營運管理系統(tǒng)會議管理制度（110）

營運管理系統(tǒng)會議管理制度 編號 Q MN YY GL5 1 1 2011 0 1 目的 為了規(guī)范營運管理系統(tǒng)的會議管理程序 提高會議效率特 制定本制度 2 適用范圍 本制度適用于營運管理系統(tǒng)各類會議 會議落實考核標準 也適用于集團會議 營運管理系統(tǒng)副總裁安排工作的追蹤落實 3 文件換版說明 本制度將編號為 Q MN YY GL5 1 1 2010 0 實施日期為 2010 年 11 月 18 日的 營運管理系統(tǒng)會議管理制度 的適用范 圍延伸到系統(tǒng)內部各部門 補充了系統(tǒng)級會議以外其他各類會 議的考核標準 此文件實施之日起 原文件作廢 4 工作標準 4 1 會議類型 4 1 1 系統(tǒng)級會議 營運管理系統(tǒng)例會 副總裁辦公會 系統(tǒng)年度計劃的各類 專題會議 由兩個以上中心負責人參加的其他正式會議 4 1 2 其他會議 依據(jù)各部門的會議情況 分為內部例會 專題會議 溝通 會及其他會議 各部門例會頻次 召開時間 參會人員及匯報 材料模板等相關內容以會議通知為準 4 2 會議時間和頻次 營運管理系統(tǒng)例會每季度召開 時間為每季度第一個月 20 2 日左右 副總裁辦公會召開時間以通知為準 系統(tǒng)級專題會議 由總經辦根據(jù)各中心提報計劃于每年 12 月底前統(tǒng)一制定排期 各中心內部會議由中心自行確定 會議通知和紀要在總經辦文 員處備案 4 3 會議地點 和林基地 全國各事業(yè)部所在地 4 4 參會人員 營運系統(tǒng)例會參加人員為副總裁直管人員和總監(jiān)級以上人 員 其他人員以會議通知為準 其他會議參會人員由會議組織 部門確定 4 5 會議主持 營運管理系統(tǒng)例會由行政中心總經理主持 其他會議由會 議組織部門負責人或指定人員主持 4 6 會議記錄 營運管理系統(tǒng)例會由總經辦負責記錄 其他會議由會議組 織部門安排專人記錄 4 7 會議通知及匯報材料收集時間 至少在會議召開前一周將會議時間 地點 參會人員 會 議議程和匯報內容等通知到參會人員或參會部門文件資料員 各部門依據(jù)會議通知要求提供匯報材料 4 8 匯報材料要求 工作計劃必須要定量 即達到 80 量化 不能定量的必須 要定性 即明確完成到什么程度 并體現(xiàn)重點工作的詳細計劃 工作規(guī)劃的匯報時間不得低于整體匯報時間的 50 工作完成情況要與目標一一對應且詳細敘述 對未完成或 完成效果不好的項目進行分析 指出責任所在并制定改進措施 3 正式會議以 PPT 形式匯報 匯報模板執(zhí)行組織部門要求 會議材料要提前進行殺毒 系統(tǒng)例會材料統(tǒng)一使用 office 2003 sp3 編輯 如有影音 文件必須能用暴風影音 2009 版打開 其他會議執(zhí)行組織方要求 在會議中需要討論解決的問題至少在會議前 3 個工作日提 交相關部門組織討論 并提交會議組織部門備案 其他匯報內容根據(jù)會議通知要求進行 4 9 會議現(xiàn)場要求 所有參會人員提前 5 分鐘進入會場 請假人員至少在會前 一天將假條遞交會務組織部門 否則視為缺席 除通知參會的人員外 其他人員參會必須在會議前 3 天與 組織部門聯(lián)系 會議期間不得隨意外出 手機全部靜音 系統(tǒng)級會議要求 手機放于指定存放處 會議期間應保持良好的精神狀態(tài) 不做與會議無關事情 除記錄員外所有參會人員不得使用筆記本電腦 會議著裝執(zhí)行營運管理系統(tǒng)綜合治理管理制度要求 4 10 會議內容傳達要求 為期一天的會議在會后 3 個工作日內由會議組織部門網發(fā) 會議紀要 會期每增加一天紀要出具時間可相應增加兩天 會 議紀要要求真實準確 各部門收到后要在內部傳達并張貼 針對會議工作部署 要求各部門負責人在參會后 2 個工作 日內在內部傳達并安排落實 4 11 會議落實要求 4 會議落實必須在規(guī)定時間內完成 如出現(xiàn)工作實際未完成 但敷衍了事以其它完成工作代替的現(xiàn)象 