房地產(chǎn)公司檔案管理制度

1、珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案室制珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案管理制度珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案管理制度1。目錄第一章寶迪系統(tǒng)安裝3第二章寶迪系統(tǒng)簡(jiǎn)易操作5第三章檔案整理方法19第四章檔案資料移交23第五章檔案資料的借閱25。2珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案室制珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案管理制度第一章寶迪系統(tǒng)安裝1. 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)要求與指示， 為提高我司工程檔案管理效能， 規(guī)范工程檔案與工程資料電子文件的收集、整理、運(yùn)用，保證電子文件及電子檔案真實(shí)性、可靠性、安全性，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，我司指定數(shù)字化檔案系統(tǒng)： BD2006數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱：寶迪系統(tǒng)） ；2. 雙擊安裝程序；3. 進(jìn)入安裝界面，按提示點(diǎn)擊“下一

2、步”及“確定”；4. 在電腦桌面找到檔案管理系統(tǒng)并雙擊；3。5. 當(dāng)出現(xiàn)登錄信息時(shí)，請(qǐng)按服務(wù)器名： 登錄名： SA/口令：空白6. 用戶信息驗(yàn)證， 如果使用用戶有使用的用戶名及密碼可直接輸入， 若無，可用房地產(chǎn)公司公共查詢用戶名（ DC口令： 123456）7. 點(diǎn)擊窗口功能中的將網(wǎng)絡(luò)版設(shè)置成即已完成整個(gè)寶迪的安裝及寶迪內(nèi)網(wǎng)的設(shè)置。4。第二章寶迪系統(tǒng)簡(jiǎn)易操作一、界面導(dǎo)覽圖1. 主菜單欄 ：寶迪系統(tǒng)共有 5 個(gè)主菜單欄，分別是“系統(tǒng)” 、“編輯”、“工具”、“年報(bào)”、“窗口”、“幫助”，每個(gè)主菜單欄包括多個(gè)子菜單或菜單項(xiàng)。每個(gè)菜單項(xiàng)就是一個(gè)“特殊”交互式的功能命令。2. 工具欄 ：是由一組常用功

3、能命令按鈕組成，有些功能按鈕帶有下拉按鈕。 按鈕功能和主菜單欄中的菜單項(xiàng)的功能一樣。3. 檔案類型區(qū) ：顯示檔案分類情況，包括一級(jí)分類、二級(jí)分類., 如：“文書檔案”為一級(jí)分類，“歸檔文件目錄” 、“案卷目錄” 、“卷內(nèi)文件目錄”則是文書檔案類的三個(gè)子類，即并列的三個(gè)二級(jí)分類。4. 檔案數(shù)據(jù)編輯區(qū) ：主要編輯選中的檔案類型，檔案數(shù)據(jù)的輸入、查詢、修改、刪除詳細(xì)信息都在該區(qū)域顯示。5. 窗口功能按鈕欄 ：主要顯示“窗口”主菜單的內(nèi)容，由于這些功能經(jīng)常使用，而且功能項(xiàng)多，單獨(dú)在窗口功能按鈕欄顯示，以便用戶快速調(diào)用。6. 窗口功能區(qū) ：顯示窗口功能按鈕欄中的某一個(gè)按鈕的功能操作項(xiàng)。二、數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)輸

4、入是一個(gè)系統(tǒng)的基本的功能之一，寶迪系統(tǒng)可以設(shè)置個(gè)性化的輸入方式。其操作參考“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)” 。1、操作步驟：。5。1) 在 檔案類型區(qū) 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“資料室”前面的 +或者直接雙擊“資料室” ，再點(diǎn)擊“ XX部”前面的 +或者直接雙擊“ XX部”，再用鼠標(biāo)單擊“資料目錄” ；2) 點(diǎn)擊“編輯”主菜單的“輸入數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)，彈出數(shù)據(jù)輸入窗口；3) 輸入檔案數(shù)據(jù)，輸入內(nèi)容：如“序號(hào)” 、“日期”、“來文單位” 、“工程名稱” 、“文件類型” 、“文件編號(hào)” 、“主體概要” 、“收文單位” “經(jīng)辦人” . 。4) 單擊工具欄中的“保存”按鈕將數(shù)據(jù)存入系統(tǒng)；2、電子文件管理因?yàn)殡娮游募奈募袷胶彤a(chǎn)生具有多樣

