“實(shí)物檔案”不是檔案家族的新成員

1、“實(shí)物檔案”不是檔案家族的新成員摘 要：實(shí)物檔案是指一個(gè)單位在各種活動(dòng)中形成或 接受的以實(shí)物為載體的，反映單位活動(dòng)并具有保存價(jià)值的歷 史記錄。關(guān)于實(shí)物檔案是否具有科學(xué)性一直存在一定的爭議, 本文即針對(duì)這個(gè)問題展開分析。關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案檔案管理一、引語實(shí)物檔案是指各個(gè)單位在各種活動(dòng)中形成或接受的以 實(shí)物為載體的，反映每個(gè)單位活動(dòng)并具有保存價(jià)值的歷史記 錄。凡是各個(gè)單位在行使職能活動(dòng)時(shí)，形成、獲得或者收集 的，對(duì)具有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的實(shí)物均屬實(shí)物檔案歸檔范圍， 實(shí)物檔案歸檔范圍主要包括了單位獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng) 狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等；各個(gè)單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形 成的有保存利用價(jià)值的憑證性實(shí)物

2、，包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、 證書、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、 贈(zèng)送的禮品等；各個(gè)單位外事活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品， 以及其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。實(shí)物檔案到底屬于不 屬于檔案至今仍然存在著一定的爭議，筆者認(rèn)為應(yīng)該具體情 況具體分析與對(duì)待，做好檔案管理工作。二、關(guān)于“實(shí)物檔案”的爭論與觀點(diǎn)有關(guān)“實(shí)物檔案”的探討由來已久。但主要集中在上世紀(jì) 90 年代。綜觀各種觀點(diǎn)主要觀點(diǎn)不外乎以下三種。第一是“反對(duì)說”，對(duì)“實(shí)物檔案”從概念的提出到實(shí)踐中的做法均持疑問態(tài)度，甚至持全盤否定意見。第二是“贊成說”，即認(rèn)為考察實(shí)物是否檔案，既不應(yīng)從“過去”的檔案范圍中去考察，也不應(yīng)從“未來”設(shè)想的

3、檔案范圍中去考察，而應(yīng)從“現(xiàn)在”檔案的實(shí)踐過程中去考察。當(dāng)今一定范圍內(nèi)的實(shí)物已進(jìn)入了部分檔案館 （室）。這部分實(shí)物具有全宗性、 憑證性（記錄性）和展示性（教育性）的實(shí)效功能。而實(shí)物、檔案、文物之同是存在普遍的聯(lián)系。第三是“折衷說” ，即認(rèn)為“實(shí)物檔案”的提法欠妥，實(shí)物檔案不是檔案，但理論上的不成立，并不妨礙實(shí)踐中檔案部門適當(dāng)?shù)厥找恍?shí)物。實(shí)物檔案不是檔案，如同機(jī)器人不是人一樣。所謂“實(shí)物檔案”說到底是具備了某些檔案性質(zhì)的實(shí)物這一實(shí)物除了它具有檔案的原始性和記錄性以外，還具有檔案的個(gè)性質(zhì)， 這就是便于保管性。 檔案是以文字、圖表、聲像的形式出現(xiàn)的，便于保管是無疑的。依筆者之見，上述觀點(diǎn)中的第三種

4、比較切合實(shí)際情況?！皩?shí)物檔案”的提法在邏輯上確有問題，檔案部門在開展檔案收集工作中，也有一個(gè)分清主次。與圖書、文物部門展開錯(cuò)位競爭，著重加強(qiáng)以文書檔案和聲像檔案為主的檔案資源建設(shè)的問題。 筆者以為， 在談?wù)摍n案資源建設(shè)時(shí)， 用“實(shí)物” 的概念比之“實(shí)物檔案”的概念更加合理。三、加強(qiáng)實(shí)物檔案作為文物的整理與收藏工作檔案為文，文物在物，因此實(shí)物檔案不應(yīng)該作為檔案家族的一員來看待，而應(yīng)該歸屬到文物的收藏當(dāng)中，以文物的保管收藏標(biāo)準(zhǔn)來處理。實(shí)物檔案整理原則是按照實(shí)物自然形成規(guī)律及其制成材料不同的特點(diǎn)，保持實(shí)物檔案的歷史聯(lián)系，并區(qū)別不同制成材料形成的特點(diǎn)和不同保存價(jià)值，便于保管和利用。具體來說，實(shí)物檔案整

