高速公路檔案管理制度

1、中鐵十五局集團(tuán)有限公司溧馬高速公路lm-1標(biāo)施工段檔案管理制度中鐵十五局集團(tuán)有限公司溧馬高速公路lm-1標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理部二一一年一月三日第一章 檔案管理總則1、為適應(yīng)集團(tuán)公司新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序,按照國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況，規(guī)范項(xiàng)目工程檔案管理，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。2、工程資料指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖等內(nèi)容。 3、工程資料是建筑施工的一個重要組成部分，是建筑工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)，是城建檔案的重要組成部分。 4、工

2、程資料的編制、整理，依據(jù)國家、地方現(xiàn)行的有關(guān)工程建設(shè)的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二章 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價值的文件資料。 精彩專題推薦：公司管理制度大全。工程資料包括基建文件、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖等內(nèi)容。1、基建文件是指建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中形成的文件，分為工程準(zhǔn)備文件和竣工驗(yàn)收等文件。 包括工程準(zhǔn)備文件、工程開工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。 竣工驗(yàn)收文件、建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動中形成的文件。2、監(jiān)理資料是指

3、監(jiān)理單位關(guān)于工程施工方面的通知、相關(guān)文件等。包括監(jiān)理通知、質(zhì)量考核結(jié)果、監(jiān)理抽檢及批復(fù)文件等。3、施工資料是指施工單位在工程施工過程中形成的資料?？煞譃槭┕べ|(zhì)量保證資料、技術(shù)資料、安全資料；它包含了整個建筑物施工開始到結(jié)束，所產(chǎn)生的文件內(nèi)容，有聯(lián)系外單位（建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理等）的文件；記錄工程的質(zhì)量、技術(shù)及安全等情況（包括新工藝、原材料檢測、檢驗(yàn)）；保存施工時的安全信息和安全糾正內(nèi)容（安全方案的編寫、安全教育等），是施工全過程的記錄文件。施工資料應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)范編寫，真實(shí)的反映施工現(xiàn)場的技術(shù)、質(zhì)量情況，資料的形式有：紙質(zhì)資料、實(shí)物資料、視聽、圖片、影像資料等。4、竣工圖是指工程竣工驗(yàn)收后，

4、真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣，符合工程實(shí)際狀況的施工圖。因?yàn)樵谑┕み^程中難免有修改，為了讓建設(shè)單位或者使用者能比較清晰地了解管道的實(shí)際走向和設(shè)備的實(shí)際安裝情況，國家規(guī)定在工程竣工之后施工單位必須提交竣工圖。 作為城市實(shí)踐案例，持續(xù)建設(shè)新農(nóng)村、新的經(jīng)濟(jì)圈等經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展規(guī)劃建設(shè)，必須進(jìn)行新的規(guī)劃圖和施工圖與現(xiàn)存的竣工圖核查核實(shí)，才可以進(jìn)行施工建設(shè)，尤其是隱蔽工程檢查記錄，必須仔細(xì)進(jìn)行標(biāo)高審查備案！由各專業(yè)人士審查簽字才可放行。第三章 檔案管理員的職責(zé)1、保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。積極宣傳和認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法、檔案實(shí)施辦法及江蘇省檔案條例。2、熱愛檔案事業(yè)，

5、刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)和科學(xué)文化知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。3、加強(qiáng)組織紀(jì)律性，自覺遵守黨的紀(jì)律和國家的法律法規(guī)，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。4、集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，并按規(guī)定積極提供利用，為項(xiàng)目各項(xiàng)工作服務(wù)。5、熱情、耐心接待查檔人員。堅(jiān)持查檔規(guī)定，做到調(diào)卷迅速準(zhǔn)確，不斷提高工作效率。6、負(fù)責(zé)項(xiàng)目各部門各種門類的檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。7、認(rèn)真做好檔案庫房的內(nèi)務(wù)管理，箱柜排列有序，整齊清潔，布局合理，分類明確，查找方便。8、認(rèn)真做好檔案庫房防火、防盜、防潮、防塵等八防工作。9、積極開發(fā)檔案信息資源，編制各種檢索工具和編研材料。1

6、0、做好信息利用和檔案利用效果收集整理及有關(guān)檔案工作情況的統(tǒng)計(jì)。第四章 資料的收集與整理在職責(zé)范圍內(nèi)做好與高速公路建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表的要求將具有查考價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。其中包括合同文本（含工程總包及工程分包合同）、深化設(shè)計(jì)方案、工程會議記要、工程聯(lián)系單、工程簽證單、竣工資料等1、施工前資料的收集與整理（1）由公司組織項(xiàng)目經(jīng)理部配備資料管理人員，成立資料管理組織機(jī)構(gòu)，制定資料管理制度，確定項(xiàng)目經(jīng)理部工程資料管理目標(biāo)，并分解到相關(guān)崗位，做到責(zé)任明確，流程清晰，管理有據(jù)。 （2）工程開工前一周內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理部