5、性，所以在電子文件管理方面，系統(tǒng)提供了兩種管理方式，即通過 窗口功能按鈕欄 的“圖像”和“文件” ； 圖像 支持 *.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，圖片格式，通過下面三種方式將圖片格式的檔案入庫(kù)；紙質(zhì)檔案，通過直接聯(lián)機(jī)掃描儀，將其掃描成電子文件，并“壓縮入庫(kù)”；對(duì)于已有的電子文件，通過“拷貝”、“粘貼”功能，復(fù)制到系統(tǒng)中，再“壓縮入庫(kù)”；通過“打開文件” ，直接從系統(tǒng)外引入圖片文件，再“壓縮入庫(kù)”； 文件 支持所有格式的電子文件，但是沒有直接連接掃描儀的功能；在系統(tǒng)中選中要引入的電子文件，按鼠標(biāo)右鍵選復(fù)制功能，再通過文件中的“粘貼”功能，將電

6、子文件復(fù)制到檔案系統(tǒng)中，最后選擇“存入當(dāng)前記錄”； 通過“打開文件” ，直接從系統(tǒng)外引入文件， “存入新增記錄” ；說明：1. 輸入內(nèi)容可以根據(jù)用戶的具體情況而定；2. 電子文件的錄入可以在數(shù)據(jù)輸入或數(shù)據(jù)修改兩種狀態(tài)下輸入；3. 輸入數(shù)據(jù)有兩種輸入方法，一種下拉式彈出菜單，即用鼠標(biāo)選中“資料目錄” ，再點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，彈出下拉式菜單，選中“數(shù)據(jù)輸入”菜單項(xiàng)；另一種“快速引導(dǎo)法”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 窗口功能按鈕欄 中的“開始”按鈕，再依次雙擊 “數(shù)據(jù)輸入”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司”“資料室” “ XX部”“資料目錄” ，最后彈出輸入窗口；4. 數(shù)據(jù)輸入界面可以通過系統(tǒng)再設(shè)定，生成個(gè)性化的界面。三、數(shù)據(jù)修改

7、寶迪系統(tǒng)有兩種方法能滿足用戶修改數(shù)據(jù)的要求，分別是在輸入數(shù)據(jù)狀態(tài)和數(shù)據(jù)修改狀態(tài)下修改。1、數(shù)據(jù)輸入狀態(tài)在輸入數(shù)據(jù)時(shí)， 如果發(fā)現(xiàn)文件輸入有誤，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄“前一個(gè)記錄” ，“后一個(gè)記錄”按鈕來選擇數(shù)據(jù)，修改后點(diǎn)擊工具欄的“保存”按鈕保存修改后的數(shù)據(jù)；2、數(shù)據(jù)修改狀態(tài)系統(tǒng)提供了專門的數(shù)據(jù)修改功能，必須將檔案數(shù)據(jù)查出后才能修改；3、操作步驟：1） 在 檔案類型區(qū) 選中“資料目錄” ，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 主菜單欄 中的“編輯”菜單，再選擇“修改數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)；。6。2）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查詢按鈕”；3）選中要修改的文件，在點(diǎn)擊工具欄中的

8、“切換數(shù)據(jù)輸入形式”按鈕，開始修改數(shù)據(jù)， 最后按工具欄中 “保存”按鈕；說明：1 修改數(shù)據(jù)還有兩種輸入方法，一種稱之為下拉式彈出菜單，即用鼠標(biāo)選中“歸檔文件管理”，再點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，彈出下拉式菜單，選擇“數(shù)據(jù)修改”菜單項(xiàng)；另一種稱之為“快速引導(dǎo)法”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 窗口功能按鈕欄 中的“開始”按鈕，再依次雙擊 “數(shù)據(jù)修改”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司” “資料室”“ XX 部”“資料目錄” ，最后彈出輸入窗口；2 注意工具欄中“切換數(shù)據(jù)輸入形式”按鈕的切換方法，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊即可；3 輸入查詢條件比較簡(jiǎn)單，但是要學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用，用戶在實(shí)際操作過程中一定要多操作。四、數(shù)據(jù)刪除寶迪系統(tǒng)有兩種方法能滿足用戶刪除數(shù)據(jù)的

