《機關管理》PPT課件

第八章機關管理,機關管理概述機關管理的主要內(nèi)容機關管理現(xiàn)代化電子政務與辦公自動化,第一節(jié)機關管理概述,機關管理的涵義及特點機關管理的任務,機關管理涵義,廣義的行政機關是指一級政府機關的總稱，即國家政權組織中執(zhí)行國家意志，從事國家政務、機關內(nèi)部事務和社會公共事務管理的政府機關及其工作部門。狹義的行政機關是特指一級政府機關的辦公廳（室），它是在政府首腦直接領導下為處理綜合性事務，輔助進行全面管理工作而設立的。我們這一章討論的機關管理，是基于狹義的機關。,在我國，承擔機關管理機構是：國務院和地方政府所設的辦公廳（室）以及機關事務管理機構。國務院辦公廳在國務院秘書長領導下工作，其地位略高于部級；國務院所屬各部、委和直屬機構以及省、直轄市、自治區(qū)人民政府辦公廳，其行政地位略高于局級；地級市、自治州人民政府、地區(qū)行政公署以及縣級人民政府均設辦公室；更小的行政基層組織一般只設一個專職人員負責秘書工作，協(xié)助領導處理日常事務,機關管理特點,服務性廣泛性綜合性具體性,機關管理的任務,協(xié)助領導者制定和執(zhí)行政策，當好領導者的助手。參與政務處理各種例行的日常事務，隨時接受并完成種種臨時性、突發(fā)性任務。處理事務為行政機關的各項職能活動提供最佳的工作和生活條件提供服務應有效地提高機關管理效能，創(chuàng)造廉價政府、廉潔政府,辦公廳（室）參與政務的方式主要包括：協(xié)助領導掌握本單位和下屬各單位的工作情況，收集和綜合處理各種信息資料，為領導決策當參謀助手；協(xié)助領導掌握和研究本部門方針政策的貫徹執(zhí)行，以統(tǒng)攬全局，把握工作方向；協(xié)助領導進行工作指揮，承上啟下，協(xié)調(diào)左右，查辦督辦領導決策的貫徹執(zhí)行。辦公廳（室）的工作人員，在參與政務活動中，首先要擺正自己與領導的關系和位置。在政務活動中，辦公廳（室）的工作人員是參謀助手，而不是主持人或決策人；是配角，而不是主角；是參與地位，而不是決策地位；不能越職越權，更不能代替領導擅自做主。辦公廳（室）參與政務，主要是指在領導決策之前為領導收集信息，提供“素材”；決策之中為領導出謀獻策；決策之后查辦督辦，反饋協(xié)調(diào)，總結經(jīng)驗。為此，辦公廳（室）在參與政務活動中要爭取主動，探索規(guī)律，總結經(jīng)驗，超前服務。參政而不專政、弄政、亂政、濫政。,處理事務包括公文的擬辦、收發(fā)和傳遞，檔案的管理，會議的籌備與管理，以及來客接待，信訪工作，保密工作，生活服務，環(huán)境保護和領導交辦的其他事務性的工作。提供服務主要是創(chuàng)造良好的工作、生活條件工作條件包括工作環(huán)境條件和工作關系條件。生活條件主要指機關工作人員的衣食住行。創(chuàng)造廉價政府、廉潔政府，需要一是健全機關制度，包括人事管理、工作程序管理、財務管理、政府采購等方面的制度，尤其是政府采購制度；二是加強機關作風建設。,機關管理的主要內(nèi)容：會議管理,組織會議是行政機關管理的一項重要內(nèi)容。通過會議，可以：傳達上級指示和有關會議的精神，布置任務；討論和研究各種問題，并做出相應的決定或決議；匯報工作情況，總結交流經(jīng)驗；統(tǒng)一思想認識，協(xié)調(diào)各方面的關系和工作等等。,會議的類型,按會議的規(guī)模分：大型會議、中型會議、小型會議。按與會人員所代表的地域分：國際性會議、全國性會議、全省性會議；按召開時間的確定性分：常設性會議和臨時性會議。政府常見的會議類型有：全體會議、常務會議、辦公會議、專題會議等。一般有相應的會議制度規(guī)范。比如杭州市人民政府會議制度,市政府全體會議,市政府全體會議一般每半年召開一次。(一)主要議題1、傳達和研究貫徹黨中央、國務院、省委、省政府及市委的重大方針政策、指示、決定;2、決定和部署市政府的重要工作;3、通報有關全市工作的重要情況;4、討論需要由市政府全體會議決定的其他重要事項。(二)參加人員市政府全體會議由市政府組成人員及各區(qū)政府主要負責人參加。會議由市長或受委托主持工作的副市長召集和主持。副秘書長,辦公廳主任、副主任,市直屬有關單位及中央、省駐杭有關機構的主要負責人列席會議。視情邀請市政府顧問、市委有關部門、市人大常委會、各縣(市)政府、市政協(xié)、市法院、市檢察院、杭州軍分區(qū)、武警杭州市支隊、人行杭州中心支行,市總工會、團市委、市婦聯(lián)、市工商聯(lián)、市各民主黨派和有關新聞單位的負責人參加。(三)工作程序1、市政府政研室負責根據(jù)市政府常務會議或市長確定的議題,擬訂會議安排計劃,包括議題、時間、內(nèi)容和參加人員等,報市政府秘書長審定。