房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度

1、.房地產(chǎn)開發(fā)有限公司檔案管理制度第一章總則第一條 為了加強(qiáng)檔案管理、收集和整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條 本制度所稱檔案指我公司在工程建設(shè)、 質(zhì)量管控、銷售招商、設(shè)備器械、人事、 財(cái)務(wù)及培訓(xùn)、會議等工作活動中形成的對公司有保存價(jià)值的圖表、文字、聲像資料等不同形式的歷史記錄。第三條我公司各類檔案是公司發(fā)展過程中各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄和反映，是全體員工的智慧結(jié)晶， 全公司各部門和員工都有保護(hù)的義務(wù)。第四條為了維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮其作用，由公司綜合辦公室對各部門產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集和集中管理，其它任何部門和個人不得

2、以任何理由分散保管或據(jù)為己有。第二章公司檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第五條 綜合辦負(fù)責(zé)公司的檔案統(tǒng)一管理工作，對公司各種檔案進(jìn)行收集、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。第六條 公司各部門、個人根據(jù)制度規(guī)定定期或不定期將需歸檔文件交綜合辦統(tǒng)一立卷歸檔，任何部門和個人不得自行留存。第七條 檔案管理人員的職責(zé)1 、負(fù)責(zé)公司文件材料的形成、 積累、保管和整理、立卷歸檔工作，.保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2 、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)公司不同類別文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。3 、歸檔案卷做到頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。4 、在保管好歸檔案卷的同時(shí)，要注意文件材

3、料的安全和保密。5 、按要求對檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，要求能夠?qū)崿F(xiàn)快速、準(zhǔn)確地查詢所需檔案。第三章歸檔范圍第八條 公司資料歸檔范圍是指公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者相關(guān)政府部門下發(fā)的與本公司關(guān)系密切的各類文件材料( 包括公文、信函、紀(jì)要、合同、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊、獎品、影音資料等 ) 。1 、公司內(nèi)部各項(xiàng)會議記錄、會議紀(jì)要、決議。2 、會同關(guān)系單位召開的工作會議、 專業(yè)會議的會議記錄、 會議紀(jì)要。3 、公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃、方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、簡報(bào)、通知等文件。4 、各項(xiàng)規(guī)章制度。5 、向主管部門請示的文件以及上級批復(fù)的各類文件。6 、各種綜合的或?qū)ｎ}

4、的可行性研究、考察等報(bào)告。7 、工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。.8 、經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計(jì)圖紙及文字材料。9 、各種報(bào)表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。10 、宣傳或反映本公司重要活動以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)的影音資料。11 、本公司獲得的獎狀、獎證、獎?wù)?、牌匾等獎品，包括上級領(lǐng)導(dǎo)或關(guān)系單位、個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。12 、各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各種證明存根，各項(xiàng)許可證。13 、本公司編輯、出版的刊物。14 、本公司招聘、試用、轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。15 、有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。16 、代理公司、招商部門制作的銷售（招商）合同、營銷計(jì)劃、宣傳廣告及銷售客戶資料

5、。第四章歸檔要求第九條 凡公司發(fā)出的文件，由綜合辦負(fù)責(zé)收集，交由資料員歸檔。第十條 當(dāng)一項(xiàng)工作已完成時(shí)，經(jīng)辦人需將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交資料員歸檔。1 、無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，三日內(nèi)原稿統(tǒng)一交由資料員歸檔，任何部門及個人不得自行留存。2 、項(xiàng)目證件辦理完畢后需兩日內(nèi)歸檔，綜合辦負(fù)責(zé)督辦。3 、工程圖紙、工程標(biāo)書等項(xiàng)目文件材料應(yīng)在取得后及時(shí)分階段、單項(xiàng)歸檔。4 、員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)歸.檔。5 、會計(jì)文件材料應(yīng)在會計(jì)年度后由財(cái)務(wù)部門自行整理歸檔。6 、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料、內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時(shí)留在

6、部門或個人手中的文件材料應(yīng)在離開前全部及時(shí)歸檔。第十一條當(dāng)一項(xiàng)資料由經(jīng)辦人交檔案專管員歸檔時(shí)， 應(yīng)在檔案交接表上登記并雙方簽名，并由綜合辦經(jīng)理簽字確認(rèn)。第十二條 正文與底稿 ( 簽發(fā)稿 ) 主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文應(yīng)放在一起歸檔。歸檔的文件材料原則上應(yīng)是原稿或原件，一般不用復(fù)制件。第十三條 歸檔的影像音資料應(yīng)附文字說明。第十四條 同類的歸檔文件材料必須經(jīng)過整理，原則上按文件的先后形成時(shí)間排列。第五章檔案的借閱與復(fù)印第十五條 經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后，可辦理檔案調(diào)閱手續(xù)。檔案調(diào)閱遵循授權(quán)有限的原則：1 、總經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱公司所有檔案。2 、分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理有權(quán)審批調(diào)閱分管工作的相關(guān)

7、檔案。3 、部門經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱本部門相關(guān)檔案。第十六條調(diào)閱檔案人如需外借檔案，需在借閱登記表上簽字、注明歸還時(shí)間，并經(jīng)有權(quán)簽字人審批后方可借出。到期后，由綜合辦負(fù)責(zé)催還。.第十七條 調(diào)閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換等損壞檔案行為。第十八條 確因工作需要復(fù)印、翻印檔案內(nèi)容的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可實(shí)施。第十九條 原則上不允許外單位調(diào)閱檔案。如確因工作需要調(diào)閱的，調(diào)閱人必須持有本單位介紹信，并報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱或復(fù)制。第六章檔案的保密管理第二十條 資料員和公司工作人員均應(yīng)遵守保密制度，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。第二十一條 凡是調(diào)閱檔案，必須經(jīng)資料員提供，任何人不得直接查

8、找。第二十二條 借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱程序辦理手續(xù)，限期使用，按期返還， 返還檔案時(shí)資料員要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。第七章檔案的整理、保管和統(tǒng)計(jì)第二十三條 檔案必須分門別類進(jìn)行系統(tǒng)整理，嚴(yán)格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行裝訂及登記， 按照檔案類別的編號及排列順序，建立檔案管理臺帳。第二十四條檔案必須用科學(xué)的方法保管和保護(hù)，需建立電子文檔及.備份，最大限度地延長檔案的保存和使用壽命。第二十五條 檔案資料需單獨(dú)存放保管，要防盜、防潮、防蟲、防高溫、防日光直射，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。第二十六條 每年要進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理工作， 做到帳、物相符，對破損、字跡褪色和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。第二十七條認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。對檔案的收進(jìn)、借閱、整理、保管等情況要嚴(yán)格登記， 所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)， 做到準(zhǔn)確、可靠。第八章檔案的鑒定和銷毀第二十八條 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定檔案保管期限的原則是： 凡是反映本公司主要職能活動的， 對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動，在較長期內(nèi)對本公司工作查考有利用價(jià)值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時(shí)間內(nèi)，對本公司