9、需求，分別是在輸入數(shù)據(jù)狀態(tài)和數(shù)據(jù)刪除狀態(tài)下刪除。1、數(shù)據(jù)輸入狀態(tài)輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)文件輸入有誤，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄“切換數(shù)據(jù)輸入形式”至瀏覽狀態(tài)，用鼠標(biāo)選中要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)，然后點(diǎn)擊工具欄的“刪除”按鈕即可；2、數(shù)據(jù)刪除狀態(tài)系統(tǒng)提供了專門的數(shù)據(jù)刪除功能，必須將檔案數(shù)據(jù)查出后才能刪除；3、操作步驟：1） 在 檔案類型區(qū) 選中“資料目錄” ，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 主菜單欄 中的“編輯”菜單，再選擇“刪除數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)；2）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查詢按鈕”；3）點(diǎn)擊工具欄中的 “切換數(shù)據(jù)輸入形式” 按鈕使之為瀏覽狀態(tài)， 再選中要?jiǎng)h除的文件， 最后按

10、工具欄中 “刪除”按鈕；說明：刪除數(shù)據(jù)還有兩種刪除方法，一種為下拉式彈出菜單 ，即用鼠標(biāo)選中“歸檔文件管理” ，再點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，彈出下拉式菜單， 選擇“數(shù)據(jù)刪除” 菜單項(xiàng)； 另一種為 “快速引導(dǎo)法” ，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 窗口功能按鈕欄 中的 “開始”按鈕，再依次雙擊 “數(shù)據(jù)刪除”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司”“資料室”“ XX部” “資料目錄” ，最后彈出輸入窗口。五、數(shù)據(jù)查詢寶迪系統(tǒng)提供了非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索查詢功能，如“直接查詢” 、“組合查詢” 、“定制檢索” 、“系統(tǒng)條件”等。簡(jiǎn)述如下：1、直接查詢。7。1） 在檔案類型區(qū) 選中“歸檔文件目錄” ，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 主菜單欄 中的“編輯”菜單，再選擇“查

11、詢數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)；2）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查詢按鈕”；3）詳細(xì)看文件，點(diǎn)擊工具欄中的“切換數(shù)據(jù)輸入方式”按鈕，使之為卡片式來瀏覽數(shù)據(jù)；直接查詢進(jìn)入方法：選擇數(shù)據(jù)工作區(qū)中的選擇直接查詢屬性頁(yè)（如圖）。圖2、其他查詢1) 確定查詢字段：在列表中，列出了數(shù)據(jù)表中的所有字段，對(duì)于字段較多，被隱含了，可通過滑動(dòng)條進(jìn)行選擇。2) 在下拉框內(nèi)選擇比較關(guān)系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范圍。3) 在輸入框中輸入比較值。( 為了查詢方便、系統(tǒng)將以前用戶定義的查詢表達(dá)式存儲(chǔ)起來，當(dāng)需用以前的檢索條件再次查詢時(shí)，只

12、要選擇一下，不必再定義，可通過圖標(biāo)查找以前的表達(dá)式)4)選擇圖標(biāo)，符合條件的記錄就會(huì)在數(shù)據(jù)工作區(qū)中列出。3、詳細(xì)說明 ：包含：當(dāng)前字段中是否包含某個(gè)詞，如文件標(biāo)題包含“國(guó)家”這兩個(gè)詞。字段名選擇正題名，比較方式選擇包含，比較值輸入“國(guó)家 ”。等于：例如：查詢文件頁(yè)數(shù)為3 的文件。字段選擇文件頁(yè)數(shù)，比較方式選擇等于，比較值輸入3。范圍：例如：查詢文件日期在1964 到 1999 年的文件。字段名選擇文件年代，比較方式選擇范圍，比較值輸入1964 1999。大于：例如：查詢年齡大于24 歲的人。字段名選擇年齡，比較方式選擇大于，比較值輸入24。等于：例如：查詢年齡等于24 歲的人。字段名選擇年齡，