2、市委、市政府值班室負責落實會議通知,并將參加會議人員的落實情況反饋給辦公廳秘書二處;辦公廳秘書二處負責安排會場、會議簽到、材料分發(fā)等工作;辦公廳保衛(wèi)處負責會議的保衛(wèi)工作,聯(lián)系落實維持會場外交通秩序等工作。3、市政府政研室負責會議材料準備、錄音等工作。會議需作新聞報道的,由市政府政研室負責通知落實。會議材料會后移交辦公廳秘書二處歸檔。,市政府常務會議,市政府常務會議一般每半月召開一次,如有需要可臨時召開。(一)主要議題1、傳達和研究貫徹黨中央、國務院、省委、省政府及市委的重大方針政策、指示、決定;2、傳達和貫徹市人大及其常委會的決議;3、分析形勢,討論決定全市性重大問題;4、交流市長、副市長分工范圍內(nèi)的重要工作進展情況;5、討論報請省政府審批的重要事項;6、討論報請市委決定的重要事項;7、討論通過提請市人大常委會審議的重要事項;8、討論決定市政府的規(guī)章、重要文電以及各區(qū)、縣(市)政府,市政府各部門、各直屬單位請示的重要事項;9、研究市政府日常工作中的其他重要事項。(二)參加人員市政府常務會議由市長、副市長、秘書長參加。會議由市長或受委托主持工作的副市長召集和主持。副秘書長,辦公廳主任、副主任及市政府有關部門和單位的主要負責人根據(jù)議題需要列席。視情邀請市人大常委會、市政協(xié)、杭州軍分區(qū)以及其他機關和單位的負責人參加。,市政府常務會議,(三)工作程序1、市政府政研室負責向市政府領導征求對會議議題安排的意見。2、需要市政府決策的重大事項,由市政府和市政府辦公廳有關領導或有關部門、下級政府提出,經(jīng)市長同意后,由分管副市長負責做好有關的協(xié)調(diào)工作。上報市政府的預選方案,由市政府分管副秘書長負責把關,報分管副市長審閱后送市政府政研室。市政府政研室根據(jù)收集的議題,負責擬訂會議安排計劃,包括議題、時間、地點和參加人員等,報市政府主要領導審定。3、市委、市政府值班室負責會議通知,并在會前將落實情況反饋給市政府秘書長和市政府政研室。各部門應嚴格按通知要求安排參加會議人員,未經(jīng)市政府秘書長同意,不得增加與會人員。4、參加會議的有關部門要按照會議通知要求,認真準備提交會議討論研究的材料,并將會議材料于會前3天一式40份送市政府政研室。5、凡提交會議討論研究的事項,內(nèi)容涉及其他部門和地區(qū)的,應在會前進行充分協(xié)商。經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的,有關部門應將分歧意見如實報告。需市政府秘書長、副秘書長或辦公廳主任、副主任協(xié)調(diào)的問題,有關部門應及時書面報市政府辦公廳。根據(jù)需要,由分管秘書長或主任主持召開協(xié)調(diào)會。對應事先協(xié)調(diào)而未協(xié)調(diào)的事項,原則上不安排討論研究。6、市政府政研室負責會議簽到、材料分發(fā)等工作,并將人員到會等情況及時報告會議主持人。7、有關部門向會議匯報問題,應簡明扼要。匯報人發(fā)言一般不超過15分鐘,經(jīng)會議主持人同意可適當延長。其他補充發(fā)言一般不超過10分鐘。8、會議記錄由市政府政研室負責,記錄力求完整、準確,字跡清楚,主要觀點和內(nèi)容不錯記漏記。9、會議紀要由市政府政研室負責編發(fā)。會議紀要應完整、準確地反映會議議定的內(nèi)容。會議紀要初稿一般應在會后3天內(nèi)完成,經(jīng)辦公廳分管副主任、主任審閱后送秘書長審簽。重要的專題會議紀要送市長或常務副市長簽批。10、市政府政研室負責匯總、登記會議議題等材料,并將會議相關材料于每年年初歸并移交辦公廳秘書二處歸檔。會議原始記錄為機密材料,原則上不對外借閱。確需查閱會議記錄的,應報經(jīng)市政府秘書長或辦公廳主任批準。11、除審議政府規(guī)章或提請市人大常委會審議的地方性法規(guī)的會議外,一般不作新聞報道。如需報道,應報市政府秘書長或辦公廳主任批準,由市政府政研室負責通知落實。,市長辦公會議,市長辦公會議根據(jù)需要不定期召開。(一)會議議題1、傳達和研究貫徹國務院或國務院有關部門召開的全國性會議和省政府或省政府有關部門召開的全省性工作會議精神;2、研究確定市政府日常工作中事關全局、需要統(tǒng)籌安排的事項;3、研究市政府召開的全市性重要會議的準備事項;4、研究提交市政府全體會議、常務會議討論的事項;5、研究向省政府領導或省政府有關部門負責人匯報的有關事項;6、聽取市政府領導重要出訪或考察的情況匯報;7、研究處理市政府日常工作中的其他重要事項。(二)參加人員市長辦公會議由市長、常務副市長及相關副市長,秘書長、相關副秘書長,辦公廳主任、相關副主任及市政府相關部門的負責人參加。