7、依據(jù)施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙，結(jié)合地方、行業(yè)、集團(tuán)公司及分、子公司關(guān)于工程技術(shù)資料的有關(guān)規(guī)定，編制工程資料管理計(jì)劃，經(jīng)公司審核后報(bào)集團(tuán)公司技術(shù)質(zhì)量部備案。 （3）工程資料管理計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下內(nèi)容1）編制依據(jù)。2）工程總體概況，旨在明確工程資料中統(tǒng)一的工程名稱、工程各參建單位、建筑規(guī)模、結(jié)構(gòu)形式、開竣工時間等內(nèi)容。3）工程資料清單，包括資料類別、組成內(nèi)容、原件份數(shù)。4）工程資料管理組織機(jī)構(gòu)。5）工程資料填報(bào)、整理職責(zé)分工。6）工程資料管理制度，包括項(xiàng)目部內(nèi)部移交時限、獎罰措施等。7）竣工組卷及對外移交要求。（4）項(xiàng)目經(jīng)理部在分包項(xiàng)目施工前與其簽訂資料管理協(xié)議，依據(jù)“誰施工，誰負(fù)責(zé)”的原則對分包

8、單位施工資料的編制、報(bào)審、移交等提出具體要求。 2、施工過程中資料整理（1）項(xiàng)目經(jīng)理部資料員應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容進(jìn)行資料盒的脊背、封面標(biāo)識，做到整齊、美觀，便于查閱。資料盒內(nèi)應(yīng)包括總目錄、卷內(nèi)目錄、資料封面、分目錄和資料內(nèi)容五部分，各級目錄及資料內(nèi)容必須對應(yīng)一致，層次清晰。 （2）工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時收集、整理，項(xiàng)目齊全、字跡清楚、圖面整潔、簽章齊全，必須使用檔案規(guī)定用筆。資料編制表格式樣應(yīng)符合國家、行業(yè)或地方有關(guān)規(guī)定。 （3）項(xiàng)目經(jīng)理部各部門管理人員應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度及時填寫工程資料，并按規(guī)定及時移交資料室。資料填寫人員應(yīng)對資料內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（4）做好施工記錄、檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記

9、錄和各種表格匯總簽證施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會審記錄，施工日志，變更設(shè)計(jì)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知單，開工報(bào)告，施工技術(shù)總結(jié)等，按規(guī)定在工程竣工驗(yàn)收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負(fù)責(zé)人審核簽字。 （5）項(xiàng)目經(jīng)理部資料員隨時掌握工程進(jìn)度情況，保證資料與工程同步，發(fā)現(xiàn)滯后情況時，應(yīng)依據(jù)項(xiàng)目部資料管理制度進(jìn)行報(bào)告、催交工作。 （6）項(xiàng)目經(jīng)理部資料員負(fù)責(zé)對工程資料的編制情況進(jìn)行初檢。根據(jù)地方規(guī)定及相關(guān)規(guī)范要求對工程資料中的工程名稱、施工部位、內(nèi)容填寫、簽名蓋章、交卷情況進(jìn)行檢查并督促相關(guān)人員整改，保證其正確性。對檢查合格的資料，做好編目、外觀整理、組卷等工作。 （7）項(xiàng)目經(jīng)理部總工程師應(yīng)定期組織工程技術(shù)

10、人員對工程資料進(jìn)行自檢，留下檢查記錄，按項(xiàng)目部規(guī)定對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行獎罰并限期整改，并組織工程技術(shù)人員對資料檢查中存在的問題進(jìn)行認(rèn)真分析、總結(jié)和再培訓(xùn)學(xué)習(xí)。 （8）公司定期或不定期對所屬在施項(xiàng)目部的工程資料進(jìn)行檢查，對存在的問題填寫檢查記錄并限期整改，并跟蹤驗(yàn)證整改結(jié)果，確保工程資料的完整性、真實(shí)性、及時性、準(zhǔn)確性。3、 竣工驗(yàn)收階段工程資料管理在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。高速公路建設(shè)項(xiàng)目完成后三個月內(nèi)將項(xiàng)目檔案文件向建設(shè)

11、單位移交、歸檔。 （1）工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目經(jīng)理部必須按當(dāng)?shù)毓こ碳夹g(shù)資料管理規(guī)定，完成工程技術(shù)資料的整理、組卷、自查工作，為工程竣工驗(yàn)收提供必要條件。 （2）項(xiàng)目經(jīng)理部，應(yīng)負(fù)責(zé)匯總整理分包單位編制的全部工程資料，統(tǒng)一管理。 （3）工程竣工驗(yàn)收通過后，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)及時收集各項(xiàng)驗(yàn)收記錄的原件，經(jīng)整理、匯總后形成完整的竣工資料。（4）編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。 1）歸檔文件、齊全完整； 2）分類清楚，保持聯(lián)系； 3）題名確定，容易查找；4）卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；5）保管期限準(zhǔn)確；6）密級劃分恰當(dāng)；7）藍(lán)圖折疊，符合要求；8）卷皮書寫，正楷整法；

