茶會策劃方案.doc

。瑞福祥茶號三周年慶典暨中秋“團圓”茶會活動策劃主辦：湖州瑞福祥茶號時間：2012年9月底2012 目 錄前言一、活動主題3二、時間地點3三、參與人員3四、活動進程落實4五、組織分工（一）秘書組5（二）會務組5（三）后勤組6六、場地布置（一）場地具體布置6（二）場地布置效果圖7七、活動流程8八、經(jīng)費預算9九、應急預案9十、附件：（一）邀請函10（二）活動流程表11目 錄前言一、活動主題3二、時間地點3三、參與人員3四、活動進程落實4五、組織分工（一）秘書組5（二）會務組5（三）后勤組6六、場地布置（一）場地具體布置6（二）場地布置效果圖7七、活動流程8八、經(jīng)費預算9九、應急預案9十、附件（一）邀請函10（二）活動流程11前言 金風送爽，玉露賜福，中秋佳節(jié)之夜也迎來了湖州瑞福祥茶號三周年店慶，為了感謝朋友和茶友們對茶號的支持，瑞福祥茶號特在湖州最大的主題公園舉行三周年感恩茶會即中秋晚會。一、 活動主題今宵相思月，歡樂一家親 2012年中秋戶外夜茶會二、活動時間 地點時間：2012年9月28日（暫定）地點：湖州仁皇山公園草地（具體地點待定）三、參與人員組織人員（瑞福祥店員）：小金、小平、小項、張偉、小薇特邀嘉賓：大茶老師 、xxx、xxx 同行嘉賓：嘉興xxx、xxx客戶代表：漢服表演隊：xxx xxx茶席布置隊：xxx xxx嘉賓隊：xxx xxx約 20人四、活動進程落實（督促落實負責人：xxx 聯(lián)系方式完成日期具 體 任 務8月10日調(diào)查參與熱情度：訪問客戶代表，聽取意見8月15日完成活動籌備方案，確認邀請來賓名單及參與項目8月20日確定節(jié)目流程 8月25日發(fā)出邀請，告知各與會人員9月1日確認場地布置方案，會議場地預定9月10日完成本活動相關(guān)宣傳單、橫幅設計制作完成道具準備工作（根據(jù)當天現(xiàn)場布置及節(jié)目單需求）9月20日相關(guān)參與節(jié)目表演人員進行節(jié)目表演訓練9月25日音響設備、禮品、茶點（月餅）、水果、水等到位相關(guān)茶席布置人員確定茶席布置方案9月26日簡單布置場地9月27日檢查各項工作是否全部落實到位，并按策劃完成彩排 五、組織分工（一）秘書組 總負責人：xxx 聯(lián)系方式體項目具體安排負責人聯(lián)系方式備注文稿撰寫活動籌備方案撰寫張力考完成進度及活動流程開場發(fā)言稿撰寫、主持稿編寫文本資料活動流程安排邀請函制作禮品準備蒞臨嘉賓禮品：25份xx認來賓名單審核并確認來賓名單，并呈送請柬請柬制作20份來賓邀請函彩排監(jiān)督確定節(jié)目流程、監(jiān)督節(jié)目彩排（二）會務組總負責人：張華 聯(lián)系方式體項目具體安排負責人聯(lián)系方式備注協(xié)調(diào)員維持現(xiàn)場秩序，并及時協(xié)調(diào)會議期間任何事宜吳麗1345698745根據(jù)實際表演節(jié)目來確定道具準備來賓座位安排按照到場來賓任務安排座位屏風1塊：活動背景墻葉幅2條：會場兩側(cè)會場設備配置與維護1.音箱設備及話筒2支； 2.攝像設備1套；3.筆記本電腦：安排人員播放控制背景音樂道具準備相關(guān)表演道具搜集、租賃、購買（三）后勤組總負責人：吳敏捷 聯(lián)系方式體項目具體安排負責人聯(lián)系方式備注場務維護及服務負責現(xiàn)場秩序維護，排除干擾李際情況跟其他組協(xié)商各項會議材料的搬運工作包括禮品、文本資料、茶水等材料協(xié)助會務組會場布置工作包括橫幅、屏風、表演道具、茶道具等禮品、茶水購置1.各種水果2.茶點（月餅、糕點） 3.禮品黎與所在酒店協(xié)商飲食安排活動準備相關(guān)人員的餐飲（宴會）安排住宿負責夜宿的嘉賓住宿六、場地布置（一）場地具體布置總負責人：李四 聯(lián)系方式域布置任務負責人備注外圍區(qū)活動場地兩側(cè)植被懸掛橫幅與宣傳賀詞；李劉嘉賓區(qū)1.