會議由市長或受委托主持工作的副市長召集和主持。(三)工作程序市長辦公會議工作程序按市政府常務會議工作程序執(zhí)行。,市政府專題會議,市政府專題會議由市長、副市長視情召開。(一)會議議題1、研究處理屬于市長、副市長分管職責范圍、需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的業(yè)務事項;2、研究處理屬于市政府既定工作安排、需要組織實施的業(yè)務事項;3、研究處理全市性重要活動的協(xié)調(diào)實施事項;4、研究處理具體問題的協(xié)調(diào)實施事項;5、研究突發(fā)性事件的處理意見;6、研究處理上級領導或市委、市政府主要領導對涉及面較廣的具體問題所作批示的貫徹落實意見;7、研究處理市政府日常工作中的其他具體業(yè)務事項。(二)參加人員市政府專題會議由市長、副市長、秘書長或受委托的副秘書長,辦公廳主任、副主任召集和主持,根據(jù)會議內(nèi)容,分別召集有關部門負責人參加。(三)工作程序1、根據(jù)市長、副市長確定的議題,由辦公廳相關處室負責擬訂會議安排計劃,包括議題、時間、內(nèi)容和參加人員等,報分管秘書長或辦公廳主任、相關副主任審定。2、會場安排、會議通知、人員落實情況、記錄等會務工作,由辦公廳相關處室負責落實。3、會議紀要的起草、整理由辦公廳相關處室負責,由分管秘書長或主任審核后送分管副市長簽批,重要的專題會議紀要送市長或常務副市長簽批。會議的有關材料隨會議紀要一并歸檔。,如何精心組織會議,做好會前籌備。主要工作有：制定好會議預案(主要內(nèi)容有會名、會期、會場、出席范圍、會議票證、會場布置、會議議程等)。準備好會議文件，并在會前印發(fā)給與會人員；準備好會議通知，包括會名、會期、開會時間、地點、出席對象、入場憑證、籌辦單位等要素。做好會議服務工作，主要是安排食宿、交通、醫(yī)療等。做好會間安排。會議開始后，主要工作有核對與會代表，堅持會議簽到制度，做好會議記錄，搞好會議服務工作和保衛(wèi)工作，有必要時編發(fā)會議簡報；做好會后整理。會議結束后，有關人員應盡快將會議決議、會議紀要等材料整理歸檔，對整個會議進行總結。,假定你的一位好朋友將于近期舉辦婚禮，請你負責籌備這次婚禮，請談談你的計劃,婚禮籌備計劃,1.1.決定婚禮日期、地點、儀式及婚宴方式1.2.確定婚禮預算1.3.草擬客人名單1.4.召集好朋友討論婚禮計劃1.5.確定伴郎、伴娘1.6.確定主婚人、證婚人,婚禮前準備,與婚禮的所有項目干系人溝通結婚物品采購新郎新娘形象準備拍婚紗照布置新房確定婚禮主持人,婚宴預約婚禮化妝預約婚慶車輛預約婚慶攝像預約其他,婚禮前一天準備,與婚禮的所有項目干系人溝通確認婚禮當天要發(fā)言人的準備情況最后確認婚禮當天所有物品準備情況新郎新娘特別準備準備鬧鐘,婚禮當天流程,化妝婚車接新娘迎新娘酒店準備,酒店迎賓婚禮儀式晚餐其他節(jié)目自由發(fā)揮攝像攝影,婚禮項目結束,機關文書和檔案管理：文書管理,文書管理是指行政機關按照國家有關規(guī)定，運用科學方法，對公文從形成、傳遞到立卷、歸檔的全過程的管理活動。與其他書面文字材料相比，文書具有顯著的特點：文書的制定與發(fā)布實施是由法定的組織或個人完成的。文書的制定必須是機關或組織領導人依照法定程序在其職權范圍內(nèi)進行。文書具有穩(wěn)定的規(guī)范性。任何行政機關在一定的時期內(nèi)，其文書的種類是穩(wěn)定不變的，其行文規(guī)則、文書格式以及公文的辦理程序都是確定的。文書具有權威性。文書一經(jīng)公布就成為行政工作的基本依據(jù)，必須依法執(zhí)行，不得更改。文書是有形的。即使是在最完善的辦公自動化系統(tǒng)中，文書也必須以書面形式出現(xiàn)。,科學的文書管理,規(guī)范公文類別統(tǒng)一文體格式規(guī)范行文規(guī)則規(guī)范地執(zhí)行公文處理程序嚴格控制公文的數(shù)量，提高公文管理質量目前，我國公文管理的依據(jù)為國家行政機關公文處理辦法（2000）,公文類別,我國行政機關的公文種類主要有：命令（令）決定公告通告通知通報,議案報告請示批復意見函會議紀要,文體格式,公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。,行文規(guī)則,第十三條行文應當確有必要，注重效用。第十四條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十五條政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。