13、比較方式選擇等于，比較值輸入24。小于：例如：查詢年齡小于24 歲的人，字段名選擇年齡，比較方式選擇小于，比較值輸入24。系統(tǒng)還提供了直接查詢數(shù)據(jù)表中的前10 條、前 100 條、全部數(shù)據(jù)的快捷方式。數(shù)據(jù)表前十條數(shù)據(jù)的查詢，方法：確定查詢范圍選擇圖標(biāo) ( 查詢?nèi)?)或圖標(biāo)，系統(tǒng)。8。會(huì)將數(shù)據(jù)表中的前十條數(shù)據(jù)列出。數(shù)據(jù)表前一百條數(shù)據(jù)的查詢，方法：確定查詢范圍選擇圖標(biāo) ( 查詢?nèi)?) 或圖標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)將數(shù)據(jù)表中的前一百條數(shù)據(jù)列出。查詢數(shù)據(jù)全部記錄，方法：確定查詢范圍( 全部記錄 )，選擇圖標(biāo)(查詢?nèi)?)或圖標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)將數(shù)據(jù)表全部記錄列出。說明：查詢數(shù)據(jù)還有兩種查詢方法，一種為 下拉式彈出菜單

14、，即用鼠標(biāo)選中 “歸檔文件管理” ，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出下拉式菜單，選擇“數(shù)據(jù)查詢”菜單項(xiàng)；另一種為“快速引導(dǎo)法”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 窗口功能按鈕欄中的“開始”按鈕，再依次雙擊 “數(shù)據(jù)查詢”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司”“資料室”“ XX部” “資料目錄” ，最后彈出查詢窗口。六、數(shù)據(jù)打印在檔案管理實(shí)際操作過程中，經(jīng)常要將輸入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)以各種形式的表格打印出來，寶迪系統(tǒng)具有非常強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)和打印功能，關(guān)于報(bào)表設(shè)計(jì)功能將會(huì)在專門的章節(jié)詳細(xì)敘述，本節(jié)只講將數(shù)據(jù)如何打印出來。數(shù)據(jù)打印，本系統(tǒng)稱之“打印編目”，基本原理是先查詢后打印，即將數(shù)據(jù)先查詢出來，再進(jìn)行打印。1、操作步驟：1） 在 檔案類型區(qū) 選中

15、“資料目錄” ，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊 主菜單欄 中的“編輯”菜單，再選擇“查詢數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)；2）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查詢按鈕”；3）點(diǎn)擊工具欄“數(shù)據(jù)分析及打印”下拉按鈕三角形，彈出下拉按鈕菜單，再選擇“打印編目”下拉菜單項(xiàng)；4）在 窗口功能區(qū) 左邊選擇要打印的報(bào)表名稱，如“資料目錄”，然后點(diǎn)擊功能窗口區(qū)的工具欄中的“打印”按鈕預(yù)覽；如圖5）點(diǎn)擊報(bào)表預(yù)覽窗口中“打印”開始打??；如圖。9。打印按鈕報(bào)表名稱列表圖打印按鈕圖七、設(shè)置輸入方式。10。檔案著錄工作是一個(gè)相當(dāng)繁重的工作，設(shè)置輸入方式可以減輕著錄的工作量。檔案著錄項(xiàng)信息有一定的規(guī)律性

16、，著錄項(xiàng)經(jīng)常重復(fù)、固定的幾個(gè)值或固定的一個(gè)值，有些前二個(gè)字符相同，如都為“關(guān)于” ，這時(shí)我們可通過給字段設(shè)置輸入方式來減輕檔案信息錄入的工作量，從而提高數(shù)據(jù)輸入效率，它包括以下內(nèi)容：初值： 對(duì)于相對(duì)固定的著錄項(xiàng)，可以通過賦值一個(gè)初值，在著錄時(shí)，自動(dòng)將賦值的初值著錄上去，來提高著錄速度。例如：將編制單位初值設(shè)置為“廣州市審計(jì)局”，編制部門設(shè)置“檔案室”；1、操作步驟1）選中審計(jì)檔案的案卷目錄；2）依次點(diǎn)擊“編輯”主菜單“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”“設(shè)置輸入方式”；3）依次點(diǎn)擊“編制單位”“初值”“定制信息” ，在字段初始值輸入“廣州市審計(jì)局” ，最后點(diǎn)擊“確認(rèn)定義”按鈕完成設(shè)置。見圖圖列表： 著錄項(xiàng)通常是固定的

