上海某物業(yè)經(jīng)營管理公司受托管理某國際大廈物業(yè)管理介紹

上海某物業(yè)經(jīng)營管理公司受托管理某國際大廈物業(yè)管理介紹上海經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)聯(lián)合發(fā)展有限公司物業(yè)經(jīng)營管理公司以下簡稱物業(yè)經(jīng)營管理公司是在1994年成立的中外合資專業(yè)物業(yè)管理公司，她的前身是成立于1989年的上海虹橋經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)聯(lián)合發(fā)展有限公司新大廈公司，是上海經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)聯(lián)合發(fā)展有限公司全資分公司。物業(yè)經(jīng)營管理公司已通過上海市房地局資質審批，具有經(jīng)營物業(yè)管理業(yè)務資質條件。公司的經(jīng)營范圍是房產經(jīng)營管理，物業(yè)內的配套服務。為了使管理制度化、規(guī)范化，該公司十分注意軟件建設，目前已制定了各類規(guī)章制度，共22本144份，約十幾萬字。其中包括各類崗位責任制、工作職責、操作規(guī)程、工作流程等。保障了公司在運行時有章可循、有序運作。最近結合物業(yè)管理示范小區(qū)大廈評比內容的有關要求，對各類臺帳制度進行分類歸納、整理、補充、彌補了一些管理上的盲點和不足之處，使公司的各類制度更臻于完善。下面介紹的是物業(yè)管理公司受托管理國際大廈的實例國際大廈原名外貿洽談樓，位于開發(fā)區(qū)第19號地塊，占地面積8600平方米，建筑面積47335平方米。地下一層，地上二十六層，建筑高度為985米，總投資近約3億人民幣，是一幢涉外的純辦公樓。大樓由上海市服裝進出口公司、上海市對外貿易公司、上?；みM出口公司和上海經(jīng)濟技術開發(fā)聯(lián)合發(fā)展有限公司共同投資建筑。1996年8月竣工投入使用，大樓中一部分面積為業(yè)主辦公自用，另一部分用于租賃。在1995年底，國際大廈竣工前，這座現(xiàn)代化大樓的物業(yè)管理事宜便放在業(yè)主的議事日程上來了。有的業(yè)主方曾提出由四方業(yè)主各自派人組成一個物業(yè)管理班子，共同來管理大樓，即走自我管理路子；有的業(yè)主方則不同意此種方案，主張采用委托管理的方式。國際大廈不同于單一業(yè)主的大樓，可以走“自我建造，自我管理”之路，國際大廈是一幢多業(yè)主大廈，由于大樓統(tǒng)一建筑和業(yè)主分區(qū)占有，形成產權多元化，毗鄰關系復雜化。如由各個業(yè)主各自派人組成物業(yè)管理班子進行日常管理，必然會產生互相扯皮、多頭管理的現(xiàn)象，工作很難正常開展。經(jīng)過一番爭論，于是便決定委托一家專業(yè)物業(yè)公司來承接管理。那么到底聘請哪家物業(yè)公司來管理呢選聘物業(yè)管理公司的任務便落到大廈業(yè)主委員會的身上。在大樓竣工前，由四個大業(yè)主成立了業(yè)主委員會，由四方業(yè)主的法定代表人擬訂授權書，各自委派人員參加業(yè)主委員會工作，選出了業(yè)主委員主任，成立了日常工作班子業(yè)主委員會辦公室。業(yè)主委員會辦公室作了細致的市場調研，與市內幾家有一定知名度，并有高層辦公樓管理經(jīng)驗的物業(yè)管理公司進行了廣泛的接觸，并對以上物業(yè)管理公司的資質信譽、注冊資本情況、經(jīng)營管理規(guī)模、管理經(jīng)歷的時間、公司在客戶中的口碑以及公司管理的示范樓盤的情況作了詳細的了解。業(yè)主委員會辦公室工作人員甚至對物業(yè)管理公司已經(jīng)實施管理的大樓進行微服私訪，實地觀察該公司管理大樓的情況。