5、理原則有以下三點(diǎn)：1 、實(shí)物檔案歸檔應(yīng)遵循收集齊全完整的原則凡是本單位公務(wù)活動(dòng)中形成或接受的獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)碌葘?shí)物檔案均應(yīng)收集齊全完整，整理歸檔。2、分類科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)一致根據(jù)本單位實(shí)物檔案的制成材料和數(shù)量,進(jìn)行科學(xué)的分類，全宗內(nèi)應(yīng)保持分類的一致性。實(shí)物檔案的分類要根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)合理分類，一般按其制成材料和載體類型分為： 獎(jiǎng)狀、 榮譽(yù)證書類， 獎(jiǎng)杯、 獎(jiǎng)牌、 錦旗類， 題詞、 賀信、字畫類，印章類，紀(jì)念品類。3、保管期限劃分準(zhǔn)確省（市）部級(jí)以上單位頒發(fā)或授予的各種榮譽(yù)實(shí)物檔案，列為永久保管；區(qū)級(jí)及區(qū)級(jí)以下單位授予的各種榮譽(yù)實(shí)物檔案列為長期保管；其它類實(shí)物檔案應(yīng)參照以上所述根據(jù)

6、其不同價(jià)值確定保管期限。4、實(shí)物檔案管理人員要提高對(duì)自身的工作要求實(shí)物檔案管理人員要不斷提高對(duì)自身工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，其中分管實(shí)物檔案工作的各部門分管人要充分重視本部門的實(shí)物檔案工作，并將實(shí)物檔案工作納入本部門工作計(jì)劃。還要加強(qiáng)與上級(jí)檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔案卷的質(zhì)量。與此同時(shí)，實(shí)物檔案管理部門要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)，制定和完善實(shí)物檔案工作的各項(xiàng)管理制度；要負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的征集、整理、編目、保管、鑒定和利用等工作，并編制檢索工具；要負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的庫藏和利用等情況的統(tǒng)計(jì)、分析工作；要積極開發(fā)實(shí)物檔案信息資源，并做好利用效果反饋信息的收集和分析工作，充分發(fā)

7、揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；要切實(shí)做好實(shí)物檔案的安全、保護(hù)工作，對(duì)破損檔案即使修復(fù)；最后還要負(fù)責(zé)編制實(shí)物檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的實(shí)施方案，做好計(jì)算機(jī)管理工作。四、結(jié)語當(dāng)前對(duì)實(shí)物檔案的定位問題已經(jīng)成為一個(gè)行業(yè)內(nèi)熱議的問題，筆者認(rèn)為，實(shí)物檔案不應(yīng)該歸屬到檔案范疇內(nèi)，而應(yīng)該考慮歸屬為文物范圍。首先來講，檔案作為一種文獻(xiàn)形態(tài)的信息，本身已經(jīng)從實(shí)物狀態(tài)中分離出來，可以方便的進(jìn)行廣泛交流， 且存儲(chǔ)非常方便， 而實(shí)物屬于客觀存在的實(shí)體，屬于直接信息范疇，不便于存儲(chǔ)和傳播交流；其次，我國檔案館(室)也保存著一定的實(shí)物，其中相當(dāng)一部分是與檔案有密切聯(lián)系的，除此以外是一些有意義的紀(jì)念品等等，或者是一些接受委托加以保管的實(shí)物，這些物品暫時(shí)還不能被定義為“實(shí)物檔案” ；最后，鑒于檔案內(nèi)容屬于抽象思維，具有一定的使用價(jià)值，而屬于形象思維