17、幾種值，如保管期限，密級(jí)等，著錄時(shí)通過下拉列表框選擇輸入；見圖2.7.2。11。圖重復(fù) :常用在輸入的內(nèi)容經(jīng)常重復(fù)的情況下，一直重復(fù)前一條記錄的內(nèi)容；隱藏 :如果字段為系統(tǒng)內(nèi)部所用，可以設(shè)為隱藏；主題詞抽取 :常用來將字段的部分內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)字段下；自動(dòng)增量輸入:我們?cè)谶M(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候有時(shí)碰到的字段項(xiàng)是按照順序增長(zhǎng)的，如序號(hào)字段， 這種情況系統(tǒng)提供了自動(dòng)增量功能，每次可以不需要用戶的介入，直接在原有的值上加一，這樣節(jié)省了大量的數(shù)據(jù)輸入時(shí)間。編碼 :是指用戶在輸入數(shù)據(jù)時(shí)可以不用輸入具體得值，可以給該值指定一個(gè)固定得編碼。當(dāng)用戶需要輸入該值時(shí)，可以用設(shè)定得編碼來代替。同步 :是指對(duì)有關(guān)聯(lián)得兩個(gè)字

18、段可以建立一定得關(guān)系，當(dāng)其中一個(gè)字段被修改時(shí)，另外一個(gè)字段也自動(dòng)隨之修改。日期 :日期的格式有三種可供選擇選擇：文檔內(nèi)容 : 為了處理電子文件信息， 系統(tǒng)新提供了許多新的輸入方式來完成信息的提取， 系統(tǒng)增加了文件屬性和文檔內(nèi)容部分， 其中文檔部分增加了可以從 word 文件中提取題名、文件日期、主題詞等內(nèi)容，可以大大提高錄入效率。文件屬性 : 文件屬性提供了文件名、 文件建立時(shí)間等文件的原始信息， 這些作為文件元數(shù)據(jù)的一部分為檔案的長(zhǎng)期保存提供了保證。說明 ：用戶在完成各項(xiàng)設(shè)計(jì)工作后，打開數(shù)據(jù)輸入界面，觀察其界面的變化。八、設(shè)置記錄排序1、普通排序設(shè)置記錄排序的方法：具體操作：主菜單的“編輯”

19、“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”“記錄顯示順序設(shè)定” 。如下圖所示：。12。圖刪除在右列表框中選取的排序字段。增加在左列表框中選取的排序字段。保存需進(jìn)行排序字段的設(shè)置。新增排序方案。將設(shè)好的排序進(jìn)行保存，選擇排序模式點(diǎn)右鍵設(shè)為默認(rèn)，記錄的顯示順序就會(huì)按照設(shè)定的方式顯示。上邊的排序只是計(jì)算機(jī)中普通的排序方式，如果我們想指定某種排序方式，計(jì)算機(jī)就會(huì)無能為力了。如我們按照中國(guó)人的姓氏排序，趙、錢、孫、李等，如果沒有經(jīng)過特殊的處理，計(jì)算機(jī)只會(huì)按照它自己的編碼排序，不會(huì)按照我們的想法排序。2、特殊排序?yàn)榱藢?shí)現(xiàn)特定的排序，系統(tǒng)提供了特殊排序功能。方法：點(diǎn)擊進(jìn)入主菜單的“編輯”“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”“設(shè)定特殊排序” 。如下圖所示：圖增加

20、進(jìn)行排列的各項(xiàng)目；讀取保管期限字段列表中的值；調(diào)整所增加的各項(xiàng)目的排列順序；對(duì)已增加的項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目名稱的修改工作；。13。對(duì)選取的項(xiàng)目作刪除工作；以上是設(shè)置記錄特殊排序的方法。計(jì)算機(jī)通常排序的方式按從小到大的升序的方式排序，保管期限屬字符型，排序后可能出現(xiàn)長(zhǎng)期、永久、短期的排列順序，我們使用特殊排序其實(shí)是保證保管期限的排列順序?yàn)橛谰?、長(zhǎng)期、短期，因?yàn)檫@是檔案標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的。設(shè)置方法是這樣的，我們以保管期限為例：選取字段列表框中的保管期限字段，依次增加永久、長(zhǎng)期、短期項(xiàng)目，按圖示3.9 的排列順序排列各項(xiàng)目。這樣我們?nèi)绻侔凑毡９芷谙夼判驎r(shí)，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)按照我們?cè)谶@里的輸入順序排序了。注意： 設(shè)

