公司檔案資料管理辦法

1、金自天正管理制度公司檔案資料管理辦法公司檔案資料管理辦法公司檔案資料管理辦法（試行）一、目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護(hù)公司的知 識(shí)產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及國(guó)家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本 辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理， 其中包括企業(yè)管理、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造等涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)各方面的 具有歸檔保存價(jià)值的實(shí)物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。 三、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)公司設(shè)立檔案資料室，負(fù)責(zé)全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公

2、司辦 公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對(duì)本部門歸檔文件資料進(jìn)行初級(jí) 管理。四、檔案歸檔1 .歸檔要求歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時(shí)，應(yīng)保持一致。屬于 ISO9001 質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號(hào)。歸檔的文件和資料要求質(zhì)量?jī)?yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書寫。對(duì)軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時(shí)要有保護(hù)措施，包裝良好，封面書寫標(biāo)題及編號(hào)，無涂改。凡對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文件、資料、實(shí)物等，各部門有責(zé)任及時(shí) 歸檔。因歸檔不及時(shí)

3、造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān) 部門須承擔(dān)責(zé)任。歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬 定保密級(jí)別和限制查閱使用范圍。2 .歸檔時(shí)間工程、研發(fā)項(xiàng)目資料在項(xiàng)目完工后一個(gè)月內(nèi)歸檔。各類管理文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價(jià)值的文件和資料應(yīng)及時(shí)歸檔。3 .歸檔程序和手續(xù)各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時(shí)要作檔案移交（接收）登記，屬質(zhì)量體系受控文件要提交受控文件和資料清單，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當(dāng)面清點(diǎn)簽字后備查。對(duì)不完整、不準(zhǔn)確或不符 合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達(dá)到要求后再辦理 歸檔手續(xù)。同一項(xiàng)目的

4、成套資料在歸檔時(shí)要有資料目錄， 并按要求提供圖 紙資料存檔清單。4 .歸檔責(zé)任部門公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會(huì)議材料、外來文件由公司 辦公室負(fù)責(zé)。各職能部發(fā)的文件、管理細(xì)則由主辦部門負(fù)責(zé)。技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)。5 .歸檔范圍工程類（見附件二）研發(fā)類（見附件三）產(chǎn)品生產(chǎn)類（見附件四）管理類（見附件五）其他類6 .管理文件和資料的歸檔凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號(hào)歸檔，不得缺少。公司各職能部門負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。7 .技術(shù)文件和資料的歸檔(1)凡公司及所屬各部的工程項(xiàng)目、研發(fā)

5、項(xiàng)目、產(chǎn)品生產(chǎn)、工藝文件、 各類標(biāo)準(zhǔn)、引進(jìn)技術(shù)、涉外活動(dòng)等文件和資料均納入歸檔范圍。(2)研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等資料的歸檔，實(shí)行項(xiàng) 目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，由項(xiàng)目(或技術(shù))負(fù)責(zé)人主持有關(guān)文件資料的整理、歸檔 工作。項(xiàng)目(或技術(shù))負(fù)責(zé)人和兼職檔案員對(duì)歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和 真實(shí)性負(fù)責(zé)。各部由總工和技術(shù)負(fù)責(zé)人組成三人以上的專家小組，對(duì)歸檔資料進(jìn)行技術(shù)審查并簽署意見，確定保密級(jí)別和查閱限制。經(jīng)審查合格的資料 送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對(duì)屬質(zhì)量體系范圍內(nèi)文件資料的規(guī)范性、 完整性負(fù)責(zé)。(3)檔案室在工程、研發(fā)項(xiàng)目資料和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)歸檔后，書面通知管理規(guī) 戈U部。此書面通知將作為公司對(duì)事業(yè)

6、部項(xiàng)目考核的依據(jù)之一。五.檔案和資料的保管1 .各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和無形資產(chǎn) 的重要組成部分，要嚴(yán)格管理，嚴(yán)防因失密給公司造成損失。2 .管理文件和資料、技術(shù)文件、工程項(xiàng)目的圖紙等應(yīng)進(jìn)行分類管理，文 件與資料必須編號(hào)。3 .檔案資料是公司研發(fā)、工程、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的重要依據(jù)，檔案資 料室必須確保安全。(1)健全借閱審批、登記制度，嚴(yán)防文件資料損壞、丟失。未經(jīng)許可不 得復(fù)制、使用保密檔案。(2)做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。(3)檔案室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。(4)室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。(5)工作人員離開檔案室時(shí)要

