報告寫作思路與方法VIP

報告寫作思路與方法 一、條理要清晰撰寫內(nèi)審報告中主要一點是重要事項優(yōu)先，以此類推，直到報告完畢，因為高層不會關(guān)注一些小問題，或者說是風(fēng)險不大的問題。 在寫作中要說明為了查明什么，已經(jīng)抽查了多少數(shù)量或資料，經(jīng)過匯總、核對與分析發(fā)現(xiàn)了什么問題，事情的嚴(yán)重性（最好能說明金額數(shù)量），此舉違反了什么法規(guī)、制度及工作程序。 還要有當(dāng)事人及主管領(lǐng)導(dǎo)的解釋，以及現(xiàn)在的管理與控制狀況。 最后是內(nèi)審人員就此事所提出的管理建議。 一般對某個審計發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行報告時，寫作順序為為了審計-，抽查了-，發(fā)現(xiàn)-，金額數(shù)量-，違反-。 當(dāng)事人或主管解釋-。 我們建議等等，這樣的寫作順序顯得條理比較清楚。 二、表達(dá)要簡明內(nèi)審報告寫作時盡可能多用圖表，圖形或表格能把復(fù)雜的數(shù)據(jù)及文檔一目了然地展示給報告的使用者，實際工作中也恰好證實了這一點。 例如，為了說明工程預(yù)算與實地驗收測量比較發(fā)現(xiàn)工程量相差較大，可用以下二維表格某某公司裝飾工程預(yù)算與實際比較表序號項目名稱預(yù)算數(shù)量單價預(yù)算金額（A）實際數(shù)量實際金額（B）多計金額（A-B）（+） 1、*柜12m165019,800.006.4m10,560.00+9,240. 002、*燈5套2501,250.003套750.00+500. 003、*門6組2501,500.003組750.00+750.00合計22,550.0012,060.00+10,490.00從抽查數(shù)字上分析某某公司抽檢預(yù)算書總額為22,550.00元，誤差(多計)了10,490.00元，誤差(多計)率達(dá)到46.52%。 又如，為了比較各分公司材料用量的多少，用以下圖形則比一大篇文字表達(dá)容易理解。 表6- 1、下屬公司年度單位原材料用量比較圖(無顯示略). 三、分析要詳盡審計就是以事實與數(shù)據(jù)說話，通過對發(fā)現(xiàn)問題的匯總與分析揭示問題，以尋找原因、界定事實。 1、收集數(shù)據(jù)要具體。 注明抽查的數(shù)量及發(fā)現(xiàn)問題多少件（單），匯總金額是多少等等，數(shù)據(jù)越具體，對后期的分析和對比就越容易，結(jié)論就越準(zhǔn)確； 2、分析思路要開闊。 分析思路不能局限于項目之內(nèi)，公司之間，要把項目審計取得的數(shù)據(jù)放在更大的深度與廣度分析。 如區(qū)內(nèi)數(shù)據(jù)要放到全市、全省仍至全國范圍來看；市場信息與網(wǎng)上信息比較。 通過多方多維度的對比分析，情況就會逐漸明朗。 此分析方案對價格的變更等分析適用。 3、了解原因要深入。 管理層主要是針對發(fā)現(xiàn)的問題而采取必要的管理措施，而查找事件發(fā)生的原因是內(nèi)審工作必不可少的步驟，對事情了解深入，能作出一個比較合理的原因與解釋。 四、歸類要合理同類問題統(tǒng)一歸納，撰寫時按工作流程順序書寫。 由于審計項目時間較長、審計人員較多、發(fā)現(xiàn)問題較多且復(fù)雜，在寫作報告時容易產(chǎn)生以下問題 1、報告問題不按問題重要性或工作流程順序。 在寫作審計報告時，一般是按工作流程順序各點分類書寫，例如，撰寫采購的內(nèi)審報告時，可以按采購部門工作流程順序書寫，即按采購申請單-采購比質(zhì)比價-領(lǐng)導(dǎo)審批-發(fā)出訂購單-物資驗收單-財會付款等順序分類報告。 2、報告問題沒有分類，各類問題常常交差羅列，整篇文章讀起來雜亂無章，無法掌握重點及類別。 例如，第一點講系統(tǒng)軟件出現(xiàn)的問題，第二點講工作流程的問題，-第五點又講關(guān)于系統(tǒng)軟件的問題，這樣簡單的羅列無法集中深入地揭示問題和剖析問題形成的原因，自然也就無法提出好的對策和建議，報告使用者也難以歸納問題的要點，不便于執(zhí)行相關(guān)的管理措施。 五、建議要可行提出合理、可行的建議措施。 通過上述步驟，內(nèi)審報告已初具雛形，現(xiàn)在只剩下管理建議這一部分了。 這一部份也很重要，如果說審計是為了發(fā)現(xiàn)問題，那么管理建議就是為解決問題而出謀劃策，建議方案水平的的高低，直接影響到管理層對問題的解決速度與決策。 撰寫管理建議時最常見也最忌諱的毛病就是針對性不強(qiáng)，分析問題部份與管理建議之間缺乏相關(guān)性，造成建議沒有針對性，管理建議泛泛而論，沒有明確的方案與做法，沒有操作性，更不用說有效果了。 如常見的有“建議加強(qiáng)會計法合同法的學(xué)習(xí)，提高自覺遵守國家法律法規(guī)的意識”、“建議進(jìn)一步完善公司管理制度，加強(qiáng)內(nèi)控管理”等等。 舉一個有針對性的建議的例子，還是上面的案例，關(guān)于裝修驗收的問題，因為工程預(yù)算（總包價）與實際驗收時數(shù)量相關(guān)較大，由于驗收人員責(zé)任心不強(qiáng)，驗收流于形式等，所以我們建議“ 1、財務(wù)部按重新核準(zhǔn)的裝修工程款及相關(guān)審批手續(xù)，調(diào)整工程項目費用，對于未付的工程款，在支付時予以扣除；對于已付完工程款的項目，建議在質(zhì)保金中扣除。 2、建議集團(tuán)總部制訂或修改驗收制度，對所屬公司在進(jìn)行工程驗收時實行實行交叉驗收制度，即A公司的驗收人員對B公司完工項目進(jìn)行驗收，B公司的驗收人員對A公司完工項目進(jìn)行驗收。 上述第一點針對具體單位具體問題有針對性提出建議措施，提醒財務(wù)部在支付款項時要