21、置完特殊排序后，普通排序也要同時(shí)設(shè)定，這樣才能保證排序的進(jìn)行。特殊排序是普通排序的補(bǔ)充，普通排序是排序的基礎(chǔ)，當(dāng)普通排序不能滿足要求時(shí)，可以另外設(shè)置特殊排序來完善。九、著錄界面設(shè)計(jì)1、自定義著錄界面用戶可以自定義個(gè)性化著錄界面，從而滿足自己的實(shí)際需求，圖是系統(tǒng)默認(rèn)界面，圖是重新設(shè)計(jì)的界面。圖。14。圖2、操作步驟1）選中審計(jì)檔案的案卷目錄；2）依次點(diǎn)擊“編輯”主菜單“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”“設(shè)置字段顯示位置”，彈出“設(shè)置字段顯示”對(duì)話框；1）點(diǎn)擊對(duì)話框左下角“字段信息” ，中用鼠標(biāo)雙擊各字段，將其選中到設(shè)計(jì)界面面板中；2）通過拖動(dòng)鼠標(biāo)，或者改變每個(gè)字段的屬性（即左、上、寬、高）來確定位置( 圖；3）“保存

22、”后退出，完成設(shè)置。圖。15。十、用戶權(quán)限管理1、新建用戶新建用戶，即新增加一個(gè)用戶2、操作步驟1）依次選擇“工具”主菜單“設(shè)置用戶權(quán)限”“新建用戶”，如下圖）用戶屬性頁(yè)中輸入用戶名， 口令、用戶姓名等，再選“添加”按鈕即可。圖注意 ：取登陸用戶名時(shí)， 要有統(tǒng)一命名規(guī)則， 主要是為了方便系統(tǒng)員管理， 通常情況下取中文姓名（英文名除外）最后一個(gè)字的全拼，其他字的第一個(gè)字母，例如：徐大勇，登陸用戶名為： XDYONG。3、注銷用戶當(dāng)要?jiǎng)h除某個(gè)用戶時(shí)，可通過用戶管理窗口來實(shí)現(xiàn)。4、操作步驟依次點(diǎn)擊“工具”主菜單“設(shè)置權(quán)限”“用戶注銷”，再選中要注銷的用戶，直接點(diǎn)擊“刪除”按鈕；5、修改口令修改口令，

23、只對(duì)當(dāng)前進(jìn)入系統(tǒng)的用戶的口令的修改，修改時(shí)直接輸入新口令。6、操作步驟點(diǎn)擊“工具”主菜單“修改口令”，輸入新口令。7、用戶組管理新建用戶組將那些工作性質(zhì)相似， 或操作內(nèi)容相近的用戶劃分到一個(gè)組中，我們稱之為。16。用戶組，用戶組的功能是便于對(duì)用戶的管理。操作步驟：點(diǎn)擊“工具”主菜單 “設(shè)置權(quán)限” “新建用戶組”，輸入用戶組信息，直接按“添加”按鈕，見圖圖說明：1用戶組名稱：系統(tǒng)支持中英文格式。2用戶組說明：1）普通用戶：所建的用戶組，無任何權(quán)限，只是能進(jìn)出系統(tǒng)，無法操作系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及系統(tǒng)設(shè)置，需超級(jí)用戶分配其權(quán)限。2）系統(tǒng)管理：所建立的用戶組只能管理系統(tǒng)中的系統(tǒng)設(shè)置，對(duì)于系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)表無法操作

24、，需超級(jí)用戶分配其權(quán)限。3）超級(jí)用戶：屬超級(jí)用戶組，能使用系統(tǒng)中的任何設(shè)置，具有最大權(quán)限。8、刪除用戶組在刪除用戶組時(shí)，只刪除掉了這個(gè)組名稱和清除掉了與它相關(guān)聯(lián)的許可和一些權(quán)限，但沒有刪除這個(gè)組的成員。 對(duì)于已經(jīng)刪除的組， 不能用重新創(chuàng)建同一組的辦法來恢復(fù)權(quán)限。9、操作步驟點(diǎn)擊“工具”主菜單“設(shè)置權(quán)限”“用戶組注銷”，選擇刪除的用戶組，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，完成刪除用戶組工作。10、用戶加入組操作方式與 Windows 2000Server 活動(dòng)目錄中用戶加入用戶組的管理相似。如下圖，在左列表框中選擇被添加的用戶，在右列表框中選擇將要添加到。17。的組。對(duì)于一個(gè)用戶可同時(shí)加入多個(gè)組。11、操作步驟