第十六條同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。第十七條屬于部門職權范圍內(nèi)的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。第十八條屬于主管部門職務范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。第十九條部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。第二十條向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第二十一條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第二十二條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。第二十三條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。,公文處理程序,包括發(fā)文處理程序和收文處理程序發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。,檔案管理,檔案管理工作的主要內(nèi)容包括檔案的接收、管理和提供利用、移交等內(nèi)容。由機關檔案工作條例規(guī)范。,機關財務管理,行政機關在行政經(jīng)費的領撥、分配和使用過程中發(fā)生的各種經(jīng)濟關系，稱為機關財務或行政財務。機關財務管理就是國家行政機關為實現(xiàn)其對機關活動的科學管理，對行政經(jīng)費的領撥、運用等實施有效的管理、監(jiān)督。按照機關財務管理制度執(zhí)行。,機關總務后勤管理,機關后勤總務管理就是行政機關對機關環(huán)境、物材、人才生活事務、接待事務等方面進行科學、合理、有效的管理，為行政機關工作人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境。,機關總務后勤管理一覽表,機關信息管理,機關信息管理工作包括信息的收集信息的選擇信息的分析與加工信息的存儲信息的傳遞信息的反饋,機關管理現(xiàn)代化,機關管理現(xiàn)代化是以科學管理為基礎，運用現(xiàn)代科學技術的先進理論、方法和技術來研究和處理機關行政工作，從而提高機關管理的效率,機關管理現(xiàn)代化內(nèi)容,機關管理觀念的現(xiàn)代化：效率觀念、整體觀念、技術領先觀念、競爭觀念。機關管理人員素質的現(xiàn)代化：人員素質通常包括人員的知識、能力、技能、個性品質。機關管理制度的科學化：作息時間、考勤制度、文秘工作制度、會議制度、財務制度、物資供應制度、住房分配管理制度、車輛管理制度等等。管理方法與手段的科學化、現(xiàn)代化,第四節(jié)電子政務與辦公自動化,電子政務是政府政務工作和現(xiàn)代信息技術充分結合的產(chǎn)物，電子政務技術可以視為電子政務活動中所運用的技術的總稱,電子政務活動由三部分組成：政府內(nèi)部的電子化和網(wǎng)絡化辦公；政府部門之間通過網(wǎng)絡而進行的信息共享、實時通信和協(xié)同工作；政府部門通過網(wǎng)絡進行的雙向信息交流。從安全性、方便性和經(jīng)濟性的角度，這三個部分運行在不同的網(wǎng)絡形式上。與公眾直接對話和信息服務的政務部分應架構在internet網(wǎng)上，這是我們常說的政府門戶。Internet是政府向企業(yè)、公眾開展一站式服務的最優(yōu)平臺；政府部門內(nèi)部的辦公自動化應限于部門內(nèi)部的專用網(wǎng)絡（intranet）。內(nèi)部專用網(wǎng)可以讓政府內(nèi)部工作人員共享重要信息，簡化工作流程，增強內(nèi)部的協(xié)作能力，從而提高機關管理績效。外用專用網(wǎng)路（extranet）涵蓋了政府部門和其他所有協(xié)作單位的網(wǎng)絡，可以稱之為政府部門外部專用網(wǎng)絡。它使政府各協(xié)作部門之間、行業(yè)機構之間可以進行業(yè)務溝通，使大范圍的協(xié)同工作得以保證，使部門之間的關系更密切、行動更協(xié)調(diào)。,電子政務技術主要由：安全技術、標準化技術、數(shù)據(jù)組織技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、信息交換技術、協(xié)同技術、辦公自動化技術、決策支持技術和網(wǎng)絡技術等構成。,辦公自動化,辦公自動化（officeautomation,簡稱OA）它是運用計算機技術、通信技術、系統(tǒng)工程