最后經(jīng)過層層篩選，有選擇地邀請了幾家物業(yè)管理公司前來投標應聘。物業(yè)管理公司則在規(guī)定的時間內編制、提交了物業(yè)管理建議書、物業(yè)管理計劃書和物業(yè)管理方案等類似投標書的文件，并各自秘密地報價進行競爭。最后由業(yè)主委員會對幾家物業(yè)管理公司的方案、報價進行比較，最后選定由上海物業(yè)經(jīng)營管理公司來管理。上海物業(yè)經(jīng)營管理公司是大樓業(yè)主之一上海經(jīng)濟技術開發(fā)聯(lián)合發(fā)展有限公司的全資分公司，是開發(fā)區(qū)的首家專業(yè)物業(yè)管理公司，有著數(shù)十年涉外辦公樓物業(yè)管理和租賃工作的經(jīng)驗具有一批資深的中、高級管理人才和技術力量。選定物業(yè)管理公司后，隨即由業(yè)主委員會與物業(yè)公司共同討論擬訂國際大廈委托管理合同，并就雙方的權利、義務作了明確的界定。1996年7月正式簽訂委托管理合同合同期限為一年，屆時可以續(xù)簽，也可以解除合同，1996年8月1日上海物業(yè)經(jīng)營管理公司正式實施對國際大廈的物業(yè)管理。上海物業(yè)經(jīng)營管理公司接管國際大廈后，果然不負眾望，由公司管理的國際大廈，第一年即通過區(qū)房管局物業(yè)管理達標，第二年，即獲得上海市房地局、上海市物業(yè)管理協(xié)會頒發(fā)的上海市物業(yè)管理優(yōu)秀大廈的榮譽證書。大廈業(yè)主委員會在1997年底又與物業(yè)管理公司續(xù)簽了一年合同。目前大廈客戶入駐率達96以上，業(yè)主用于租賃部分面積的出租率達95，整個大廈運作正常，業(yè)主與物業(yè)管理公司關系融洽，業(yè)主委員會自治管理與物業(yè)管理公司的專業(yè)管理相輔相成。業(yè)主方和物業(yè)公司相互制約、相互配合，建立了一種平等的、互相尊重的民事關系。對以上國際大廈委托管理的實例，我們不妨稍作點評此種模式類似于物業(yè)管理招標管理的邀請招標，是一種有限競爭性招標，雖然它還不是完全意義上的市場經(jīng)濟模式，但它卻是物業(yè)管理市場經(jīng)濟的雛形，是在從自我管理到委托管理的道路上邁出了一大步因為，其一該物業(yè)公司受托管理國際大廈是通過履行合同、契約的形式，建立了雙方平等的民事關系，由過去的終身制變?yōu)橛蓸I(yè)主選擇，在合同規(guī)定期限的聘用制。業(yè)主方是發(fā)包方和委托方，物業(yè)管理公司則是受托方。其二，物業(yè)管理公司受托管理國際大廈，捧的是泥飯碗，不是鐵飯碗，如果物業(yè)管理公司不認真履行合同、降低服務水準，業(yè)務方完全可以“解聘”，這無形中使物業(yè)公司具有一種危機感和優(yōu)患意識，處于市場競爭的壓力之下，有利于物業(yè)公司把壓力轉化成動力，不斷提高物業(yè)管理水平。而社會主義市場經(jīng)濟的特征之一，就是“競爭”，此種模式孕育著市場經(jīng)濟的成分。其三，初步實現(xiàn)所有權與管理權的分離。國際大廈的產權是屬于四個大業(yè)主。業(yè)主委員會是代表產權人行使權利的機構，物業(yè)管理公司則受業(yè)主委員會的聘用，行使管理權，而不是受其中一方業(yè)主的聘用來管理大廈，因此是初步實現(xiàn)了所有權與管理權的分離，但還不是完全意義上的分離，因為物業(yè)管理公司畢竟還是其中一個業(yè)主的全資分公司。我們認為目前在國內還未完全形成物業(yè)管理市場競爭的機制，因此物業(yè)管理市場還處于培育、發(fā)展階段。多年來，由于人們習慣勢力的影響，人們還是很難跳出“誰開發(fā)，誰管理”，“誰家的兒子誰家搶”的舊框框。但是事物總是作為過程而發(fā)展的，建立真正意義上的物業(yè)管理市場、競爭體系是需要一段時間的，這種過渡形式可能會存在相當長一個時間，人們不能期望它能夠一蹴而就。