25、 ：“工具”“設(shè)置權(quán)限“用戶加入用戶組” ，選擇左邊框中的用戶， 并在右邊框組打勾， 最后按 “確認(rèn)加入或退出用戶組”按鈕。圖12、權(quán)限機(jī)構(gòu)設(shè)置。圖主要原理是一個(gè)單位，按實(shí)際部門結(jié)構(gòu)建立單位信息，每個(gè)部門具有的人員就是系統(tǒng)中的用戶，每個(gè)人員具有一定的職務(wù)。每個(gè)職務(wù)可以分配一定的角色，每個(gè)角色代表系統(tǒng)中的權(quán)限，通過這樣的方式使各部門的每個(gè)人都具有一定的使用系統(tǒng)的權(quán)限，如圖。自由用戶就是不在某個(gè)科室的人員，可以稱作自由用戶，自由用戶相當(dāng)于這之前系統(tǒng)用戶的狀況， 自由用戶也可以單獨(dú)分配角色，但不是在這個(gè)界面，這種直接分配方式適合小規(guī)模單位的使用。18。十一、寶迪報(bào)表轉(zhuǎn)化為EXCEL格式報(bào)表操作步驟：

26、選擇 工具欄 里的數(shù)據(jù)分析及打印下拉鍵轉(zhuǎn)出到 :excel格式，點(diǎn)取所需的表頭，點(diǎn)擊轉(zhuǎn)出。第三章檔案整理方法一、歸檔要求：1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。2、工程文件的內(nèi)容和深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際相符。工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。4、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、工程文件中文字材料幅面規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一為A4 幅面（ 297 × 210 ） , 小于 A4 的應(yīng)

27、用 A4 白紙襯托，圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅；不同幅面的工程圖紙應(yīng)按要求統(tǒng)一折疊成 A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。6、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。二、工程文件分類：1、立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2、一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、地質(zhì)文件、監(jiān)理文件、施工。19。文件、施工圖紙（含經(jīng)審圖中心蓋章圖紙）、設(shè)計(jì)變更和施工合同七部分。3、工程準(zhǔn)備階段文件可按項(xiàng)目或單位工程等組卷。4、地質(zhì)文件按勘察

28、單位形成的文件單獨(dú)組卷。5、監(jiān)理文件可按項(xiàng)目或單位工程等組卷；同一工程不同監(jiān)理單位的監(jiān)理文件應(yīng)分別組卷。6、施工文件按文件類型分類：聯(lián)系單、簽證及單價(jià)核準(zhǔn)、圖紙會(huì)審、洽商記錄、分部驗(yàn)收等需蓋建設(shè)單位公章的文件。7、施工圖紙按單位工程、專業(yè)組卷。8、設(shè)計(jì)變更按按單位工程、專業(yè)組卷。9、施工合同按單位工程組卷。三、組卷要求：1、每卷文件不宜過厚，文字材料一般不超過 30，圖紙每卷不超過 40。2、案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件，幾個(gè)單位工程共用的文件只要一份原件，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。3、文件材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的

29、順序排列。4、圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。5、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?、每卷文件可編制卷內(nèi)目錄。四、華發(fā)房地產(chǎn)公司分類大綱（適用于檔案室基建卷內(nèi)目錄）：（一）、分類（一級(jí)大類 +二級(jí)大類 =分類號(hào)）1. 一級(jí)大類：項(xiàng)目類（代字： B）。20。代字項(xiàng)目名稱代字項(xiàng)目名稱B1華發(fā)蔚藍(lán)堡B2華發(fā)新城六期B3容閎書院（初中部）B4華發(fā)峰景名苑B5華發(fā)四季名苑B6華發(fā)山莊B7華發(fā)會(huì)館B8海景花園鴻運(yùn)臺(tái)B9容閎國(guó)際幼稚園斗門分院B10斗門白蕉鎮(zhèn)（已移交華郡）B11華發(fā)水岸花園一、二期B12華發(fā)峰景灣B13上沖 TOD項(xiàng)目B14南屏工業(yè)園（待定）B15橫琴華發(fā)首府B