7、關(guān)燈、關(guān)好門窗。六、檔案資料的使用1 .公司檔案資料分為機(jī)密、秘密、無密級(jí)三個(gè)級(jí)別。機(jī)密級(jí)的檔案資料有 嚴(yán)格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的重要文件、 技術(shù)資料列入機(jī)密級(jí)檔案管理。秘密級(jí)檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要 經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)。對(duì)公司較重要的文件、技術(shù)和項(xiàng) 目資料列入秘密級(jí)別管理。無密級(jí)檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進(jìn)行登記備案。2 .查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工 可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔 案歸檔部門負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)；公司外部人員查閱檔案資料

8、，需 經(jīng)公司接待部門領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱，不得借 出。3 .檔案資料的借閱和復(fù)制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應(yīng)在檔案室 做借閱登記，對(duì)有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的文件資料借閱申請(qǐng)單。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。4 .借閱科技檔案不得超過兩個(gè)月；借用管理文件不得超過一個(gè)月；借用非 本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時(shí)，可持所借檔案到 檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對(duì)逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停 止其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門通報(bào)。5 .凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在 調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理

9、調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的 員工，在離開公司前也必須消還所借檔案。七、文件和資料的更改、銷毀1 .已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持文件和資料更 改通知單到檔案室填寫文件和資料更改登記表 ，此登記表、更改通知 單與文件共同存放，以備查詢。2 .技術(shù)文件和資料需更改時(shí)，要按設(shè)計(jì)更改程序及產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì) 文件更改辦法執(zhí)行，填寫設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充通知單并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù) 負(fù)責(zé)人簽字。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負(fù)責(zé) 人的審批，同時(shí)注明更改原因及日期。3 .文件和資料失效或終止執(zhí)行時(shí)，各部門檔案員應(yīng)按要求填寫終止執(zhí)行 文件和資料目錄，到檔案室備案，由檔案室在

10、文件上標(biāo)明終止執(zhí)行或作廢 字樣。4 .對(duì)無保存價(jià)值的已失效或終止執(zhí)行的文件、 資料，需經(jīng)原編制部門審核， 原審批部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫技術(shù)文件和資料處置表及申請(qǐng)銷毀文 件和資料目錄存檔。5 .對(duì)于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請(qǐng)，經(jīng)公司專家委員 會(huì)鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。八、其他本辦法自公布之日起實(shí)行，解釋權(quán)歸公司辦公室。附件一：有關(guān)表格、清單樣本1 .受控文件和資料清單2 .檔案移交（接收）登記3 .文件和資料更改通知單4 .文件和資料更改登記表5 .設(shè)計(jì)變更補(bǔ)充通知單6 .技術(shù)文件和資料處置表7 .終止執(zhí)行文件和資料目錄8 .申請(qǐng)銷毀文件和資料目錄9 .圖紙資料存檔清

11、單10 .文件資料借閱申請(qǐng)單11 .文件資料借閱單附件二：工程項(xiàng)目資料歸檔范圍1 .設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知書2 .合同書及附件、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要3 .系統(tǒng)原理圖、施工圖4 .軟件功能規(guī)格書、軟件框圖、程序清單、軟件測(cè)試大綱、測(cè)試報(bào)告5 .系統(tǒng)調(diào)試大綱、調(diào)試說明、系統(tǒng)操作使用說明書6 .調(diào)試過程中的原始記錄7 .竣工圖8 .用戶驗(yàn)收證明、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、向用戶提交資料的交接記錄9 .項(xiàng)目鑒定、獲獎(jiǎng)證書、用戶感謝信注：除3、4、5、7項(xiàng)要求同時(shí)提供軟盤及書面材料外，其余均需提供材料的原 件附件三：研發(fā)項(xiàng)目資料歸檔范圍1 .項(xiàng)目提案、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書2 .初步設(shè)計(jì)文檔資料、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔資料3 .測(cè)試記錄、測(cè)試報(bào)告4 .工業(yè)試驗(yàn)報(bào)告、開發(fā)中評(píng)報(bào)告5 .生產(chǎn)準(zhǔn)備文件、銷售準(zhǔn)備文件6 .開發(fā)終評(píng)、產(chǎn)品認(rèn)證7 .鑒定、獲獎(jiǎng)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書附件四：產(chǎn)品生產(chǎn)文件資料歸檔范圍1. 產(chǎn)