這也許是我們目前處于的社會主義初級階段的特征所決定的。但是可以預言，物業(yè)管理市場競爭越來越會被人們所理解，一定會被越來越多的發(fā)展商、業(yè)主所認可、接受。國際大廈是一座現(xiàn)代化辦公樓，為了使此物業(yè)充分發(fā)揮其功能，實現(xiàn)其應有價值和使用價值，我們將精心組織、認真實施多功能、全方位、高水準的管理和服務，提高大廈的知名度，創(chuàng)造更高的社會效益、經(jīng)濟效益和環(huán)境效益。受業(yè)主的委托，下面我們闡述一下對國際大廈進行物業(yè)管理的方案和設想。一指導思想國際大廈是一座多業(yè)主的大廈，現(xiàn)在我們受業(yè)主的委托通過簽訂契約來管理這座大廈，我們感到自己的角色在轉換我們原來管理大廈從一定意義上來說是管理單位終身制，現(xiàn)在改變?yōu)橛蓸I(yè)主選擇并通過合同方式，在合同規(guī)定期限內的聘用制；過去捧的是鐵飯碗，現(xiàn)在拿的是泥飯碗，我們沒有退路和捷徑，只有以我們腳踏實地的工作來贏得業(yè)主的信任，才能在激烈的市場競爭中站穩(wěn)我們的腳跟?！皹I(yè)主至上，服務第一”這是我們的宗旨。我們要切實維護業(yè)主和租戶非業(yè)主使用人的利益，通過我們的管理和服務，不斷提高國際大廈的聲譽，滿足業(yè)主自用辦公的需要，并使大廈逐步提高出租率，降低空置率，保持相對穩(wěn)定的客源市場，給業(yè)主帶來豐厚的投資回報。我們要狠抓大廈的硬件建設和軟件建設，樹立大廈在開發(fā)區(qū)內甲級辦公樓的形象，使大樓不斷保值、升值。我們的物業(yè)管理要走專業(yè)化、社會化、企業(yè)化、經(jīng)營型的道路，在管理模式上要施行酒店、賓館式的管理，結合國際大廈的實際，摸索出一套具有特色的、與國際接軌的物業(yè)管理新路子。二管理標準根據(jù)大廈的實際情況，我們制定了總體的管理標準1房屋完好率95以上；2道路完好率98以上；3路燈完好率98以上；4管道完好率98以上；5消防裝置安全使用率100；6避雷裝置安全使用率100；7綠化覆蓋率95；8大、中、小修工程合格率100，小修、零修及時率99以上；9業(yè)主或租戶有效投訴率2以下；10各種費用收繳率98以上；11不發(fā)生火災事故；12不發(fā)生重大刑事案件；13杜絕重大工傷事故；14各類機械設備完好率95。三管理費開支預算按“以收抵支”的原則預算，精打細算，節(jié)約各方面成本開支，以我們的優(yōu)質服務和管理回報于業(yè)主，具體預算如下1員工工資獎金養(yǎng)老、醫(yī)療、待業(yè)保險、制服、工作餐30萬/月2公共部位清潔費外墻清洗、日常清潔用品消耗、垃圾清運、除害滅蟲、綠化養(yǎng)護44萬/月3辦公費、員工培訓、差旅費、運輸費等。18萬/月4不可預見費2萬/月5設備日常維護運行、小修費用4萬/月6管理者酬金1047萬/月7營業(yè)稅524/月493萬按每月管理費收入47萬計算，每月虧23萬。四開業(yè)前的前期準備工作根據(jù)業(yè)主管委會要求，爭取在1996年6月底前完成交接工作，使大廈如期開業(yè)，在這一、二個月內我們準備完成如下前期工作1早期介入，熟悉了解物業(yè)情況物業(yè)管理要追求全過程最佳效益的現(xiàn)代化管理模式，在物業(yè)的建設階段就要充分考慮建成后的使用和管理的需要，針對籌建處在開發(fā)階段往往容易忽視建成后的管理問題，有針對性地提出建議和整改方案。我們在去年10月已派了工程部四位員工進入工地，熟練了解大廈供電、鍋爐、冷凍、管理的系統(tǒng)和管路，從即日起我們將派遣更多的人員深入現(xiàn)場，了解弱電系統(tǒng)、安保監(jiān)視系統(tǒng)、會議音響系統(tǒng)、火災報警系統(tǒng)的狀況，并從保安服務，清洗服務系統(tǒng)著手了解，是否符合日后管理的需求。