30、16華發(fā)綠洋灣2. 二級(jí)大類設(shè)計(jì)變更類（代字： A）( 例) 蔚藍(lán)堡變更 B1.A代字專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱A1結(jié)構(gòu)、鋼施A2節(jié)能、建筑A3水施、燃?xì)釧4電施、通風(fēng)、智能化、空施A5室外、景觀、綠化A6裝修（土建、水電）3. 二級(jí)大類合同類（代字： C1）（例）蔚藍(lán)堡合同的：B1.C14. 二級(jí)大類報(bào)建類（代字： 0-0）（例）蔚藍(lán)堡報(bào)建的： B1.0-05. 二級(jí)大類圖紙類（代字：施工圖為 1/ 蓋有審圖中心章圖為 2）（例）蔚藍(lán)堡施工圖 B1.1/ 蔚藍(lán)堡蓋有審查中心圖 B2.16. 集團(tuán)紅頭文件（代字： JT）集團(tuán)分類號(hào)（代字： JT01）集團(tuán)總經(jīng)辦分類號(hào)（代字：JT02）。21。集團(tuán)黨委

31、分類號(hào)（代字：JT03）政府紅頭文件：（代字： ZF）7. 零星項(xiàng)目（代字：零星）（1）施工圖：代字專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱1-1結(jié)構(gòu)、鋼施1-2節(jié)能、建筑1-3水施、燃?xì)?-4電施、通風(fēng)、智能化、空施1-5室外、景觀、綠化1-6裝修（土建、水電）1-7電梯、各專業(yè)深化圖（2）蓋有審圖中心圖紙：代字專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱2-1結(jié)構(gòu)、鋼施2-2節(jié)能、建筑2-3水施、燃?xì)?-4電施、通風(fēng)、智能化、空施2-5室外、景觀、綠化2-6裝修（土建、水電）2-7電梯、各專業(yè)深化圖（二）、編號(hào)各類檔案按單份材料整理歸檔（即一份材料為一件，即一順序號(hào)）除報(bào)建及驗(yàn)收類文件按珠海市城建檔案館檔案整理指南排序外，其他工程文

32、件時(shí)間的先后順序排列，前后保持一致。每份材料應(yīng)逐件編號(hào)。編號(hào)方法如下：例 1：華發(fā)蔚藍(lán)堡報(bào)建資料的第 1 卷的第 1 件編號(hào)方法，其結(jié)構(gòu)模式為：。22。分類號(hào)（即大類代字+二類代字）+案卷號(hào)+件號(hào)B1.0-0-01-001件號(hào)（報(bào)建資料第1 件）案卷號(hào)（報(bào)建資料第1 卷）二級(jí)大類代字（報(bào)建資料）一級(jí)大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）例 2：華發(fā)蔚藍(lán)堡報(bào)建資料的第 2 卷第 2 件編號(hào)方法B1.0-0-02-003件號(hào)（報(bào)建資料第3 件）案卷號(hào)（報(bào)建資料第2 卷）二級(jí)大類代字（報(bào)建資料）一級(jí)大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）例 3：華發(fā)蔚藍(lán)堡結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第 4 卷第 1 件編號(hào)方法B1.A1-04-001件號(hào)（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

33、變更第1 件）案卷號(hào)（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第4 卷）二級(jí)大類代字（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更）一級(jí)大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）第四章檔案資料移交一、檔案資料移交流程（一）移交人（單位）按案卷為單位填寫檔案資料移交表，并報(bào)移交人（單位）部門經(jīng)理審定；（二）移交人（單位）部門經(jīng)理審定后，報(bào)工程管理部經(jīng)理批示，批示通過后再進(jìn)行檔案資料移交；。23。（三）檔案資料移交由移交人（單位）與接收人共同入庫(kù)并整理，接收人審核無誤后在檔案資料移交表上簽字確認(rèn)，雙方各留一份作為存檔依據(jù)；二、檔案資料移交的要求（一）檔案資料應(yīng)為原件，原則上不接受復(fù)印件及彩印件；（二）檔案資料的組卷按城建檔案館要求整理并裝訂；（三）檔案資料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、