整齊擺放嘉賓座椅：呈左右各6張桌子，每桌配4張椅子（與舞臺呈T字形）；2.嘉賓坐席每桌擺放各式茶點（茶席自行布置）；3.嘉賓區(qū)正后方為攝影師錄像。葉麗舞臺區(qū)背景1. 舞臺以“假山”為總體背景，并放置一古色古香屏風；2. 舞臺兩側(cè)各放置音響話筒；具體設備根據(jù)表演節(jié)目安排表演區(qū)T字形，正方留置20*5平方米的空間，前方留置2.5*10平方米空間（二）場地布置效果圖宣傳賀詞 橫幅宣傳賀詞 橫幅假 山屏 風舞 臺 區(qū) 5m 20m音響音響音響2.5mT字舞臺 212110m34345665宣 傳 展 架七、活動流程今宵相思月，歡樂一家親2012年中秋戶外夜茶會 流程表時間：2012年9月28日地點：湖州仁皇山公園人員：瑞福祥店員、客戶9月28日下午13:3015:00瑞福祥通知全體與會人員，最后確定到場信息15:0017:00進行現(xiàn)場布置檢查（包括布置茶席）17:0018:00晚餐（在活動現(xiàn)場解決）晚上18:00仁皇山公園草地茶會正式開始（正式開始前播放背景音樂，攝影設備準備就緒）18:0018:05瑞福祥代表致辭發(fā)言，感謝客戶18:0518:20大茶老師現(xiàn)場朗誦水調(diào)歌頭（期間由xx老師現(xiàn)場書寫、畫）18:2018:40漢服展示：親子裝、個人秀18:4019:00茶歇：在所坐位置休息，泡茶者展示其著裝、茶席布置主題、茶樣、茶禮等19:0019:20香藝展示（期間演示古箏彈奏）19:2019:50放飛祝福：放孔明燈19:5020:00瑞福祥代表致辭，發(fā)放禮品20:00茶會結(jié)束八、經(jīng)費預算項目具體內(nèi)容金額備注攝影、音響設備租賃1000元/天*1臺=1000元1000元場地租賃1000元/天=1000元1000元會場布置費用背景屏風：500元現(xiàn)場活動桌椅租賃：800元橫幅：50元/條*2條=100元1400元會場用品費用水果、茶水：200元手花：3元/個*30=90元290元禮品費蒞臨嘉賓禮品：50元/份*30=1500元1500元餐費晚餐（外賣）：15元/人*20=300元300元文稿費致辭稿、活動流程表：1元/張*30張=30元30元服裝租賃漢服、香藝服租賃：1000元 1000元共計費用6520元（實際費用待定）九、應急預案為了保證此次夜茶會的順利進行，及時應對突發(fā)事件，避免在奠基儀式活動中出現(xiàn)異常問題或現(xiàn)象，特制定此應急預案，措施如下：（一） 現(xiàn)場指揮由xx現(xiàn)場監(jiān)督檢查問題，并及時解決（二）突發(fā)事件應急1、相關(guān)信息的收集（如當天天氣查詢）；2.聯(lián)絡有關(guān)應急信息的收集（各種災害事故的應急搶救）；3.勸阻滋事人員，制止過激行為(路人甲乙)；配備： 1.滅火器材的配置：（全部使用3公斤ABC干粉滅火器）舞臺區(qū)、嘉賓區(qū)后方各放1具，供電設備處放4具，運輸物資的車內(nèi)放1具備用。2.各類常用藥品的配置。（三）制止突發(fā)事件的原則：1.遵循“安全第一”的原則。2.確保參加茶會嘉賓的人身安全。3.一旦出現(xiàn)突發(fā)事故，應急指揮組立即啟動，得到相關(guān)指導和幫助。4.保護現(xiàn)場，控制滋事人員。附：邀 請 函尊敬的 先生/女士：我店定于2012年9月28日18時，在湖州仁皇山公園舉行“今宵相思月，歡樂一家親2012年瑞福祥茶號三周年慶典暨中秋戶外夜茶會”，屆時恭候您光臨指導。聯(lián)系人：小項 聯(lián)系電話湖州瑞福祥茶號 二一二年九月二十八日瑞福祥茶號三周年慶典暨中秋“團圓”茶會活動流程表1. 嘉賓入座，靜心茶；2. 瑞福祥代表致辭，感謝客戶；3. 水調(diào)歌頭朗誦；4. “瑞福祥”ppt展示現(xiàn)場書畫；5. 茶話會，