2做好物業(yè)的驗收和接管工作物業(yè)驗收是直接關系到今后物業(yè)管理工作能否正常開展的一個重要環(huán)節(jié)。我們要根據(jù)原設計要求和標書會同業(yè)主方對大廈在土建、安裝、消防、環(huán)保、交通等方面進行驗收，驗收中發(fā)現(xiàn)問題后應明確記錄在案，督促籌建處和施工單位及時進行整改，在移交物業(yè)時向籌建處索取大廈所有竣工圖紙、資料、包括各種設備的說明書，保修合同，為大廈設備的檔案管理打下基礎。3公開招聘和推薦相結合，完成組織機構的設置從我公司選調從事物業(yè)管理工作數(shù)年、富有實踐經(jīng)驗的人員作為業(yè)務骨干，然后登報公開招聘員工，本著“量才錄用”的原則，公開、公正、公平地聘用員工并立即著手各種工種、各崗位的培訓，初步設想員工總編制在130人左右，具體機構設置如下經(jīng)理室1人綜合部10人經(jīng)理1人采購1人秘書1人總務后勤1人檔案資料1人倉庫1人人事調配1人勞動工資1人會計1人出納1人保安部40人經(jīng)理1人主管1人保安人員30人自行車棚管理員2人地下車庫3人服務梯管理3人工程部40人經(jīng)理1人主管2人電工11人空調工8人管道工8人鍋爐工8人泥工1人木工1人服務部39人經(jīng)理1人主管1人清潔工31人電梯應接員2人總臺2人商務中心2人4建立健全各項規(guī)章首先制訂員工內部自身動作的各種規(guī)范，包括各部門、各崗位、各工種的崗位責任制，全體員工都應共同遵守執(zhí)行的員工守則、外事紀律、禮貌禮儀規(guī)定、獎懲制度、考勤制度。第二，著手制訂“租戶手冊”，使業(yè)主和租戶對大廈的先進設施、服務項目，有所了解，對大廈在治安、消防、安全用電、裝修等方面的規(guī)定有所熟悉，起到規(guī)范租戶行為的作用。五日常管理和服務大廈的日常物業(yè)管理主要分為三大部分設備的維修和保養(yǎng)，保安服務和清潔服務。下面具體闡述如下1設備管理是現(xiàn)代化物業(yè)管理的關鍵我們要以熟練的設備管理技術保證所有設備正常運行，保持設備、設施的最佳狀態(tài)，延長設備的使用年數(shù)，加強對機器設備的保養(yǎng)，防止故障、事故的發(fā)生，并努力節(jié)省能源，減低運行成本。我們要執(zhí)行計劃檢修與日常保養(yǎng)相結合，對各種設備制訂出重點保養(yǎng)計劃，并要切實按計劃實施。保證各種設備處于良好工作狀態(tài)。在此基礎上，我們要認真受理客戶的報修，做到隨叫隨到，小修不過夜，使客戶滿意。并要加強對裝修的管理，特別要配合客戶做好二次裝修及其相應系統(tǒng)的調試工作，使各種設備充分發(fā)揮其功能，為業(yè)主和租戶服務。2保安服務保安服務的宗旨是為業(yè)主和租戶創(chuàng)造安全、有序的工作、辦公環(huán)境，切實保證租戶生命財產安全，確保一方平安。保安服務執(zhí)行24小時值勤制，在大廈各進入口處日夜有保安人員執(zhí)勤。保安人員負有指揮車輛進出、?？?、驗查出門單、拉車門應接、幫助客人搬運行李等責任，并負責大樓的消防工作，保證各種消防設施處于良好工作狀態(tài)，負責裝修施工現(xiàn)場的防火管理，督促租戶遵守大廈有關消防規(guī)定和地下停車場、地面停車場、自行車棚的車輛安全。保安人員要運用現(xiàn)代化的硬件設施，如安保監(jiān)視系統(tǒng)、對講通訊機、巡邏到位器加強防范工作，實行技防和人防相結合，確安大樓萬無一失。3清洗服務清洗服務的宗旨是為業(yè)主和租戶創(chuàng)造一種舒適、整潔的環(huán)境。清潔工人運用各種現(xiàn)代化清潔機械和清潔劑，保持內外環(huán)境的整潔，重點是大樓大堂、電梯廳、電梯轎廂、走廊、樓梯、衛(wèi)生間、茶水間等公共部位的保潔工作，努力做到地面清無煙蒂、紙屑、無污垢水跡、無亂堆雜物門窗清無灰塵、無水跡墻面清無亂面、無積灰、無蜘蛛網(wǎng)垃圾處理日積日清、及時傾倒、不隔夜、并施行袋