12、9）案卷裝訂，整齊美觀；10）聲像資料，清楚清晰。第五章 資料的分類、歸檔與統(tǒng)計(jì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目形成的全部文件在歸檔前必須進(jìn)行系統(tǒng)整理。其分類組卷做到科學(xué)合理，充分保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，歸檔案卷要符合江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求，分類編號方法依據(jù)江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號表執(zhí)行。1、檔案分類按照業(yè)主、監(jiān)理單位對竣工文件的編制原則和要求，將工程資料進(jìn)行整理分類，分類過程中，將資料的形成時間、機(jī)構(gòu)、資料載體、保管期限等因素全面考慮。首先按保管期限把資料劃分為短期、長期、永久三大類，再根據(jù)施工時間把資料劃分為一期、二期工程，最后按照機(jī)構(gòu)分前期檔案資料、建設(shè)單位資料、監(jiān)理單位

13、資料、施工單位資料、竣工驗(yàn)收資料、其他檔案資料。（1）前期檔案資料1）招標(biāo)、招標(biāo)補(bǔ)遺、投標(biāo)文件的收集整理。2）施工行政許可證、設(shè)計(jì)交底3）征地拆遷土地?cái)?shù)量一覽表4）合同書、協(xié)議書等（2）單位工程施工資料1）路基及構(gòu)造物工程2）路面工程3）房建工程4）交通設(shè)施工程5）綠化工程6）工程照片7）支付資料（3）竣（交）工驗(yàn)收檔案資料1）工程交工驗(yàn)收報(bào)告2）單項(xiàng)工程驗(yàn)收報(bào)告（機(jī)電工程驗(yàn)收、房建工程驗(yàn)收、環(huán)保工程驗(yàn)收、工程檔案驗(yàn)收）3)工程竣工驗(yàn)收影像資料（4）新技術(shù)、新材料檔案資料2、檔案立卷歸檔制度凡是工程項(xiàng)目在各項(xiàng)活動中形成的具有現(xiàn)實(shí)查考使用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的材料，必須歸檔保

14、存。立卷歸檔的基本要求(1）應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整，書寫材料字跡符合保存要求。(2）分類組卷合理正確、案卷標(biāo)題簡明確切，關(guān)鍵要素（單位工程名稱、分部工程名稱、分項(xiàng)工程名稱、立卷時間、歸檔人等）要求。(3）卷內(nèi)文件的排列，必須保持文件之間的聯(lián)系，準(zhǔn)確區(qū)分保管期限，便于保管和利用。(4）案卷裝訂結(jié)實(shí)，頁號編寫正確，封面封底填寫完整。為了科學(xué)管理，了解庫情，有利于保護(hù)、促進(jìn)利用，使各項(xiàng)檔案工作健全地發(fā)展，特制定本制度。3、檔案的統(tǒng)計(jì)（1）做好各類檔案收進(jìn)和移動登記臺帳。（2）做好檔案查閱、借閱登記簿。（3）每年年末對庫存檔案的數(shù)量、類別，提供利用情況，檔案機(jī)構(gòu)人員變動情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（4）堅(jiān)持統(tǒng)計(jì)

15、原則，仔細(xì)核對數(shù)據(jù)，按時、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。第六章 檔案的借閱1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)理辦公室主任核批。3、公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。4、檔案借閱者必須做到：（1）愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)

16、禁涂改。（2）注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。5、檔案借閱內(nèi)容包括：招投標(biāo)文件，各單位、分部工程的施工設(shè)計(jì)圖紙，設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)交底及工程相關(guān)文件。第七章 檔案室管理制度1、檔案室是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房技術(shù)保護(hù)管理辦法，認(rèn)真做好保密和防盜、防火、防潮、防光、防塵等保護(hù)工作。2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。3、檔案室內(nèi)必須配備適宜保存檔案的鐵質(zhì)箱柜，并采取防盜、防火、防潮、防光、防塵、防高溫等八防措施，使庫房溫度控制在1424，相對濕度保持在4560，并做好記錄。4、庫房門窗必須保持堅(jiān)固，出入庫房應(yīng)隨手關(guān)門，以確保庫房的安全。5、調(diào)閱或出借檔案，應(yīng)嚴(yán)格

17、執(zhí)行本單位制訂的檔案查（借）閱制度。6、檔案室應(yīng)經(jīng)常保持清潔，做到窗明、門潔、地凈，箱柜無灰塵。7、室內(nèi)檔案應(yīng)分類存放，箱、柜、架必須擺放整齊，并編上箱號，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物，嚴(yán)禁煙火。8、對室內(nèi)的檔案，定期進(jìn)行檢查核對，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)可疑情況應(yīng)追查。9、離開檔案庫房，要隨手關(guān)門，鑰匙要妥善保管。第八章 維修檔案管理制度 1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統(tǒng)一管理。2、設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、空調(diào)、裝修分類。3、檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。4、文員根據(jù)返回工程組的維修單，當(dāng)天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項(xiàng)目。5、文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。6、文員每月對維修檔案記錄表、維修單等進(jìn)行整理，并分類歸檔。7、維修檔案作為評估大廈設(shè)備運(yùn)行情況的根據(jù)，應(yīng)妥