緩急 第二節(jié) 時間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 重要而且緊急 重要性 緊急性 重要而不緊急 不重要但緊急 不重要也不緊急 馬上辦 1好好規(guī)劃2抓住時機 不拖延 1馬上辦 但只花一點時間2請人代辦3集中處理 1有空再辦2根本不辦 100 100 第二節(jié) 時間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 我們生活中大多數(shù)所謂重要的事情都不是緊急的 可以稍后再做 不要把重要但不緊急的事情 拖延為重要且緊急的事情 如果你每天的工作中 重要且緊急的事特別多 你就會感覺非常疲憊 說明你的工作方式有問題 要把主要精力放在獲得回報最大的事情上 而別將時間花費在對成功無益或很少益處的事情上 盡管它們有時也很緊急 只有抓住最重要的事 才是最佳的時間管理 平時想不到的打擾太多 造成工作中大多數(shù)人都是先 救急 而忽視了重要的事 輕重緩急是由幾件事相比而得出的 是相對的 而非絕對 要根據(jù)事情發(fā)生的時間 地點和當時所處的客觀環(huán)境等多方面因素而決定 第二節(jié) 時間管理的基本原則三 分清工作的輕重緩急 重要而且緊急 0 重要性 緊急性 重要而不緊急 不重要但緊急 不重要也不緊急 1不速之客2一些會議3簽字 100 100 1突發(fā)事件2投訴處理3關鍵人員離職 1客戶關系2預防工作 1廣告信函2無聊的應酬3無關緊要的電話 1壓力人 2有計劃的人 4無用 3無聊 逐漸減少 逐漸增加 控制 刪除 第二節(jié) 時間管理的基本原則四 合理地安排工作時間 60 40規(guī)則 把任務安排在60 的工作時間里 留下40 的時間處理未納入計劃和沒有預料到的事情 對于一個8小時的工作日而言 可以計劃的時間5小時左右 剩下時間為彈性時間 第二節(jié) 時間管理的基本原則四 合理地安排工作時間 鼬鼠與獅子 案例 案例分析 這只獅子無疑是明智的 因為它非常清楚 與老鼠比賽的麻煩在于 即使贏了 你仍然是一只 獅子 這只獅子也是善于科學管理時間的專家 因為它知道傾注100 的心血把好鋼用在刀刃上 要善于把有限的時間用在最有效和最有生產力的地方 在這個問題上 帕累托法則 也即80 20法則 告訴我們 一定要 集中精力在能獲得最大回報的事情上 而盡可能不要花費時間在對成功無益的事情上 換言之 就是你要100 地對待生命中的80 而不是20 第二節(jié) 時間管理的基本原則四 合理地安排工作時間 80 20原則 就是說避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上 因為就算花了80 的時間 也只能取得20 的成效 所以 應該將時間花在重要的少數(shù)問題上 因為掌握了這些重要的少數(shù)問題 只需花20 的時間 即可取得80 的成效 重要而且緊急 重要而不緊急 不重要但緊急 不重要也不緊急 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧一 活用記事本有效管理時間 找一本口袋大小的記事本帶在身邊 記事本里最好有常用電話號碼 待辦私人事務 待辦公務 日期約會欄及雜記欄 列出待辦事項 可以分為每天 每周或未來數(shù)周 把預定做的事登錄到預定的日程里 確定的事項用鋼筆書寫 可能有變化的先用鉛筆書寫 隨時記錄一些新的想法 完成的項目要認真做好標記 標識 可以用螢光筆標顏色來區(qū)分事情的重要性或優(yōu)先性 也就是說 記錄時用一只筆 事后再用螢光筆標記重要性或優(yōu)先性 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧二 運用逆勢操作法有效管理時間 它的核心思想是把握做某事的高峰期 當別人沒有來得及做某事的時候 逆勢操作去做 這樣避免了一窩蜂 可以省下等待或排隊時間 從而提高效率 案例學習 某區(qū)域經(jīng)理今年已經(jīng)五十多歲了 但每天上班都提前一個小時到公司 整理一下資料 清理自己的辦公桌 別人問他為什么這么早 他說 早點來公司安靜 不受打擾 可以安心做自己想做的工作 而且避開了交通高峰的時間 他還說 到公司后 可以先過濾一下自己的工作思路并調整一天的工作 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧三 改變拖延的工作習慣 明日歌 明日復明日 明日何其多 我生待明日 萬事成蹉跎 世人若被明日累 春去秋來老將至 朝看水東流 暮看日西墜 百年明日能幾何 請君聽我 明日歌 錢鶴灘 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧三 改變拖延的工作習慣 改變拖延的六個方法 1 問自己 現(xiàn)在最重要的是做什么 這件事情的最后期限是何時 