辦事處管理制度

1、文件名稱辦事處管理制度文件編號(hào)WI-DD-101版次A0編寫部門企發(fā)部1 .目的為貫徹本公司的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，進(jìn)一步開拓市場(chǎng)，并使辦事處的各項(xiàng)管理規(guī)范化 和合理化，以保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范而有序地進(jìn)行，特制定本辦法。2 .范圍適用于北京、上海辦事處業(yè)務(wù)、行政、財(cái)務(wù)等工作流程的管理，包括辦事處的 工作職能、辦事處與公司的溝通、辦事務(wù)日常事務(wù)、辦事處的業(yè)務(wù)管理、客戶管 理、辦事處費(fèi)用的報(bào)結(jié)等3 .職責(zé)3.1 總裁室領(lǐng)導(dǎo)：辦事處事務(wù)的最終審核或授權(quán)審核。3.2 企發(fā)部分管領(lǐng)導(dǎo)：辦事處事務(wù)的審核與監(jiān)管。3.3 企發(fā)部負(fù)責(zé)人：辦事處事務(wù)的審核。3.4 財(cái)務(wù)部:辦事處借款、報(bào)銷相關(guān)事務(wù)的審核和統(tǒng)計(jì)。3.5 其他各

2、部門：依據(jù)本規(guī)定對(duì)辦事處中與本部門相關(guān)的事務(wù)進(jìn)行對(duì)接。4 .程序4.1 辦事處的工作職能：4.1.1 負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)信息及同類競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的動(dòng)態(tài)；4.1.2 負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的開拓，廣泛搜集客戶資源并主動(dòng)開展聯(lián)絡(luò)，從中發(fā)掘價(jià)值客 戶并通過電話、拜見、招待等方式快速建立良好關(guān)系，并將信息及時(shí)反饋到相關(guān)業(yè) 務(wù)部門。4.1.3 代表公司與當(dāng)?shù)馗鳂I(yè)態(tài)客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、客戶關(guān)系維護(hù)；4.1.4 維護(hù)公司品牌，宣傳推廣公司各業(yè)態(tài)子品牌；4.1.5 嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度，如實(shí)填寫各項(xiàng)報(bào)表，嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁做有損 公司利益的事。4.1.6 合理計(jì)劃、開支辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用；4.1.7 負(fù)責(zé)

3、辦事處各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的管理和保護(hù)，確保公司財(cái)產(chǎn)安全。4.2 辦事處與公司的溝通工作流程4.2.1 辦事處人員與公司各部門的溝通。4.2.1.1 定期溝通機(jī)制。信息交流等日常事務(wù)通過郵件等方式進(jìn)行，各個(gè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或指定聯(lián)系人每周四之前提出下周需要辦事處配合的相關(guān)事項(xiàng)，經(jīng)企發(fā)部負(fù)責(zé)人認(rèn)可后，由辦事處人員負(fù)責(zé)配合執(zhí)行，并及時(shí)反饋結(jié)果；4.2.1.2 特殊業(yè)務(wù)隨時(shí)溝通機(jī)制。辦事處人員因特殊業(yè)務(wù)需要 ，可直接與相關(guān)部 門聯(lián)絡(luò)人或負(fù)責(zé)人溝通，溝通詳情需抄送企發(fā)部負(fù)責(zé)人，相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)人或負(fù)責(zé) 人應(yīng)給予協(xié)調(diào)配合；各業(yè)務(wù)部門4.2.1.3 市場(chǎng)和客戶信息反饋機(jī)制。辦事處不斷建立和完善當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)客戶和活動(dòng) 信息的數(shù)據(jù)