或到落實期限才反饋 落實安排有變均按未完成判定 出具制度 方案類的落實內容所規(guī)定的完成時間均指方案 最終簽發(fā)時間 如未在規(guī)定期限內簽發(fā)均按未完成處理 由幾個部門協(xié)同完成的落實內容 牽頭部門有協(xié)調 調配 各部門資源進行相關落實活動的權力 對于未按照要求配合落 實的部門具有依據(jù)制度追究責任的權力 會議落實結果必須在落實期限內報送到組織部門 所有會 議落實結果要有部門第一負責人或被授權人審批簽字 落實時限 內未提供完成結果或材料不全無法證明落實項目是否完成者 均視為未完成 在會議落實內容未全部完成前如部門職責發(fā)生 變更 必須在職責變更 3 個工作日內將落實工作移交到新的落 實部門 并將簽字的交接表在追蹤部門備案 否則仍追蹤原落 實部門 所有會議落實內容的完成時間是指規(guī)定完成時間當日的 17 00 前 過期視為未按時完成 5 考核標準 5 1 對會議組織部門考核標準 會務準備不充分 安排不到位 通知不明確或出現(xiàn)其他影 響會議質量問題 對會議組織部門負責人負激勵 100 元 次 5 2 匯報材料提供考核標準 匯報材料未按時提供對匯報人負激勵 50 元 天 會場拷貝 材料負激勵 100 元 次 因現(xiàn)場拷貝材料導致會議延時 在上述基礎上負激勵 20 元 分鐘 系統(tǒng)級會議會場拷貝材料發(fā)現(xiàn)病毒負激勵 20 元 個 因 5 病毒造成電腦異常等影響會議情況負激勵 200 元 次 5 3 匯報內容考核標準 未按會議要求準備材料或匯報內容出現(xiàn)漏項 不符合項 隱藏實際數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)不真實等情況 對匯報人負激勵 50 元 處 5 4 會議現(xiàn)場考核標準 會議中出現(xiàn)遲到 早退 中途離場 著裝不符 匯報不講 普通話 做與會議無關事情 注意力不集中 打瞌睡 手機響 不簽到等現(xiàn)象 系統(tǒng)級會議對責任人負激勵 50 元 次 無故不 到負激勵 200 元 次 其他會議無故不到負激勵 50 元 次 出現(xiàn) 上述其他不符負激勵 20 元 次 會議發(fā)言時稱呼職位 對稱呼方與被稱呼方各負激勵 25 元 次 如被稱呼方不在場時則免于負激勵 匯報超時負激勵 10 元 分鐘 以 100 元封頂 視頻或電話會議由于參會部門調試失誤導致會議延誤 對 責任部門負責人負激勵 20 元 分鐘 會議期間出現(xiàn)其他不符執(zhí)行 蒙牛集團會務管理制度 考 核標準 5 5 會議傳達和落實考核標準 會議紀要未按時出具 對會議組織部門負責人負激勵 50 元 天 如被反饋記錄有誤 失真 負激勵 50 元 處 例會精神未傳達或傳達不及時 如員工對例會安排工作不 清晰 對與本崗位相關落實工作不了解 未傳達和張貼例會精 神等 每次對責任部門負責人負激勵 50 元 會議落實內容未按時完成 系統(tǒng)或跨中心會議對責任部門 負責人負激勵 100 元 天 每項以 500 元封頂 再次追蹤時仍未 6 完成直接負激勵 500 元 項 中心及中心內跨部門會議負激勵 50 元 天 每項以 200 元封頂 再次追蹤時仍未完成負激勵 200 元 項 其他會議負激勵 20 元 天 每項以 100 元封頂 再次追 蹤時仍未完成負激勵 100 元 項 會議落實回復內容出現(xiàn)不準確 漏項等問題 系統(tǒng) 中心 以及跨部門會議對部門負責人負激勵 50 元 處 其他會議對部 門負責人負激勵 20 元 處 系統(tǒng)或跨中心的會議 如屬兩個以上部門間互相推諉 扯 皮或相互影響而未完成工作 對相關部門負責人各負激勵 100 元 天 如純屬由于其他部門原因造成未按計劃完成 無責任方 必須在落實期限內將相關部門簽字確認的無責任證明材料提供 至追蹤部門方能剔除責任考核 要求定期提供階段性數(shù)據(jù)或進展者如未按時提供 依據(jù)集 團材料報送管理制度進行考核 集團例會落實內容未按時完成對責任部門負責人負激勵 500 元 項 如果導致營運管理系統(tǒng)被集團通報負激勵 1000 元 項 在驗