2 先把最令人討厭 最困難的事解決掉 不要讓它一直困擾自己 3 將工作分解成幾個較小的部分 使工作容易進行 4 不要等所有資料都到手后才開始工作 邊工作邊收集信息 5 擺脫 人遇到壓力才會有最好的結果 的想法 6 設定誘因激勵自己準時不拖延 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧四 了解自己的精力周期 合理安排時間 1 在效率最高的時段 可以集中精力處理最棘手或最困難的問題 創(chuàng)造性思考 復雜的工作 討論或制定工作計劃等事情 2 在效率中等的時段 可以專心做與他人交換意見 規(guī)劃行程表等事情 3 在效率最差的時段 可以處理電話聯(lián)絡等事情 典型的精力周期圖 生理專家研究結果表明 每個人在一天中不同時間的精力狀況不同 人的工作效率也會隨著不同的精力狀況而改變 生理時鐘不像真的時鐘那么有規(guī)律 要了解自己的精力周期 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧五 有效利用不同的時間段 案例 有的人總是這樣說 無論我的工作多忙 行程安排得多滿 如果要逼一下的話 還是可以多做些事的 這樣的時間管理是什么 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧五 有效利用不同的時間段 首要時間 A 思考一天的工作大塊時間 B 學習 例如聽廣播 了解本行業(yè)有關經(jīng)濟新聞等零碎時間 C 完成計劃內未完成的工作固定時間 D 開例會彈性時間 E 閱讀 整理文件 清整辦公室 完成一些小事等交通時間 F 做最重要的工作安靜時間 G 鍛煉 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧五 有效利用不同的時間段 課堂教授聽到這樣的回答后 點了點頭 微笑道 答案不錯 但并不是我要告訴你們的重要信息 說到這里 這位教授故意停頓了一下 用眼睛向全班同學掃了一遍說 我想告訴各位最重要的信息是 如果你不先將大的石塊放進罐子里去 你也許以后永遠沒機會把它們再放進去了 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧五 有效利用不同的時間段 課堂案例啟示每一天我們都在忙 每一天我們所做的事情好像都很重要 每一天我們都不斷地往罐子里灌進小碎石或沙子 你有沒有想過 自己工作中哪一項才是石塊 社區(qū)經(jīng)理面對繁多的工作 切不可胡子眉毛一把抓 不要手忙腳亂 靜下心來 清晰判斷出哪些事情是最重要的 首先要做好那些最重要的事情 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧六 避免貪求過多造成的時間浪費 貪求過多表現(xiàn)為 長時間工作 工作時間增加 休閑時間減少 過多地承擔工作等 認識貪求過多的后果 記住每個人的精力是有限的 制定優(yōu)先順序與計劃 避免將許多事情積攢到一起 工作時間估算要切合實際 不要急于求成 適當授權 不要工作欲太強 引導團隊成員掌握時間管理技能 團隊效率的提高 案例 張某是一個支局的的支局長 自認為做事效率很高 但是老覺得力不從心 他仔細想了一下他的下屬在干什么 發(fā)現(xiàn) 1 他的下屬總是等待他示意 開始 才著手工作 2 下屬很少向他提建議 3 下屬只是機械的執(zhí)行命令 缺乏工作的主動性 4 當他不在場時 他的下屬只是例行公事的工作 5 一旦發(fā)生緊急的 意外的事情 他的下屬束手無策地等待他親自處理 6 他常常被下級請示工作而 干擾 7 他認為日常工作占去了他大量的時間 以致沒有時間思考問題 進修 娛樂等 8 他不斷地被電話干擾 9 他常常無法在規(guī)定的期限內完成工作 請您分析一下 張某究竟錯在哪里 是什么原因造成的 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧七 通過授權來節(jié)約時間 張某最大的錯誤在于不知道如何授權或者不愿意授權 不愿意授權的原因可能有以下幾點 1 找不到授權對象 2 擔心下級犯錯誤 3 擔心喪失對下級的控制 4 擔心下級工作表現(xiàn)太好 5 不愿放棄得心應手的工作 第三節(jié) 社區(qū)經(jīng)理的時間管理技巧七 通過授權來節(jié)約時間 一旦忙碌起來 許多人恨不得有三頭六臂 其實 只要掌握了授權的要領 就能使您左右逢源 分身有術 1 找出事實上您不需要親自做的工作 2 確定人選 把這些工作交給下屬去做 能力 不沖突 3 清楚地描述需要完成的任務 4 給被委托者支持和鼓勵 5 監(jiān)控被委托者的工作進程 通過授權可以使社區(qū)經(jīng)理管理人員省出很多時間做其他的事情 同時可以培養(yǎng)您的下屬 使他們有機會提高自己的能力 成為您的左膀右臂 第