4、庫(kù)，一般信息每周三定期反饋至各個(gè)業(yè)務(wù)部門。重要信息應(yīng)業(yè)務(wù)部門 需求，及時(shí)搜集并反饋。4.2.1.4 因業(yè)務(wù)部門發(fā)生出差、交通、餐飲、招待等費(fèi)用須提前以郵件形式取得 業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的書面認(rèn)可。4.2.2 辦事處人員與公司本部的聯(lián)絡(luò)。暫指定企發(fā)部李彬?yàn)檗k事處聯(lián)系人，辦事處人員可通過李彬在公司本部門完成相關(guān)事項(xiàng)的審批；其他部門與辦事處人員的對(duì) 接，也可通過李彬進(jìn)行。4.2.3 辦事處人員的工作匯報(bào)。辦事處人員以郵件發(fā)送周報(bào)形式進(jìn)行日常工作匯 報(bào)。4.2.4 日常事務(wù)的相關(guān)流程4.2.4.1 出差、培訓(xùn)。按公司人事部相關(guān)制度和流程進(jìn)行，提交出差申請(qǐng)單、培 訓(xùn)申請(qǐng)單等，經(jīng)相關(guān)審批后方可進(jìn)行；如屬專門為業(yè)

5、務(wù)部門發(fā)生的出差或培訓(xùn)，須 將出差申請(qǐng)單、培訓(xùn)申請(qǐng)單提報(bào)到該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人加簽。4.2.4.2 招待。按公司財(cái)務(wù)部相關(guān)制度和流程進(jìn)行，先行提交業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單， 經(jīng)相關(guān)審批后方可進(jìn)行，如屬專門為業(yè)務(wù)部門發(fā)生的招待費(fèi)用，須將業(yè)務(wù)招待中 請(qǐng)單提報(bào)到該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人加簽。4.2.4.3 采購(gòu),辦公用品等零星采購(gòu)，原則上從公司領(lǐng)用 同定資產(chǎn)采購(gòu)?fù)ㄟ^ OA走公 司相關(guān)采購(gòu)流程。4.2.4.4 市內(nèi)交通,根據(jù)業(yè)務(wù)需要，列明出發(fā)和到達(dá)時(shí)點(diǎn)，事由，如屬專門為業(yè)務(wù)部門 發(fā)生的市內(nèi)交通費(fèi)，在備注欄中注明。4.2.4.5 公司各部門員工出差時(shí)不得占用辦事處經(jīng)費(fèi)開支。4.2.5 辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價(jià)格規(guī)定4.2.5

6、.1 辦事處對(duì)外的產(chǎn)品報(bào)價(jià)參照公司相關(guān)價(jià)格體系執(zhí)行。4.2.5.2 辦事處以低于公司規(guī)定價(jià)格報(bào)價(jià)的，需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后進(jìn)行， 不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價(jià)格。4.2.6 客戶管理4.2.6.1 客戶選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。4.2.6.2 資信調(diào)查：辦事處對(duì)于新客戶，應(yīng)進(jìn)行必要的資信調(diào)查，審查的內(nèi)容主要包 括:公司名稱、注冊(cè)地點(diǎn)、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、法人代表、經(jīng)營(yíng)責(zé)任人、經(jīng)營(yíng)歷 史和現(xiàn)狀；對(duì)新客戶進(jìn)行審查時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方提供下列復(fù)印件并出示原件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、經(jīng)營(yíng)責(zé)任人身份證等。4.2.6.3 實(shí)地調(diào)查：對(duì)新客戶的注冊(cè)地點(diǎn)（辦公或經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所）進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確?？蛻籼峁┑馁Y信真實(shí)可靠。4.2.6.4 建立并更新客戶檔案：辦事處人員按公司要求建立客戶檔案，每月報(bào)告到企 發(fā)處負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人，辦事處存檔一份；客戶檔案要根據(jù)客戶情況變 化和公司業(yè)務(wù)人員變化進(jìn)行更新并及時(shí)報(bào)備。4.2.6.5 每月匯總實(shí)地考察當(dāng)?shù)卣箷?huì)、活動(dòng)、演出等業(yè)態(tài)情況，并對(duì)展覽